บทที่ 10.2 การตั้งค่าที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณเงินเดือน

การตั้งค่าการคำนวณเงินเดือนในระบบ HumanSoft แบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก คือ 

1. การตั้งค่าทั่วไป ซึ่งครอบคลุมข้อมูลองค์กรและเงื่อนไขการคำนวณเงินเดือนรายบุคคล เช่น รอบการจ่ายเงิน, การแบ่งงวดจ่าย, การกำหนดวันทำงาน, การปัดเศษจำนวนเงิน และเงื่อนไขการลงเวลาการทำงาน 

2. การตั้งค่าประเภทรายรับรายจ่าย ซึ่งเป็นการกำหนดรายการรายรับหรือรายจ่ายเฉพาะของบริษัทจำนวน 7 ประเภท เพื่อให้สามารถนำไปใช้ในการคำนวณเงินเดือนพนักงานได้อย่างถูกต้อง

1. การตั้งค่าทั่วไปสำหรับการคำนวณเงินเดือน (ตั้งค่าทั่วไป)

เมนูการตั้งค่าทั่วไปจะรวบรวมข้อมูลและการกำหนดเงื่อนไขต่างๆ ที่มีผลต่อการคำนวณเงินเดือนของทั้งองค์กร สามารถเข้าถึงได้ที่ เมนูตั้งค่า (ด้านซ้ายมือ) > ตั้งค่าทั่วไป

1.1 การตั้งค่าเกี่ยวกับการคำนวณเงินเดือน

การตั้งค่าในส่วนนี้ครอบคลุมรายละเอียดต่างๆ ในการจ่ายเงินเดือน ดังนี้

• รอบการจ่ายเงินเดือน: กำหนดช่วงเวลาการตัดจ่ายเงินให้พนักงาน เช่น วันที่ 1 ถึงสิ้นเดือน หรือ วันที่ 26 ของเดือนก่อนหน้าถึงวันที่ 25 ของเดือนปัจจุบัน
• แบ่งงวดจ่าย: อนุญาตให้บริษัทจ่ายเงินเดือนพนักงานมากกว่า 1 ครั้ง เช่น 2, 3 หรือ 4 ครั้ง ตัวอย่างเช่น จ่ายงวดแรกวันที่ 15 และงวดที่สองสิ้นเดือน
• วิธีการคำนวณแบ่งงวด: กำหนดวิธีการคำนวณงวดที่แยก โดยตัวเลือกคือ 
• งวดสุดท้าย = งวดเต็ม - ผลรวมของงวดก่อนหน้า และตัวเลือกที่สองคือ
• งวดเต็ม = ผลรวมของงวดแยก (ซึ่งหากต้องการเปลี่ยนแปลงต้องแจ้งเจ้าหน้าที่ของ HumanSoft)
• กำหนดวันปิดงวด: ใช้สำหรับกรณีที่มีการแบ่งงวดจ่ายมากกว่า 2 งวด เพื่อกำหนดวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดของงวดนั้นๆ โดยหากเลือกเป็นอัตโนมัติ ระบบจะหาค่ากึ่งกลางให้
• จำนวนวันที่ทำงาน: ใช้กำหนดจำนวนวันเพื่อนำไปหารและคูณกลับสำหรับพนักงานรายเดือนหรือเหมาจ่าย โดยสามารถตั้งค่าเป็น 26 วัน, 30 วัน หรือ ตามจริง หากเลือกตามจริง ระบบจะมองจำนวนวันทำงานทั้งหมดในรอบเดือนนั้น (เช่น 28 วัน หรือ 31 วัน)
• จำนวนชั่วโมงการทำงาน: ตั้งค่าชั่วโมงการทำงานต่อวันที่สูงสุด เพื่อนำค่าแรงรายวันไปหารและคูณกลับ โดยเลือกได้เป็น 8 ชั่วโมง, 8 ชั่วโมง 30 นาที, 9 ชั่วโมง, หรือตามจริง (ซึ่งระบบจะตรวจสอบกะการทำงานสูงสุดของพนักงานในวันนั้น)
• จำนวนวันทำงาน กรณีพนักงานเข้าใหม่/ลาออกระหว่างเดือน: กำหนดเงื่อนไขการคำนวณค่าแรง โดยระบุว่าจะนำจำนวนการทำงานไปคูณกี่วันและหารกี่วัน ตัวเลือกได้แก่ 26 วัน, 30 วัน, ตามจริง, หรือ 30 วัน (หักวันที่ยังไม่เริ่มงาน/ลาออก)
• จำนวนวันทำงาน (กรณีพนักงานปรับเงินเดือน): กำหนดว่าหากพนักงานมีการปรับเงินเดือนระหว่างเดือน ระบบจะนำฐานเงินเดือนไปหารด้วยกี่วันและคูณกลับด้วยกี่วัน
• ป้องพนักงานเลือกโอทีผิดประเภท: ตั้งค่าเงื่อนไขให้ระบบตรวจสอบว่าประเภทโอทีนั้นใช้กับวันทำงานเท่านั้น, วันหยุดเท่านั้น, หรือใช้ได้ทั้งวันทำงานและวันหยุด
• ตั้งค่าสกุลเงิน: เป็นการตั้งค่าสกุลเงินที่แสดงในระบบเท่านั้น โดยไม่มีผลต่อการแปลงค่าตัวเลข
• ปัดเศษจำนวนเงิน: กำหนดให้ระบบมีการปัดเศษจำนวนเงินที่คำนวณหรือไม่ หากเลือกไม่ปัดเศษ จะแสดงทศนิยมตามจริง (เช่น 13,000.22 บาท) แต่หากเลือกปัดเศษ ระบบจะปัดขึ้นหากจุดทศนิยมมากกว่า 50 สตางค์ และปัดลงหากน้อยกว่า 50 สตางค์
• พนักงานรายวันได้รับค่าแรงในวันหยุดนักขัตฤกษ์: หากเลือก "ได้รับ" พนักงานจะได้ค่าแรงในวันหยุดนั้นแม้ไม่ได้ลงเวลาการทำงาน
• พนักงานพาร์ตไทม์ปัดเศษชั่วโมง: ตั้งค่าให้ระบบปัดเศษชั่วโมงการทำงานของพนักงานพาร์ตไทม์หรือไม่
• อัตราประกันสังคมของพนักงาน: ตั้งค่าเปอร์เซ็นต์การหักประกันสังคมสำหรับทั้งฝั่งพนักงานและฝั่งนายจ้าง โดยระบบ HumanSoft จะมีการปรับปรุงเปอร์เซ็นต์ตามประกาศของกรมแรงงานให้โดยอัตโนมัติ

1.2 การตั้งค่าเกี่ยวกับการลงเวลาการทำงาน

การตั้งค่านี้เป็นการกำหนดเงื่อนไขในการคำนวณเวลาของพนักงาน

• ป้องกันบันทึกเวลาซ้ำ: กำหนดเวลาเป็นนาที เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานลงเวลาซ้ำซ้อน ตัวอย่างเช่น หากตั้งไว้ 5 นาที พนักงานจะสามารถลงเวลาซ้ำได้อีกครั้งหลังผ่านไป 5 นาที (เช่น สแกน 8:00 น. สแกนอีกครั้งได้ 8:06 น.)
• เพิ่มเวลาระหว่างกะการทำงานให้อัตโนมัติ: ใช้สำหรับกะการทำงานประเภทควบกะ ซึ่งเปิดใช้งานระบบจะเติมเวลาในช่วงระหว่างกะให้โดยอัตโนมัติ
• การลงเวลา: ตั้งค่าให้ระบบคิดการลงเวลาเป็นหน่วยนาที หรือคิดละเอียดถึงระดับวินาที
• แสดงขาดงานในวันหยุด: ตั้งค่าให้ระบบตรวจสอบและแสดงรายการขาดงานสำหรับพนักงานที่หยุดในวันหยุดหรือไม่
• คอลัมน์สำหรับการนำเข้าเวลาการทำงานด้วย Excel: กำหนดให้ระบบยึดคอลัมน์ใดในการอ่านข้อมูลเวลาจากไฟล์ที่นำเข้า
• กำหนดการสแกนต่อวัน:
• 2 ครั้ง: ระบบจะจับเวลาเฉพาะการเข้างานครั้งแรก และเวลาออกงานครั้งสุดท้าย
• มากกว่า 2 ครั้ง: ระบบจะตรวจสอบทุกช่วงเวลาที่พนักงานสแกนเข้า/ออก (เช่น เข้างาน, ออกไปพัก, กลับจากพัก, ออกงาน)
• ถ้าสแกนนิ้วไม่ครบ: กรณีพนักงานลงเวลาไม่ครบ (เช่น เข้างานแต่ลืมออกงาน) สามารถตั้งค่าให้ระบบหักขาดงานเป็นครึ่งวัน หรือเต็มวัน
• เปิด/ปิดใช้งานฟังก์ชัน Face Recognition (สแกนใบหน้า):
• หากปิด: การลงเวลาผ่านแอปพลิเคชันจะใช้การเช็กอินจากแผนที่ (พิกัด)
• หากเปิด: ระบบจะตรวจสอบ 2 ส่วน คือ พื้นที่การทำงาน (พิกัดที่ตั้งค่าไว้) และโครงสร้างใบหน้าของพนักงานว่าตรงกับที่บันทึกไว้ในระบบหรือไม่
• กรณีสแกนใบหน้าแล้วไม่ใช่ตัว (แจ้งเตือนยืนยันตัว): ใช้สำหรับพนักงานที่เป็นฝาแฝดหรือมีใบหน้าคล้ายกันทำงานในบริษัทเดียวกัน โดยระบบจะแจ้งเตือนให้ยืนยันว่าใบหน้าดังกล่าวเป็นของพนักงานรหัสใด

2. การตั้งค่าประเภทรายรับรายจ่าย

การตั้งค่าประเภทรายรับรายจ่ายมีไว้สำหรับกรณีที่บริษัทต้องการเพิ่มรายรับหรือรายจ่ายอื่นๆ ให้กับพนักงาน นอกเหนือจากเงินเดือนพื้นฐาน 

สามารถเข้าถึงได้ที่ เมนูตั้งค่า > ตั้งค่าการคำนวณ > ตั้งค่าประเภทรายรับรายจ่าย

2.1 ประเภทของรายรับรายจ่าย (7 รายการ)

เมื่อกด "เพิ่ม template" ระบบจะแสดงรายการประเภทรายรับรายจ่ายทั้งหมด 7 รายการ

1. Income (รายรับ): รายรับที่สามารถกรอกยอดเงินที่แตกต่างกันในแต่ละรอบเดือนได้
2. Expend (รายจ่าย): รายจ่ายที่สามารถกรอกยอดเงินที่แตกต่างกันในแต่ละรอบเดือนได้
3. Constant (รายรับ/รายจ่ายคงที่): เป็นรายรับหรือรายจ่ายประเภทคงที่ ซึ่งกรอกข้อมูลเพียงครั้งเดียว ระบบจะดึงยอดนี้มาใช้ทุกๆ รอบเดือน
4. Loan (หนี้สิน): รายการประเภทหนี้สินของพนักงาน โดยสามารถเพิ่มยอดเงินทั้งหมดที่ต้องการหัก, แบ่งชำระเป็นจำนวนกี่งวด, และกำหนดว่าจะมีการหักดอกเบี้ยหรือไม่
5. Fund (กองทุน): รายจ่ายประเภทกองทุน (เช่น กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ) สามารถเลือกหักเป็นเปอร์เซ็นต์, หักเป็นบาท หรือหักตามสูตรการคำนวณได้
6. Welfare (สวัสดิการ): รายรับประเภทสวัสดิการของพนักงาน ซึ่งต้องมีการตั้งค่ายอดสวัสดิการรวมทั้งปีที่พนักงานสามารถเบิกได้ (วงเงินสูงสุดต่อปี)
7. Auto (ออโต้): รายรับหรือรายจ่ายที่ตั้งค่ากำหนดเงื่อนไขการหักหรือการให้เงิน ตัวอย่างเช่น กำหนดเป็นเบี้ยขยัน ซึ่งพนักงานจะต้องไม่ขาดงาน, ไม่ลางาน, และไม่สาย จึงจะได้รับเงินจำนวน 500 บาทต่อเดือน

2.2 การกำหนดรายละเอียดการคำนวณรายรับรายจ่าย

เมื่อเลือกประเภทรายรับรายจ่ายที่ต้องการเพิ่ม (เช่น ประเภท Auto) จะต้องมีการกำหนดรายละเอียดดังนี้

• ประเภทรายรับ/รายจ่าย: เลือกว่าเป็นรายรับหรือรายจ่าย
• ชื่อประเภท: ตั้งชื่อประเภทเป็นภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
• นำไปคำนวณกับ: เลือกให้รายการนี้ถูกนำไปคำนวณกับภาษี, ประกันสังคม, กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรืองวดพิเศษด้วยหรือไม่
•  ประเภทรายรับรายจ่าย (ภาษีเงินได้): กำหนดว่ารายได้นี้จะไปแสดงเป็นเงินได้ตามมาตราใด (เช่น 40(1), 40(1)-2, หรือ 40(2)) สำหรับการคำนวณภาษี
• ตั้งค่าการปัดเศษ: กำหนดการปัดเศษเฉพาะสำหรับรายการนี้ (ปัดเศษ หรือไม่ปัดเศษ)

จากตัวอย่าง

กำหนดเงื่อนไข (สำหรับประเภท Auto): เช่น หากเป็นเบี้ยขยัน 500 บาท ต้องติ๊กเงื่อนไข "ไม่สาย", "ไม่ลางานทุกประเภท" และ "ไม่ขาดงาน"

2.3 จุดเชื่อมโยงการกรอกข้อมูลรายรับ - รายจ่าย

สำหรับการกรอกข้อมูลรายรับรายจ่ายประเภท Constant, Fund, และ Welfare จะไม่ถูกกรอกที่หน้าคำนวณเงินเดือน แต่จะถูกกรอกจากหน้าจัดการสินทรัพย์ของพนักงานและหน้าข้อมูลพนักงาน

• วิธีการเข้าถึง: เมนู ข้อมูลองค์กร > ข้อมูลพนักงาน > เลือกพนักงานที่ต้องการกรอกข้อมูล
• ประเภท Constant (รายรับรายจ่ายคงที่): คลิกที่เมนู "รายรับรายจ่ายคงที่" ทำการแก้ไขและกรอกยอดเงิน เช่น ค่าตำแหน่ง 2,000 บาทต่อเดือน
• Fund (กองทุน): คลิกที่เมนู "กองทุน" กรอกเลขที่กองทุน วันที่ทำสัญญา วิธีการหัก และผู้ได้รับผลประโยชน์
• Welfare (สวัสดิการ): คลิกที่เมนู "สวัสดิการ" กรอกยอดวงเงินสวัสดิการที่พนักงานสามารถเบิกได้ ทั้งปี (เช่น 5,000 บาทต่อปี)