บทที่ 10.5 คำนวณเงินเดือนแบ่งงวดจ่าย

โปรแกรม HumanSoft ใช้สำหรับจัดการคำนวณเงินเดือนรายบุคคลและทั้งองค์กร โดยมีจุดเน้นที่การจัดการข้อมูลตามประเภทการจ่ายเงินเดือนแบบ งวดเต็ม (เช่น วันที่ 1 ถึง 30) และ งวดแบ่งจ่าย (เช่น งวดที่ 1 คือ วันที่ 1 ถึง 15) ฟังก์ชันหลักประกอบด้วย การยื่นและอนุมัติเอกสาร (เช่น OT หรือการลา), การบันทึกรายการรายรับรายจ่ายเพิ่มเติม, การจัดการการเบิกล่วงหน้า, และการสรุปผลการคำนวณสุทธิ

สิ่งที่ควรทราบคือ เมนูภาษี ประวัติการแก้ไข และ การตั้งค่ารายบุคคล จะสามารถตรวจสอบและกำหนดค่าได้เฉพาะเมื่อเลือกการคำนวณแบบ งวดเต็ม เท่านั้น แม้ว่าพนักงานจะถูกตั้งค่าเป็นแบบแบ่งงวดจ่ายก็ตาม นอกจากนี้ ในการคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร มีเมนู เปรียบเทียบ ที่ใช้เฉพาะสำหรับพนักงานแบบแบ่งงวดจ่าย เพื่อดูยอดรวมของทั้งสองงวด

การจัดการเงินเดือนในโปรแกรม HumanSoft สามารถแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลักคือ การคำนวณเงินเดือนรายบุคคล และ การคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร

1. การคำนวณเงินเดือนรายบุคคล (แบบแบ่งงวดจ่าย)

การคำนวณเงินเดือนรายบุคคลแบบแบ่งงวดจ่าย จะคำนวณข้อมูลเฉพาะในงวดแบ่งจ่ายที่เลือกไว้เท่านั้น

1.1 การคำนวณแบ่งงวดจ่ายและงวดเต็ม

ความแตกต่างระหว่าง งวดเต็ม กับ งวดแบ่งจ่าย คือ:

• งวดเต็ม: คำนวณข้อมูลตั้งแต่วันที่ 1 จนถึงวันที่สิ้นรอบเดือน (เช่น วันที่ 30)
• งวดที่ 1 (แบ่งจ่าย): เช่น คำนวณข้อมูลตั้งแต่วันที่ 1 จนถึงวันที่กลางเดือน (วันที่ 15) และในตารางเวลาการทำงานจะแสดงข้อมูลเฉพาะวันที่ในรอบเดือนนั้นๆ 

1.2 เมนูการยื่นเอกสาร

เมนูยื่นเอกสารใช้สำหรับตรวจสอบเอกสารที่พนักงานยื่นเข้ามาในรอบเดือน ผู้ดูแลสามารถขอเอกสารให้พนักงาน และอนุมัติเอกสารในรอบเดือนนั้นได้ 

• การแยกข้อมูล: แถบด้านซ้ายมือจะแยกประเภทเอกสารที่พนักงานยื่นขอ เช่น เอกสาร OT, เอกสารลา, เอกสารขอเพิ่มเวลา หรือเอกสารขอเปลี่ยนมาทำงานวันหยุด
• รายละเอียดสถานะ: แสดงรายละเอียดว่าเอกสารนั้นขอลามาโดยใคร, ช่วงวัน/เวลาใด, และสถานะปัจจุบัน (อนุมัติแล้ว หรือ รออนุมัติ) ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบรายละเอียดผ่านไอคอนตัว I
• สถานะรออนุมัติ: หากมีเอกสารรออนุมัติ จะมีป๊อปอัพสีแดงปรากฏขึ้นที่มุมซ้ายมือบนไอคอนประเภทเอกสาร เพื่อระบุจำนวนฉบับที่รออนุมัติ
• การอนุมัติ: สามารถอนุมัติทีละฉบับโดยคลิกที่ไอคอนตัว I หรืออนุมัติหลายฉบับพร้อมกันโดยใช้ช่องทำเครื่องหมาย (เช็คบล็อก) ด้านซ้ายมือ แล้วกดปุ่มอนุมัติที่มุมขวาบน
• การแสดงผลตามงวด: หากเลือกงวดแบ่งจ่าย ข้อมูลเอกสารที่แสดงจะจำกัดเฉพาะข้อมูลในงวดแบ่งจ่ายนั้น ๆ

1.3 เมนูรายรับ รายจ่าย

เมนูนี้ใช้สำหรับกรอกข้อมูลรายรับหรือรายจ่ายเพิ่มเติมให้พนักงานในรอบเดือน เช่น ค่าเดินทางเพิ่มเติม 1,000 บาท หรือถูกหักค่าปรับ 500 บาท

• การบันทึกรายรับ รายจ่าย: สามารถกรอกข้อมูลได้ทั้งพนักงานแบบงวดเต็มและงวดแบ่งจ่าย และเมื่อมีการกรอกรายรับรายจ่าย ผู้ดูแลควรทำการ “คำนวณ” ข้อมูล 1 ครั้งเสมอ เพื่อให้ระบบดึงข้อมูลไปแสดงในหน้าสรุปผล
• การกรอกรายรับ- รายจ่ายในงวดแบ่งจ่าย: หากมีการกรอกข้อมูลในงวดที่ 1 ระบบจะนำยอดนั้นไปคำนวณเฉพาะงวดที่ 1 เท่านั้น หากงวดที่ 2 มีรายการเพิ่มเติม ผู้ใช้งานจะต้องกรอกข้อมูลสำหรับงวดที่ 2 แยกต่างหากด้วย

1.4 เมนูเบิกล่วงหน้า

เมนูนี้ใช้ในการตรวจสอบยอดวงเงินเบิกล่วงหน้าของพนักงาน หรือทำอนุมัติเอกสารการเบิกล่วงหน้า

• ข้อมูลที่แสดง: ประกอบด้วย 3 ส่วน คือ: 
• 1) ยอดวงเงินที่สามารถเบิกได้ในเดือนนี้, ยอดที่เบิกไปแล้ว และยอดคงเหลือ 
• 2) รายละเอียดการขอเบิกล่วงหน้าของพนักงาน 
• 3) ยอดเบิกล่วงหน้าที่ถูกบันทึก/อนุมัติ
• การบันทึกวันจ่าย: ในกรณีที่เป็นพนักงานแบบแบ่งงวดจ่าย การบันทึกวันที่จะจ่ายเงินมีผลทำให้ยอดเบิกล่วงหน้าไปจ่ายในงวดนั้น ๆ ที่เลือกไว้ (เช่น เลือกวันของงวดที่ 1 ยอดก็จะถูกนำไปจ่ายในงวดที่ 1)
• การคีย์ยอดเบิกล่วงหน้าโดย HR: HR สามารถคีย์ยอดเบิกล่วงหน้าให้พนักงานได้โดยตรง โดยไม่ต้องผ่านการยื่นเอกสาร (โดยใช้ช่อง “วันที่” และ “จำนวนเงิน”)
• เบิกล่วงหน้าของงวดแบ่งจ่าย: เมื่อเลือกงวดแบ่งจ่าย การตรวจสอบและการอนุมัติจะแสดงข้อมูลเหมือนกับพนักงานงวดเต็ม แต่ข้อมูลวันที่จะถูกจำกัดให้อยู่ในวันของงวดนั้น ๆ

1.5 เมนูสรุปผลการคำนวณ

ใช้สำหรับตรวจสอบยอดเงินเดือนที่พนักงานจะได้รับ โดยข้อมูลจะประกอบไปด้วย 5 ส่วน คือ

1. ผลรวมเวลา (ค่าจ้าง, OT, ยอดหักขาดงาน) 
2. รายรับ  เช่น ค่าคอมมิชชั่น, ค่าตำแหน่ง
3. รายจ่าย เช่น ค่าปรับ, ประกันสังคม
4. เบิกล่วงหน้า 
5. ผลการคำนวณสุทธิ (ยอดเงินที่พนักงานจะได้รับ)

การแสดงผลตามงวด: หากเลือกงวดเต็ม จะสรุปข้อมูลเงินได้ตลอดทั้งรอบเดือน แต่หากเลือกงวดแบ่งจ่าย ระบบจะสรุปข้อมูลเฉพาะในงวดเดือนนั้น ๆ ที่เลือก

1.6 เมนูภาษี

เมนูนี้แสดงข้อมูลเงินได้ของพนักงานในเดือนนี้, เงินได้ประมาณการ, ค่าลดหย่อน, ภาษีที่ต้องเสียทั้งปีม, ที่นำส่งไปแล้ว และที่ต้องหักในเดือนนี้

ข้อจำกัด: การตรวจสอบภาษี สามารถตรวจสอบได้เฉพาะเมื่อเลือกข้อมูลใน งวดเต็ม เท่านั้น เนื่องจากในงวดแบ่งจ่าย (งวดที่ 1 หรือ 2) จะไม่มีเมนูภาษีให้ตรวจสอบ

1.7 ประวัติการแก้ไข

ใช้ตรวจสอบว่าพนักงานท่านนี้มีการแก้ไขข้อมูลส่วนใดไปบ้าง โดยใคร และเมื่อใด

• รายละเอียด: ประกอบด้วย วันที่แก้ไข, แก้ไขของพนักงานใด, แก้ไขโดย user ใด, และหมายเหตุรายละเอียดการแก้ไข (เช่น บันทึกยอดเบิกล่วงหน้า, บันทึกรายรับรายจ่าย)

• ข้อจำกัด: หากต้องการตรวจสอบประวัติการแก้ไขของพนักงานประเภทแบ่งงวดจ่าย ต้องเลือกข้อมูลเป็น งวดเต็ม เท่านั้น

1.8 ตั้งค่ารายบุคคล

ใช้สำหรับกำหนดเงื่อนไขการคำนวณเฉพาะสำหรับพนักงานท่านนี้ ที่อาจแตกต่างจากเงื่อนไขขององค์กร

• การตั้งค่า: ประกอบด้วย 

• การตั้งค่าทั่วไป ใช้กำหนดการทำงาน (เช่น รูปแบบการคำนวณแบบเต็มเดือนหรือแบ่งงวดจ่าย), 
• ตั้งค่าเวลาทำงาน เป็นการกำหนดเวลาการทำงานงานมาเช้า, สาย, พักเกิน, พักไว, กลับก่อน, กลับช้า และประเภทโอที (กำหนดเงื่อนไขมาสายแตกต่างจากองค์กร)
• จัดการกะการทำงานและวันหยุด
• รายรับรายจ่ายคงที่
• รายรับรายจ่ายอัตโนมัติ
• กองทุน 
• ภาษี (กรอกข้อมูลลดหย่อน)
• และการจัดการหนี้สินพนักงาน

• การประมวลผล: หลังจากการตั้งค่าเสร็จสิ้น ต้องกดปุ่ม “คำนวณ” ข้อมูล 1 ครั้ง เพื่อให้ระบบประมวลผลข้อมูล

• ข้อจำกัด: การตั้งค่ารายบุคคลสำหรับพนักงานแบบแบ่งงวดจ่าย ต้องเลือกงวดเป็น งวดเต็ม เพื่อทำการตั้งค่าเท่านั้น

2. การคำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร

เมนูนี้ใช้สำหรับการตรวจสอบและจัดการข้อมูลพนักงานทั้งองค์กร

2.1 สร้างรายชื่อ

ใช้สำหรับสร้างรายชื่อพนักงานที่ไม่มีในรอบคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ (เช่น พนักงานที่เพิ่มเข้ามาระหว่างรอบเดือน)

• สร้างรายชื่อ ( Only Active): สำหรับพนักงานที่มีสถานะการทำงานอยู่ และวันเริ่มงานอยู่ในช่วงของรอบเดือน
• สร้างรายชื่อ (Inactive): สำหรับพนักงานที่ลาออกไปแล้ว แต่บริษัทต้องการจ่ายรายรับรายจ่ายเพิ่มเติมให้กับพนักงาน

2.2 เมนูรายชื่อพนักงาน

เมนูรายชื่อพนักงานเป็นการแสดงข้อมูลดังต่อไปนี้

• ตัวกรอง: ใช้ค้นหาข้อมูลพนักงานตามสาขา แผนก ฝ่ายงาน หรือหน่วยงาน 
• รายชื่อพนักงาน: ข้อมูลที่แสดงรายชื่อของพนักงานที่แสดงในรอบการคำนวณในเดือนนั้นๆ โดยสามารถตรวจสอบได้ทั้งพนักงานงวดเต็มและแบ่งงวดจ่าย
• งวด: เป็นการแสดงข้อมูลว่าพนักงานแต่ละท่านเป็นพนักงานเต็มงวด หรือ แบ่งงวดจ่าย
• เปิด/ปิดข้อมูลเงินเดือน: สามารถใช้ฟังก์ชันนี้เพื่อซ่อนยอดเงินเดือนจากพนักงานชั่วคราวขณะที่ HR กำลังคำนวณอยู่.
• สามารถเลือกเปิดหรือปิดข้อมูลเงินเดือนได้ทั้งองค์กร หรือเลือกทำเป็นรายบุคคลโดยใช้ช่องทำเครื่องหมาย
• ข้อมูลเงินเดือน: เป็นช่องแสดงว่าในรอบเดือนนี้ข้อมูลเงินเดือนของพนักงานเปิด/ปิด การมองเห็น
• ลบรายชื่อ: สามารถลบรายชื่อพนักงานที่เกินมาหรือไม่ควรอยู่ในรอบคำนวณได้ โดยเลือกลบที่ไอคอนถังขยะสีแดง

2.3 เมนูแก้ไขเวลาผิดพลาด

เป็นเมนูที่ช่วยวิเคราะห์ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการลงเวลาของพนักงาน ได้แก่ วันทำงาน ไม่มาทำงาน, ลงเวลาไม่ครบคู่, สาย, กลับก่อน, พักเกิน, โอที, ขาดงาน/ลางาน, ทำงานในวันหยุด และหมายเหตุ

• การดำเนินการ: ผู้ดูแลสามารถแก้ไขข้อมูลที่ถูกวิเคราะห์โดยเปลี่ยนให้วันนั้นเป็นวันหยุด หรือยื่นขอเอกสารลาแทน
• การแสดงผลตามงวด: สามารถตรวจสอบข้อผิดพลาดได้ทั้งแบบงวดเต็มและแบ่งงวดจ่าย โดยข้อมูลที่วิเคราะห์จะสอดคล้องกับช่วงวันที่ของงวดที่เลือก

2.4 เมนูยื่นเอกสาร (ทั้งองค์กร)

ใช้ตรวจสอบและยื่นเอกสารให้พนักงานของทั้งองค์กร ผู้ดูแลสามารถขอเอกสารให้พนักงาน และอนุมัติเอกสารในรอบเดือนนั้นได้ 

• การแยกข้อมูล: แถบด้านซ้ายมือจะแยกประเภทเอกสารหรือเอกสารทั้งหมดที่พนักงานยื่นขอ เช่น เอกสาร OT, เอกสารลา, เอกสารขอเพิ่มเวลา หรือเอกสารขอเปลี่ยนมาทำงานวันหยุด
• การขอเอกสาร: สามารถเลือกประเภทเอกสาร (OT, ลา, เพิ่มเวลา) แล้วใช้ปุ่มสีฟ้าเพื่อขอเอกสารให้พนักงานที่เลือก
• การอนุมัติ: สามารถอนุมัติเอกสารพร้อมกันหลายฉบับในครั้งเดียวได้โดยใช้ช่องทำเครื่องหมาย
• การแสดงผลตามงวด: หากเลือกงวดแบ่งจ่าย ข้อมูลเอกสารและสถานะรออนุมัติจะถูกกรองให้แสดงเฉพาะข้อมูลของงวดนั้น ๆ
• ตัวกรองสถานะ: สามารถใช้ตัวกรองเพื่อตรวจสอบเฉพาะเอกสารที่รออนุมัติ หรือเอกสารที่อนุมัติไปแล้ว และกดค้นหาได้

2.5 เมนูรายรับ รายจ่าย (ทั้งองค์กร)

ใช้สำหรับการกรอกข้อมูลรายรับรายจ่ายให้พนักงานทีเดียวทั้งองค์กร

• การกรอกข้อมูล: สามารถกรอกให้พนักงานแบบเต็มงวดและแบ่งงวดจ่ายได้ และเมื่อมีการกรอกรายรับรายจ่าย ผู้ดูแลควรทำการ “คำนวณ” ข้อมูล 1 ครั้งเสมอ เพื่อให้ระบบดึงข้อมูลไปแสดงในหน้าสรุปผล
• การนำเข้าข้อมูล: สามารถดาวน์โหลดเป็นไฟล์ Template เพื่อนำไปกรอกข้อมูลภายนอกแล้วนำกลับเข้ามาในระบบได้ โดยเลือกที่ “ดาวน์โหลดเทมเพลต”
• ผลกระทบต่อการคำนวณ: เช่นเดียวกับรายบุคคล การกรอกข้อมูลจะมีผลเฉพาะในงวดที่เลือกกรอกเท่านั้น (งวดที่ 1 จะไม่รวมถึงงวดที่ 2)

2.6 เบิกล่วงหน้า (ทั้งองค์กร)

ใช้สำหรับตรวจสอบการเบิกล่วงหน้าของพนักงานทั้งองค์กร โดยแตกต่างการคำนวณรายบุคคลที่เมื่อกดปุ่ม “เบิกล่วงหน้า” จะสามารถตรวจสอบข้อมูลพนักงานที่เบิกล่วงหน้า, วันที่, ยอดเงินเบิกล่วงหน้าจากพนักงาน, จำนวนเงินที่จะอนุมัติให้เบิกล่วงหน้า, สถานะ และผู้อัพเดตล่าสุดได้

• การตรวจสอบและดาวน์โหลด: สามารถตรวจสอบรายละเอียดการขอเบิกล่วงหน้าและดาวน์โหลดรายงานเป็นไฟล์ PDF, Excel, หรือ Text เพื่อนำไปจ่ายเงิน
• การคีย์ยอดเบิกล่วงหน้าโดย HR: สามารถเลือกพนักงานและคีย์ยอดเบิกล่วงหน้าให้พนักงานได้โดยตรง
• การแสดงผลตามงวด: ข้อมูลที่สรุปออกมาจะสอดคล้องกับงวดที่เลือกตรวจสอบ

2.7 ตรวจสอบข้อมูลเงินเดือน

ใช้ในการกรองและตรวจสอบข้อมูลเงินเดือนของพนักงานตามเงื่อนไขที่กำหนด

• เมนูกรองข้อมูล: สามารถกรองข้อมูลตรวจสอบได้ทั้งบริษัท สาขา แผนก หรือหน่วยงาน
• เมนูเงื่อนไข: เป็นการกำหนดเงื่อนไขในการตรวจสอบ เช่น ตรวจสอบพนักงานที่ลงเวลาไม่ครบคู่มากกว่า 1 วัน หรือมีขาดงานมากกว่าหรือเท่ากับ 8 ชั่วโมงในรอบเดือนนี้ นอกจากนี้การเลือกเงื่อนไขสามารถเลือกข้อมูลกะการทำงาน ราย รับรายจ่ายเพื่อตรวจสอบข้อมูลได้ด้วย
• การแสดงผลตามงวด: สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ทั้งพนักงานแบบงวดเต็มและแบ่งงวดจ่าย โดยข้อมูลจะแสดงเฉพาะพนักงานและเงื่อนไขในงวดที่เลือก

2.8 สรุปผลการคำนวณ (ทั้งองค์กร)

ใช้ตรวจสอบข้อมูลเงินเดือนที่พนักงานจะได้รับในรอบเดือนนั้น ๆ โดยแสดงรายละเอียดข้อมูลเงินเดือน, OT, ขาดงาน, มาสาย, รายรับ, และรายจ่าย

• การดาวน์โหลด: HR สามารถดาวน์โหลดไฟล์ PDF หรือ Excel ออกไปตรวจสอบได้
• การแสดงผลตามงวด: หากเลือกงวดเต็ม จะสรุปผลตั้งแต่ต้นรอบเดือนจนถึงสิ้นรอบเดือน หากเลือกงวดแบ่งจ่าย (เช่น งวดที่ 1) จะสรุปผลเฉพาะวันที่ 1 ถึง 15 (กลางเดือน)

2.9 ประวัติการแก้ไข

ใช้ตรวจสอบว่าพนักงานท่านใดมีการแก้ไขข้อมูลส่วนใดไปบ้าง โดยใคร และเมื่อใด

• รายละเอียด: ประกอบด้วย วันที่แก้ไข, แก้ไขของพนักงานใด, แก้ไขโดย user ใด, และหมายเหตุรายละเอียดการแก้ไข (เช่น คำนวณเงินเดือน, บันทึกรายรับรายจ่าย)

2.10 เมนูเปรียบเทียบ

เมนูนี้ใช้สำหรับตรวจสอบข้อมูลของพนักงานที่ตั้งค่าเป็น แบ่งงวดจ่าย เท่านั้น

• ข้อมูลที่แสดง: จะแสดงยอดเงินที่พนักงานได้รับในงวดที่ 1, งวดที่ 2 และยอดรวมของทั้ง 2 งวด
• ข้อจำกัด: เมนูเปรียบเทียบจะไม่ปรากฏให้ตรวจสอบในรอบเดือนที่มีการตั้งค่าเป็นแบบงวดเต็ม