บทที่ 4.4 การยื่นเอกสาร

ระบบ HumanSoft รองรับการยื่นเอกสารได้ทั้งหมด 13 รายการ อย่างไรก็ตาม คู่มือฉบับนี้จะมุ่งเน้นอธิบายขั้นตอนโดยละเอียดสำหรับเอกสาร 5 ประเภทหลักที่พนักงานมีการใช้งานบ่อยครั้งและมีความสำคัญต่อการบริหารจัดการข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคล

ขั้นตอนการยื่นเอกสาร

ขั้นตอนการยื่นเอกสาร ที่พนักงานสามารถดำเนินการได้เองผ่าน Application HumanSoft ดังนี้

1. เปิดแอปพลิเคชัน HumanSoft
2. และกดที่ไอคอนเมนู ขีด 3 ขีด (☰)
3. เลือกเมนู "ยื่นเอกสาร" (สำหรับผู้ที่ตั้งค่าเมนู "ยื่นเอกสาร" เป็นเมนูโปรดไว้ สามารถเลือกที่ "เมนูโปรด" ได้เช่นเดียวกัน)

ตัวอย่างเอกสาร 5 ประเภทที่สำคัญ

วิดีโออธิบายขั้นตอนการยื่นเอกสารสำคัญ 5 รายการดังนี้

ขั้นตอนการยื่นเอกสาร "ขอลางาน"

1. ในหน้ายื่นเอกสาร กดที่ปุ่ม "ขอลางาน"
2. เลือกไอคอน "+ขอลางาน"
3. เลือก "ประเภทการลา" ที่ต้องการ (เช่น ลาป่วย, ลากิจ)
4. ระบุวันและเวลาเริ่มต้นการลา และวันและเวลาสิ้นสุดการลา โดยกดเลือกวันที่จากปฏิทินและกำหนดเวลา จากนั้นกด "ตกลง" เพื่อยืนยันในแต่ละช่วงเวลา
5. หากมีรายละเอียดเพิ่มเติมที่ต้องการชี้แจง หรือมีเอกสารแนบ (เช่น ใบรับรองแพทย์) สามารถกรอกข้อมูลในช่อง "รายละเอียด" และ "แนบรูป" ได้
6. ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมดอีกครั้ง จากนั้นกดปุ่ม "บันทึก"
7. ระบบจะแสดงหน้าต่างเพื่อ "ยืนยันการบันทึก" ให้กดยืนยัน
8. หน้าจอจะแสดงข้อความ "สำเร็จ" เพื่อยืนยันว่าคำร้องได้เข้าสู่ระบบเพื่อรอการอนุมัติแล้ว

การแก้ไขหรือลบ: ในกรณีที่เอกสารยังไม่ได้รับการอนุมัติจากผู้บังคับบัญชา พนักงานสามารถ แก้ไข หรือ ลบ คำร้องขอลาได้ด้วยตนเอง

การตรวจสอบสถานะ: หากต้องการตรวจสอบสถานะเอกสาร ให้ไปที่หน้า "ขอลางาน" จากนั้นดำเนินการดังนี้

• เลือก "ปี" และ "เดือน" ที่ต้องการตรวจสอบ
• เลือก "สถานะ" ที่ต้องการดู (เช่น รออนุมัติ, อนุมัติแล้ว)
• ระบบจะแสดงรายการเอกสารตามเงื่อนไขที่ท่านเลือก

ขั้นตอนการยื่นเอกสาร "ขอเปลี่ยนกะการทำงาน"

พนักงานสามารถยื่นเอกสารขอเปลี่ยนกะการทำงานจากกะการทำงานที่ได้รับมอบหมาย เป็นกะการทำงานอื่น เช่น ขอเปลี่ยนกะการทำงานจากเดิม 22 : 30 น. - 07 : 00 น. ไปเป็นกะใหม่คือ 08 : 30 น. - 17 : 30 น.

1. ในหน้ายื่นเอกสาร กดที่ปุ่ม "ขอเปลี่ยนกะการทำงาน"
2. เลือกไอคอน "+ขอเปลี่ยนกะการทำงาน"
3. เลือก "วันที่" ที่ต้องการขอเปลี่ยนกะ
4. เลือก "กะ" ที่ต้องการจะเปลี่ยนเข้าไปทำงานจากรายการตัวเลือก
5. สามารถเพิ่ม "รายละเอียด" และ "แนบรูปภาพ" ประกอบการพิจารณาได้
6. เมื่อข้อมูลครบถ้วนแล้ว กดปุ่ม "บันทึก"
7. กดยืนยันเพื่อ "ยืนยันบันทึกข้อมูล"
8. หน้าจอจะแสดงข้อความ "สำเร็จ" เพื่อยืนยันว่าคำร้องได้เข้าสู่ระบบเพื่อรอการอนุมัติแล้ว

การแก้ไขหรือลบ: พนักงานสามารถแก้ไข หรือ ลบ เอกสารขอเปลี่ยนกะได้ด้วยตนเอง ตราบใดที่เอกสารนั้นยังไม่ถูกอนุมัติ

การตรวจสอบสถานะ: หากต้องการตรวจสอบสถานะ ให้ไปที่หน้า "ขอเปลี่ยนกะการทำงาน" จากนั้นเลือก "ปี" และ "สถานะ" ที่ต้องการตรวจสอบเพื่อดูข้อมูล

ขั้นตอนการยื่นเอกสาร "ขอเปลี่ยนวันหยุด"

ฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับยื่นคำร้องเพื่อเปลี่ยนสถานะของ "วันทำงาน" ที่กำหนดไว้ในตารางงานให้เป็นสถานะอื่น เช่น การเปลี่ยนให้เป็น "วันหยุด" การดำเนินการผ่านระบบเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ข้อมูลได้รับการอนุมัติและปรับปรุงในระบบอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น พนักงานต้องการขอเปลี่ยนวันทำงานในวันที่ 11 สิงหาคม 2025 ให้เป็นวันหยุด

1. ในหน้ายื่นเอกสาร กดที่ปุ่ม "ขอเปลี่ยนวันหยุด"
2. เลือกไอคอน "+ขอเปลี่ยนวันหยุด"
3. เลือก "วันที่" ที่ต้องการเปลี่ยนสถานะ
4. ในช่อง "สถานะเปลี่ยนวันเป็น" ให้เลือกสถานะใหม่ที่ต้องการ เช่น วันหยุด จากตัวเลือกที่มีในระบบ
5. สามารถกรอก "รายละเอียด" เพิ่มเติม หรือ "แนบรูปภาพ" ที่เกี่ยวข้องได้
6. ตรวจสอบข้อมูลและกด "บันทึก"
7. กดยืนยันเพื่อ "ยืนยันการบันทึกข้อมูล"
8. หน้าจอจะแสดงข้อความ "สำเร็จ" เพื่อยืนยันว่าคำร้องได้เข้าสู่ระบบเพื่อรอการอนุมัติแล้ว

การแก้ไขหรือลบ: พนักงานสามารถ แก้ไข หรือ ลบ เอกสารขอเปลี่ยนวันหยุดได้ด้วยตนเอง ตราบใดที่เอกสารนั้นยังไม่ถูกอนุมัติ

การตรวจสอบสถานะ: หากต้องการตรวจสอบสถานะ ให้ไปที่หน้า "ขอเปลี่ยนวันหยุด" จากนั้นเลือก "ปี" และ "สถานะ" ที่ต้องการเพื่อเรียกดูข้อมูล

ขั้นตอนการยื่นเอกสาร "ขอเพิ่มเวลา"

เอกสาร "ขอเพิ่มเวลา" เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับพนักงานในการแก้ไขข้อมูลเวลาทำงานให้ถูกต้อง ในกรณีที่เกิดเหตุสุดวิสัยซึ่งทำให้ไม่สามารถบันทึกเวลาตามปกติได้ การยื่นเอกสารนี้จะช่วยให้ข้อมูลเวลาทำงานของท่านในระบบมีความสมบูรณ์และถูกต้อง

เหตุผลที่จำเป็นต้องยื่นขอเพิ่มเวลา มีดังนี้ลืมลงเวลาเข้า-ออกงาน, เครื่องบันทึกเวลาไม่สามารถใช้งานได้, เกิดเหตุไฟฟ้าดับ, ปฏิบัติงานนอกสถานที่

1. ในหน้ายื่นเอกสาร กดที่ปุ่ม "ขอเพิ่มเวลา"

2. เลือกไอคอน "+ขอเพิ่มเวลา"

3. เลือก "วันที่" ที่ต้องการเพิ่มข้อมูลเวลาทำงาน

4. เลือก "เหตุผล" ที่ต้องการขอเพิ่มเวลา

5. ปุ่ม "เพิ่มเวลา" และเลือก "เวลา" ที่ต้องการบันทึก

6. สามารถเพิ่มเวลาได้มากกว่า 1 ครั้งในเอกสารฉบับเดียว

ตัวอย่าง: หากลืมลงเวลาทั้งขาเข้าและขาออก ให้กด "เพิ่มเวลา" ครั้งแรกเพื่อบันทึกเวลาเข้างาน จากนั้นกดปุ่ม "เพิ่มเวลา" อีกครั้งเพื่อบันทึกเวลาออกงาน

7. เพิ่ม "รายละเอียด" หรือ "แนบรูปภาพ" ประกอบคำร้องได้

8. เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว กด "บันทึก"

9. กดยืนยันเพื่อ "ยืนยันการบันทึกข้อมูล"

10. หน้าจอจะแสดงข้อความ "สำเร็จ" เพื่อยืนยันว่าคำร้องได้เข้าสู่ระบบเพื่อรอการอนุมัติแล้ว

การแก้ไขหรือลบ: พนักงานสามารถ แก้ไข หรือ ลบ เอกสารขอเพิ่มเวลาได้ด้วยตนเอง ตราบใดที่เอกสารนั้นยังไม่ถูกอนุมัติ

การตรวจสอบสถานะ: หากต้องการตรวจสอบสถานะ ให้ไปที่หน้า "ขอเพิ่มเวลา" จากนั้นเลือก "ปี" และ "สถานะ" ที่ต้องการตรวจสอบ

ขั้นตอนการยื่นเอกสาร "ขอโอที"

เอกสาร "ขอ OT" ใช้สำหรับยื่นคำร้องในกรณีที่พนักงานมีการทำงานนอกเหนือเวลาทำงานปกติ ซึ่งครอบคลุมทั้งการทำงานล่วงเวลาในวันทำงานปกติ, การทำงานในวันหยุด และการทำงานล่วงเวลาในวันหยุด การยื่นขออนุมัติล่วงหน้าหรือบันทึกข้อมูลย้อนหลังผ่านระบบนี้เป็นสิ่งจำเป็น เพื่อให้ฝ่ายบุคคลสามารถคำนวณค่าตอบแทนได้อย่างถูกต้องและสอดคล้องกับนโยบายของบริษัท

1. ในหน้ายื่นเอกสาร กดที่ปุ่ม "ขอโอที"
2. เลือกไอคอน "+ขอโอที"
3. เลือก "วันที่" ที่ปฏิบัติงานล่วงเวลา
4. เลือก "ประเภทของการขอ OT" ให้ถูกต้องตามลักษณะงาน
5. ระบุ "เวลาที่ต้องการขอ OT" (เวลาเริ่มต้น)
6. ระบุ "เวลาที่เสร็จสิ้น" การปฏิบัติงานล่วงเวลา
7. สามารถเพิ่ม "รายละเอียด" หรือ "แนบรูปภาพ" ที่เกี่ยวข้องได้
8. ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดและกด "บันทึก"
9. กดยืนยันเพื่อ "ยืนยันบันทึกข้อมูล"
10. หน้าจอจะแสดงข้อความ "สำเร็จ" เพื่อยืนยันว่าคำร้องได้เข้าสู่ระบบเพื่อรอการอนุมัติแล้ว

ข้อควรระวังและเงื่อนไขสำคัญสำหรับการขอโอที

เพื่อให้การยื่นเอกสารเป็นไปอย่างถูกต้อง โปรดปฏิบัติตามเงื่อนไขสำคัญ 2 ข้อ ดังนี้

• ห้ามทับซ้อนกับกะทำงานปกติ: การยื่นขอ OT ไม่สามารถระบุช่วงเวลาที่ทับซ้อนกับเวลาทำงานตามกะปกติของท่านได้
• ห้ามทับซ้อนกันเอง: ในกรณีที่มีการยื่นขอ OT มากกว่า 1 ฉบับในวันเดียวกัน ช่วงเวลาที่ระบุในแต่ละฉบับจะต้องไม่ทับซ้อนกัน

การแก้ไขหรือลบ: พนักงานสามารถ แก้ไข หรือ ลบ เอกสารขอ OT ได้ด้วยตนเอง ตราบใดที่เอกสารดังกล่าวยังไม่ได้รับการอนุมัติ

การตรวจสอบสถานะ: หากต้องการตรวจสอบสถานะเอกสาร ให้ไปที่หน้า "ขอ OT" และเลือก "ปี" และ "สถานะ" ที่ต้องการตรวจสอบ