บทที่ 4.3 การลงเวลาการทำงาน

การลงเวลาการทำงานเป็นส่วนหนึ่งของเรื่องที่ 3 ในบทเรียนนี้ พนักงานสามารถเริ่มต้นการใช้งานได้โดยการกดที่ ไอคอนรูปลายนิ้วมือ ที่ด้านล่างของหน้าจอ เมื่อกดเข้ามาแล้ว ระบบจะแสดงตัวเลือกวิธีการลงเวลาทั้งหมด 6 วิธี

วิธีการลงเวลาการทำงาน

พนักงานมีทางเลือกในการลงเวลาการทำงานทั้งหมด 6 วิธี ดังนี้

วิธีที่ 1 การลงเวลาด้วยใบหน้าและแผนที่

ฝ่ายบุคคล (HR) ต้องดำเนินการเก็บข้อมูลใบหน้าของพนักงานในระบบให้เรียบร้อยก่อน สำหรับพนักงานที่ใช้งานครั้งแรกหรือยังไม่มีข้อมูลใบหน้าในระบบ ระบบจะแจ้งให้ถ่ายภาพตนเองเพื่อส่งข้อมูลเข้าระบบก่อน จึงจะสามารถลงเวลาด้วยวิธีนี้ได้

ขั้นตอนการปฏิบัติ

1. ในเมนูลงเวลาให้เลือก "ใบหน้าและแผนที่"

2. ระบบจะดำเนินการตามการตั้งค่า ดังนี้:

• กรณีเปิดใช้การสแกนใบหน้า: ระบบจะเปิดกล้องเพื่อให้สแกนใบหน้า เมื่อสแกนเสร็จสิ้น ให้กดปุ่ม "ลงเวลาการทำงาน" สีส้ม
• กรณีปิดการสแกนใบหน้า: หน้าจอจะแสดงเพียงปุ่ม "ลงเวลา" ให้กดเพื่อดำเนินการต่อ

3. เมื่อเข้าสู่หน้าแผนที่ ให้กดที่ไอคอน "Get Location" (รูปวงกลมเครื่องหมายโลเคชั่น) เพื่อให้ระบบปรับตำแหน่งที่ตั้งเป็นปัจจุบัน

4. เลือกรูปแบบการลงเวลาที่ต้องการ: In (เข้างาน), Out (ออกงาน), หรือ Auto (ให้ระบบบันทึกอัตโนมัติในช่องเวลาที่ขาดหายไป)

5. ระบบจะแสดงหน้าจอแจ้งว่าการลงเวลาสำเร็จ แสดงว่าข้อมูลถูก บันทึก เรียบร้อยแล้ว

วิธีที่ 2 การสแกน QR Code

พนักงานสามารถสแกน QR Code ที่ถูกกำหนดและติดตั้งไว้ล่วงหน้าโดยบริษัท

ขั้นตอนการปฏิบัติ

1. ในเมนูลงเวลา ให้เลือก "QR Code"

2. เลือกรูปแบบการลงเวลาที่ต้องการ: In (เข้างาน), Out (ออกงาน), หรือ Auto (ให้ระบบบันทึกอัตโนมัติในช่องเวลาที่ขาดหายไป)

3. นำกล้องไปสแกนที่ QR Code ซึ่งบริษัทได้จัดเตรียมไว้

4. ระบบจะแสดงหน้าจอแจ้งว่าการลงเวลาสำเร็จ แสดงว่าข้อมูลถูก บันทึก เรียบร้อยแล้ว

วิธีที่ 3 การสร้าง QR Code (Time App)

ฝ่ายบุคคล (HR) หรือผู้ที่ได้รับสิทธิ์ จะต้องทำการสร้าง QR Code ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนกลางของบริษัท โดย QR Code จะถูกสร้างขึ้นใหม่ ทุกๆ 30 วินาที วิธีนี้เหมาะสำหรับใช้กับอุปกรณ์ส่วนกลาง เช่น คอมพิวเตอร์หรือแท็บเล็ตที่ตั้งไว้ โดย QR Code จะถูกสร้างขึ้นใหม่เป็นระยะเพื่อความปลอดภัย

ขั้นตอนการปฏิบัติ

1. ในเมนูลงเวลา ให้เลือก "สร้าง QR Code (Time App)"

2. นำโทรศัพท์มือถือไปสแกน QR Code ที่ปรากฏบนหน้าจอของเครื่องส่วนกลาง

3. ดำเนินการลงเวลาโดยเลือกรูปแบบที่ต้องการ: In (เข้างาน), Out (ออกงาน), หรือ Auto (ให้ระบบบันทึกอัตโนมัติในช่องเวลาที่ขาดหายไป)

4. ระบบจะแสดงหน้าจอแจ้งว่าการลงเวลาสำเร็จ แสดงว่าข้อมูลถูก บันทึก เรียบร้อยแล้ว

วิธีที่ 4 การสแกนลูกทีม 

เป็นฟังก์ชันพิเศษสำหรับหัวหน้างานเพื่อใช้ลงเวลาการทำงานให้กับพนักงานภายใต้การดูแลของตน โดยผู้ใช้งานต้องมีสิทธิ์เป็นหัวหน้างาน (ผู้อนุมัติ) ในระบบ

ขั้นตอนการปฏิบัติ

1. ในเมนูลงเวลา ให้เลือก "สแกนลูกทีม"

2. กดปุ่ม "ถ่ายรูป"

3. ใช้กล้องสแกนใบหน้าของพนักงาน (ลูกทีม) ที่ต้องการลงเวลาให้

4. เลือกรูปแบบการลงเวลาสำหรับพนักงานคนดังกล่าว: In (เข้างาน), Out (ออกงาน), หรือ Auto (ให้ระบบบันทึกอัตโนมัติในช่องเวลาที่ขาดหายไป)

5. ระบบจะแสดงหน้าจอแจ้งว่าการลงเวลาสำเร็จ แสดงว่าข้อมูลถูกบันทึกเรียบร้อยแล้ว

วิธีที่ 5 การลงเวลาผ่านบีคอน (Beacon)

เป็นการลงเวลาโดยสัญญาณบลูทูธ (Bluetooth) จากอุปกรณ์บีคอน (Beacon) ฝ่ายบุคคล (HR) ต้องทำการติดตั้งและตั้งค่าอุปกรณ์ Beacon ให้เชื่อมต่อกับระบบ Human Soft ก่อนการใช้งาน

ขั้นตอนการปฏิบัติ

1. พนักงานต้องอยู่ในบริเวณที่มีสัญญาณบีคอน

2. เลือเมนูการลงเวลาผ่าน "บีคอน"

3. รอสักครู่เพื่อให้แอปพลิเคชันค้นหาสัญญาณ Beacon ในบริเวณใกล้เคียง

4. เมื่อแอปพลิเคชันค้นหาสัญญาณพบแล้ว ให้กดปุ่ม "ลงเวลา"

5. ระบบจะแสดงหน้าจอแจ้งว่าการลงเวลาสำเร็จ แสดงว่าข้อมูลถูก บันทึก เรียบร้อยแล้ว

วิธีที่ 6: การลงเวลาผ่าน Wi-Fi

ฝ่ายบุคคล (HR) ต้องทำการตั้งค่าและระบุเครือข่าย Wi-Fi ของบริษัทที่อนุญาตให้ใช้ในการลงเวลาภายในระบบ Human Soft ก่อน ซึ่งวิธีนี้อนุญาตให้พนักงานลงเวลาได้เมื่อเชื่อมต่อกับเครือข่าย Wi-Fi ที่บริษัทกำหนดไว้เท่านั้น

ขั้นตอนการปฏิบัติ

1. เปิดใช้งาน Wi-Fi บนโทรศัพท์มือถือ และทำการเชื่อมต่อกับเครือข่ายที่บริษัทกำหนดไว้

2. เปิดแอปพลิเคชัน Human Soft และเลือกเมนู "ลงเวลาแบบ Wi-Fi"

3. กดลงเวลา โดยเลือกรูปแบบที่ต้องการ: In (เข้างาน), Out (ออกงาน), หรือ Auto (ให้ระบบบันทึกอัตโนมัติในช่องเวลาที่ขาดหายไป)

4. ระบบจะแสดงหน้าจอแจ้งว่าการลงเวลาสำเร็จ แสดงว่าข้อมูลถูก บันทึก เรียบร้อยแล้ว

ทั้งหมดนี้คือขั้นตอนการลงเวลาทำงานทั้ง 6 วิธีที่พนักงานสามารถเลือกใช้ได้ตามความเหมาะสมและตามนโยบายที่บริษัทได้กำหนดไว้

การตรวจสอบสถานะการลงเวลา

หลังจากลงเวลาเรียบร้อยแล้ว พนักงานควรกลับมาที่หน้าหลักเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล โดยสถานะของเวลาที่บันทึกจะแสดงผลแตกต่างกันดังนี้

• เวลาสีดำ: หมายถึง การลงเวลาของท่านได้ถูกบันทึกเข้าสู่ระบบกลางเรียบร้อยแล้ว
• เวลาสีเทา: หมายถึง การลงเวลาของท่านกำลังอยู่ในลำดับคิว (Queue) เพื่อรอส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบ ในกรณีนี้ พนักงานสามารถปิดแอปพลิเคชันได้ทันที เนื่องจากระบบจะทำการอัปเดตข้อมูลและเปลี่ยนสถานะเป็นสีดำโดยอัตโนมัติเมื่อถึงลำดับคิว

การส่งข้อมูลที่ค้างในระบบซ้ำ (Reupload)

หากท่านกลับมาเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้แล้ว แต่สถานะการลงเวลายังคงเป็นสีเทา (อยู่ในคิว) ท่านสามารถกดปุ่ม Re-upload เพื่อสั่งให้แอปพลิเคชันพยายามส่งข้อมูลที่ค้างอยู่ทั้งหมดเข้าสู่เซิร์ฟเวอร์กลางในทันที แทนที่จะรอตามลำดับคิวปกติ

เมื่อท่านเข้าใจหลักการพื้นฐานเหล่านี้แล้ว ต่อไปจะเป็นรายละเอียดขั้นตอนการลงเวลาทำงานในแต่ละวิธี