สรุปเนื้อหา
+บทที่ 1.1 รูปแบบการลงเวลา
รูปแบบลงเวลาทำงานในระบบ HumanSoft แบ่งออกเป็น 5 กลุ่มหลัก รวมทั้งหมด 14 ช่องทาง ดังนี้
กลุ่มที่ 1 Application HumanSoft
การเริ่มต้นใช้งานกลุ่มนี้ คือ การดาวน์โหลด Application HumanSoft จาก Google Play (สำหรับ Android) หรือ App Store (สำหรับ iOS) จากนั้นล็อกอินเพื่อเข้าสู่การใช้งาน โดยสามารถเลือกช่องทางการลงเวลาได้สูงสุดถึง 7 ช่องทาง ดังนี้
ช่องทางที่ 1 สแกนใบหน้า เพื่อยืนยันตัวตน
- เข้าสู่หน้าหลักของแอปพลิเคชัน และกดที่ไอคอนรูปลายนิ้วมือ
- เลือกไอคอนรูปใบหน้า/แผนที่ เพื่อเข้าสู่การสแกนใบหน้า
- กดปุ่มถ่ายรูป หากตรงกับข้อมูลที่ระบบเก็บไว้จะแสดงเครื่องหมายถูกสีเขียว
- ระบบจะแสดงตำแหน่ง GPS สำหรับลงเวลา
- กดปุ่ม "IN" (สีฟ้า) สำหรับเข้างาน, ปุ่ม "OUT" (สีส้ม) สำหรับออกงาน, หรือปุ่ม "AUTO" หากต้องการให้ระบบลงเวลาที่ตกลงไว้โดยอัตโนมัติ
ช่องทางที่ 2 ลงเวลาผ่านแผนที่
หากปิดฟังก์ชันการสแกนใบหน้าไว้ ปุ่มลงเวลาแผนที่จะแสดงผลทันที
- เข้าสู่หน้าหลักของแอปพลิเคชัน และกดที่ไอคอนรูปลายนิ้วมือ
- เลือกไอคอนลงเวลา เพื่อเข้าสู่การลงเวลา
- วิธีนี้ระบบจะบันทึกเพียงพิกัดที่ลงเวลาเท่านั้น โดยไม่จำเป็นต้องสแกนใบหน้า
- สามารถกดปุ่มลงเวลา in, out, หรือ auto ได้ตามต้องการ
ช่องทางที่ 3 สร้างและสแกน QR Code
- สร้างคิวอาร์โค้ด: เปิดแอปพลิเคชัน, กดไอคอนรูปลายนิ้วมือ, ระบบจะสร้างคิวอาร์โค้ดที่เปลี่ยนทุก ๆ 30 วินาที นำคิวอาร์โค้ดนี้ไปสแกนที่เครื่องกลางของบริษัท หรือผ่าน Mobile Attendance เพื่อบันทึกเวลางาน
- สแกนคิวอาร์โค้ด: เลือกที่ไอคอนสแกนคิวอาร์โค้ด, เลือกการลงเวลา in, out, หรือ Auto เมื่อเลือกลงเวลาแล้วกล้องจะเปิดเพื่อให้สแกนคิวอาร์โค้ดที่ถูกสร้างไว้
ช่องทางที่ 4 สแกนลงเวลาให้ลูกทีม
วิธีนี้เหมาะสำหรับหัวหน้าทีมหรือหัวหน้างานที่ต้องลงเวลาแทนลูกทีมที่ไม่มีอุปกรณ์หรือแอปพลิเคชัน
- เข้าแอปพลิเคชัน, กดไอคอนรูปลายนิ้วมือ, ไปที่เมนูสแกนลูกทีม
- กดถ่ายภาพพนักงานเฉพาะลูกทีมในสายงานที่รับผิดชอบเท่านั้น
- ระบบจะตรวจสอบใบหน้าและข้อมูล หากตรวจสอบสำเร็จสามารถกดปุ่มลงเวลาได้ทันที
ช่องทางที่ 5 ลงเวลาผ่าน Beacon
วิธีนี้ใช้สัญญาณบลูทูธจากบีคอน (Beacon) พนักงานต้องเปิดบลูทูธในมือถือก่อนลงเวลา และฝ่ายบุคคล (HR) จะตั้งค่าให้แอปพลิเคชันเชื่อมต่อกับบีคอน เพื่อให้ระบบค้นหาและลงเวลาได้
- เข้าแอปพลิเคชัน, กดไอคอนรูปลายนิ้วมือ, ไปที่ไอคอนบีคอน, รอเชื่อมต่ออุปกรณ์ แล้วเลือกกดปุ่ม in, out, หรือ Auto
ช่องทางที่ 6 ลงเวลาผ่าน Wi-Fi ที่กำหนด
วิธีนี้ใช้เครือข่าย Wi-Fi ที่บริษัทกำหนดไว้เป็นตัวระบุตำแหน่งการทำงานเพียงเชื่อมต่อมือถือกับ Wi-Fi ของบริษัท
- เข้าแอปพลิเคชัน, กดไอคอนรูปลายนิ้วมือ, เลือก Wi-Fi, แล้วเลือกกดปุ่ม in, out, หรือ Auto
- ระบบจะตรวจสอบเครือข่ายและบันทึกเวลาอย่างรวดเร็วและแม่นยำ
ช่องทางที่ 7 ลงเวลาแบบออฟไลน์ เมื่อไม่มีอินเทอร์เน็ต
ใช้เมื่อต้องการลงเวลาแต่ไม่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ต
- เข้าแอปพลิเคชัน เมื่อพบหน้าจอว่าไม่พบสัญญาณอินเทอร์เน็ต ให้กดลงเวลาแบบออฟไลน์
- ระบบจะค้นหาตำแหน่งปัจจุบัน จากนั้นกดปุ่มลงเวลาได้เลย
- ข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ในเครื่อง และจะถูกส่งเข้าระบบโดยอัตโนมัติเมื่อกลับมาเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
กลุ่มที่ 2 Attendance
ใช้การบันทึกเวลาผ่าน Web Attendance หรือ Mobile Attendance ดังนี้
Web Attendance
- เข้าใช้งานผ่านเว็บไซต์ https://timeapp.humansoft.co.th
- สามารถสแกนใบหน้าผ่านแล็ปท็อปหรือพีซีกลาง โดยมองไปที่กล้องและรอ 3 วินาที
- หรือนำ QR Code ที่สร้างจากแอปพลิเคชัน HumanSoft มาสแกนผ่านเครื่องกลางของบริษัทได้ผ่าน Google Play หรือ App Store ได้
Mobile Attendance
ใช้งานผ่านแอปพลิเคชัน HumanSoft Mobile Attendance ที่สามารถดาวน์โหลดได้ โดยมี 3 รูปแบบการลงเวลา ดังนี้
- รูปแบบที่ 1: ลงเวลาการทำงานโดยการถ่ายรูป ถ่ายรูปใบหน้าและสามารถลงเวลาได้ทันที เมื่อถ่ายรูปลงเวลา
- รูปแบบที่ 2: สร้าง QR Code จากเครื่องกลาง เปลี่ยนทุก 5 วินาที แล้วใช้แอปพลิเคชัน HumanSoft สแกนเพื่อลงเวลา
- รูปแบบที่ 3: สแกน QR Code สามารถใช้ QR Code ที่สร้างแอปพลิเคชัน HumanSoft ได้ จากนั้นนำ Mobile Attendance มาสแกน QR Code ภายใน 30 วินาที ก็จะลงเวลาสำเร็จ
กลุ่มที่ 3 เครื่องสแกนลายนิ้วมือ
ระบบ HumanSoft รองรับเฉพาะเครื่องสแกนใบหน้าและลายนิ้วมือ ยี่ห้อ ZKT เท่านั้น ระบบจะดึงข้อมูลการลงเวลาแบบอัตโนมัติและส่งแจ้งเตือนแบบ Real Time ไปยัง HumanSoft Notify ทันที
วิธีการเชื่อมต่อเครื่องสแกน (ZKT) สามารถทำได้ 2 วิธี
- ผ่าน Wi-Fi: กดปุ่มตกลง (OK) บนเครื่อง, เลือกเมนูตั้งค่าการสื่อสาร (หรือ "Comm." ในภาษาอังกฤษ), เลือก Wireless network, เปิดปุ่มแท็บ Wi-Fi ให้เป็นสีเขียว, เลือก Wi-Fi ที่ต้องการและใส่รหัสผ่าน หากขึ้นคำว่า connected ถือว่าสำเร็จ
- ผ่านสายแลน (LAN): กดปุ่มตกลง (OK), เลือกเมนูตั้งค่าการสื่อสาร (หรือ "Comm."), เลือกอินเทอร์เน็ต, เข้าไปที่เมนู DHCP, เลื่อนปุ่มให้เป็นสีเขียว หากมีตัวเลขแสดงที่ Subnet Mark และ Gateway ถือว่าเชื่อมต่อเรียบร้อยแล้ว แต่ถ้ายังขึ้นเป็น 0000 อยู่ ให้ปิด DHCP แล้วเปิดใหม่อีกครั้ง
คำแนะนำ: หากลูกค้ามีเครื่องมืออยู่แล้วหรือวางแผนการจัดซื้อสามารถนำมาเชื่อมต่อได้ โดยแนะนำให้ติดต่อเจ้าหน้าที่ของ HumanSoft เพื่อตรวจสอบข้อมูลและความเข้ากันของระบบ
กลุ่มที่ 4 Application LINE
พนักงานสามารถลงเวลาผ่านช่องทาง Line OA HumanSoft ได้โดยตรง
- เปิดแอปพลิเคชัน Line, เพิ่มเพื่อน ID @ app.humansoft, กด เพิ่มเพื่อน, ทำการ Login account เพื่อเข้าสู่ระบบ, เมื่อเข้าสู่หน้าหลักให้ไปที่เมนูจัดการเวลา และเลือก ลงเวลาการทำงาน
- ฝ่ายบุคคล (HR) หรือผู้มีสิทธิ์สามารถสร้าง QR Code เพื่อลงเวลาการทำงานได้ โดยกดที่ปุ่มสร้าง QR Code, QR Code จะเปลี่ยนทุกๆ 30 วินาที จากนั้นให้นำเครื่องกลางของบริษัท หรือ Mobile Attendance มาสแกน QR Code ที่ LINE ของพนักงานเพื่อลงเวลา จากนั้นระบบแจ้งว่า ลงเวลาสำเร็จ
คำแนะนำ: แนะนำให้กด "get location" ทุกครั้งก่อนลงเวลา
กลุ่มที่ 5 การนำเข้าข้อมูล
เหมาะสำหรับฝ่ายบุคคลหรือหัวหน้างาน ซึ่งมี 3 ช่องทาง คือ บันทึกข้อมูลด้วยตนเอง (Manual HR), Import File และขอเอกสารเพิ่มเวลา
