เบิกเงินล่วงหน้า

การเบิกเงินล่วงหน้าในระบบ Humansoft นั้นเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรบุคคล (HR) โดยใช้ระบบของบริษัท Humansoft เป็นผู้ให้บริการระบบจัดการทรัพยากรบุคคล (HRIS) ที่มีฟังก์ชันที่ช่วยในการบริหารจัดการข้อมูลพนักงาน รวมถึงการจัดการเงินเดือนและสวัสดิการต่างๆ ของพนักงานในองค์กรต่างๆ

การเบิกเงินล่วงหน้าใน Humansoft จะเป็นการทำงานในระบบที่มีขั้นตอนและการอนุมัติที่ถูกต้องตามนโยบายขององค์กร สามารถทำได้ตามขั้นตอนนี้

1. เข้าสู่ระบบ Humansoft พนักงานจะต้องลงชื่อเข้าใช้ระบบ Humansoft ด้วยข้อมูลการเข้าสู่ระบบของตนเอง (username/password)

2. เมนูเบิกเงินล่วงหน้า ภายใน Humansoft จะมีเมนูที่เกี่ยวข้องกับการเบิกเงินล่วงหน้า 2 เมนูด้วยกัน ซึ่งผู้ใช้สามารถเลือกเข้าไปเบิกเงินล่วงหน้าได้จากทั้ง 2 เมนู 

วิธีที่ 1  การเบิกล่วงหน้าแบบรายบุคคล

1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"

2. เลือกหัวข้อ "การคำนวณเงินเดือน"

3. เลือก "งวดการจ่ายเงิน" ที่ต้องการดำเนินการ

4. จากนั้นคลิกเข้าสู่เมนู "คำนวณเงินเดือนรายบุคคล"

5. หลังจากนั้นให้คลิก "เลือกพนักงาน"

6. เมื่อคลิกเข้ามาแล้ว สามารถเลือกใช้ตัวกรองเพื่อค้นหารายชื่อพนักงาน โดยสามารถค้นหาได้จาก

• โครงสร้างองค์กร
• ตำแหน่ง
• พนักงานที่ Active หรือเฉพาะพนักงานที่ลาออกไปแล้ว
• Keyword ที่เป็นชื่อ นามสกุล หรือชื่อเล่นของพนักงาน
• #Hashtag ของพนักงาน

7. สามารถกดเข้าไปตั้งค่าวงเงินเบิกล่วงหน้าได้ โดยกดเครื่องหมาย "รูปดินสอ" หลังชื่อของพนักงาน

8. เลือกหัวข้อ "เงินเบิกล่วงหน้า" และสามารถเลือกเงื่อนไขในการกำหนดวงเงินการเบิกล่วงหน้าได้ 2 รูปแบบ ดังนี้

• กำหนดวงเงินเบิกล่วงหน้า ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดวงเงินสูงสุดให้พนักงานได้ โดยไม่ต้องคำนวณจากวันทำงาน แต่ต้องใส่วงเงินที่กำหนดลงในช่องวงเงินเบิกล่วงหน้า
• คิดตามจำนวนวันทำงาน โดยจำนวนวงเงินคำนวณจากฐานเงินเดือนหารวันทำงาน และนำมาคูณจำนวนวันที่ทำงานไปแล้ว เช่น กดขออนุมัติมาวันที่ 15 กรกฎาคม 2567 ฐานเงินเดือน 20,000 บาท หาร 30 วันทำงาน(อ้างอิงตามตั้งค่าทั่วไป) ได้ 666 บาท นำมาคูณ 15 วันทำงาน วงเงินเบิกล่วงหน้า 10,000 บาท

9. เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว กด "บันทึก"

10. กลับมาที่หน้า "คำนวณรายบุคคล' และเลือกหัวข้อ "เบิกล่วงหน้า" ผู้ดูแลระบบสามารถกดขออนุมัติเบิกล่วงหน้าแทนพนักงานได้ในหน้านี้

11. ระบุวันที่และจำนวนเงินที่ต้องการเบิก โดยยอดเงินต้องไม่เกินกว่าวงเงินที่กำหนดไว้ จากนั้นคลิกปุ่ม "บันทึก" เพื่อยืนยันรายการ

วิธีที่ 2 การเบิกล่วงหน้าทั้งองค์กร

1. ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"

2. เลือกหัวข้อ "การคำนวณเงินเดือน"

3. เลือก "งวดการจ่ายเงิน" ที่ต้องการดำเนินการ

4. จากนั้นคลิกเข้าสู่เมนู "คำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร"

5. และเลือกหัวข้อ "เบิกเงินล่วงหน้า"

6. ผู้ดูแลระบบสามารถดำเนินการขออนุมัติเบิกเงินล่วงหน้าให้แก่พนักงาน โดยคลิกปุ่ม "เบิกเงินล่วงหน้า" (ปุ่มสีฟ้า) บริเวณด้านขวาของหน้าจอ

7. การระบุรายละเอียดข้อมูลการเบิกเงินล่วงหน้า ผู้ดูแลระบบสามารถกรอกข้อมูลในส่วนต่างๆ ดังนี้

• ช่องพนักงาน: เลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องการดำเนินการขออนุมัติแทน
• ช่องวงเงินเบิกล่วงหน้า: ระบบจะแสดงวงเงินสูงสุดที่พนักงานรายดังกล่าวมีสิทธิ์เบิกได้โดยอัตโนมัติ
• ช่องเบิกล่วงหน้า: ระบุจำนวนเงินที่พนักงานมีความประสงค์จะขอเบิกเงินล่วงหน้า

8. เมื่อตรวจสอบและระบุข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้คลิกปุ่ม "เพิ่ม" บริเวณด้านขวาของหน้าจอ โดยระบบจะทำการบันทึกข้อมูลและแสดงผลรายการดังกล่าวในสถานะ "รออนุมัติ"

9. เมื่อดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้คลิกปุ่ม "บันทึก" เพื่อยืนยันการทำรายการเข้าสู่ระบบ

10. ภายหลังเสร็จสิ้นกระบวนการบันทึกข้อมูล ผู้ดูแลระบบสามารถเรียกดูสรุปรายการหรือเลือกดาวน์โหลดรายงานในรูปแบบไฟล์ PDF, Excel หรือ Text ได้ตามความต้องการ