PageView Facebook
date_range 23/06/2023 visibility 18254 views
bookmark HR Knowledge
ลูกทีมลางานกะทันหัน หัวหน้างานรับมืออย่างไรดี? - blog image preview
Blog >ลูกทีมลางานกะทันหัน หัวหน้างานรับมืออย่างไรดี?

แนวทางการรับมือกับลูกทีมที่ลางานกะทันหันสำหรับหัวหน้างานนั้น มีอะไรบ้าง ดูได้จากบทความนี้เลย


เหตุผลของการลางานกะทันหัน


ในชีวิตการทำงานนั้น ย่อมมีเหตุการณ์ที่ทำให้พนักงานต้องลางานกะทันหันอยู่เสมอ เพราะบทบาทในชีวิตของคนเราไม่ได้มีแค่การเป็นพนักงานขององค์กรๆ หนึ่งเท่านั้น แต่เรายังเป็นลูกของพ่อแม่ เป็นเพื่อนสนิทของใครสักคน เป็นแฟนของใครสักคน หรือเป็นพ่อแม่ของลูกๆ อีกทั้งยังมีธุระส่วนตัวที่ต้องจัดการอีกมากมาย ซึ่ง HR หรือ หัวหน้างานก็มักจะเห็นใจและอนุญาตให้ลาหยุดงานได้โดยไม่มีปัญหาอะไร โดยเหตุผลในการขอลางานกะทันหันส่วนใหญ่จะเป็นสถานการณ์ฉุกเฉิน ดังเช่น


  • การลาป่วย ที่เป็นเหตุผลยอดฮิต ไม่ว่าจะเป็นหวัดไข้สูง ท้องเสีย ปวดหัวไมเกรน เพราะเป็นเรื่องฉุกเฉินที่ไม่มีใครสามารถปฏิเสธการลาด้วยเหตุผลนี้ได้เลย
  • การลากิจ ที่เป็นเหตุฉุกเฉินของครอบครัว หรือการเกิดอุบัติเหตุต่างๆ ซึ่งจะเป็นการลาที่ไม่บ่อยเกินไป

      Tips! อ่านเพิ่มเติมเรื่อง >> เหตุผลการลางานที่สำคัญ


การลางานกะทันหันนั้น เป็นเรื่องฉุกเฉินที่ไม่ได้อยู่ในแผนการทำงาน แน่นอนว่าจะต้องมีผลกระทบกับการทำงานของพนักงานแต่ละคน หรือ กระทบกับการทำงานของฝ่ายอื่นๆ ตามมาด้วย จึงเป็นเรื่องที่ HR หรือหัวหน้างานต้องคอยจัดการเป็นกรณีๆ ไป

 

อีกทั้งนโยบายในเรื่องการลางานกระทันนั้น ก็ไม่สามารถกำหนดเป็นกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนได้ ทำให้ในบางเหตุการณ์ที่พนักงานลางานกระทันหันนั้น HR หรือหัวหน้างานก็ตั้งรับไม่ทัน หรืออยู่ในสถานการณ์ที่ต้องเร่งงาน ทำให้มีปัญหาในการจัดการงานในส่วนนี้ได้ จนสุดท้ายเกิดปัญหาความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้างานกับลูกทีมขึ้นได้ เพราะต่างคนต่างไม่เข้าใจซึ่งกันและกัน


เทคนิครับมือกับการลางานกะทันหันของพนักงาน


ปัญหาเรื่องการลางานกะทันหันของพนักงานนั้น ย่อมเกิดขึ้นในทุกๆ องค์กร ไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ แต่จะทำอย่างไรให้การลางานกระทันหันของพนักงานนั้น ไม่ส่งผลกระทบต่อการทำงานในส่วนที่รับผิดชอบหรือการทำงานในส่วนที่เกี่ยวข้อง  ซึ่งเป็นหน้าที่ของหัวหน้าโดยตรง เมื่อลูกทีมลางานกระทันหัน ต้องมีแผนสำรองไว้ล่วงหน้าเสมอ โดยเทคนิคการวางแผนสำรองดังกล่าว มีดังนี้





1. ลดความคาดหวังผลงานลงเหลือ 80%

เมื่อมีเหตุการณ์ที่ทำให้ลูกทีมลางานกระทันแล้วนั้น อย่างแรกที่หัวหน้าต้องคำนึงถึงล่วงหน้าเลยคือ ผลลัพธิ์จากการทำงานนี้ หรือประสิทธิภาพในการทำงานนี้จะลดลงจากเดิมที่วางแผนไว้ ฉะนั้นต้องลดความเป็น Perfectionist ลงก่อน พร้อมกับปรับ Mindset ของตัวเองว่ากำลังจะดำเนินการตามแผนสำรอง ที่เป็นเพียงทางเลือกไว้แทนแผนการทำงานหลัก


2. วางแผนการทำงาน

เมื่อปรับ Mindset ได้แล้ว ก็ถึงขั้นตอนการวางแผนสำรอง ซึ่งอย่างแรกต้องตรวจสอบดูว่า งานในความรับผิดชอบของลูกทีมคนนั้นมีส่วนไหนที่ยังไม่เสร็จ หรือยังไม่ได้ทำบ้าง ลิสต์รายการออกมาเป็นข้อๆ แล้วเรียงลำดับความสำคัญโดยการใช้สีเป็นสัญลักษณ์บ่งบอก เช่น งานด่วนมาก ใช้สีแดง งานที่ไม่รีบ สามารถรอเจ้าของงานกลับมาทำได้ให้ใช้สีเขียว เป็นต้น


3.ทำตารางงานคร่าวๆ

เนื่องจากหัวหน้านั้น มีหน้าที่ต้องรับผิดชอบหลายอย่าง การลิสต์งานออกมาเป็นข้อๆ เพียงอย่างเดียวจึงไม่พอ เพราะยังทำให้เกิดความผิดพลาดขึ้นได้ หากหัวหน้าสร้างตารางการทำงานทั้งหมดออกมาคร่าวๆ เพื่อกำหนดความสำคัญของงาน ให้มองเห็นภาพว่างานไหนต้องทำก่อน งานไหนต้องทำทีหลัง ซึ่งสามารถเรียงลำดับความสำคัญดังกล่าวได้ผ่านเครื่องมือ Google Spreadsheet ได้อย่างง่ายๆ


4. มอบหมายงานต่อให้คนในทีม

เมื่อหัวหน้าได้วางแผนการทำงานเรียบร้อยแล้ว และพอเข้าใจภาพรวมของการทำงานทั้งหมดแล้ว ก็มาถึงขั้นตอนที่ต้องมอบหมายงานต่างๆ ให้คนในทีมเข้ามาดูแลงานเร่วด่วน ซึ่งความสามารถของลูกทีมแต่ละคนไม่เท่ากัน หัวหน้างานจึงควรพิจารณาศักยภาพนั้นด้วย พร้อมกับการสื่อสารส่งต่องานอย่างชัดเจน เพื่อไม่ให้เกิดความสัมพันธ์ไม่ดีสำหรับลูกทีมที่ต้องมาทำงานแทน เพราะลูกทีมคนนั้นต้องมีภาระงานที่คูณสองจากเดิม


5.ประชุมชี้แจงหน้าที่ให้ชัดเจน

การทำงานในแต่ละขั้นตอนนั้น มักจะมีรายละเอียดที่แตกต่างกัน โดยเฉพาะสไตล์การทำงานของแต่ละคน ซึ่งการประชุมชี้แจงรายละเอียดและขั้นตอนต่างๆ จะทำให้งานถูกส่งต่อและดำเนินไปอย่างราบรื่นมากที่สุด เพราะเป็นการสื่อสารแบบพูดคุย ที่มีความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากกว่าการคุยกันผ่านข้อความ


สรุปเทคนิคการรับมือเมื่อลูกทีมลางานกระทันหัน


เมื่อหัวหน้างานไม่สามารถหลีกเลี่ยงการลางานกระทันหันของลูกทีมได้ เพราะทุกๆ คน ต่างมีหน้าที่ในบทบาทอื่นๆ ที่ต้องรับผิดชอบอยู่ด้วยเช่นกัน และมีเหตุผลการลางานที่แตกต่างกัน เทคนิคการรับมือที่กล่าวมาทั้งหมด จึงเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม และหลายๆ อย่าง ต้องเริ่มจาก Mindset ของหัวหน้างานเป็นหลัก การมองภาพรวมและหนทางในการแก้ปัญหาต่างๆ รวมถึงเทคนิคในการสื่อสาร เพื่อไม่ให้กระทบกับความสัมพันธ์ระหว่างทีมงานกันเองอีกด้วย จึงจะประสบความสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพตามที่ได้วางแผนไว้



โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft
ทดลองใช้ฟรี 30 วันครบทุกฟังก์ชัน
  • บริการขึ้นระบบ ฟรี
  • ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น
  • ยกเลิกเมื่อไหร่ก็ได้