การขึ้นเงินเดือนบ่อยๆ ขององค์กรที่มีพนักงานเยอะๆ นั้น ถือเป็นงานเพิ่มสำหรับ HR และการที่จะวางแผนปรับเงินเดือนอย่างง่ายๆ โดยไร้ความผิดพลาดด้วยโปรแกรม HR นั้นจะมีวิธีการอย่างไร มาดูกัน
แนวทางหลักๆ ในการปรับเงินเดือนสำหรับองค์กร
แน่นอนว่าการขึ้นเงินเดือน หรือปรับเงินเดือน เป็นเรื่องที่พนักงานทุกๆ คนรอคอย เพราะสิ่งที่จะเป็นขวัญกำลังใจให้กับพนักงานที่ตั้งใจทำหน้าที่มาตลอดทั้งปี และยังเป็นเรื่องที่องค์กรต้องทำเป็นประจำทุกปีอยู่แล้ว ซึ่งแนวทางการปรับเงินเดือนนั้นมีมากมายให้เลือกใช้พิจารณา แต่แนวทางหลักๆ ที่วิวัฒนาการกันมาตามความเหมาะสมนั้น มีดังนี้
- ขึ้นตามตำแหน่งงาน (แบบดั้งเดิม) องค์กรจะกำหนดจำนวนเงินการขึ้นแบบคงที่ ตามตำแหน่งงาน ซึ่งเป็นจำนวนเงินที่ไม่ค่อยต่างกันมากนัก
- ขึ้นเป็น% ตามฐานเงินเดือน เช่น องค์กรขึ้นเงินเดือนให้ 5% จากฐานเงินเดือนของพนักงาน 10,000 บาท พนักงานคนนั้นก็จะได้เงินเดือนเพิ่มเป็นเงิน 500 บาท รวมเป็นเงินเดือน 10,500 บาท
- ขึ้นเป็น % ตาม Midpoint ซึ่ง Midpoint คือ ค่ากลางของกระบอกเงินเดือนและในแต่ละกระบอกเงินเดือนจะต้องอ้างอิงมาจากตลาดแรงงาน เพื่อความสามารถในการแข่งขันกับองค์กรอื่นๆ
- ขึ้นตามตารางแบบ Matrix มีหลักการและมุมมองในหลากหลายมิติ เพื่อให้เกิดความยุติธรรมกับพนักงานมากที่สุด และปิดช่องว่างของวิธีการอื่นๆ ด้วย โดยใช้ตารางแบบ Matrixดูในมิติที่ซับซ้อนเพิ่มมากขึ้น ดังเช่น
- ในกระบอกเงินเดือนจะแบ่งพนักงานออกเป็นช่วงๆ โดยเชื่อมโยงกับสมรรถนะของพนักงาน เช่น พนักงานที่เก่งจะได้เงินเดือนสูงกว่าพนักงานไม่เก่ง ภายใต้กระบอกเงินเดือนเดียวกัน
- ในตารางแบบ Matrix สามารถดูได้ว่า ผลการปฏิบัติงานของพนักงานเป็นอย่างไร แล้วควรขึ้นเงินเดือนเป็น % จากฐานเงินเดือนเท่าไร
- ตารางแบบ Matrix ถึงแม้จะผูกตำแหน่งของพนักงานไว้กับผลการปฏิบัติงาน แต่ก็ยังสามารถลดทอนหรือเพิ่มตามความเหมาะสมได้
แต่ในปัจจุบันก็ยังไม่มีระบบที่สมบูรณ์ร้อยเปอร์เซ็นต์ เพราะการเปลี่ยนแปลงแนวคิดสำหรับการปรับเงินเดือนนั้น เป็นการปรับที่มองไปยังอนาคต ซึ่งจะมีผลระยะยาวต่องบประมาณขององค์กร ดังนั้น การปรับขึ้นเงินเดือนในอัตราที่สูงเกินไปอาจจะยังไม่ถูกต้องมากนัก เพียงแค่รักษาระดับเพื่อการแข่งขันและสอดคล้องกับตลาดก็น่าจะเพียงพอแล้ว
สำหรับองค์กรที่มีหลักเกณฑ์ในการปรับเงินเดือนอยู่แล้ว ฝ่ายบริหารงานบุคคลก็สามารถวางแผนการปรับขึ้นเงินเดือนตามหลักเกณฑ์ขององค์กร ซึ่งในองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมากนั้นการปรับเงินเดือนในแต่ละบุคคลจึงกลายเป็นภาระงานที่เพิ่มมากขึ้น และโอกาสในการเกิดความผิดพลาดก็จะสูงตามไปด้วย ดังนั้น โปรแกรม HR จึงเป็นตัวช่วยที่ทำให้การวางแผนปรับเงินเดือนของฝ่ายบุคคล กลายเป็นเรื่องที่ง่ายดายมากยิ่งขึ้น โดยมีวิธีการใช้งานดังนี้
การวางแผนปรับเงินเดือนอย่างง่าย ด้วยโปรแกรม HR
การวางแผนกปรับเงินเดือนให้กับพนักงานจากโปรแกรม HR นั้น สามารถทำได้ง่ายๆ เพียงขั้นตอนเดียวเท่านั้น โดยมีอยู่ 2 รูปแบบให้เลือกใช้งาน ดังนี้
1.การนำเข้าข้อมูลด้วยเทมเพลท
วิธีนี้คือการกรอกข้อมูลพนักงานตามแผนการปรับเงินเดือนไว้ในไฟล์เทมเพลท แล้วอัพโหลดข้อมูลเข้าไปได้เลย
2.การอัพเดทข้อมูลลงระบบ
วิธีนี้คือการกรอกข้อมูลลงระบบ ผ่าน Web Browser โดย HR สามารถกรอกตัวเลขเงินเดือนของพนักงานที่ต้องการปรับเงินเดือนทั้งหมดเข้าไปได้เลย พร้อมกับเลือกวันที่มีผลในการปรับใช้งาน และสามารถใส่หมายเหตุต่างๆ ไว้ได้เช่นกัน จากนั้นกดปุ่มบันทึก เป็นอันเสร็จเรียบร้อย โดย HR จะยังสามารถปรับแก้ไขข้อมูลได้ตลอดเวลา จนกว่าจะกดปิดงวดการปรับเงินเดือน นั่นคือการปรับเงินเดือนรอบนี้เสร็จสิ้น แล้วระบบก็จะดำเนินการปรับเงินเดือนตามที่ HR ได้ตั้งค่าไว้แบบอัตโนมัติ
สรุปการวางแผนปรับเงินเดือนจากโปรแกรม HR สำคัญอย่างไร
อย่างไรก็ตาม การปรับขึ้นเงินเดือนนั้น ยังไม่มีถูกไม่มีผิด แต่วิธีที่ดีที่สุด คือ วิธีที่ยุติธรรมสำหรับทุกฝ่าย เพราะการขึ้นเงินเดือนนั้น เป็นแรงจูงใจที่สำคัญที่สุดสำหรับพนักงานเลยก็ว่าได้ และจากแนวทางการปรับเงินเดือนดังกล่าวข้างต้นนั้น แต่ละองค์กรสามารถเลือกใช้ตามความเหมาะสมของสถานการณ์ได้เลย โดยการวางแผนปรับเงินเดือนง่ายๆ จากโปรแกรม HR HumanSoft จะช่วยลดภาระงาน และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงานด้านนี้ได้เป็นอย่างดี จึงเป็นโปรแกรมที่ตอบโจทย์สำหรับงาน HR ในทุกๆ องค์กร
