โปรแกรมคำนวณเงินเดือน จ่ายผ่านธนาคารได้ไหม?

ได้ โปรแกรมคำนวณเงินเดือนช่วยจ่ายเงินเดือนผ่านธนาคารได้ ระบบจะคำนวณยอดเงินเดือนสุทธิของพนักงานทุกคน แล้วออกไฟล์โอนเงินตามรูปแบบที่ธนาคารกำหนด เจ้าของกิจการเพียงอัปโหลดไฟล์เข้าระบบธนาคารออนไลน์สำหรับธุรกิจ (Business Internet Banking) แล้วกดยืนยันครั้งเดียว เงินก็เข้าบัญชีพนักงานพร้อมกันทั้งบริษัท

 

วิธีนี้ทำให้เลิกโอนเงินทีละคนได้ ลดโอกาสพิมพ์เลขบัญชีหรือยอดเงินผิด และยอดที่โอนตรงกับสลิปเงินเดือน ภาษี และเงินสมทบประกันสังคมที่หักไว้ ด้านล่างนี้สรุปขั้นตอน สิ่งที่ต้องเตรียม และวิธีเลือกโปรแกรมที่ทำให้การจ่ายเงินเดือนทุกสิ้นเดือนง่ายขึ้น

 

โปรแกรมเงินเดือนจ่ายเงินผ่านธนาคารได้อย่างไร?

โปรแกรมเงินเดือนไม่ได้ดึงเงินออกจากบัญชีบริษัทเอง หน้าที่ของโปรแกรมคือคำนวณยอดให้ถูกต้องและเตรียมไฟล์ให้พร้อม ส่วนการโอนเงินจริงยังทำผ่านระบบของธนาคาร และต้องมีผู้มีสิทธิ์ของบริษัทกดอนุมัติทุกครั้ง เงินจึงยังอยู่ในการควบคุมของเจ้าของกิจการ

 

ขั้นตอนจ่ายเงินเดือนผ่านธนาคารด้วยโปรแกรมมี 5 ขั้น

1. บันทึกข้อมูลพนักงาน : อัตราเงินเดือน ธนาคาร และเลขบัญชีของแต่ละคน ทำครั้งเดียว แล้วแก้เฉพาะเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง
2. คำนวณเงินเดือน : ระบบรวมเวลาทำงาน โอที วันลา รายได้และรายการหักต่าง ๆ แล้วหักภาษี ณ ที่จ่ายและเงินสมทบประกันสังคมให้อัตโนมัติ
3. ตรวจยอดและปิดงวด : HR หรือเจ้าของกิจการตรวจรายงานสรุปก่อนยืนยันงวด
4. ออกไฟล์โอนเงิน : ดาวน์โหลดรายงานสรุปยอดจ่ายในรูปแบบที่ธนาคารรับ เช่น Excel หรือ Text File
5. อัปโหลดและอนุมัติในระบบธนาคาร : ผู้มีสิทธิ์อนุมัติตรวจรายการแล้วกดยืนยัน เงินเข้าบัญชีพนักงานตามวันที่กำหนด

เมื่อโอนเสร็จ พนักงานเปิดดูสลิปเงินเดือนออนไลน์ได้เอง ไม่ต้องพิมพ์ใส่ซองแจกทีละคน

 

ทำไมเจ้าของกิจการควรเลิกโอนเงินเดือนทีละคน?

การโอนเงินเดือนทีละคนผ่านแอปธนาคารพอใช้ได้เมื่อมีพนักงานไม่กี่คน แต่เมื่อพนักงานเพิ่มเป็นหลักสิบ ปัญหาเหล่านี้จะเริ่มชัดขึ้นทุกสิ้นเดือน

• เสียเวลาทุกเดือน : พนักงาน 30 คน คือการกรอกเลขบัญชี ใส่ยอดเงิน และกดยืนยันซ้ำ 30 รอบ เวลาที่ควรใช้ดูแลลูกค้าหรือวางแผนธุรกิจหายไปกับงานซ้ำ ๆ
• พิมพ์ผิดแล้วแก้ยาก : โอนเกิน โอนขาด หรือโอนผิดบัญชีเพียงครั้งเดียว ต้องเสียเวลาตามเงินคืนและอธิบายกับพนักงาน
• ยอดโอนไม่ตรงกับเอกสาร : คำนวณใน Excel แล้วไปโอนอีกที่ ยอดอาจไม่ตรงกับสลิป ภาษีหัก ณ ที่จ่าย หรือเงินสมทบประกันสังคมที่ต้องยื่น
• ข้อมูลเงินเดือนไม่เป็นความลับ : ไฟล์ Excel เงินเดือนที่ส่งต่อกันทางแชตหรืออีเมลเสี่ยงหลุดไปถึงคนที่ไม่ควรเห็น
• งานผูกกับคนคนเดียว : ถ้าคนทำเงินเดือนลาหรือลาออก เจ้าของกิจการต้องลงมือทำเองในช่วงที่เร่งที่สุดของเดือน

ปัญหาส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากคนทำงานไม่รอบคอบ แต่เกิดจากขั้นตอนที่ต้องคัดลอกตัวเลขข้ามหลายที่ ให้โปรแกรมคำนวณและออกไฟล์โอนจากข้อมูลชุดเดียว จุดเสี่ยงเหล่านี้ก็หายไปเกือบทั้งหมด

 

โอนเองทีละคน กับใช้โปรแกรมออกไฟล์โอน ต่างกันอย่างไร?

ความต่างหลักอยู่ที่จำนวนครั้งที่ต้องกรอกตัวเลขด้วยมือ โปรแกรมเงินเดือนตัดขั้นตอนนี้ออก ยอดที่โอนจึงมาจากการคำนวณในระบบโดยตรง

 

 

จ่ายเงินเดือนผ่านธนาคาร ต้องเตรียมอะไรบ้าง?

ก่อนเริ่มจ่ายเงินเดือนผ่านธนาคาร ต้องเตรียม 4 เรื่อง คือ บริการของธนาคาร บัญชีของพนักงาน ความยินยอมของพนักงาน และคนอนุมัติการโอน

1. บริการจ่ายเงินเดือนของธนาคาร : ติดต่อธนาคารที่บริษัทใช้ เพื่อสมัครบริการโอนเงินเดือน (Payroll) ผ่าน Business Internet Banking แล้วถามรอบตัดยอด ค่าธรรมเนียม และเงื่อนไขการโอนต่างธนาคารให้ชัด
2. บัญชีธนาคารของพนักงานทุกคน : ถ้าบริษัทให้ใช้ธนาคารเดียวกัน ให้ออกหนังสือส่งตัวพนักงานไปเปิดบัญชี ดูตัวอย่างได้ที่แบบฟอร์มส่งตัวเปิดบัญชีธนาคาร สำหรับพนักงานใหม่
3. ความยินยอมของพนักงาน : พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 54 กำหนดให้นายจ้างจ่ายค่าจ้าง ณ สถานที่ทำงาน ถ้าจ่ายด้วยวิธีอื่น เช่น โอนเข้าบัญชีธนาคาร ต้องได้รับความยินยอมจากลูกจ้าง จึงควรระบุไว้ในสัญญาจ้างหรือให้พนักงานเซ็นยินยอม อ่านเพิ่มเรื่องค่าจ้างตามกฎหมายแรงงาน
4. คนอนุมัติการโอน : แยกคนทำเงินเดือนออกจากคนกดอนุมัติในระบบธนาคาร ทุกการโอนจะผ่านการตรวจสองชั้น

อีกเรื่องที่ต้องเช็กก่อนเลือกโปรแกรม คือโปรแกรมออกไฟล์ได้ตรงรูปแบบของธนาคารที่บริษัทใช้หรือไม่ เพราะแต่ละธนาคารกำหนดรูปแบบไฟล์ไม่เหมือนกัน

 

HumanSoft ช่วยให้จ่ายเงินเดือนผ่านธนาคารง่ายขึ้นอย่างไร?

HumanSoft คำนวณเงินเดือนทั้งบริษัทให้อัตโนมัติ แล้วออกรายงานสรุปยอดจ่ายแบบ Excel และ Text File สำหรับส่งธนาคารได้ทันทีหลังปิดงวด เจ้าของกิจการไม่ต้องคัดลอกตัวเลขจาก Excel ไปกรอกในแอปธนาคารอีก

• คำนวณครบในที่เดียว : คำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ ทั้งรายได้ รายการหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเงินสมทบประกันสังคม
• ดึงเวลาทำงานมาคิดให้เอง : ข้อมูลจากระบบลงเวลา โอที และวันลา ส่งเข้าการคำนวณโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ
• จ่ายโบนัสหรือค่าคอมมิชชันแยกงวดได้ : ใช้คำนวณงวดพิเศษ แล้วออกไฟล์ส่งธนาคารของงวดนั้นได้เช่นกัน
• พนักงานดูสลิปเองผ่านแอป : ลดงานพิมพ์สลิปและการตอบคำถามเรื่องยอดเงินซ้ำ ๆ ดูเพิ่มที่HumanSoft for HR โฉมใหม่ คำนวณเงินเดือนผ่านแอปได้

ถ้ายังไม่แน่ใจว่าธนาคารที่บริษัทใช้อยู่รับไฟล์รูปแบบไหน สอบถามทีม HumanSoft ได้ตั้งแต่ช่วงทดลองใช้

 

สรุป โปรแกรมคำนวณเงินเดือนจ่ายผ่านธนาคารได้ไหม?

ได้ โปรแกรมคำนวณเงินเดือนคำนวณยอดสุทธิแล้วออกไฟล์โอนเงินให้อัปโหลดเข้าระบบธนาคารครั้งเดียว เงินเข้าบัญชีพนักงานพร้อมกัน ยอดตรงกับสลิปและเอกสารภาษี และเจ้าของกิจการยังเป็นคนกดอนุมัติการโอนเองทุกครั้ง

 

ถ้าทุกสิ้นเดือนยังต้องนั่งโอนเงินทีละคน หรือคอยเช็กว่ายอดใน Excel ตรงกับที่โอนไปหรือไม่ ลองให้ระบบทำส่วนที่ซ้ำ ๆ แทน แล้วเก็บเวลาไว้ดูแลธุรกิจ

 

โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft ทดลองใช้ฟรี 30 วัน ครบทุกฟังก์ชันงาน HR · บริการขึ้นระบบฟรี · ยกเลิกเมื่อไหร่ก็ได้

 

FAQ: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนผ่านธนาคาร

ถาม : โปรแกรมเงินเดือนโอนเงินเข้าบัญชีพนักงานให้อัตโนมัติเลยไหม?

ตอบ : โดยทั่วไปไม่ได้โอนเอง โปรแกรมจะคำนวณยอดสุทธิและออกไฟล์โอนเงิน จากนั้นผู้มีสิทธิ์ของบริษัทอัปโหลดไฟล์เข้าระบบธนาคารและกดอนุมัติ เงินบริษัทจึงยังอยู่ในการควบคุมของเจ้าของกิจการ

 

ถาม : พนักงานใช้บัญชีคนละธนาคารกับบริษัท โอนเงินเดือนได้ไหม?

ตอบ : ได้ บริการจ่ายเงินเดือนของธนาคารส่วนใหญ่รองรับการโอนต่างธนาคาร แต่อาจมีค่าธรรมเนียมและเงินเข้าช้ากว่าการโอนในธนาคารเดียวกัน ควรตรวจเงื่อนไขกับธนาคารที่บริษัทใช้ก่อน

 

ถาม : จ่ายเงินเดือนผ่านธนาคารต้องขอความยินยอมจากพนักงานไหม?

ตอบ : ต้อง พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน มาตรา 54 กำหนดให้จ่ายค่าจ้าง ณ สถานที่ทำงาน ถ้าจ่ายด้วยวิธีอื่น เช่น โอนเข้าบัญชีธนาคาร ต้องได้รับความยินยอมจากลูกจ้าง นิยมระบุไว้ในสัญญาจ้างหรือให้พนักงานเซ็นหนังสือยินยอม

 

ถาม : ควรส่งไฟล์โอนเงินเดือนให้ธนาคารล่วงหน้ากี่วัน?

ตอบ : ขึ้นกับธนาคารและประเภทการโอน บางธนาคารกำหนดให้ส่งรายการล่วงหน้าหลายวันทำการ ควรถามรอบตัดยอดกับธนาคาร แล้ววางวันปิดงวดเงินเดือนให้เงินเข้าบัญชีพนักงานทันวันจ่ายจริง

 

ถาม : HumanSoft ออกไฟล์โอนเงินเดือนส่งธนาคารได้ไหม?

ตอบ : ได้ HumanSoft ออกรายงานสรุปยอดจ่ายแบบ Excel และ Text File สำหรับส่งธนาคารได้หลังปิดงวด ทั้งงวดเงินเดือนปกติและงวดพิเศษ เช่น โบนัสหรือค่าคอมมิชชัน

 

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

• คำนวณเงินเดือนแม่นยำในคลิกเดียว ด้วยโปรแกรมเงินเดือน
• โปรแกรมคำนวณเงินเดือน (Payroll) คืออะไร เหมาะสำหรับองค์กรแบบไหน
• ระบบเงินเดือนออนไลน์ ผู้ช่วยมือขวาของ HR ยุคใหม่
• ความสำคัญของการส่งเงินสมทบประกันสังคม