ระบบเงินเดือนออนไลน์ ผู้ช่วยมือขวาของ HR ยุคใหม่
ระบบเงินเดือนออนไลน์ หรือโปรแกรมเงินเดือนแบบคลาวด์ คือซอฟต์แวร์ที่ดึงข้อมูลเวลาทำงาน วันลา และ OT มาคำนวณเงินเดือน ประกันสังคม และภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้อัตโนมัติ แล้วออกสลิปและรายงานยื่นรัฐได้ทันที HR ไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำใน Excel ทุกเดือน ใช้งานผ่านเบราว์เซอร์ได้ทุกที่
สารบัญ:
ระบบเงินเดือนออนไลน์คืออะไร ต่างจาก Excel อย่างไร
ระบบเงินเดือนออนไลน์ คือระบบที่เก็บข้อมูลพนักงาน ฐานเงินเดือน เวลาเข้า-ออกงาน วันลา และ OT ไว้ในที่เดียวบนคลาวด์ แล้วประมวลผลเป็นเงินเดือนสุทธิรายคน พร้อมยอดหักประกันสังคม ภาษี และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
จุดต่างสำคัญจาก Excel คือ ข้อมูลชุดเดียวถูกใช้ตลอดทั้งรอบ ตั้งแต่พนักงานลงเวลาจนถึงสลิปเงินเดือน ไม่ต้อง export ไฟล์ลงเวลาแล้วนำมาคีย์ใหม่ และเมื่ออัตราตามกฎหมายเปลี่ยน ผู้ให้บริการจะอัปเดตในระบบให้ ไม่ต้องตามแก้สูตรเองทุกไฟล์ส่วนคำว่า "ออนไลน์" หมายถึงเข้าใช้งานผ่านเบราว์เซอร์หรือแอปได้ทันที ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมที่เครื่องหรือมีเซิร์ฟเวอร์ของตัวเอง ทีม HR หลายคนจึงทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกันได้พร้อมกัน
ฟีเจอร์หลักของระบบเงินเดือนออนไลน์
ระบบเงินเดือนออนไลน์มีฟีเจอร์ที่หลากหลายทั้งการคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ ตรวจสอบสลิปเงินเดือน และอื่น ๆ ที่ช่วยให้ HR ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้
คำนวณเงินเดือน
- รองรับประเภทพนักงาน เงินเดือน และสวัสดิการที่หลากหลาย
- คำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
- คำนวณประกันสังคม
- คำนวณกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
จัดการข้อมูลพนักงาน
- เก็บข้อมูลพนักงานส่วนตัว
- ข้อมูลการจ้างงาน
- ข้อมูลเงินเดือน
- ข้อมูลสวัสดิการ
- จัดเก็บข้อมูลการลางานของพนักงาน
สร้างสลิปเงินเดือน
- แสดงรายละเอียดเงินเดือน ภาษีเงินได้ ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ฯลฯ
- พนักงานตรวจสอบสลิปเงินเดือนออนไลน์
รายงาน
- สร้างรายงานสรุปเงินเดือน
- รายงานภาษีเงินได้
- รายงานประกันสังคม
- รายงานกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
- รายงานอื่น ๆ เช่น รายงานการลงเวลา รายงานการลางาน
ระบบความปลอดภัย
- ควบคุมการเข้าถึงข้อมูลด้วยระบบรหัสผ่าน
- บันทึก Log การใช้งาน
- ทำงานบน Cloud ที่ได้มาตรฐาน
ข้อดีของระบบเงินเดือนออนไลน์ ที่ HR ควรเปลี่ยนมาใช้
1. ความสะดวก ใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา
HR เข้าทำงานผ่านเบราว์เซอร์ได้ทุกที่ ส่วนพนักงาน ดูสลิป แก้ไขข้อมูลส่วนตัว หรือยื่นเอกสารผ่านได้เอง HR จึงไม่ต้องตอบคำถามเดิมซ้ำทุกสิ้นเดือน
2. ถูกต้อง ลดข้อผิดพลาดจากการคีย์ด้วยมือ
ข้อมูลเวลา วันลา และ OT ไหลเข้าการคำนวณโดยตรง ไม่ต้องคีย์ซ้ำ จุดที่ตัวเลขมักเพี้ยน เช่น ลากสูตรไม่ครบแถวเมื่อมีพนักงานเข้าใหม่ จึงหายไป
3. อัปเดตตามกฎหมาย และเก็บข้อมูลได้ปลอดภัย
เมื่ออัตราประกันสังคมหรือภาษีเปลี่ยน ผู้ให้บริการอัปเดตในระบบให้ เช่น เพดานประกันสังคม 17,500 บาทที่เริ่มใช้ปี 2569 ข้อมูลย้อนหลังถูกเก็บเป็นระบบ พร้อมให้ตรวจสอบได้เมื่อจำเป็น
4. รองรับการทำงานแบบ Hybrid และหลายสาขา
HR พนักงาน และหัวหน้างานอนุมัติลา OT หรือดูข้อมูลได้จากที่ไหนก็ได้ ไม่ต้องเข้าสำนักงาน เหมาะกับองค์กรที่มีพนักงานทำงานนอกสถานที่หรือมีหลายสาขา
ทำเงินเดือนเอง จ้าง Outsource หรือใช้โปรแกรมเงินเดือน แบบไหนเหมาะกว่า
| เกณฑ์ | ทำเองด้วย Excel | จ้าง Payroll Outsource | ใช้โปรแกรมเงินเดือน |
|---|---|---|---|
| เวลาที่ HR ใช้ต่อรอบ | มากที่สุด คีย์และตรวจสูตรเองทั้งหมด | น้อย แต่ต้องรวบรวมข้อมูลส่งทุกรอบ | น้อย ข้อมูลเวลาและการลาไหลเข้าระบบเอง |
| ความเสี่ยงคำนวณผิด | สูง สูตรเพี้ยน ลากสูตรไม่ครบ คีย์ผิด | ต่ำถึงปานกลาง ขึ้นกับข้อมูลที่ส่งไป | ต่ำ ใช้ข้อมูลชุดเดียว อัตราตามกฎหมายอัปเดตในระบบ |
| ต้นทุนต่อเดือน | ไม่มีค่าโปรแกรม แต่เสียเวลาคนมากที่สุด | ค่าบริการมักสูงกว่าค่าโปรแกรม และเพิ่มตามจำนวนพนักงาน | ค่าบริการรายเดือน/รายปี |
| ความลับของข้อมูลเงินเดือน | อยู่ในไฟล์ที่ส่งต่อกันได้ง่าย | ข้อมูลอยู่กับบุคคลภายนอก | อยู่ในระบบ กำหนดสิทธิ์และดู Log ได้ |
| การควบคุมและแก้ไข | แก้ได้เอง แต่ไม่มีประวัติการแก้ | ต้องแจ้งผู้ให้บริการแก้ให้ | แก้ได้เองทันที มีประวัติการแก้ไข |
| เหมาะกับ | พนักงานไม่กี่คน เงื่อนไขไม่ซับซ้อน | องค์กรที่ไม่มีทีม HR ภายใน | องค์กรที่มี HR และต้องการคุมข้อมูลเอง |
ถ้ายังลังเลระหว่างจ้างกับทำเอง อ่านต่อได้ที่
FAQ: คำถามที่พบบ่อยก่อนเริ่มใช้โปรแกรมเงินเดือน
ถาม : ย้ายข้อมูลจาก Excel หรือโปรแกรมเดิมมาใช้โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft ยุ่งยากไหม
ตอบ : ไม่ยุ่งยาก ค่าขึ้นระบบครั้งแรก การนำข้อมูลพนักงานปัจจุบันเข้าระบบ และการนำประวัติย้อนหลังเข้าระบบ รวมอยู่ในราคาแพ็กเกจแล้ว ทีมงานช่วยตั้งค่าเริ่มต้นและเทรนการใช้งานแบบออนไลน์ให้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม
ถาม : เริ่มใช้โปรแกรมเงินเดือนกลางปีได้ไหม
ตอบ :ได้ ไม่ต้องรอรอบปีใหม่ แต่ต้องนำยอดเงินได้และภาษีที่หักไปแล้วตั้งแต่ต้นปีของพนักงานแต่ละคนเข้าระบบด้วย เพื่อให้ภาษีหัก ณ ที่จ่ายรอบถัดไปและหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ปลายปีคิดจากยอดทั้งปีได้ถูกต้อง
ถาม : ราคาโปรแกรมเงินเดือนคิดต่อคนหรือต่อแพ็กเกจ มีค่าใช้จ่ายแอบแฝงไหม
ตอบ : คิดเป็นแพ็กเกจตามช่วงจำนวนพนักงาน ไม่คิดรายหัว ไม่มีค่าขึ้นระบบ ไม่มีค่า MA รายปี และไม่มีค่า License เพิ่มเมื่อเพิ่มพนักงานภายในช่วงเดิม
ถาม : ข้อมูลเงินเดือนในระบบออนไลน์ปลอดภัยไหม ใครเห็นได้บ้าง
ตอบ : กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทได้ เช่น HR เห็นทั้งบริษัท หัวหน้าเห็นเฉพาะทีม และพนักงานเห็นเฉพาะข้อมูลตัวเอง ระบบบันทึก Log การใช้งานและทำงานบนคลาวด์ที่ได้มาตรฐาน ช่วยให้องค์กรดูแลข้อมูลเงินเดือนตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562
ถาม : พนักงานดูสลิปเงินเดือนผ่านมือถือได้ไหม
ตอบ : ได้ แพ็กเกจ STANDARD ขึ้นไปมี Mobile Application และ LINE OA ให้พนักงานดูสลิป ลงเวลา และยื่นเอกสารเองได้ โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายเพิ่มต่อผู้ใช้
อ่านบทความที่คุณอาจสนใจเพิ่มเติม:
