บทที่ 4.5 การอนุมัติเอกสาร

การอนุมัติเอกสาร ระบบได้ออกแบบช่องทางการเข้าถึงเอกสารที่รอการอนุมัติไว้หลายช่องทาง เพื่อเพิ่มความสะดวกและความยืดหยุ่นให้แก่หัวหน้างานในการจัดการเอกสาร โดยมีช่องทางหลัก 2 ช่องทาง ซึ่งมีกรณีการใช้งานที่แตกต่างกัน ดังนี้

1. หน้าหลัก (New Feed)

2. หน้าอนุมัติเอกสาร (Approve Document Menu)

สัญลักษณ์และปุ่มคำสั่ง

• ปุ่มสีเขียว (✓) อนุมัติ: ใช้สำหรับอนุมัติเอกสารที่พนักงานยื่นเข้ามา
• ปุ่มสีแดง (X) ไม่อนุมัติ: ใช้สำหรับไม่อนุมัติเอกสาร หรือปฏิเสธคำขอของพนักงาน
• ปุ่มสีเหลือง (⟳) ตรวจสอบ: ใช้สำหรับส่งกลับให้พนักงานตรวจสอบและแก้ไขเอกสาร ก่อนส่งมาใหม่อีกครั้ง
• ปุ่มสีฟ้า (?) รายละเอียด: ใช้สำหรับตรวจสอบรายละเอียดของเอกสารที่พนักงานส่งเข้ามา ก่อนตัดสินใจอนุมัติหรือไม่อนุมัติ

1. หน้าหลัก (New Feed): การอนุมัติผ่านหน้าหลักเป็นวิธีที่รวดเร็วที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารที่ส่งเข้ามาล่าสุด โดยมีขั้นตอนที่เป็นคำสั่งชัดเจนดังนี้

1. ตรวจสอบรายการเอกสารที่ปรากฏบนหน้าหลัก (New Feed)

2. ตัดสินใจและเลือกดำเนินการโดยกดปุ่มใดปุ่มหนึ่ง: อนุมัติ, ไม่อนุมัติ, หรือ ตรวจสอบ

2. หน้าอนุมัติเอกสาร (Approve Document Menu): เหมาะสำหรับการจัดการเอกสารจำนวนมาก, การค้นหาเอกสารย้อนหลัง, หรือการตรวจสอบสถานะของเอกสารที่เฉพาะเจาะจงโดยใช้เครื่องมือกรองข้อมูลขั้นสูง

1. ไปที่เมนูหลักของระบบที่เมนูรายการโปรด หรือเลือกไอคอน ขีด 3 ขีด (☰)

2. และเลือกเมนู "อนุมัติเอกสาร"

3. ใช้เครื่องมือกรองข้อมูลเพื่อค้นหารายการที่ต้องการ โดยสามารถระบุเงื่อนไขต่าง ๆ ได้แก่

• ปี ที่ยื่นเอกสาร
• เดือนที่ยื่น เอกสาร
• ประเภทเอกสาร
• สถานะเอกสาร (เช่น รออนุมัติ, อนุมัติแล้ว) เพื่อค้นหาหรือตรวจสอบ

4. เมื่อพบเอกสารที่ต้องการแล้ว ให้ดำเนินการโดยใช้ปุ่มคำสั่ง (เช่น อนุมัติ, ไม่อนุมัติ, หรือ ตรวจสอบ)

5. หลังจากกดปุ่มดำเนินการแล้ว ระบบจะนำสู่ขั้นตอนสุดท้ายคือการ "ยืนยัน" การเปลี่ยนแปลงสถานะ