การจัดการกะการทำงานแบบเวียน

จัดการกะการทำงานแบบเวียน หมายถึง การจัดการตารางเวลาทำงานของพนักงานในลักษณะที่กะการทำงานของพนักงานแต่ละคนจะหมุนเวียนเปลี่ยนแปลงไปตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น ในสัปดาห์นี้พนักงานอาจทำงานในกะเช้า แต่ในสัปดาห์ถัดไปอาจเปลี่ยนไปทำงานในกะบ่าย หรือกลางคืนแทน

วิธีจัดกะการทำงาน (แบบหมุนเวียนกะการทำงาน)

กะการทำงานแบบหมุนเวียนกะการทำงาน เป็นกะการทำงานที่พนักงานจะต้องผลัดเปลี่ยนเวลาการทำงาน โดยในแต่ละวันหรือในแต่ละเดือนจะมีช่วงเวลาการทำงานที่ต่างกันออกไป โดยวิธีการจัดกะการทำงานแบบหมุนเวียนกะการทำงานให้แก่พนักงานนั้นสามารถทำได้ 2 วิธีการ คือ

• วิธีที่ 1 จัดกะการทำงานในระบบ HRS
• วิธีที่ 2 การนำเข้าอัปโหลดไฟล์การจัดกะการทำงานหมุนเวียนเข้าสู่ระบบ HRS

วิธีที่ 1 จัดกะการทำงานในระบบ HRS

กรณีที่ต้องการจัดการกะการทำงานพื้นฐานให้แก่พนักงานในระบบ HRS (Human Resource System) สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้ 

1. เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"

2. เลือกที่เมนู "จัดการกะการทำงาน-วันหยุด" 

3. เลือกแท็บที่เมนู "จัดการกะการทำงาน" 

4. เลือกตัวกรองในการค้นหาข้อมูลพนักงาน หรือเดือนที่ต้องการจัดการกะการทำงาน จากนั้นกดที่ปุ่ม "ค้นหา" 

5. หน้าจอจะปรากฏรายชื่อพนักงานพร้อมกับวันที่ต่างๆ ตามรอบการคำนวณเงินเดือน จากนั้น "เลือกกะการทำงาน" ที่ต้องการ 

6. เมื่อเลือกกะการทำงานแล้ว บนหน้าจอจะปรากฏ "ลูกศรวงกลม" จากนั้นทำการเปลี่ยนกะการทำงานให้แก่พนักงานและวันที่ที่ต้องการ 

7. จากนั้นทำการกด "บันทึก"

วิธีที่ 2 การนำเข้าอัปโหลดไฟล์การจัดกะการทำงานหมุนเวียนเข้าสู่ระบบ HRS

วิธีการนำเข้าอัปโหลดไฟล์ในการจัดกะการทำงานหมุนเวียนเข้าสู่ระบบ HRS เป็นอีกหนึ่งวิธีการจัดการกะการทำงานให้แก่พนักงาน โดยสามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้ 

1. เลือกดาวน์โหลด "Template" การจัดการกะการทำงาน  

2. นำรหัสกะการทำงานที่ต้องการจัดกะการทำงานให้กับพนักงานบุคคลนั้นๆ มากรอกในวันที่ต้องการเปลี่ยนให้กับพนักงาน

3. หลังจากกรอกข้อมูลรหัสกะการทำงานในไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้ว ให้กับเข้าสู่เมนู "จัดการกะการทำงาน" เช่นเดิม เลือก "เลือกไฟล์" เพื่อนำเข้าข้อมูล

4. ทำการอัปโหลดไฟล์การจัดการกะการทำงานที่ "Upload"

5. Upload ไฟล์เสร็จสิ้น ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้อง และกดที่ "บันทึก"

สามารถดูคู่มือการนำเข้าจัดการกะการทำงานอย่างละเอียดได้ที่นี่

ข้อควรระวังที่สำคัญ

ข้อควรระวังที่สำคัญในการจัดการกะการทำงาน ดังนี้ 

• ตรวจสอบที่หน้าตารางเวลาการทำงานหรือในการขอเอกสารของพนักงานที่พบปัญหา ว่ามีเอกสารโอทีอยู่หรือไม่ หากพบ ให้ทำการลบเอกสารโอทีดังกล่าวออกก่อน
• ตรวจสอบที่รหัสกะการทำงานว่ามีอักษรพิเศษอยู่หรือไม่ เช่น _, . หรือ – เป็นต้น เพราะอักษรพิเศษเหล่านี้อาจทำให้ระบบไม่สามารถประมวลผลข้อมูลได้อย่างถูกต้อง
• ต้อง