ทำความรู้จักกับ “ระบบ ATS” ระบบที่สามารถบริหารจัดการข้อมูลของผู้สมัครงานได้หลากหลายขั้นตอน ระบบนี้สามารถช่วยเหลืองาน HR และสำคัญกับ HR อย่างไรบ้าง ไปดูกันเลย

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

“ระบบ ATS” คืออะไร?

ระบบ ATS (Applicant Tracking System) หรือระบบติดตามผู้สมัครงาน คือ ระบบซอฟท์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อช่วยเหลือในการวางระบบ จัดระเบียบกระบวนการสรรหาบุคลากร ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด รวมถึงช่วยให้การทำงานของ HR Recruitment ง่ายดายขึ้นอีกด้วย

ระบบ ATS คืออะไร สำคัญกับงาน HR อย่างไร? (รูปที่ 1)

โดยระบบซอฟท์แวร์ของ ATS จะเข้ามาช่วยงาน HR ได้ตั้งแต่ขั้นตอนการรับสมัครงาน, การเก็บข้อมูลพนักงาน, การเรียกสัมภาษณ์งาน และการประกาศผลการคัดเลือกพนักงาน เป็นต้น อีกทั้งการใช้ระบบ ATS ยังส่งผลดีต่อต่อการ Onboarding พนักงานใหม่ ให้พนักงานใหม่ทราบถึงวิสัยทัศน์ขององค์กร, โครงสร้างองค์กร และรูปแบบการทำงานภายในองค์กรอีกด้วย

วันนี้ HumanSoft มีเกร็ดความรู้ดี ๆ เกี่ยวกับระบบ ATS ที่สำคัญและจำเป็นต่อการทำงานของ HR มาฝาก จะมีข้อมูลอะไรที่น่าสนใจบ้างนั้น ไปติดตามกันเลย

ระบบ ATS สำคัญกับงาน HR อย่างไร?

ระบบ ATS นอกจากจะช่วยติดตามผู้สมัครในการสรรหาบุคลากรแล้ว ระบบนี้ยังสามารถลดข้อผิดพลาดของข้อมูลได้ นอกจากนี้ระบบนี้ยังสำคัญและส่งผลดีต่อ HR ในด้านใดอีกบ้าง ไปดูกันเลย

ระบบ ATS คืออะไร สำคัญกับงาน HR อย่างไร? (รูปที่ 2)

1. บริหารจัดการข้อมูลผู้สมัครงาน

ระบบ ATS ช่วยบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานไว้ภายในระบบเดียว HR สามารถค้นหา และติดตามสถานะของผู้สมัครได้อย่างง่ายดาย อีกทั้งระบบนี้ยังสามารถคัดกรองคุณสมบัติของพนักงานให้ตรงตามคุณสมบัติที่องค์กรกำหนด เพื่อให้องค์กรได้รับพนักงานใหม่ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม และครบถ้วน

2. ช่วยในการสื่อสารกับผู้สมัครงาน

ระบบ ATS สามารถส่งข้อมูลเกี่ยวกับการรับสมัครงานแต่ละขั้นตอนผ่านการส่งอีเมลแบบอัตโนมัติไปยังผู้สมัครงานทุกท่าน ไม่ว่าจะเป็น การยืนยันตัวตนการได้รับใบสมัคร, การนัดวัน-เวลา ในการมาสัมภาษณ์, ทราบผลการคัดเลือก เป็นต้น ระบบ ATS ช่วยในการติดตามและตอบกลับผู้สมัครได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. วิเคราะห์ข้อมูลและจัดทำรายงาน

ระบบ ATS สามารถรายงานผลและวิเคราะห์ข้อมูลของผู้สมัครงานเกี่ยวกับสถิติที่เกี่ยวข้องกับการสรรหาบุคลากรได้ ไม่ว่าจะเป็น อัตราการสมัครงาน, การวิเคราะห์แหล่งที่มาของผู้สมัครงาน, การวัดประสิทธิภาพของกระบวนการสรรหา และติดตามความสำเร็จในการสรรหาบุคลากร คุณสมบัตินี้ HR สามารถนำรายงานมาปรับปรุงกลยุทธ์การสรรหาบุคลากรของบริษัทให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดได้

4. ช่วยลดข้อผิดพลาดจากการทำงาน

ระบบ ATS ช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานด้วยตนเองของ HR เช่น การตกหล่นของการติดต่อผู้สมัครงาน และการบันทึกข้อมูลผิดพลาด

5. อำนวยความสะดวกให้กับผู้สมัครงาน

ระบบ ATS บางระบบสามารถเชื่อมโยงข้อมูลเข้ากับเครือข่ายเว็บไซต์และโซเชียลมีเดียสำหรับการประกาศรับสมัครพนักงานได้ โดย HR Recruitment สามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์แหล่งที่มาของข้อมูลของผู้สมัครจากฐานข้อมูล และนำมาปรับปรุงกลยุทธ์ขององค์กรได้

6. ให้ข้อมูลเกี่ยวกับกฎระเบียบขององค์กร

ระบบ ATS บางระบบสามารถรวบรวมกฎระเบียบขององค์กร กฎหมายแรงงาน รวมถึงข้อมูลกฎระเบียบขององค์กรที่พนักงานพึงทราบและพึงปฏิบัติเอาไว้ในระบบให้ HR สามารถค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น ส่งผลให้กระบวนการสรรหาบุคลากรทุกขั้นตอนมีความเป็นธรรม และโปร่งใสมากที่สุด

สรุป ระบบ ATS คืออะไร สำคัญกับงาน HR อย่างไร?

โดยสรุปแล้ว ระบบ ATS หรือระบบติดตามผู้สมัครงาน เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการทำงานของ HR ที่ช่วยให้การบริหารจัดการข้อมูลของผู้สมัครงานให้เป็นระบบ และ HR สามารถค้นหาข้อมูลได้ง่ายยิ่งขึ้น การใช้ระบบ ATS ช่วยลดภาระงานที่ซ้ำซ้อนของ HR และเพิ่มโอกาสในการค้นหาผู้สมัครงานที่มีคุณภาพที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานได้อีกด้วย

โดยโปรแกรมบริหารงานบุคคล HumanSoft มีฟังก์ชันระบบติดตามผู้สมัครงาน ตั้งแต่ประกาศรับสมัครงาน, รายชื่อผู้ที่สมัครงาน ไปจนถึงผลการคัดเลือก HR สามารถตรวจสอบข้อมูลเหล่านี้ได้แบบ Real Time ระบบสามารถนัดวัน-เวลา การสัมภาษณ์งานผ่านระบบออนไลน์และส่งข้อมูลการนัดสัมภาษณ์ผ่านอีเมลที่ผู้สมัครงานได้แจ้งไว้เบื้องต้นได้ง่าย ๆ อีกด้วย