การจัดกะและตารางงานพนักงานให้ลงตัวเป็นความท้าทายของหลายองค์กร โดยเฉพาะเมื่อมีพนักงานจำนวนมาก การใช้โปรแกรมจัดตารางงานจึงเป็นตัวช่วยสำคัญสำหรับงาน HR
จัดกะพนักงานอย่างไรให้ลงตัว
การจัดตารางงานหรือ “จัดกะ” ของพนักงานเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยให้พนักงานในองค์กรสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ แต่ในทางปฏิบัติการจัดกะการทำงานให้แก่พนักงานอย่างมีความเหมาะสมและสอดคล้องกับความต้องการขององค์กรนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อองค์กรมีจำนวนพนักงานมาก และต้องทำการจัดการตารางงานของพนักงานตามเงื่อนไขที่ต่างกัน ซึ่งก็เป็นเรื่องที่ยากพอสมควร ดังนั้น การมีโปรแกรมจัดตารางงานพนักงานที่ดีสักโปรแกรมจึงเป็นตัวช่วยให้ HR สามารถจัดกะให้แก่พนักงานได้อย่างลงตัว
โปรแกรมจัดตารางงานพนักงานช่วยอะไรได้บ้าง?
โปรแกรมจัดตารางงานพนักงานเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ฝ่าย HR สามารถวางแผนตารางเวลาการทำงานให้แก่พนักงานได้อย่างรวดเร็วและลงตัว โดยความสามารถเด่นของโปรแกรมจัดตารางงานพนักงานมีดังต่อไปนี้
ตั้งค่ากะการทำงานได้อย่างยืดหยุ่น
โปรแกรมจัดตารางงานพนักงานสามารถตั้งค่ากะการทำงานได้ตามนโยบายบริษัท โดยสามารถกำหนดกะการทำงานได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นกะเช้า กะบ่าย และกะดึก
จัดตารางกะการทำงานให้พนักงานล่วงหน้าได้อย่างสะดวก
HR สามารถจัดกะการทำงานให้แก่พนักงานล่วงหน้าได้ ทำให้การวางแผนการทำงานมีความชัดเจนและลดปัญหาการขาดแคลนพนักงาน
รองรับการสลับกะการทำงาน
พนักงานสามารถขอสลับกะการทำงานได้ไม่ยุ่งยาก โดยพนักงานสามารถดำเนินการยื่นเอกสารการลาผ่านแอปพลิเคชันของโปรแกรมจัดตารางงานพนักงาน จากนั้นระบบจะทำการส่งคำขอไปยังหัวหน้างานหรือ HR เพื่อพิจารณาและอนุมัติคำขอสลับกะการทำงานให้แก่พนักงาน
รองรับการจัดกะการทำงานแบบให้พนักงานวางแผนเองได้ผ่านมือถือ
โปรแกรมจัดตารางงานพนักงานมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้พนักงานสามารถวางแผนกะการทำงานของตนเองได้สะดวกยิ่งขึ้น โดยมีขั้นตอนการทำงานดังนี้
- HR กำหนดกรอบงาน: ฝ่าย HR จะเป็นผู้สร้างแผนการทำงานรอบเดือน โดยกำหนดพนักงานและช่วงเวลาที่พนักงานสามารถวางแผนกะการทำงานของตนเองได้
- พนักงานเลือกกะเองได้: พนักงานสามารถเข้าไปเลือกกะที่ตรงกับไลฟ์สไตล์และความสะดวกผ่านแอปพลิเคชันมือถือหรือระบบออนไลน์
- ระบบส่งต่อข้อมูล: เมื่อวางแผนเสร็จ ระบบจะส่งข้อมูลการจัดกะของพนักงานกลับไปยังฝ่าย HR
- การอนุมัติ: ฝ่าย HR พิจารณาตรวจสอบความเหมาะสม ปรับแก้ (หากจำเป็น) และทำการอนุมัติเป็นขั้นตอนสุดท้าย
กระบวนการนี้ช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมในการจัดตารางงานอย่างยืดหยุ่น ในขณะที่ฝ่ายบริหารก็ยังสามารถควบคุมความเหมาะสมของตารางงานภาพรวมได้
ทำไมธุรกิจควรหันมาใช้โปรแกรมจัดตารางงานพนักงาน
การใช้โปรแกรมจัดตารางงานพนักงานช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน เพิ่มความสะดวกสบาย และสามารถจัดกะการทำงานให้แก่พนักงานได้อย่างลงตัว ลดการเกิดข้อผิดพลาด และช่วยให้พนักงานทุกคนทราบกะการทำงานของตนเองอย่างชัดเจน ส่งผลให้การทำงานของพนักงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ฝ่าย HR มีเวลาในการดูแลและพัฒนาธุรกิจได้มากขึ้น
ข้อดีของการใช้โปรแกรมจัดตารางงานพนักงาน
1. ประหยัดเวลา
การใช้โปรแกรมจัดตารางงานพนักงานช่วยให้การจัดการกะเป็นเรื่องง่ายและใช้เวลาน้อยกว่าการจัดการด้วยตนเอง HR สามารถใช้เวลาที่เหลือไปทำงานสำคัญอื่น ๆ ได้มากขึ้น
2. ลดข้อผิดพลาด
โปรแกรมจัดตารางงานพนักงานช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการจัดกะ เช่น การจัดพนักงานซ้ำซ้อนหรือขาดพนักงาน ช่วยให้ธุรกิจทำงานได้ราบรื่นยิ่งขึ้น
3. สร้างความพึงพอใจให้พนักงาน
เมื่อพนักงานสามารถตรวจสอบและสลับกะได้ด้วยตนเอง และมีตารางงานที่ชัดเจนยืดหยุ่น พนักงานจะมีความพึงพอใจมากขึ้นและทำงานได้อย่างมีความสุข
สรุปจัดกะพนักงานให้ลงตัว ด้วยโปรแกรมจัดตารางงานพนักงาน
การจัดกะการทำงานให้แก่พนักงานจะไม่ยากอีกต่อไปด้วยโปรแกรมจัดตารางงานพนักงานที่มีฟีเจอร์ครบครัน ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการกะได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ลดขั้นตอนที่ซับซ้อน เพิ่มความแม่นยำในการจัดกะ ลดการเกิดข้อผิดพลาด และช่วยให้พนักงานทราบกะของตนเองได้อย่างชัดเจน สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีทั้งสำหรับ HR และพนักงาน
อ่านบทความที่คุณอาจสนใจเพิ่มเติม:
