การเตรียมเปิดรับพนักงานใหม่นั้น ไม่ใช่แค่โพสต์ประกาศงาน แต่เป็นกระบวนการที่ต้องวางแผนอย่างเป็นระบบ เพื่อคัดเลือกบุคลากรคุณภาพและลดข้อผิดพลาดในการทำงาน

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

การรับสมัครพนักงานใหม่ ที่ไม่ใช่แค่การประกาศรับสมัครงาน

การรับสมัครพนักงาน หรือ การสรรหาบุคลากร คือ กระบวนการที่องค์กรค้นหาและคัดเลือกคนที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานที่ต้องการ ถือเป็นขั้นตอนสำคัญในการสร้างทีมที่มีคุณภาพและช่วยผลักดันให้องค์กรเดินไปสู่เป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แต่การรับสมัครพนักงานใหม่ไม่ใช่แค่การลงประกาศงาน แต่เป็นกระบวนการที่ HR ต้องเตรียมพร้อมทั้งก่อนและหลังประกาศ ไม่ว่าจะเป็นการวิเคราะห์ความต้องการตำแหน่ง การกำหนดคุณสมบัติผู้สมัคร การคัดกรองเอกสาร การสัมภาษณ์ ไปจนถึงการแจ้งผลอย่างชัดเจน ทุกขั้นตอนล้วนช่วยให้องค์กรได้คนที่เหมาะสม ลดความผิดพลาด และทำให้การเริ่มงานของพนักงานใหม่ราบรื่นที่สุด

สิ่งที่ HR ต้องเตรียมก่อนเปิดรับสมัครพนักงานใหม่ มีอะไรบ้าง?

ก่อนจะเริ่มเปิดรับสมัครพนักงานใหม่ HR ต้องเตรียมทุกอย่างให้พร้อมตั้งแต่กำหนดตำแหน่งงาน ชี้ชัดคุณสมบัติที่ต้องการ ไปจนถึงเอกสารและระบบคัดกรองที่จำเป็น เพราะการเตรียมตัวล่วงหน้าจะช่วยให้การสรรหามีประสิทธิภาพ ซึ่งสิ่งที่ควรเตรียมมีดังนี้

1. วิเคราะห์ประเมินความจำเป็นของตำแหน่งงาน

ตรวจสอบว่าเพราะอะไรตำแหน่งนี้จึงต้องเปิดรับ เช่น ขาดคนทำงาน, หาคนรองรับงานที่ขยายเพิ่มขึ้น เป็นต้น พร้อมกำหนดเป้าหมายของตำแหน่งให้ชัดเจนว่าองค์กรต้องการคนที่มีทักษะเด่นด้านใดในการเข้ามาทำงาน

2. กำหนดหน้าที่และคุณสมบัติของตำแหน่ง (Job Description & Specification)

ระบุหน้าที่หลัก ทักษะที่จำเป็น ประสบการณ์ที่ต้องมี และคุณสมบัติที่องค์กรต้องการ เพื่อให้ประกาศงานถูกต้องและคัดกรองง่ายขึ้น

3. เลือกช่องทางการสรรหา

เลือกว่าจะประกาศผ่านแพลตฟอร์มไหน เช่น เว็บไซต์หางาน โซเชียลมีเดีย หรือภายในองค์กรเอง

4. เตรียมกระบวนการคัดเลือก

วางขั้นตอนให้ชัดเจน เช่น การคัดกรองเรซูเม่ การสัมภาษณ์ การทดสอบ หรือการตรวจสอบอ้างอิง

5. เตรียมทีมสัมภาษณ์และแบบประเมิน

แจ้งผู้สัมภาษณ์เกี่ยวกับบทบาท เกณฑ์ให้คะแนน และสิ่งที่ต้องการจากผู้สมัครทุกตำแหน่ง

ขั้นตอนการรับสมัครพนักงานใหม่ที่ HR ต้องทำมีอะไรบ้าง?

โดยขั้นตอนการรับสมัครพนักงานใหม่ HR จะต้องดำเนินการดังนี้

ตรวจสอบตำแหน่งที่ว่าง สาเหตุที่ต้องรับเพิ่ม และจำนวนที่ต้องการ และจัดทำ Job Description, Job Specification ให้ชัดเจน
ลงประกาศในช่องทางต่าง ๆ เช่น Job Board, Facebook, LinkedIn, เว็บไซต์บริษัท
คัดกรองใบสมัครที่ได้รับ เพื่อคัดเลือกผู้ที่ “ผ่านไปสู่รอบสัมภาษณ์”
นัดหมายผู้สมัครเพื่อเข้ารับสัมภาษณ์ โดยให้ HR และหัวหน้างาน
แจ้งผลการสัมภาษณ์ นัดหมายวันเริ่มงาน และแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับการเริ่มงานต่าง ๆ
ขอเอกสารจำเป็นของพนักงานเพื่อนำเก็บเข้าระบบพนักงงานของบริษัท เช่น สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน, สำเนาทะเบียนบ้าน, บัญชีธนาคาร
ปฐมนิเทศพนักงานก่อนเริ่มงาน

สรุป เตรียมเปิดรับสมัครพนักงานใหม่ HR ต้องจัดเตรียมอะไรบ้าง?

การเตรียมรับสมัครพนักงานใหม่ HR ควรกำหนดความต้องการตำแหน่ง ทำ Job Description ขออนุมัติ เปิดประกาศงาน จัดระบบคัดกรอง และเตรียมเอกสารและเกณฑ์การสัมภาษณ์ให้พร้อม เพื่อให้การสรรหามีประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาด และได้พนักงานที่เหมาะสมตรงตามความต้องการองค์กร