ทุกคนคงรู้จักสลิปเงินเดือนกันดีอยู่แล้ว แต่อาจยังไม่ทราบว่าโปรแกรมแกรมสลิปเงินเดือนคืออะไร และมีความจำเป็นอย่างไร มาดูกันได้ที่บทความนี้เลย
โปรแกรมสลิปเงินเดือน คืออะไร
โปรแกรมสลิปเงินเดือน (Payslip Software) คือ ซอฟท์แวร์หรือระบบที่ใช้สร้างสลิปเงินเดือน หรือเอกสารทางการเงินที่แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนของพนักงาน โดยมักจะทำงานร่วมกับโปรแกรมคำนวณเงินเดือน (Payroll) เพื่อลดขั้นตอนการทำงานของฝ่ายบุคคล (HR)
Tips! อ่านเพิ่มเติมได้ที่ >> สลิปเงินเดือนคืออะไร
บทบาทของโปรแกรมสลิปเงินเดือนในองค์กร
การจัดทำสลิปเงินเดือนในยุคที่ผ่านมานั้น มีรายละเอียดในการทำงานค่อนข้างเยอะ เช่น การกรอกรายได้ของพนักงานที่ละคน การพิมพ์สลิปเงินเดือนออกมาเป็นกระดาษ แล้วแจกจ่ายให้กับพนักงานตามรายชื่อนั้น ๆ ทีละคน หากเป็นองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมากจะทำให้ขั้นตอนนี้เป็นงานที่หนักหน่วงและใช้เวลานานสำหรับ HR
โปรแกรมสลิปเงินเดือนจึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนผ่านองค์กรสู่ระบบดิจิทัล โดยช่วยให้ HR สามารถ:
-
สร้างและจัดส่งสลิปอัตโนมัติ : ระบบดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลคำนวณเงินเดือนมาทำสลิป และส่งตรงถึงพนักงานรายบุคคลได้ทันทีในคลิกเดียว ไม่ต้องคีย์ข้อมูลทีละคน
-
รองรับไฟล์หลากหลายรูปแบบ : สามารถเลือกพิมพ์เป็นเอกสารกระดาษ หรือส่งเป็นไฟล์ PDF ออนไลน์ตามความเหมาะสมของแต่ละองค์กร
-
ลดความเสี่ยงข้อมูลรั่วไหล : เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลเงินเดือนด้วยระบบล็อกอินและรหัสผ่านส่วนตัวของพนักงาน ซึ่งปลอดภัยกว่าสลิปกระดาษแบบเดิม
-
ลดความผิดพลาด (Human Error) : ป้องกันปัญหาการกรอกข้อมูลสลับคน รายได้ไม่ตรง หรือสลิปตกหล่น
-
ประหยัดต้นทุนระยะยาว : ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านกระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ และพื้นที่จัดเก็บเอกสารขององค์กร
วิธีการใช้งานโปรแกรมสลิปเงินเดือน
ส่วนใหญ่ระบบสลิปเงินเดือนจะทำงานควบคู่กับระบบการคิดเงินเดือน ในบทความนี้จึงขอยกตัวอย่างวิธีการใช้งานโปรแกรม HumanSoft ที่มีฟังก์ชันสลิปเงินเดือนออนไลน์ไว้รองรับการคิดเงินเดือนพร้อมกับการออกสลิปเงินเดือนแบบอัตโนมัติ โดยมีขั้นตอนการใช้งานง่าย ๆ ดังนี้
1. คำนวณเงินเดือนและปิดงวด
HR ทำการตรวจสอบเวลาเข้างาน คำนวณรายได้/รายการหัก และกดปิดงวดบัญชีในระบบ
2. ระบบจัดทำสลิปอัตโนมัติ
หลังจากคิดเงินเดือนและปิดงวดบัญชีเสร็จเรียบร้อยแล้ว ระบบจะออกสลิปเงินเดือนออนไลน์ให้อัตโนมัติ
3. กระจายสลิปสู่พนักงาน
ระบบของ HumanSoft นั้น สามารถดูสลิปเงินเดือนได้ 2 แบบ ทั้งแบบ HR ส่งไฟล์ให้ หรือดูจากทางแอปพลิเคชันของพนักงานได้ด้วยตัวเองเลย โดยมีวิธีการดังนี้
- HR เป็นผู้ส่งให้ : HR สามารถเข้าไปโหลดสลิปเงินเดือนทั้งหมดได้ที่เมนูคำนวณเงินเดือน และไปที่หน้าปิดงวดบัญชี จะพบหัวข้อสลิปเงินเดือน จากนั้นสามารถดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนมาเป็นไฟล์ .Pdf แล้วส่งให้กับพนักงานตามช่องทางออนไลน์ที่สะดวก
-
พนักงานดูเองผ่านแอปพลิเคชัน : ดูได้ทุกที่ทุกเวลา โดยไปที่เมนูเงินเดือน ซึ่งจะต้องใส่รหัสผ่านก่อนเข้าไปดูข้อมูล จากนั้นเข้าไปที่เมนูย่อย “สรุปเงินเดือน” แล้วเลือกเดือนและปีที่ต้องการจะดูข้อมูล จากนั้นข้อมูลการสรุปเงินเดือนก็จะขึ้นมาพร้อมกับพนักงานสามารดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนจากปุ่มได้เลย
Tips! อ่านเพิ่มเติมได้ที่ >> สลิปเงินเดือนออนไลน์
สรุปบทบาทของโปรแกรมสลิปเงินเดือน
การใช้โปรแกรมสลิปเงินเดือนมาเป็นตัวช่วย จะสามารถลดภาระงานและขั้นตอน และประหยัดเวลาการทำงานของ HR เอกสารสลิปเงินเดือนก็มีความถูกต้องและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น ทำให้องค์กรได้มีเวลาพัฒนาบุคลากรงานด้านอื่น ๆ อย่างเต็มที่ และก้าวสู่เป้าหมายขององค์กรในที่สุด
ในปัจจุบันโปรแกรมสลิปเงินเดือนมีให้เลือกใช้งานมากมาย หลากหลายรูปแบบ ทั้งแบบใช้ฟรี แต่มีเวลาหมดอายุ และแบบมีค่าใช้จ่ายที่แตกต่างกันไป การเลือกใช้โปรแกรมจึงควรเลือกให้เหมาะสมกับการใช้งานของแต่ละองค์กร
FAQ: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับโปรแกรมสลิปเงินเดือน
ถาม : โปรแกรมสลิปเงินเดือนออนไลน์ ปลอดภัยกว่ากระดาษอย่างไร?
ตอบ : ปลอดภัยกว่าเพราะข้อมูลถูกเข้ารหัส และพนักงานต้องยืนยันตัวตนด้วยรหัสผ่านส่วนตัวก่อนเปิดอ่าน แตกต่างจากสลิปกระดาษที่อาจมีผู้ Tracking เห็นระหว่างจัดส่ง
ถาม : สลิปเงินเดือนจากโปรแกรม สามารถใช้เป็นหลักฐานธุรกรรมทางการเงินได้ไหม?
ตอบ : ได้ครับ หากดาวน์โหลดในรูปแบบ PDF ที่มีข้อมูลบริษัทครบถ้วน หรือพิมพ์ออกมาให้บริษัทประทับตราและลงนามรับรอง
ถาม : นอกจากสลิปเงินเดือนแล้ว โปรแกรมประเภทนี้สามารถออกเอกสารอะไรได้อีกบ้าง?
ตอบ : โปรแกรมสลิปเงินเดือนที่มีระบบ Payroll ในตัว มักจะสามารถสร้างเอกสารสำคัญอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับรายได้พนักงานได้ในคลิกเดียว เช่น หนังสือรับรองเงินเดือน, ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ), หนังสือรับรองการทำงาน, หนังสือรับรองการขอวีซ่า
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิมเติม :
