การตั้งค่าประเภทการลา

การตั้งค่าประเภทการลา เป็นการตั้งค่าเงื่อนไขในการลาแต่ละประเภทสำหรับพนักงานในบริษัท ซึ่งเงื่อนไขการลาแต่ละประเภทนั้นจะมีเงื่อนไขในการลาไม่เหมือนกัน หรือเงื่อนไขในการได้รับสิทธิการลาหรือโควตาการลา ที่แตกต่างกันของพนักงานแต่ละประเภท อีกทั้งสามารถกำหนดการตั้งค่าเงื่อนไขให้มีความสอดคล้องกับนโยบายของแต่ละบริษัทได้

ขั้นตอนการตั้งค่าประเภทการลา

โดยการตั้งค่าประเภทการลา สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

1.เข้าสู่เมนู "ตั้งค่า"

2.เลือกที่เมนู "ตั้งค่าการคำนวณ" แล้วเลือก "ตั้งค่าประเภทการลา"

3.เลือกสัญลักษณ์ "รูปดินสอ"

4. เมื่อเลือกที่สัญลักษณ์ "รูปดินสอ" แล้ว จะปรากฏรายละเอียดการลา สามารถแก้ไขหรือปรับเปลี่ยนเงื่อนไขการลาตามประเภทที่ระบบ HumanSoft ตั้งค่าเริ่มต้นไว้เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายบริษัท

การเพิ่มประเภทการลา

การเพิ่มประเภทการลา สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. การเพิ่มประเภทการลา ให้เลือกเปลี่ยนสถานะจากปิดเป็น "เปิด" ในประเภทการลาที่ถูกปิดใช้งานอยู่ และทำการเลือก "บันทึก"

2. เลือกสัญลักษณ์ "รูปดินสอ" เพื่อทำการแก้ไขหรือปรับเปลี่ยนเงื่อนไขการลาตามประเภทที่ระบบ HumanSoft ตั้งค่าเริ่มต้นไว้เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายบริษัท

3. ทำการตั้งค่าเงื่อนไขในการลาต่าง ๆ โดยข้อมูลที่ต้องระบุจะประกอบไปด้วย

• ชื่อการลา/ชื่อการลา (Eng)

จะเป็นการกำหนดชื่อการลาของประเภทนี้ขึ้นมาเพื่อให้แสดงบนระบบและแอปพลิเคชันของพนักงาน ส่วนชื่อภาษาอังกฤษจะแสดงต่อเมื่อทำการเปลี่ยนภาษาที่โปรแกรมหรือแอปพลิเคชันเป็นภาษาอังกฤษ

• กำหนดลาล่วงหน้า (วัน)

เป็นการกำหนดว่า หากต้องการขอลางานประเภทนี้จะต้องขอลาล่วงหน้ากี่วัน หากใส่เป็น 0 พนักงานจะสามารถขอเอกสารเข้ามาได้เลย

• กำหนดลาย้อนหลัง (วัน)

เป็นการกำหนดว่า หากต้องการขอลางานประเภทนี้จะสามารถลางานย้อนหลังได้กี่วัน หากใส่เป็น 0 พนักงานจะสามารถขอเอกสารลางานย้อนหลังมาได้ตลอด

• จำนวนปีสะสม (ปี)

จะเป็นการสะสมโควตาการลาหากมีโควตาการลาคงเหลือจะสามารถนำไปสะสมในปีถัดไปได้เช่น หากใส่ 1 ปี โควตาคงเหลือในปีปัจจุบันจะไม่ถูกนำไปสะสมในปีถัดไป หากต้องการให้สะสมโควตาคงเหลือจะต้องใส่ 2 ปีขึ้นไป

• จำนวนวันที่สามารถลาติดต่อกันได้สูงสุด (วัน)

เป็นการกำหนดว่า การลาประเภทนี้สามารถลาติดต่อกันสุดได้กี่วัน ในการลา 1 ครั้ง

• นับลาเฉพาะวันทำงาน

สถานะ Y การนับลางานจะนับลาเฉพาะวันทำงาน

สถานะ N การนับลางานจะถูกนับรวมวันหยุดไปด้วย

• ห้ามลาเกินโควตา

สถานะ Y หากพนักงานใช้โควตาครบตามที่ได้รับจะไม่สามารถขอการลาเข้ามาได้

สถานะ N พนักงานจะสามารถขอการลาเกินโควต้าที่พนักงานได้รับได้

• สะสมวันหยุด

กรณีที่พนักงานลาคร่อมวันหยุด จะให้นำวันหยุดไปตัดโควตาหรือไม่ เช่น วันหยุดของพนักงานคือวันอาทิตย์

หากเลือกสถานะ Y และพนักงานขอลา ในวันเสาร์, วันอาทิตย์ และวันจันทร์ ระบบจะคำนวณโควตาการลา = 3 วัน

หากเลือกสถานะ N และพนักงานขอลา ในวันเสาร์, วันอาทิตย์ และวันจันทร์ ระบบจะคำนวณโควตาการลา = 2 วัน

• คำนวณถึงวันปัจจุบัน

สถานะ Y เป็นการเปิดนับคำนวณถึงวันปัจจุบัน เช่น ลาพักร้อนถ้าหากสถานะเป็น Y ระบบจะนับสิทธิวันลาจนถึงวันทำงานปัจจุบันว่าได้รับสิทธิกี่วัน

สถานะ N เป็นการปิดนับคำนวณถึงวันปัจจุบัน

• คำนวณถึงวันที่ลาออก

สถานะ Y เป็นการเปิดนับคำนวณถึงวันที่ลาออก เช่น ลาพักร้อนถ้าหากสถานะเป็น Y ระบบจะนับสิทธิวันลาจนถึงวันที่ลาออกว่าได้รับสิทธิกี่วัน

สถานะ N เป็นการปิดนับคำนวณถึงวันที่ลาออก

• การปัดเศษชั่วโมง

เช่น พนักงานลางานไป 2 ชั่วโมง 15 นาที (ชั่วโมงการทำงาน 8 ชม./วัน)

-ไม่ปัดเศษ ชั่วโมงลาจะเท่ากับ 2 ชั่วโมง 15 นาที

-ปัดให้เต็มครึ่งชั่วโมง ชั่วโมงลาจะเท่ากับ 2 ชั่วโมง 30 นาที

-ปัดให้ครึ่งวัน/ เต็มวัน ชั่วโมงลาจะเท่ากับ 4 ชั่วโมง

-ปัดให้เต็มชั่วโมง ชั่วโมงลาจะเท่ากับ 3 ชั่วโมง

• เพศ

เช่น ลาคลอดได้เฉพาะเพศหญิง / ลาเกณฑ์ทหารได้เฉพาะเพศชาย

• นับอายุงานจากวันที่...

วันที่เริ่มงาน คือ ให้ระบบเริ่มคำนวณโควตาให้กับพนักงาน โดยนับจากวันที่เริ่มงานของพนักงาน

วันที่บรรจุ คือ พนักงานจะต้องทำงานถึงวันที่บรรจุที่กำหนดไว้ถึงจะได้รับโควตาการลา

• เฉลี่ยโควตา

สามารถเลือกได้ 3 ประเภทคือ ไม่เฉลี่ย, เฉลี่ยในไตรมาสและเฉลี่ยในปี สามารถดูวิธีการเฉลี่ยโควตาและการคำนวณแต่ประเภทที่ได้ที่นี่

• ปัดเศษจำนวนเงิน

ปัดเศษ เป็นการปัดเศษจำนวนเงินในวันลางานนั้น ๆ

ไม่ปัดเศษ ไม่ปัดเศษจำนวนเงินในวันลางานนั้น ๆ

• การแสดงผลโควต้า

จะเป็นการแสดงผลที่เมนูจัดการโควตาการลา วันจะให้แสดงเป็น วัน หรือ ชั่วโมง ของการลานั้น ๆ

• วิธีการคำนวณโควตาการลา

จะเป็นการเลือกวิธีการคำนวณโควตาการลา โดยมีให้เลือกตามการตั้งค่าที่ได้ดำเนินการเลือกไว้ และ สูตรการคำนวณพิเศษที่ต้องทำการเขียนสูตร Code การคำนวณ

4. การกำหนดโควตาการลา ที่พนักงานจะได้รับ

ส่วนต่อมาหลังจากที่ทำการตั้งค่าประเภทการลาแล้ว จะเป็นการตั้งค่าการหักหรือปรับเงิน รวมทั้งการกำหนดโควตาต่อปีให้กับพนักงานแต่ละประเภท ซึ่งจะมีพนักงาน 3 ประเภท คือ พนักงานประจำ พนักงานรายวัน และพนักงานเหมาจ่าย โดยจะมีขั้นตอนดังนี้

• พนักงานรายเดือน, พนักงานรายวัน, พนักงานเหมาจ่าย เลือกประเภทพนักงานที่ต้องการทำการกำหนดโควตาการลา

• ค่าปรับ เช่น กรณีพนักงานลาแบบไม่ได้รับค่าจ้างต้องใส่เรทค่าปรับไว้เพื่อนำไปหักออกจากค่าจ้างรายเดือนโดยคิดเป็นจำนวนเท่าของค่าแรงต่อวัน

• นำไปคำนวณกับภาษี, ประกันสังคม หรือกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เช่น ระบบจะนำเอาค่าจ้างที่ถูกหักไปหักออกจากยอดเงินที่จะนำไปคำนวณประกันสังคมหรือภาษี ตามที่ได้เลือกไว้

• ตัดโควตาจากวันหยุดพิเศษ เช่น กรณีพนักงานลาแบบไม่ได้รับค่าจ้าง ต้องใส่เรทค่าปรับไว้เพื่อนำไปหักออกจากโควต้าวันหยุดพิเศษโดยคิดเป็นจำนวนเท่าค่าแรงรายวันของพนักงาน

5. กดปุ่ม "เพิ่มโควตา" เพื่อทำการกำหนดระยะเวลาการทำงานและโควตาวันลางาน

6. กำหนดระยะเวลาการทำงาน (เดือน) และโควตาจำนวนการลา (วัน)

ตัวอย่าง: วันที่เริ่มงานของพนักงาน คือ 01/08/2023 โดยเลือกการตั้งค่าเป็น นับอายุงานจากวันที่เริ่มงาน ตั้งค่าระยะเวลาทำงาน 0 เดือน พนักงานจะได้รับโควตา 10 วัน/ปี พนักงานจะได้รับโควตาการลาในปีนี้เท่ากับ 4 วัน เนื่องจากมีการตั้งค่าให้เฉลี่ยโควตาในปี

7. เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วน ให้กด "บันทึก" เพื่อทำการยืนยันข้อมูล

การตั้งค่าประเภทการลาแต่ละประเภทเป็นสิ่งสำคัญอย่างมากในการขอเอกสารการลาของพนักงาน ซึ่งจะต้องทำการตั้งค่าเงื่อนไขของประเภทการลา และกำหนดโควตาการให้กับพนักงานให้เรียบร้อยก่อนที่จะให้พนักงานขอเอกสารการลาเข้ามาในระบบ เพราะการตั้งค่าเงื่อนไขต่าง ๆ มีผลต่อการคำนวณ ชั่วโมงการลางาน การได้รับเงินหรือการหักเงินของพนักงาน อีกทั้งยังสามารถตั้งค่าเงื่อนไขประเภทการลาให้ตัดโควตาจากการสะสมวันหยุดพิเศษไว้อีกด้วย

ข้อควรระวัง: หากมีการแก้ไขเงื่อนไขการตั้งค่าต่าง ๆ ของแต่ละประเภทการลาจะต้องทำการกด คืนค่าตั้งต้นของการลาประเภทนั้นด้วยที่เมนูจัดการโควตาการลาด้วย