วิธีเลือกโปรแกรม Payroll ให้เหมาะกับองค์กร ต้องดูอะไรบ้าง?

การเลือกโปรแกรม Payroll ควรพิจารณามากกว่าความสามารถในการคำนวณเงินเดือน เพราะระบบที่เหมาะกับองค์กรควรรองรับรูปแบบพนักงาน กะ OT รายได้–รายหัก ภาษี ประกันสังคม การเชื่อมข้อมูล และขั้นตอนอนุมัติที่ใช้งานจริง รวมถึงต้องมีระบบความปลอดภัยและบริการหลังการขายที่เพียงพอ

 

โปรแกรม Payroll คืออะไร?

โปรแกรม Payroll คือระบบที่ช่วยจัดการกระบวนการคำนวณค่าจ้างและเงินเดือนของพนักงาน ตั้งแต่ฐานเงินเดือน เวลา OT รายได้ รายหัก ภาษี ประกันสังคม ไปจนถึงยอดเงินสุทธิและสลิปเงินเดือน บางระบบทำหน้าที่เฉพาะการคำนวณ Payroll ขณะที่ระบบ HR และ Payroll แบบครบวงจรสามารถเชื่อมข้อมูลพนักงาน การลงเวลา การลา OT และเอกสารที่ได้รับอนุมัติให้เข้าสู่การคำนวณได้โดยตรง ช่วยลดขั้นตอนการรวบรวมข้อมูลจากหลายไฟล์

 

วิธีเลือกใช้ โปรแกรม Payroll

การเลือกใช้โปรแกรม Payroll นั้นเป็นเรื่องสำคัญที่ HR ควรพิจารณาอย่างละเอียด ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรม Payroll ฟรี หรือ ระบบ Payroll ต่างๆ เนื่องจากมีผลต่อกระบวนการทางการเงินและการบัญชีขององค์กร นอกจากนี้ยังมีผลต่อความพึงพอใจของพนักงานด้วย ดังนี้คือเรื่องที่ HR ควรรู้ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรม Payroll มีปัจจัยมากมาย ดังนี้

 

 

ความเหมาะสม

ต้องพิจารณาว่าโปรแกรม Payroll ที่เลือกสอดคล้องกับความต้องการขององค์กรหรือไม่ รวมถึงสามารถปรับแต่งได้เพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจขององค์กรหรือไม่

 

ความถูกต้อง

โปรแกรม Payroll ควรมีความถูกต้องสูงเพื่อลดความผิดพลาดทางการเงิน และลดโอกาสเกิดปัญหาทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

 

ความปลอดภัย

ต้องพิจารณาถึงระบบความปลอดภัยที่มีอยู่ในโปรแกรม Payroll เพื่อปกป้องข้อมูลทางการเงินของบุคคลภายนอก

 

ความเข้ากันได้กับระบบที่มีอยู่

โปรแกรม Payroll ควรสามารถทำงานร่วมกับระบบที่มีอยู่แล้วในองค์กร เช่น ระบบบัญชีหรือระบบการจัดการทรัพยากรบุคคล

 

การบริการลูกค้า

ควรพิจารณาการบริการหลังการขายที่มากับโปรแกรม Payroll เพื่อให้ได้การสนับสนุนที่ดีในกรณีที่เกิดปัญหาหรือข้อสงสัยในการใช้งาน

 

การอัปเดตและการพัฒนา

ต้องพิจารณาถึงความสามารถในการอัปเดตและพัฒนาของโปรแกรม Payroll เพื่อให้สามารถตอบสนองกับการเปลี่ยนแปลงในกฎหมายหรือการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ

 

ความคุ้มค่า

ต้องพิจารณาถึงต้นทุนในการใช้งานโปรแกรม Payroll ว่าคุ้มค่ากับประโยชน์ที่ได้หรือไม่ โดยคำนึงถึงความต้องการและงบประมาณขององค์กร

 

ใช้โปรแกรม Payroll ดีกว่ายังไง?

 

ประเด็น	ไม่ใช้โปรแกรม Payroll	ใช้โปรแกรม Payroll
การคำนวณเงินเดือน	ต้องคำนวณเองหรือใช้ Excel หลายไฟล์	ระบบช่วยคำนวณตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้
เวลาในการทำงาน	ใช้เวลารวบรวมและตรวจสอบข้อมูลมาก	ลดขั้นตอนและช่วยประมวลผลได้รวดเร็วขึ้น
การแก้ไขข้อมูล	ต้องค้นหาและแก้ไขจากหลายไฟล์	แก้ไขและตรวจสอบข้อมูลจากระบบเดียว
การตรวจสอบย้อนหลัง	ต้องค้นจากไฟล์หรือเอกสารเดิม	ตรวจสอบข้อมูลและประวัติได้สะดวกขึ้น
การจัดเก็บข้อมูล	ข้อมูลอาจกระจายหลายไฟล์	รวมข้อมูลไว้เป็นระบบและค้นหาได้ง่าย

 

เชื่อมข้อมูล HR และ Payroll ให้ทำงานต่อเนื่องด้วย HumanSoft

หากองค์กรพบว่าปัญหาของ Payroll ไม่ได้อยู่เฉพาะการคำนวณเงินเดือน แต่เกิดจากการต้องรวบรวมข้อมูลเวลาทำงาน OT การลา และรายได้–รายหักจากหลายแหล่ง การเลือกระบบที่เชื่อมข้อมูลตั้งแต่ต้นทางจะช่วยลดขั้นตอนได้มากกว่าโปรแกรมคำนวณเงินเดือนเพียงอย่างเดียว

 

HumanSoft สามารถนำข้อมูลเวลาทำงานและเอกสารอนุมัติที่มีอยู่ในระบบมาใช้คำนวณเงินเดือน OT งวดพิเศษ ภาษี ประกันสังคม โดยระบบยังรองรับการแยกงวด OT และงวดพิเศษตามรูปแบบการจ่ายขององค์กร

 

สรุปวิธีเลือกใช้ โปรแกรม Payroll

การพิจารณาเหล่านี้จะช่วยให้ HR สามารถเลือกใช้โปรแกรม Payroll ที่เหมาะสมและตอบสนองต่อความต้องการขององค์กรอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ซึ่งโปรแกรม Payroll HumanSoft นั้น เป็นหนึ่งในตัวช่วยที่ดีสำหรับ HR เพราะเป็นโปรแกรมที่ตอบโจทย์ในทุกปัจจัยตามที่นำมาพิจารณาทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นความเหมาะสมที่สามารถตั้งค่าได้อย่างยืดหยุ่น ความถูกต้องจากระบบคำนวณอัตโนมัติ ความเข้ากันได้กับระบบอื่น ความปลอดภัยในระดับสากล ทีมงานดูแลลูกค้าระดับมืออาชีพ มีการพัฒนาอยู่ตลอดเวลา และที่สำคัญคือ มีราคาที่คุ้มค่ากับการใช้งาน สามารถเลือก Package ในการใช้งานให้เหมาะสมกับองค์กรได้ โดยสามารถทดลองใช้งานได้ 30 วัน ไม่มีข้อผูกมัดใดๆ ได้ที่นี่ >> สมัครทดลองใช้งานฟรี 30 วัน

 

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเลือกโปรแกรม Payroll

ถาม : บริษัทพนักงานไม่เยอะจำเป็นต้องใช้โปรแกรม Payroll หรือไม่?

ตอบ : หากเริ่มมีการคีย์ข้อมูลซ้ำ สูตรผิด หรือใช้เวลาปิด Payroll มากขึ้น โปรแกรม Payroll สามารถช่วยลดขั้นตอนได้

 

ถาม : โปรแกรม Payroll ควรเชื่อมกับระบบลงเวลาหรือไม่?

ตอบ : หากบริษัทมีพนักงานหลายกะหรือมี OT เป็นประจำ การเชื่อม Time Attendance กับ Payroll จะช่วยลดการนำข้อมูลเข้าใหม่และทำให้ตรวจสอบข้อมูลต้นทางได้ง่ายขึ้น

 

ถาม : ควรทดลองโปรแกรม Payroll ก่อนซื้อหรือไม่?

ตอบ : ควรทดลอง โดยนำข้อมูลจริง เช่น กะ OT พนักงานเข้าใหม่ ลาออก โบนัส และรายการหักมาคำนวณอย่างน้อยหนึ่งงวด เพื่อดูว่าระบบรองรับ Workflow และผลลัพธ์ของบริษัทได้จริงหรือไม่

 

บทความเกี่ยวข้องที่คุณอาจสนใจ

• เปลี่ยนการคำนวณเงินเดือนให้เป็นเรื่องง่าย ด้วยระบบ Payroll
• โปรแกรม payroll ฟรี กับ คำนวณเงินเดือนแบบเก่าต่างกันอย่างไร
• โปรแกรมเงินเดือน อันไหนดี ที่มีฟังก์ชันสำหรับ HR ยุคใหม่
• โปรแกรมเงินเดือนฟรี 5 อันดับ ที่ตอบโจทย์มากที่สุด
• Q&A ถามตอบข้อสงสัยเกี่ยวกับ Payroll Service