แวดวงธุรกิจในปัจจุบัน โปรแกรมคิดเงินเดือนออนไลน์ถือเป็นตัวเลือกยอดนิยม บทความนี้จะพูดถึงฟังก์ชันที่น่าสนใจของโปรแกรมเงินเดือนที่เหมาะกับธุรกิจยุคใหม่ ไปดูกันเลย

โปรแกรมคิดเงินเดือนออนไลน์

โปรแกรมคิดเงินเดือนออนไลน์ คือ ซอฟต์แวร์หรือระบบสำเร็จรูปที่ช่วยจัดการเกี่ยวกับการประมวลผลเงินเดือนพนักงานอัตโนมัติผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณเวลาการทำงาน การคำนวณเงินเดือน การคำนวณค่าโอที ค่าคอมมิชชัน หรือเบี้ยขยัน และการจ่ายเงินเดือน เป็นต้น ในปัจจุบันโปรแกรมคิดเงินเดือนออนไลน์เป็นเครื่องมือสำคัญที่หลายองค์กรนิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย เพราะถือเป็นตัวช่วยที่ทำให้การบริหารงาน HR เป็นไปโดยสะดวดสบาย รวดเร็ว แม่นยำ ช่วยลดความผิดพลาด ประหยัดทรัพยากร และมีความปลอดภัยสูง

8 ฟังก์ชันของโปรแกรมคิดเงินเดือนออนไลน์ที่ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่

การทำงานของโปรแกรมคิดเงินเดือนออนไลน์ส่วนใหญ่จะประกอบไปด้วยฟังก์ชันที่หลากหลายเพื่อรองรับความต้องการในการจัดการเงินเดือนและข้อมูลพนักงานอย่างครบถ้วน ในที่นี้จะกล่าวถึง 8 ฟังก์ชันสำคัญหลัก ๆ ที่สามารถตอบโจทย์สำหรับธุรกิจในยุคปัจจุบัน มีดังนี้

1. การจัดการข้อมูลพนักงาน

รวมศูนย์ข้อมูลพนักงานและประวัติการทำงานไว้ในระบบเดียวเพื่อการสืบค้นที่รวดเร็วและแม่นยำ

เก็บข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน เช่น ชื่อ ที่อยู่ ตำแหน่ง และข้อมูลการติดต่อ
ประวัติการทำงาน ข้อมูลการขาด ลา มาสายของพนักงาน
การบันทึกข้อมูลการฝึกอบรมและพัฒนาทักษะของพนักงาน

2. การจัดการเวลาทำงาน

บันทึกเวลาเข้า-ออกงานผ่านระบบออนไลน์ที่แม่นยำ รองรับการจัดกะการทำงานที่ซับซ้อนได้ทุกรูปแบบ

วางแผนจัดการกะการทำงาน และวันหยุดงาน
แก้ไขปรับปรุงเวลาทำงาน เช่น ปรับแก้เวลาเข้า-ออกงาน ให้แก่พนักงานที่ลงเวลาผิดพลาด
มีระบบลงเวลาเข้า-ออกงาน เช่น การสแกนใบหน้า การลงเวลาผ่านโลเคชั่นหรือผ่าน wifi
รองรับพนักงานที่ทำงานแบบ Hybrid หรือพนักงานที่ต้องออกไปพบลูกค้าข้างนอกด้วยระบบ Check-in ผ่าน GPS

3. การจัดการเอกสาร

เปลี่ยนการจัดการเอกสารกระดาษเป็นระบบออนไลน์ เพื่อลดขั้นตอนและประหยัดเวลา

จัดการเอกสารขอเพิ่มเวลาเข้า-ออกงาน
จัดการเอกสารขอโอที และเอกสารเบิกเงินต่าง ๆ
จัดการเอกสารรับรองการทำงาน และเอกสารรับรองเงินเดือน

4. การจัดการการลางาน

บริหารจัดการสิทธิ์การลาและอนุมัติลางานแบบ Real-time พร้อมระบบติดตามสถานะอัตโนมัติ

ระบบการขอและอนุมัติการลางาน
บันทึกและติดตามสถานะการลางาน

5. การคำนวณและการจ่ายเงินเดือน

คำนวณเงินเดือน ภาษี และสวัสดิการต่าง ๆ แบบอัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาดและประหยัดเวลาการทำงาน

คำนวณเวลาการทำงานจากข้อมูลการลงเวลา
คำนวณเงินเดือน ค่าโอที ค่าคอมมิชชัน ค่าเบี้ยขยัน โบนัส และสิทธิประโยชน์อื่น ๆ
หักภาษี ประกันสังคม หนี้กยศ. หรือกองทุนอื่น ๆ

6. การจัดทำรายงาน

สร้างรายงานสรุปผลการทำงานและข้อมูลการเงินได้ทันที เพื่อใช้ในการวิเคราะห์และส่งต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

รายงานการคำนวณเงินเดือน และรายรับรายจ่ายตามผังบัญชี
รายงานประวัติพนักงาน การลางาน การขาดงาน และการทำงานล่วงเวลา
รายงานภาษี ประกันสังคม และกองทุน

7. การรักษาความปลอดภัย

ปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานด้วยระบบมาตรฐานสูง

การเข้ารหัสข้อมูลเพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามบทบาทของผู้ใช้งาน

8. การเชื่อมต่อกับระบบอื่น

เพิ่มความคล่องตัวในการทำงานด้วยการเชื่อมต่อข้อมูลกับธนาคารและระบบบริหารจัดการองค์กรได้อย่างไร้รอยต่อ

การเชื่อมต่อกับระบบธนาคารออนไลน์
การเชื่อมต่อกับระบบ ERP หรือ HR อื่น ๆ ที่องค์กรใช้งานอยู่

Tips! อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมได้ที่ >> โปรแกรมเงินเดือน อันไหนดี ที่มีฟังก์ชันสำหรับ HR ยุคใหม่

เช็กลิสต์ฟังก์ชันที่ใช่สำหรับธุรกิจแต่ละประเภท

การเลือกฟังก์ชันที่ใช่สำหรับธุรกิจจะขึ้นอยู่กับ Pain Point และทรัพยากรที่แตกต่างกัน มาสำรวจกันว่าธุรกิจคุณเหมาะกับฟังก์ชันไหน

1. ธุรกิจขนาดเล็ก และ SME (เน้นความคล่องตัวและลดต้นทุน)

สำหรับ SME เจ้าของธุรกิจมักทำหน้าที่หลายอย่าง หรือมี HR เพียงคนเดียว ฟังก์ชันที่สำคัญที่สุดคือ

ฟังก์ชันการคำนวณเงินเดือนและภาษีอัตโนมัติ :เพื่อลดความเสี่ยงในการคำนวณผิด ซึ่งอาจนำไปสู่ค่าปรับ
การจัดการเวลาทำงาน : เนื่องจาก SME มักมีการจ้างงานแบบรายวันหรือรายชั่วโมง ฟังก์ชันที่ช่วยเช็กอินผ่านมือถือ (GPS/Wi-Fi) จึงสำคัญมาก

2. ธุรกิจขนาดใหญ่ และองค์กรมหาชน (เน้นความถูกต้องและโครงสร้าง)

องค์กรใหญ่มีพนักงานจำนวนมากและมีกฎระเบียบที่ซับซ้อน ฟังก์ชันที่สำคัญที่สุดจะขยับไปที่

การรักษาความปลอดภัย : เนื่องจากมีการเข้าถึงข้อมูลหลายระดับ (เช่น หัวหน้าแผนกดูได้เฉพาะทีมตัวเอง) ระบบการกำหนดสิทธิ์จึงมีความสำคัญสูงสุดเพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหล
การจัดทำรายงานขั้นสูง : ฝ่ายบริหารต้องการข้อมูลเชิงวิเคราะห์เพื่อนำไปใช้วางแผนกลยุทธ์และงบประมาณปีถัดไป
การจัดการเอกสารออนไลน์ : ในองค์กรที่มีพนักงานหลักร้อยหลักพัน การเดินเอกสารกระดาษ (เช่น ใบลา หรือใบเบิก) เป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้ ฟังก์ชัน Workflow อนุมัติออนไลน์จึงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เลย
การเชื่อมต่อกับธนาคาร : ช่วยให้โอนเงินเดือนพนักงานจำนวนมากได้ในคลิกเดียว ประหยัดเวลาการทำธุรกรรมด้วยตนเอง

3. ธุรกิจกลุ่มโรงงานหรืออุตสาหกรรม (เน้นความซับซ้อนของกะงาน)

การจัดการเวลาทำงานและการจัดกะ : สำคัญที่สุด เพราะมีการเข้างานเป็นกะ (Shift) ที่หมุนเวียนตลอดเวลา ระบบต้องสามารถคำนวณโอทีและเบี้ยขยันตามกะงานที่ต่างกันได้โดยไม่งง

สรุป 8 ฟังก์ชันโปรแกรมคิดเงินเดือนออนไลน์ที่ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่

โปรแกรมคิดเงินเดือนออนไลน์โดยทั่วไปมักจะมีระบบการทำงานที่หลากหลายครอบคลุม เพื่ออำนวยความสะดวกด้านการบริหารงาน HR โดยมี 8 ฟังก์ชันสำคัญหลัก ๆ ที่สามารถตอบโจทย์สำหรับการบริหารธุรกิจในยุคปัจจุบัน ได้แก่ การจัดการข้อมูลพนักงาน การจัดการเวลาทำงาน การจัดการเอกสาร การจัดการการลางาน การคำนวณและการจ่ายเงินเดือน การจัดทำรายงาน การรักษาความปลอดภัย และการเชื่อมต่อกับระบบอื่น

HumanSoft เป็นหนึ่งในตัวเลือกสำหรับ HR ที่ประกอบไปด้วยฟังก์ชันสำคัญข้างต้นโดยครอบคลุม ทั้งยังรองรับการใช้งานผ่านแอพพลิเคชัน และเว็บเบราว์เซอร์ เพื่อช่วยให้การบริหารจัดการเงินเดือนในธุรกิจของคุณเป็นไปโดยสะดวกรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูงสุด ทดลองใช้งานฟรี 30 วันได้เลย

FAQ: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับฟังก์ชันโปรแกรมคิดเงินเดือน

Q: โปรแกรมคิดเงินเดือนออนไลน์สามารถคำนวณภาษีและประกันสังคมให้โดยอัตโนมัติเลยไหม?

A: ฟังก์ชันหลักของระบบ Payroll จะรองรับการคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเงินสมทบประกันสังคมตามอัตราที่กฎหมายกำหนด รวมถึงสามารถอัปเดตอัตราใหม่ ๆ ให้อัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกฎหมายแรงงาน

Q: โปรแกรมรองรับการดึงข้อมูลจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือเครื่องเดิมที่มีอยู่หรือไม่?

A: โดยส่วนใหญ่โปรแกรมจะรองรับการนำเข้าข้อมูลจากเครื่องสแกนรุ่นต่าง ๆ หรือบางระบบสามารถเชื่อมต่อกับเครื่องสแกนได้โดยตรงเพื่อดึงข้อมูลเวลาเข้า-ออกงานแบบอัตโนมัติ

Q: ธุรกิจที่มีพนักงานไม่กี่คน จำเป็นต้องใช้ฟังก์ชันเยอะขนาดไหน?

A: สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก อาจเริ่มใช้เฉพาะฟังก์ชันพื้นฐานที่จำเป็น เช่น การจัดการเวลาทำงานและการคำนวณเงินเดือนก่อนแล้วจึงค่อยขยายการใช้งานฟังก์ชันอื่น ๆ เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น เพื่อความคุ้มค่าสูงสุด

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม: