บทที่ 10.4 คำนวณเงินเดือนงวดปกติ

การตรวจสอบการคำนวณเงินเดือนรายบุคคลใน HumanSoft สามารถเข้าถึงได้ทั้งข้อมูลจากงวดเต็มและแบ่งงวดจ่าย หน้าจอหลักจะแสดง ตารางการทำงาน ซึ่งผู้ใช้งานสามารถแก้ไขสถานะวันทำงาน/วันหยุด, เปลี่ยนกะการทำงาน, เพิ่ม/ลบเวลาการลงเวลาการทำงาน, คีย์เอกสาร OT, คีย์เอกสารการลา และเพิ่มหมายเหตุ ได้ เมื่อมีการแก้ไขหรืออนุมัติเอกสารใดๆ จะต้องกดปุ่ม "คำนวณ" (เลือก คำนวณวันนี้ หรือ คำนวณทั้งเดือน) ทุกครั้ง เพื่อให้ระบบประมวลผลและอัปเดตข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน

ขั้นตอนการตรวจสอบคำนวณเงินเดือนรายบุคคล

หลังจากที่ผู้ใช้งานได้ตรวจสอบข้อมูลจากหน้าแดชบอร์ดเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือ

การตรวจสอบการคำนวณเงินเดือนแบบรายบุคคล มีดังนี้ 

1. คลิกเลือกที่เมนู "คำนวณเงินเดือนรายบุคคล"
2. เลือกพนักงานที่ต้องการตรวจสอบข้อมูลและแก้ไข
3. ขอบเขตการตรวจสอบ: ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบข้อมูลการคำนวณเงินเดือนรายบุคคลได้ทั้งจาก งวดเต็ม และ แบ่งงวดจ่าย

ตารางการทำงาน: เมื่อเข้าสู่หน้าต่างคำนวณเงินเดือนรายบุคคลแล้ว ระบบจะแสดงผลข้อมูลในรูปแบบของตารางการทำงาน โดยตารางนี้จะประกอบไปด้วยข้อมูลดังนี้:

• วันที่
• กะการทำงาน
• เวลาการทำงาน
• มาเช้า/มาสาย/พักไว/พักเกิน/กลับก่อน/กลับช้า
• โอที
• ลางาน
• หมายเหตุ

การตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลในตารางการทำงาน

การตรวจสอบข้อมูลในตารางการทำงานเป็นการตรวจสอบสถานะของพนักงานในแต่ละวัน และหากพบข้อผิดพลาด ผู้ใช้งานสามารถทำการแก้ไขข้อมูลได้โดยใช้ไอคอนดินสอแก้ไข

1.1 การแก้ไขวันทำงานและวันหยุด

ในช่อง วันที่ เป็นการตรวจสอบวันทำงานและสถานะวันหยุดของพนักงาน

• การแก้ไข: หากต้องการแก้ไขสถานะของวัน เช่น เดิมเป็นวันทำงาน แต่ต้องการเปลี่ยนให้เป็นวันหยุดของพนักงาน สามารถทำได้โดยการกดที่ไอคอนดินสอแก้ไข และเลือกเปลี่ยนแปลงข้อมูลเป็น "วันหยุด"

1.2 การแก้ไขกะการทำงาน

ช่อง กะการทำงาน ใช้ในการตรวจสอบรายละเอียดกะการทำงานของพนักงานในแต่ละวัน เช่น เวลาเข้างาน เวลาเลิกงาน และช่วงพัก

• การแก้ไข: หากต้องการแก้ไขกะการทำงานของพนักงาน สามารถกดคลิกที่ไอคอนดินสอแก้ไข จากนั้นทำการเลือก รหัสกะการทำงาน หรือ ช่วงเวลาของกะการทำงาน ที่ต้องการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้สอดคล้องกับเวลาเข้า-ออกใหม่

1.3 การแก้ไขเวลาการทำงาน (การลงเวลา)

ช่อง เวลาการทำงาน ใช้ในการตรวจสอบการลงเวลาเข้า-ออกงานของพนักงาน

• การแก้ไข (เพิ่มเวลา): หากพนักงานมีการลงเวลาเข้างานแต่ลืมลงเวลาออกงาน ผู้ใช้งานสามารถกดคลิกที่ไอคอนดินสอแก้ไขของช่องเวลาการทำงาน และทำการคีย์เวลาเลิกงานที่ถูกต้องในช่อง "เพิ่มเวลา" (เช่น 17:00 น.) และกดปุ่ม "เพิ่มเวลา" เพื่อบันทึก

• การแก้ไข (ลบเวลา): หากพนักงานมีการลงเวลาเกินมา และต้องการลบเวลานั้นออก สามารถทำได้โดยการกดคลิกที่ไอคอนดินสอแก้ไข และกดคลิกที่ไอคอนกากบาทในแถวของช่วงเวลาที่ต้องการลบ

1.4 การคีย์เอกสาร OT

ช่อง OT ใช้สำหรับกรณีที่พนักงานทำงานล่วงเวลา แต่ยังไม่ได้มีการยื่นขอเอกสาร OT

• การคีย์เอกสาร: ทางฝ่ายบุคคล (HR) สามารถคีย์เอกสาร OT ให้กับพนักงานได้เองโดยการกดคลิกที่ ไอคอนดินสอ แก้ไขในช่อง OT จากนั้นคีย์เวลาที่พนักงานทำงาน OT เข้ามา

• ตัวอย่าง: หากกะการเลิกงานคือ 17:00 น. แต่พนักงานเลิกงานจริง 20:00 น. ก็สามารถเปลี่ยนเวลาจนถึงวันที่ให้เป็น 20:00 น. ในเอกสาร OT ได้
• การอนุมัติ: หลังจากบันทึกเอกสาร OT แล้ว สามารถกดปุ่ม "อนุมัติ" เพื่ออนุมัติเอกสารได้ทันที

1.5 การคีย์เอกสารการลา

ช่อง รายงาน จะแสดงข้อมูลหากพนักงานมีรายการขาดงานหรือลางาน

• การคีย์เอกสารการลา: หากต้องการคีย์เอกสารการลาให้กับพนักงาน สามารถกดคลิกที่ไอคอนดินสอแก้ไขในช่องการลา หน้าต่างการขอเอกสารการลาจะแสดงขึ้นมา

• การอนุมัติ: ให้ตรวจสอบเวลาการลาให้ตรงกับกะการทำงาน จากนั้นกดปุ่ม "บันทึก" และสามารถกดอนุมัติเอกสารได้

1.6 การเพิ่มหมายเหตุ

ช่อง หมายเหตุ ใช้สำหรับกรอกข้อมูลรายละเอียดของวันนั้นๆ เช่น หากพนักงานมีการลางาน ต้องการระบุรายละเอียดว่าลาไปทำอะไร สามารถทำได้โดยการกดคลิกที่ไอคอนดินสอแก้ไข และกรอกข้อมูล ข้อมูลที่กรอกจะแสดงในช่องหมายเหตุของวันดังกล่าว

การคำนวณเพื่ออัปเดตข้อมูล

สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ หลังจากที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล, แก้ไขข้อมูล, ยื่นเอกสาร หรืออนุมัติเอกสารใดๆ แล้ว ข้อมูลในตารางการทำงาน จะยังไม่ได้รับการอัปเดต

คำแนะนำ: ผู้ใช้งานจะต้องกดปุ่ม "คำนวณ" และเลือก "คำนวณวันนี้" หรือ "คำนวณทั้งเดือน" เพื่อให้ระบบทำการดึงข้อมูลใหม่มาประมวลผล และแสดงผลข้อมูลสถานะต่างๆ (เช่น เอกสาร OT, เอกสารการลา, สถานะวันหยุดที่เคยขึ้นเป็นขาดงาน) ให้เป็นปัจจุบัน