PageView Facebook
date_range 17/05/2022 visibility 1533 views
bookmark Feature
ลืมงาน! ปัญหายอดฮิตของพนักงาน ที่โปรแกรม HR ช่วยได้ - blog image preview
Blog >ลืมงาน! ปัญหายอดฮิตของพนักงาน ที่โปรแกรม HR ช่วยได้

ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน หัวหน้างานหรือเจ้าของกิจการ เมื่อใดที่มีงานเยอะ ๆ ก็มักพบปัญหาลืมงานได้เช่นกัน โปรแกรม HR มีฟังก์ชัน To-do List สำหรับจัดการงานในแต่ละวัน


ปัจจัยที่ทำให้พนักงานลืมงาม

สิ่งที่พนักงานมักทำเวลาได้งานหรือสิ่งที่ต้องทำเข้ามา คือการพยายามจำเข้าไปในสมองให้ได้ แล้วก็คิดทำนองว่าคงไม่ลืมหรอก แต่ในความจริงแล้วเรามักจะลืมหลาย ๆ เรื่องไปอย่างรวดเร็วเพราะทุก ๆ นาทีเราจะมีสิ่งเร้าต่าง ๆ รอบตัวกระตุ้นและดึงความสนใจอยู่ตลอด ทำให้ประสิทธิภาพในการคิดหรือลงมือทำงานลดลง ซึ่งมาจากปัจจัยหลาย ๆ อย่าง เช่น

• ภาระหน้าที่เพิ่มมากขึ้น

• มีความเร่งรีบอยู่ตลอดเวลา

• ขาดสมาธิอย่างต่อเนื่อง

• ไม่จัดลำดับความสำคัญ

การได้จดโน้ตต่าง ๆ หรือจัดระเบียบความจำนั้นลงใน To-do List โปรแกรม HR จะทำให้คุณเบาภาระสมอง จากปัจจัยเหล่านี้เป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดการทำงานผิดพลาดตามมา



To-do List คืออะไร

งานแต่ละงานมีลำดับความสำคัญแตกต่างกัน ก่อนอื่นต้องเริ่มจากการลองเขียนรายการงานที่มีทั้งหมด หลังจากนั้นก็จัดลำดับความสำคัญของงาน เรียงลำดับจากงานที่สำคัญและงานที่เร่งด่วนก่อนและกำหนดว่างานใดที่จะต้องทำในวันนี้ ในสัปดาห์นี้ ในเดือนนี้และในเวลาว่าง ซึ่งทั้งหมดนี้ก็คือ "To-Do List" โดย To-Do List ในโปรแกรม HR นั้นสามารถมอบหมายงานให้คนอื่นทำได้ สามารถแจ้งเตือนได้อีกด้วย


ทำไมต้องใช้ฟังก์ชั่น To-do List ในโปรแกรม HR

หากคุณมีพนักงานที่มีงานเยอะมาก งานล้นเต็มมือทำไม่เคยทันเลย พอมีงานเข้ามาแทรกใหม่ก็ลืมงานเก่า การใส่รายการงานที่มีทั้งหมดลงใน To-do List ของโปรแกรม HR แล้วจัดลำดับความสำคัญของงานต่างๆ วางแผนงานที่ต้องทำในแต่ละวันแล้ว อาจจะพบว่าพนักงานสามารถจัดการงานได้ดีขึ้น มีเวลามากขึ้นและงานก็สำเร็จลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพ เพราะการใช้ To-do List ในโปรแกรม HR มีประโยชน์ดังนี้


1. ไม่ต้องใช้ความจำเยอะ

จากเดิมที่พนักงานเคยจำงานทุกอย่างไว้ในสมอง คิดว่าจะไม่ลืม แต่ความจริงแล้วมักจะลืมบางเรื่องไปอย่างรวดเร็วเมื่อมีสิ่งเร้าต่างๆเข้ามาดึงความสนใจไป การรีบจดงานนั้นลงไปใน To-do List ของโปรแกรม HR จะทำให้พนักงานไม่ต้องใช้ความจำเยอะเกินไป แบ่งเบาภาระสมองจะทำให้ไม่หลง ๆ ลืม ๆ งานบางอย่างไปอีก แล้วไปใช้สมาธิและพลังงานกับการทำงานให้เต็มที่อย่างมีประสิทธิภาพ


2. จัดลำดับความสำคัญ

หลักสำคัญของการใช้ To-do List ใน โปรแกรม HR คือการจดงานทุกอย่างที่ต้องทำออกมาทั้งหมดไว้ใน To-do List ซึ่งจะทำให้พนักงานเห็นว่าในแต่ละวันต้องทำอะไรบ้าง มีเวลาเพียงพอหรือไม่ จะบริหารจัดการงานอย่างไร อะไรทำก่อน อะไรทำหลัง นั่นคือการจัดลำดับความสำคัญของงานนั่นเอง ซึ่งทำให้พนักงานได้ทำตามแผนงานของตนเองในแต่ละวันได้สำเร็จตามกำหนดอย่างมีประสิทธิภาพ


3. ดูคิวงานได้แบบ Real Time

“งานนี้เสร็จหรือยัง?”

“พนักงานกำลังทำอะไรอยู่?”

“พนักงานมีงานอะไรอยู่บ้าง”

เป็นคำถามที่หัวหน้างานหรือเจ้าของกิจการหลาย ๆ คนสงสัย ซึ่งบางทีถามแล้วพนักงานก็ไม่รู้จะตอบอย่างไร เพราะทำงานไปเรื่อยๆ ไม่เคยได้มีการวางแผนด้วยตนเอง การใช้ To-do List ในโปรแกรม HR ทำให้พนักงานได้มีโอกาสรู้ เข้าใจและวางแผนงานด้วยตนเอง นอกจากนั้นหัวหน้างานหรือเจ้าของกิจการสามารถดูคิวงานทั้งหมดของพนักงานผ่าน To-do List ได้แบบ Real time



4. มอบหมายงานให้คนในทีมได้

องค์กรส่วนใหญ่ทำงานกันเป็นทีม เพราะงานมีการเชื่อมโยงกันอยู่ตลอดเวลา การใช้ To-do List ในโปรแกรม HR สามารถมอบหมายงานให้พนักงานในทีมได้หลาย ๆ คน แชร์หน้าที่การทำงานกันในทีมได้หรือจะใช้เป็นการสั่งงานให้กับลูกน้องก็ได้ ทำให้ดูภาพรวมของการทำงานได้อย่างสะดวก ติดตามงานและส่งต่องานกันได้อย่างแม่นยำ ไม่มีตกหล่น ช่วยให้การทำงานของทีมนั้นมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น


5. ฝึกการมองงานให้ละเอียด

การใช้ To-do List ในโปรแกรม HR ในทุก ๆ วันก็มีส่วนสำคัญในการให้พนักงานได้ใช้เวลาสัก 5-10 นาทีในการมองงานของตนเอง ให้เวลาเรียนรู้และเข้าใจงานที่กำลังจะทำให้ละเอียด จะทำให้พนักงานเห็นลำดับขั้นตอนต่าง ๆ ในการทำงานอย่างชัดเจน สามารถรู้ได้ว่าจุดไหนจะต้องทำอะไร อย่างไร และฝึกให้พนักงานรู้จักวิเคราะห์งานต่าง ๆ ในระดับรายละเอียดที่ดีขึ้นกว่าเดิม จะช่วยให้ทำงานด้วยความเข้าใจและรวดเร็ว มีความผิดพลาดน้อยลงอีกด้วย


6. มีระบบแจ้งเตือนในกลุ่มไลน์

ในเวลาที่พนักงานกำลังปฏิบัติงานอยู่นั้น อาจไม่ได้เข้าไปดูรายการใน To-do List หากมีทีมงานเพิ่มงานด่วนเข้ามาที่ To-do List ในโปรแกรม HR พนักงานนั้นสามารถรับรู้ได้ทันทีด้วยระบบการแจ้งเตือนในกลุ่มไลน์ สามารถปฏิบัติงานด่วนได้ทันเวลาตามแผนงานที่กำหนดไว้ หรือหากภารกิจเสร็จสิ้นแล้ว ทุกคนในทีมก็สามารถรับรู้และวางแผนต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ


สรุปโปรแกรม HR สำคัญต่อการลืมงานของพนักงานในองค์กรอย่างไร

หลายองค์กรที่พนักงานใช้ความจำในการจดจำรายการงานต่าง ๆ ซึ่งความจำของคนเรานั้นมีจำกัด เมื่อใช้มาก ๆ จะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลงหรือเกิดการลืมงานได้ ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาทั้งเล็กและใหญ่ตามมาได้

จากประโยชน์ทั้ง 6 ข้อที่กล่าวมา การใช้ To-do List ในโปรแกรม HR ของ HumanSoft จึงตอบโจทย์ปัญหาการลืมงานของพนักงานในองค์กรได้อย่างดีที่สุด


โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft
ทดลองใช้ฟรี 30 วันครบทุกฟังก์ชัน
  • บริการขึ้นระบบ ฟรี
  • ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น
  • ยกเลิกเมื่อไหร่ก็ได้