บทที่ 9.5 ตั้งค่ากลับก่อน

การเปิดใช้งานฟังก์ชัน "กลับก่อน" คือ การกำหนดอัตราปรับเงินพนักงานหรือเก็บสถิติเวลาพนักงานลงเวลาก่อนเวลาเลิกงาน

ขั้นตอนการเปิดใช้งานและตั้งค่าเงื่อนไขการกลับก่อน

การเปิดใช้งานฟังก์ชันกลับก่อน (เหมือนวิธีการตั้งค่าประเภทอื่นๆ) สามารถเปิดใช้งานฟังก์ชันกลับก่อนได้ 2 วิธี ดังนี้

• วิธีที่ 1: คลิกที่แถบสถานะสีเทาของหัวข้อ "กลับก่อน" เพื่อเปลี่ยนสถานะเป็นแถบสีฟ้า ซึ่งหมายถึงการเปิดใช้งาน
• วิธีที่ 2: คลิกที่ไอคอนรูปดินสอ (แก้ไข) ที่อยู่ท้ายรายการ และทำการเปิดใช้งานจากหน้าต่างการตั้งค่าโดยตรง

การกำหนดเงื่อนไขการตั้งค่ากลับก่อน

หลังจากเปิดใช้งานฟังก์ชันแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดเงื่อนไขการตั้งค่าต่างๆ ให้สอดคล้องกับนโยบายของบริษัท (เหมือนเงื่อนไขการตั้งค่าประเภทอื่นๆ) ซึ่งแต่ละรายการมีผลกระทบโดยตรงต่อการคำนวณเวลาและค่าตอบแทน ดังต่อไปนี้

1. การเปิด/ปิด เงื่อนไขการตั้งค่ากลับก่อน ให้กับพนักงานรายเดือนหรือรายวัน

2. เริ่มนับ "กลับก่อน" ก่อนเวลาเลิกงานกี่นาที: เป็นการตั้งค่าให้ระบบมีการนับพักเกินต่ำสุดและสูงสุดกี่นาทีต่อวัน 

ตัวอย่างเช่น: ตั้งค่ากลับก่อนต่ำสุด: 10, สูงสุด: 30 

3. สมมุติเวลาเลิกงานคือ 17.00 น. ถ้าพนักงานเลิกงาน 16.40 น. จะคำนวณ “กลับก่อน” กี่นาที (โดยอ้างอิงจากข้อที่ 2): โดยมี 2 เงื่อนไข คือ

• เริ่มนับต่อจากเวลา "เลิกงาน" คือ รูปแบบนี้มีหลักการทำงานที่ตรงไปตรงมา คือเมื่อพนักงานกลับก่อนเวลา "เกณฑ์ขั้นต่ำ" ที่กำหนดไว้ ระบบจะเริ่มนับเวลาที่กลับก่อน ทั้งหมด ตั้งแต่นาทีแรก
• เริ่มนับต่อจากข้อที่ 2 คือ รูปแบบ "นับหยวน" หรือการให้ช่วงเวลาผ่อนผันจะทำการ ยกเว้น ช่วงเวลาขั้นต่ำที่กำหนดไว้ และจะเริ่มนับนาทีที่กลับก่อนหลังจากพ้นช่วงเวลานั้นไปแล้ว

4. หักเงิน "กลับก่อน" หรือไม่: เป็นการเปิด/ปิดฟังก์ชันการหักเงินเมื่อพนักงานกลับก่อนเวลาตามเงื่อนไข

5. เริ่มหักเงิน "กลับก่อน" ก่อนเวลาเลิกงานกี่นาที: กำหนดกรอบเวลาขั้นต่ำและสูงสุดสำหรับการ หักเงิน ซึ่งควรจะสอดคล้องกับกรอบเวลาการนับกลับก่อน ให้ตั้งค่าให้สัมพันธ์กันกับข้อที่ 2 (เช่น ต่ำสุด 10 นาที, สูงสุด 30 นาที)

6. สมมุติเวลาเลิกงานคือ 17.00 น. ถ้าพนักงานเลิกงาน 17.00 น. จะคำนวณ "กลับก่อน" กี่นาที (โดยอ้างอิงจากข้อที่ 5): กำหนดวิธีการนับนาทีเพื่อนำไปคำนวณการหักเงิน ซึ่งควรจะสอดคล้องกับรูปแบบการคำนวณเวลา คำแนะนำ: ให้เลือกให้สัมพันธ์กันกับข้อที่ 3 (เช่น หากเลือก "นับหยวน" ในข้อ 3 ก็ควรเลือก "นับหยวน" ในข้อนี้ด้วย)

7. หักเงินแบบไหน: เลือกวิธีคำนวณยอดหักเงินพักเกินจากตัวเลือกต่อไปนี้

• ตามเรทค่าแรง: หักเงินตามสัดส่วนของค่าจ้าง (เช่น 1 เท่า หรือ 2 เท่าของค่าแรงตามระยะเวลาที่สาย)
• เป็นนาที: หักเงินเป็นจำนวนคงที่ต่อนาทีที่กลับก่อน (เช่น นาทีละ 1 บาท)
• ตามสูตรคำนวณพิเศษ: หักเงินตามเงื่อนไขแบบขั้นบันไดที่ได้มีการตั้งค่า

8. ปัดเศษจำนวนเงิน: กำหนดตัวเลือก "ปัดเศษจำนวนเงิน" เพื่อควบคุมวิธีการจัดการกับเศษสตางค์ที่เกิดจากการคำนวณ:

• ไม่ปัดเศษ: ระบบจะคำนวณและแสดงยอดเงินตามจริงทั้งหมด รวมถึงเศษทศนิยม (เช่น 100.75 บาท)
• ปัดเศษขึ้น: ระบบจะปัดเศษทศนิยมขึ้นเป็นจำนวนเต็มถัดไปเสมอ (เช่น 100.75 บาท จะถูกปัดเป็น 101 บาท)

9. นำไปคำนวณกับ: กำหนดว่าเงินค่ากลับก่อนที่พนักงานได้รับ จะถูกนำไปรวมเป็นฐานในการคำนวณรายการหักอื่นๆ หรือไม่

• ประกันสังคม
• ภาษี
• กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

10. จากนั้นให้กด "บันทึก" เพื่อยืนยันการตั้งค่าและเปิดใช้งานการตั้งค่าพักไว

การตรวจสอบผลการคำนวณการตั้งค่ากลับก่อน

1. คลิกที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือกเมนู "การคำนวณเงินเดือน" และเลือกหัวข้อ "คำนวณเงินเดือน"
3. เลือกพนักงานที่ต้องการทดสอบ (เช่น คุณสมศักดิ์) และคลิกปุ่ม "คำนวณข้อมูล" เพื่อประมวลผลและแสดงผลลัพธ์

การวิเคราะห์ผลลัพธ์จากตัวอย่าง 

จะวิเคราะห์ผลลัพธ์จากกรณีศึกษา 2 กรณี ดังนี้

กรณีที่ 1: นับต่อจากเวลาต่ำสุด

หลักการ: รูปแบบนี้มีหลักการทำงานที่ตรงไปตรงมา คือเมื่อพนักงานกลับก่อนเวลาเกินกว่า "เกณฑ์ขั้นต่ำ" ที่กำหนดไว้ ระบบจะเริ่มนับเวลาที่กลับก่อน ทั้งหมด ตั้งแต่นาทีแรก

ตัวอย่างการคำนวณ (เลิกงานปกติ 17:00 น., เกณฑ์ขั้นต่ำ 10 นาที)

• กรณีกลับก่อน 10 นาที (เลิกงาน 16:50 น.)
• ผลลัพธ์: ระบบ ไม่คำนวณ ว่าเป็นการกลับก่อน
• เหตุผล: เนื่องจากพนักงานกลับก่อนเป็นเวลา 10 นาที ซึ่งเป็นเกณฑ์ขั้นต่ำพอดี ระบบจะเริ่มคำนวณเมื่อกลับก่อนตั้งแต่ 11 นาทีเป็นต้นไป

• กรณีกลับก่อน 20 นาที (เลิกงาน 16:40 น.)
• ผลลัพธ์: ระบบคำนวณเวลาที่กลับก่อนเป็น 20 นาทีเต็ม
• เหตุผล: เนื่องจากเวลาที่กลับก่อน (20 นาที) เกินกว่าเกณฑ์ขั้นต่ำ (10 นาที) ระบบจึงนับเวลาทั้งหมดตั้งแต่ 16:40 น. จนถึง 17:00 น.

กรณีที่ 2: นับแบบหักลบช่วงเวลาขั้นต่ำ (นับหยวน)

หลักการ: รูปแบบ "นับหยวน" หรือการให้ช่วงเวลาผ่อนผัน (Grace Period) จะทำการ ยกเว้น ช่วงเวลาขั้นต่ำที่กำหนดไว้ และจะเริ่มนับนาทีที่กลับก่อนหลังจากพ้นช่วงเวลานั้นไปแล้ว

ตัวอย่างการคำนวณ (เลิกงานปกติ 17:00 น., เกณฑ์ขั้นต่ำ 10 นาที)

• กรณีกลับก่อน 10 นาที (เลิกงาน 16:50 น.):
• ผลลัพธ์: ระบบ ไม่คำนวณ ว่าเป็นการกลับก่อน
• เหตุผล: เช่นเดียวกับรูปแบบแรก การกลับก่อนยังคงอยู่ในเกณฑ์ที่ตั้งค่าไว้

• กรณีกลับก่อน 20 นาที (เลิกงาน 16:40 น.):
• ผลลัพธ์: ระบบคำนวณเวลาที่กลับก่อนเป็น เพียง 10 นาที
• เหตุผล: ระบบจะหักลบช่วงเวลาผ่อนผัน 10 นาทีแรกออกไป (20 นาที - 10 นาที = 10 นาที) และเริ่มนับนาทีที่ 11 เป็นนาทีแรกของการกลับก่อน