บทที่ 9.6 ตั้งค่ากลับช้า

การเปิดใช้งานฟังก์ชัน "กลับช้า" ใช้ในกรณีที่พนักงานบันทึกหรือลงเวลาออกจากการทำงานหลังเวลาเลิกงานตามกะปกติที่บริษัทกำหนดไว้ ตัวอย่างเช่น พนักงานมีกะเลิกงานเวลา 17:00 น. แต่ได้ลงเวลาออกงานจริงในเวลา 17:30 น. เป็นต้น

ขั้นตอนการเปิดใช้งานและตั้งค่าเงื่อนไขการกลับช้า

การเปิดใช้งานฟังก์ชันกลับช้า (เหมือนวิธีการตั้งค่าประเภทอื่นๆ) สามารถเปิดใช้งานฟังก์ชันกลับช้าได้ 2 วิธี ดังนี้

• วิธีที่ 1: คลิกที่แถบสถานะสีเทาของหัวข้อ "กลับช้า" เพื่อเปลี่ยนสถานะเป็นแถบสีฟ้า ซึ่งหมายถึงการเปิดใช้งาน
• วิธีที่ 2: คลิกที่ไอคอนรูปดินสอ (แก้ไข) ที่อยู่ท้ายรายการ และทำการเปิดใช้งานจากหน้าต่างการตั้งค่าโดยตรง

การกำหนดเงื่อนไขการตั้งค่ากลับช้า

หลังจากเปิดใช้งานฟังก์ชันแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดเงื่อนไขการตั้งค่าต่างๆ ให้สอดคล้องกับนโยบายของบริษัท (เหมือนเงื่อนไขการตั้งค่าประเภทมาสายหรือมาเช้า) ซึ่งแต่ละรายการมีผลกระทบโดยตรงต่อการคำนวณเวลาและค่าตอบแทน ดังต่อไปนี้

1. การเปิด/ปิด เงื่อนไขการตั้งค่ากลับช้า ให้กับพนักงานรายเดือนหรือรายวัน

2. เริ่มนับ "กลับช้า" หลังเวลาเลิกงานกี่นาที: เป็นการตั้งค่าให้ระบบมีการนับพักเกินต่ำสุดและสูงสุดกี่นาทีต่อวัน 

ตัวอย่างเช่น: ตั้งค่ากลับก่อนต่ำสุด: 10, สูงสุด: 30 

3. สมมุติเวลาเลิกงานคือ 17.00 น. ถ้าพนักงานเลิกงาน 17.11 น. จะคำนวณ "กลับช้า" กี่นาที (โดยอ้างอิงจากข้อที่ 2): โดยมี 2 เงื่อนไข คือ

• เริ่มนับต่อจากเวลา "เลิกงาน" คือ รูปแบบนี้เป็นการนับเวลาการกลับช้าตามจริงทั้งหมดที่เกิดขึ้น หากพนักงานกลับช้าผ่านเกณฑ์ขั้นต่ำ 10 นาทีแล้ว เวลาที่จะนำมาคำนวณจะเริ่มนับต่อเนื่องตั้งแต่เวลาเลิกงานปกติไปจนถึงเวลาที่พนักงานลงเวลาออกงานจริง โดยจะคำนวณให้สูงสุดไม่เกินเพดานที่กำหนดไว้ที่ 30 นาที
• เริ่มนับต่อจากข้อที่ 2 คือ รูปแบบ "นับหยวน" รูปแบบนี้เป็นการคำนวณโดยระบบจะ ไม่นับรวมเวลา 10 นาทีแรก ของการกลับช้า และจะเริ่มนับเวลาเพื่อคำนวณค่าตอบแทนตั้งแต่นาทีที่ 11 เป็นต้นไป หรืออาจกล่าวได้ว่าระบบจะนำเวลาขั้นต่ำ 10 นาทีมาหักออกจากเวลากลับช้าทั้งหมดก่อนจ่ายค่าตอบแทน

4. ได้รับเงิน “กลับช้า” หรือไม่: เป็นการเปิด/ปิดฟังก์ชันการได้รับเงินเมื่อพนักงานกลับช้าเวลาตามเงื่อนไข

5. เริ่มได้รับเงิน "กลับช้า" หลังเวลาเลิกงานกี่นาที: กำหนดกรอบเวลาขั้นต่ำและสูงสุดสำหรับการได้รับเงิน ซึ่งควรจะสอดคล้องกับกรอบเวลาการนับกลับช้า ให้ตั้งค่าให้สัมพันธ์กันกับข้อที่ 2 (เช่น ต่ำสุด 10 นาที, สูงสุด 30 นาที)

6. สมมุติเวลาเลิกงานคือ 17.00 น. ถ้าพนักงานเลิกงาน 17.11 น. จะคำนวณ “กลับช้า” กี่นาที (โดยอ้างอิงจากข้อที่ 5): กำหนดวิธีการนับนาทีเพื่อนำไปคำนวณการได้รับเงิน ซึ่งควรจะสอดคล้องกับรูปแบบการคำนวณเวลา

• คำแนะนำ: ให้เลือกให้สัมพันธ์กันกับข้อที่ 3 (เช่น หากเลือก "นับหยวน" ในข้อ 3 ก็ควรเลือก "นับหยวน" ในข้อนี้ด้วย)

7. ได้รับเงินแบบไหน: เลือกวิธีคำนวณยอดได้รับเงินเมื่อกลับช้าจากตัวเลือกต่อไปนี้

• ตามเรทค่าแรง: ได้รับเงินตามสัดส่วนของค่าจ้าง (เช่น 1 เท่า หรือ 2 เท่าของค่าแรงตามระยะเวลาที่สาย)
• เป็นนาที:ได้รับเงินเป็นจำนวนคงที่ต่อนาทีที่กลับช้า (เช่น นาทีละ 1 บาท)
• ตามสูตรคำนวณพิเศษ: ได้รับเงินตามเงื่อนไขแบบขั้นบันไดที่ได้มีการตั้งค่า

8. ปัดเศษจำนวนเงิน: กำหนดตัวเลือก "ปัดเศษจำนวนเงิน" เพื่อควบคุมวิธีการจัดการกับเศษสตางค์ที่เกิดจากการคำนวณ

• ไม่ปัดเศษ: ระบบจะคำนวณและแสดงยอดเงินตามจริงทั้งหมด รวมถึงเศษทศนิยม (เช่น 100.75 บาท)
• ปัดเศษขึ้น: ระบบจะปัดเศษทศนิยมขึ้นเป็นจำนวนเต็มถัดไปเสมอ (เช่น 100.75 บาท จะถูกปัดเป็น 101 บาท)

9. นำไปคำนวณกับ: กำหนดว่าเงินค่ากลับช้าที่พนักงานได้รับ จะถูกนำไปรวมเป็นฐานในการคำนวณรายการหักอื่นๆ หรือไม่

• ประกันสังคม
• ภาษี
• กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

10. จากนั้นให้กด "บันทึก" เพื่อยืนยันการตั้งค่าและเปิดใช้งานการตั้งค่ากลับช้า

การตรวจสอบผลการคำนวณการตั้งค่ากลับช้า

1. คลิกที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือกเมนู "การคำนวณเงินเดือน" และเลือกหัวข้อ "คำนวณเงินเดือน"
3. เลือกพนักงานที่ต้องการทดสอบ (เช่น คุณสมศักดิ์) และคลิกปุ่ม "คำนวณข้อมูล" เพื่อประมวลผลและแสดงผลลัพธ์

การวิเคราะห์ผลลัพธ์จากตัวอย่าง 

จะวิเคราะห์ผลลัพธ์จากกรณีศึกษา 2 กรณี ดังนี้

กรณีที่ 1: นับต่อจากเวลาต่ำสุด

หลักการ: รูปแบบนี้เป็นการนับเวลาการกลับช้าตามจริงทั้งหมดที่เกิดขึ้น หากพนักงานกลับช้าขั้นต่ำ 10 นาทีแล้ว เวลาที่จะนำมาคำนวณจะเริ่มนับต่อเนื่องตั้งแต่เวลาเลิกงานปกติไปจนถึงเวลาที่พนักงานมีการลงเวลาเลิกงานจริง โดยจะคำนวณให้สูงสุดไม่เกินเพดานที่กำหนดไว้ที่ 30 นาที

ตัวอย่างการคำนวณ (เลิกงานปกติ 17:00 น, เกณฑ์ขั้นต่ำ 10 นาที)

กรณีกลับช้า 5 นาที (เลิกงาน 17:05 น.)

• ผลลัพธ์: ระบบ ไม่คำนวณ ว่าเป็นการกลับช้า
• เหตุผล: ไม่เข้าเงื่อนไขการคำนวณ เนื่องจากกลับช้าไม่ถึงเกณฑ์ขั้นต่ำ 10 นาที

กรณีกลับช้า 40 นาที (เลิกงาน 17:40 น.)

• ผลลัพธ์: ระบบคำนวณเวลาที่กลับช้าเป็น 30 นาที
• เหตุผล: ระบบคำนวณเวลาให้สูงสุดที่ 30 นาทีตามเพดานที่กำหนดไว้ในนโยบาย

กรณีกลับช้า 15 นาที (เลิกงาน 17:15 น.)

• ผลลัพธ์: ระบบคำนวณเวลาที่กลับช้าเป็น 15 นาที
• เหตุผล: ระบบคำนวณเวลาให้เต็มจำนวน 15 นาที เนื่องจากอยู่ระหว่างเกณฑ์ขั้นต่ำและสูงสุด

กรณีที่ 2: การนับแบบหักเวลาขั้นต่ำ (นับหยวน)

หลักการ: รูปแบบนี้เป็นการคำนวณโดยระบบจะ ไม่นับรวมเวลา 10 นาทีแรก ของการกลับช้า และจะเริ่มนับเวลาเพื่อคำนวณค่าตอบแทนตั้งแต่นาทีที่ 11 เป็นต้นไป หรืออาจกล่าวได้ว่าระบบจะนำเวลาขั้นต่ำ 10 นาทีมาหักออกจากเวลากลับช้าทั้งหมดก่อนจ่ายค่าตอบแทน

ตัวอย่างการคำนวณ (เลิกงานปกติ 17:00 น, เกณฑ์ขั้นต่ำ 10 นาที)

กรณีกลับช้า 5 นาที (เลิกงาน 17:05 น.)

• ผลลัพธ์: ระบบ ไม่คำนวณ ว่าเป็นการกลับช้า
• เหตุผล: ไม่เข้าเงื่อนไขการคำนวณ เนื่องจากกลับช้าไม่ถึงเกณฑ์ขั้นต่ำ 10 นาที

กรณีกลับช้า 40 นาที (เลิกงาน 17:40 น.)

• ผลลัพธ์: ระบบคำนวณเวลาที่กลับช้าเป็น 30 นาที
• เหตุผล: ระบบนำเวลากลับช้า 40 นาที มาหักลบด้วยเวลาขั้นต่ำ 10 นาที (40-10 = 30) ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้ไม่เกินเพดานสูงสุดที่กำหนดไว้ จึงคำนวณเวลาให้ 30 นาที

กรณีกลับช้า 15 นาที (เลิกงาน 17:15 น.)

• ผลลัพธ์: ระบบคำนวณเวลาที่กลับช้าเป็น 5 นาที
• เหตุผล: ระบบนำเวลากลับช้า 15 นาที มาหักลบด้วยเวลาขั้นต่ำ 10 นาที ทำให้เหลือเวลาที่นำมาคำนวณ 5 นาที (15 - 10 = 5)