บทที่ 9.7 ตั้งค่าโอที

หลักการค่าล่วงเวลา (OT) ตามกฎหมาย

การทำงานล่วงเวลาเกินกะการทำงานในวันทำงานปกติ หรือ การทำงานในวันหยุด/วันหยุดตามประเพณี ตามกฏหมายแรงงานเป็นการที่ลูกจ้างทำงานเกินเวลาทำงานที่กำหนดไว้ในสัญญาจ้าง หรือ ตามกฏหมาย ซึ่งการทำงานเกิน 8 ชั่วโมงต่อวัน หรือ 48 ชั่วโมงต่อสัปดาห์นายจ้างจะต้องจ่ายค่าตอบแทนเป็นค่าล่วงเวลาให้แก่ลูกจ้าง

ซึ่งระบบ HumanSoft ได้จำแนกประเภทของ OT ไว้อย่างชัดเจนเพื่อรองรับการคำนวณในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน ดังนี้

• OT ล่วงเวลาทำงานวันปกติ
• OT ทำงานในวันหยุดพนักงาน
• OT ทำงานในวันหยุดนักขัตฤกษ์
• OT ล่วงเวลาในวันหยุด

ค่าล่วงเวลา (OT) ในระบบ HumanSoft

ค่าล่วงเวลา (OT) ในระบบ HumanSoft ถูกออกแบบมาให้มีความยืดหยุ่นสูง โดยมี "การ์ด" สำหรับตั้งค่า OT ได้สูงสุดถึง 8 ประเภท ทำให้สามารถกำหนดเงื่อนไขที่แตกต่างกันเฉพาะพนักงานรายเดือน พนักงานรายวัน พนักงานเหมาจ่าย หรือ พนักงานพาร์ทไทม์ได้ นอกจากนี้ บริษัทยังสามารถปรับเปลี่ยนชื่อของการ์ดแต่ละใบเพื่อให้สื่อความหมายได้ตรงตามนโยบายการใช้งานภายในองค์กร

ขั้นตอนการตั้งค่าโอที

1. ไปที่เมนู "ตั้งค่า" ซึ่งอยู่บนแถบเมนูด้านซ้ายมือของหน้าจอ

2. เลือกเมนู "ตั้งค่าการคำนวณ" และเลือกหัวข้อ "ตั้งค่าเวลาการทำงาน"

3. เมื่อเข้าสู่หน้าตั้งค่าเวลาการทำงานแล้ว ให้เลือกแท็บเมนู "ประเภทโอที"

4. ภายในหน้าจอของ "ประเภท OT" จะพบกับการ์ด OT ทั้งหมดที่สามารถกำหนดค่าได้ โดยการคลิกที่ไอคอน "แก้ไข" (รูปดินสอ) จะเป็นการเปิดหน้าต่างสำหรับตั้งค่ารายละเอียดของ OT นั้นๆ

การกำหนดเงื่อนไขการตั้งค่าโอที

หลังจากเปิดใช้งานฟังก์ชันแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดเงื่อนไขการตั้งค่าต่างๆ ให้สอดคล้องกับนโยบายของบริษัท ซึ่งแต่ละรายการมีผลกระทบโดยตรงต่อการคำนวณเวลาและค่าตอบแทน ดังต่อไปนี้

ชื่อ (ภาษาไทย/ภาษาอังกฤษ): กำหนดชื่อเรียกของการ์ด OT นี้เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิงและสอดคล้องกับนโยบายของบริษัท เช่น "OT วันทำงานปกติ 1.5 เท่า" หรือ "OT วันหยุด 3 เท่า"

นำไปใช้กับ: เป็นการกำหนดขอบเขตการใช้งานของการ์ด OT ใบนี้ โดยมี 3 ตัวเลือก

• เฉพาะวันทำงาน: สามารถยื่นขอ OT ตามเงื่อนไขนี้ได้เฉพาะในวันทำงานปกติเท่านั้น
• เฉพาะวันหยุด: สามารถยื่นขอ OT ตามเงื่อนไขนี้ได้เฉพาะในวันหยุดของพนักงานเท่านั้น
• ทั้งหมด: สามารถยื่นขอ OT ตามเงื่อนไขนี้ได้ทั้งในวันทำงานและวันหยุด

1. การเปิด/ปิด เงื่อนไขการตั้งค่าโอที ให้กับพนักงานรายเดือน, รายวัน เหมาจ่าย และ พาร์ทไทม์

2. เริ่มนับ "โอทีล่วงเวลา" หลังเวลาเลิกงานกี่นาที: กำหนดจำนวนนาทีขั้นต่ำที่พนักงานต้องทำงานหลังเวลาเลิกงานปกติ ก่อนที่ระบบจะเริ่มคำนวณ OT ให้

ตัวอย่างเช่น หากตั้งค่าไว้ที่ 30 นาที และพนักงานยื่นขอ OT เป็นเวลา 20 นาที ระบบจะคำนวณ OT ให้เป็น 0

3. สมมุติเวลาเลิกงานคือ 17.00 น. ถ้าพนักงานเลิกงาน 18.00 น. จะคำนวณ "โอทีล่วงเวลา" กี่นาที (โดยอ้างอิงจากข้อที่ 2): โดยมี 2 เงื่อนไข คือ

• เริ่มนับต่อจากข้อที่ 2 (นับหยวน) : ระบบจะหักเวลาขั้นต่ำที่กำหนดไว้ในข้อ 2 ออกไปก่อน แล้วจึงเริ่มนับเวลา OT ที่เหลือ 

ตัวอย่างเช่น ตั้งค่าขั้นต่ำ 30 นาที หากพนักงานทำ OT 1 ชั่วโมง (60 นาที) ระบบจะคำนวณ OT ให้เพียง 30 นาที

• เริ่มนับต่อจากเวลา “เลิกงาน” : ระบบจะนับเวลา OT ทั้งหมดที่เกิดขึ้นจริงตามที่พนักงานยื่นขอ โดยไม่หักเวลาขั้นต่ำออก 

ตัวอย่างเช่น ตั้งค่าขั้นต่ำ 30 นาที หากพนักงานทำ OT 1 ชั่วโมง (60 นาที) ระบบจะคำนวณ OT ให้เต็ม 1 ชั่วโมง

4. ได้รับเงินแบบไหน: เลือกรูปแบบการจ่ายค่าตอบแทนสำหรับ OT โดยมี 4 ประเภท

• ตามเรทค่าแรง: คำนวณจากฐานเงินเดือนของพนักงานและระบุจำนวนเท่าที่ต้องการจ่าย (เช่น 1, 1.5, 2, 3 เท่า)
• เป็นนาที: กำหนดค่าตอบแทนเป็นจำนวนเงินคงที่ต่อนาที โดยไม่อ้างอิงฐานเงินเดือน
• ตามสูตรคำนวณพิเศษ: ตั้งค่าเงื่อนไขการจ่ายแบบขั้นบันได
• แปลงเป็นวันหยุดพิเศษ: แปลงชั่วโมง OT ที่ทำไปเป็นวันหยุดสะสม (หากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม กรุณาติดต่อเจ้าหน้าที่ของ HumanSoft)

5. ปัดเศษจำนวนเงิน: กำหนดวิธีการจัดการกับเศษสตางค์ของยอดเงิน OT ที่คำนวณได้

• ไม่ปัดเศษ: จ่ายเงินตามยอดที่คำนวณได้จริง เช่น 100.75 บาท
• ปัดเศษ: ระบบจะปัดเศษตามหลักคณิตศาสตร์สากล (>= .50 ปัดขึ้น, < .50 ปัดลง) เช่น 100.75 บาท จะถูกปัดเป็น 101 บาท

6. กำหนดชั่วโมงโอทีสูงสุด: จำกัดจำนวนชั่วโมง OT สูงสุดที่พนักงานสามารถยื่นขอได้ต่อเอกสาร 1 ฉบับ โดยมีตัวเลือก

• ตามกะการทำงาน 
• 8 ชั่วโมง
• 12 ชั่วโมง
• 16 ชั่วโมง
• 24 ชั่วโมง

7. การปัดเศษชั่วโมง: กำหนดวิธีการปัดเศษของ "ชั่วโมง" OT ที่พนักงานทำจริง โดยมีตัวเลือก

• ไม่ปัดเศษ
• ปัดลง 10 นาที
• ปัดลง 15 นาที
• ปัดลง 20 นาที
• ปัดลงครึ่งชั่วโมง
• ปัดลงเต็มชั่วโมง

ตัวอย่างเช่น หากเลือก ปัดลงเต็มชั่วโมง และพนักงานทำ OT 7 ชั่วโมง 15 นาที ระบบจะปัดเศษชั่วโมงลงเหลือ 7 ชั่วโมงถ้วน

8. นำไปคำนวณกับ: เลือกว่าจะให้นำยอดเงิน OT ที่พนักงานได้รับ ไปรวมเป็นฐานในการคำนวณรายการอื่นๆ หรือไม่ โดยสามารถเลือก

• ประกันสังคม
• ภาษี
• กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

9. หลังจากตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม "ตกลง" เพื่อบันทึกการตั้งค่า

กรณีศึกษา: เปรียบเทียบผลลัพธ์จากการตั้งค่าโอที "นับหยวน" และ "นับต่อ"

เพื่อให้ผู้ใช้งานเข้าใจผลกระทบของการตั้งค่ารูปแบบการคำนวณ OT แต่ละแบบ ส่วนนี้จะแสดงตัวอย่างเปรียบเทียบผลลัพธ์ระหว่างการตั้งค่าแบบ "นับหยวน" และ "นับต่อ" โดยแบ่งตามประเภทของวันทำงาน โดยดำเนินการดังนี้

1. คลิกที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือกเมนู "การคำนวณเงินเดือน" และเลือกหัวข้อ "คำนวณเงินเดือน"
3. เลือกพนักงานที่ต้องการทดสอบ (เช่น คุณสมศักดิ์) และคลิกปุ่ม "คำนวณข้อมูล" เพื่อประมวลผลและแสดงผลลัพธ์

กรณีศึกษา: OT ในวันทำงานปกติ

การตั้งค่าแบบ "นับหยวน"

• กะทำงาน: 08:00 - 17:00 น.
• ตั้งค่า "เริ่มนับ OT ล่วงเวลา": ขั้นต่ำที่ 30 นาที

กรณีที่ 1: 

• เวลาที่บันทึกจริง: 17.30 น.
• เวลาที่ยื่นขอ: OT 17:00 - 17:30 น.
• ผลการคำนวณ OT (ชั่วโมง): 0.0 ชั่วโมง
• เหตุผล: เวลายื่นขอ OT คือ 30 นาที ซึ่งเท่ากับเกณฑ์ขั้นต่ำ ระบบจึงหัก 30 นาทีแรกทิ้งทั้งหมด

กรณีที่ 2: 

• เวลาที่บันทึกจริง: 18:00 น.
• เวลาที่ยื่นขอ: 17:00 - 18:00 น.
• ผลการคำนวณ OT (ชั่วโมง): 30 นาที
• เหตุผล: เวลายื่นขอ OT คือ 60 นาที ระบบหัก 30 นาทีแรกทิ้ง (จากการตั้งค่าขั้นต่ำที่ 30 นาที) และเริ่มนับนาทีที่ 31-60 (30 นาที)

กรณีที่ 3: 

• เวลาที่บันทึกจริง: 19:00 น.
• เวลาที่ยื่นขอ: 17:00 - 18:00 น.
• ผลการคำนวณ OT (ชั่วโมง): 30 นาที
• เหตุผล: ถึงแม้จะเลิกงานจริง 19:00 น. แต่ยื่นขอ OT แค่ถึง 18:00 น. ระบบจึงคำนวณจากเวลาที่ขอและหัก 30 นาทีแรก

การตั้งค่าแบบ "นับต่อ"

• กะทำงาน: 08:00 - 17:00 น.
• ตั้งค่า "เริ่มนับ OT ล่วงเวลา": ขั้นต่ำที่ 30 นาที

กรณีที่ 1: 

• เวลาที่บันทึกจริง: 17.30 น.
• เวลาที่ยื่นขอ: OT 17:00 - 17:30 น.
• ผลการคำนวณ OT (ชั่วโมง): 30 นาที
• เหตุผล: เวลายื่นขอ OT คือ 30 นาที ซึ่งเข้าเกณฑ์ขั้นต่ำ ระบบจึงนับเวลาให้ทั้งหมด

กรณีที่ 2: 

• เวลาที่บันทึกจริง: 18:00 น.
• เวลาที่ยื่นขอ: OT 17:00 - 18:00 น.
• ผลการคำนวณ OT (ชั่วโมง): 1.0 ชั่วโมง
• เหตุผล: เวลายื่นขอ OT คือ 60 นาที ระบบนับเวลาให้ทั้งหมดโดยไม่หักออก

กรณีที่ 3: 

• เวลาที่บันทึกจริง: 19:00 น.
• เวลาที่ยื่นขอ: OT 17:00 - 18:00 น.
• ผลการคำนวณ OT (ชั่วโมง): 1.0 ชั่วโมง
• เหตุผล: ระบบคำนวณตามเวลาที่ยื่นขอ (ถึง 18:00 น.) และนับเวลาให้ทั้งหมดตามเงื่อนไข "นับต่อ"