การทำงานวันหนึ่งของ HR นั้น มีเอกสารเข้ามามากมาย ปัญหาเอกสารตกหล่นและสูญหายจึงมีมากด้วยเช่นกัน โปรแกรมบริหารงานบุคคล สามารถยื่น-อนุมัติเอกสารออนไลน์ได้ และเก็บไว้ในฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ ทำให้การทำงานของ HR นั้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น
งานเอกสาร HR ตกหล่นอย่างไรบ้าง
ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทมากยิ่งขึ้น หลายองค์กรนำเทคโนโลยีเข้ามาปรับใช้งาน แต่บางองค์กรยังคงเป็นการทำงานระบบเก่า และเมื่อ HR ในองค์กรที่ต้องวุ่นวายกับเอกสารและปัญหามากมายของพนักงานในองค์กรนั้น แน่นอนว่าปัญหาเอกสารตกหล่น สูญหายย่อมมีโอกาสเกิดขึ้นบ่อยครั้ง
ตัวอย่างเช่น
นาย ก. : เป็นพนักงานบริษัท เอบีซี ต้องการลาไปร่วมงานแต่งงาน จำนวน 3 วัน
นาย ก. : ยื่นเอกสารลางานไว้ที่ HR
HR : กำลังยุ่งกับการแก้ปัญหาการทำโอทีของพนักงานท่านอื่นอยู่ จึงวางเอกสารไว้ที่ข้างโต๊ะ
HR : ถึงวันคำนวณเงินเดือนจึงรวบรวมเอกสารการลาของพนักงาน แต่เอกสารของนาย ก. นั้น ถูกรวบรวมไปขณะที่เก็บกระดาษเสียหน้าเดียว
HR : เมื่อคำนวณเงินเดือนเสร็จจึงส่งให้เจ้าของกิจการตรวจสอบและยืนยัน
เจ้าของกิจการ : ตรวจสอบและยืนยันการโอนเงินเดือนตามปกติ
นาย ก. : เมื่อเงินเดือนเข้าถึงทราบว่า มีความผิดพลาดเกิดขึ้น จึงแจ้งไปที่ HR
HR : หาเอกสารของนาย ก. ไม่พบ จึงให้นาย ก. ยื่นเอกสารอีกครั้ง
นาย ก. : ยื่นเอกสารอีกครั้งด้วยความไม่พอใจ
HR : ดำเนินการแก้ไขให้เจ้าของกิจการตรวจสอบและโอนเงินอีกครั้ง
เจ้าของกิจการ : ตรวจสอบและยืนยันโอนเงินอีกครั้ง
เมื่องานเอกสารเป็นงานที่มีขั้นตอนมากมาย ทั้งเรื่องการรับ-ส่งเอกสาร การจัดเก็บเอกสาร ทำให้ HR ต้องใช้เวลาและพลังงานในการทำงานมาก โอกาสในการเกิดความผิดพลาดก็มีมากด้วยเช่นกัน โปรแกรมบริหารงานบุคคล สามารถช่วยจัดการงานเอกสารได้อย่างสะดวก ทำให้ระบบการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM) ขององค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น
โปรแกรมบริหารงานบุคคลช่วยเรื่องเอกสารได้อย่างไรบ้าง
โปรแกรมบริหารงานบุคคล เป็นหนึ่งในเทคโนโลยีที่เข้ามาเปลี่ยนโลกของการบริหารงานในองค์กร เพื่อจัดการงาน HR ให้เป็นระบบและเดินหน้าต่อไปได้โดยไม่สะดุด ไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เข้ามา โดยมีข้อดีดังเช่น
1. ลดภาระงาน
เชื่อว่างานเอกสารเป็นเรื่องที่ใช้พลังงานและยุ่งยากมากที่สุดของ HR เพราะมีกระบวกการและขั้นตอนซับซ้อนมากมายให้จัดการ ซึ่งโปรแกรมบริหารงานบุคคลสามารถช่วยให้การจัดการเอกสารของ HR นั้นเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเอกสารการลงเวลาทำงาน เอกสารการทำโอที เอกสารการลางานและเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องอีกมากมาย ด้วยฟังก์ชั่นโปรแกรมบริหารงานบุคคลที่ครอบคลุมและหลากหลายเช่น ระบบลงเวลาการทำงานออนไลน์ การยื่น-อนุมัติเอกสารออนไลน์ อีกทั้งยังสามารถบันทึกข้อมูลอัตโนมัติพร้อมการอัปเดตแบบ Real Time ทำให้ HR ลดขั้นตอนการทำงานและไม่ต้องยุ่งยากกับเรื่องเอกสารอีกต่อไป
2. ลดความผิดพลาด
โอกาสในการผิดพลาดของ HR นั้นส่วนใหญ่มาจากภาระงานและขั้นตอนการจัดการเอกสารที่มากมาย เมื่อโปรแกรมบริหารงานบุคคลสามารถช่วยการจัดการเอกสารและลดภาระงานของ HR ได้ ก็สามารถลดโอกาสในการเกิดความผิดพลาดไปได้ด้วยเช่นกัน
3. ประหยัดเวลา
การจัดการเอกสารของ HR ไม่ว่าจะเป็นเอกสารการลางาน การทำโอที หรือการลงเวลาทำงานนั้น เป็นขั้นตอนที่นอกจากจะใช้พลังงานในการทำงานมากแล้ว ยังใช้เวลาในการทำมากด้วยเช่นกัน ฟังก์ชั่นจากโปรแกรมบริหารงานบุคคลที่สามารถจัดการเอกสารหรือข้อมูลต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและReal Time อีกทั้งยังใช้งานได้อย่างง่ายดาย ไม่ยุ่งยากซับซ้อน จึงทำให้การทำงานของ HR และการบริหารการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM) ในองค์กรนั้น ประหยัดเวลาไปได้อย่างมากเลยทีเดียว
4. ลดต้นทุน
โปรแกรมบริหารงานบุคคล ที่นอกจากจะลดภาระงาน ลดความผิดพลาดและประหยัดเวลาได้นั้น ยังสามารถลดต้นทุนให้กับองค์กรได้อีกด้วย เพราะองค์กรสามารถจัดการงาน HR และการบริหารการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ต้องจ้าง HR เพิ่มเลย องค์กรจึงสามารถลดต้นทุนในส่วนนี้ไปได้เลย
สรุปโปรแกรมบริหารงานบุคคลสำคัญอย่างไรกับการแก้ปัญหาเอกสารงาน HR ตกหล่น
ในยุคที่โลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ทุกอย่างในชีวิตประจำวันจึงต้องอาศัยเทคโนโลยีในการแก้ปัญหา ในโลกของการทำงานก็เช่นกัน การใช้ โปรแกรมบริหารงานบุคคล HumanSoft นอกจากจะสามารถรองรับปัญหาการจัดการเอกสารของ HR ดังที่กล่าวมาได้แล้ว ยังมีข้อดีเพิ่มเติมอีกมากมาย ดังเช่น
• ระบบมีความยืดหยุ่น ตอบโจทย์ได้ในทุกๆ องค์กร
• มีฟังก์ชั่นหลากหลาย ครอบคลุมการทำงานของ HR
• ติดตั้งระบบและอัพเกรดได้ง่าย
• ข้อมูลมีความปลอดภัย
• คำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ
• มีระบบการแจ้งเตือนอัจฉริยะ
• ระบบลงเวลาการทำงานออนไลน์ ถึง 14 แบบ
• ออกรายงานสำหรับผู้บริหารได้อย่างสะดวก
ดังนั้น โปรแกรมบริหารงานบุคคล HumanSoft จึงสำคัญกับการแก้ปัญหางานเอกสารของ HR ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
