PageView Facebook
date_range 19/07/2022 visibility 2476 views
bookmark Use Case
เอกสาร HR ตกหล่น ทำยังไงดี? โปรแกรมบริหารงานบุคคลช่วยได้ - blog image preview
Blog >เอกสาร HR ตกหล่น ทำยังไงดี? โปรแกรมบริหารงานบุคคลช่วยได้

การทำงานวันหนึ่งของ HR นั้น มีเอกสารเข้ามามากมาย ปัญหาเอกสารตกหล่นและสูญหายจึงมีมากด้วยเช่นกัน โปรแกรมบริหารงานบุคคล สามารถยื่น-อนุมัติเอกสารออนไลน์ได้ และเก็บไว้ในฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ ทำให้การทำงานของ HR นั้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น


งานเอกสาร HR ตกหล่นอย่างไรบ้าง

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทมากยิ่งขึ้น หลายองค์กรนำเทคโนโลยีเข้ามาปรับใช้งาน แต่บางองค์กรยังคงเป็นการทำงานระบบเก่า และเมื่อ HR ในองค์กรที่ต้องวุ่นวายกับเอกสารและปัญหามากมายของพนักงานในองค์กรนั้น แน่นอนว่าปัญหาเอกสารตกหล่น สูญหายย่อมมีโอกาสเกิดขึ้นบ่อยครั้ง


ตัวอย่างเช่น

นาย ก. : เป็นพนักงานบริษัท เอบีซี ต้องการลาไปร่วมงานแต่งงาน จำนวน 3 วัน

นาย ก. : ยื่นเอกสารลางานไว้ที่ HR

HR : กำลังยุ่งกับการแก้ปัญหาการทำโอทีของพนักงานท่านอื่นอยู่ จึงวางเอกสารไว้ที่ข้างโต๊ะ

HR : ถึงวันคำนวณเงินเดือนจึงรวบรวมเอกสารการลาของพนักงาน แต่เอกสารของนาย ก. นั้น ถูกรวบรวมไปขณะที่เก็บกระดาษเสียหน้าเดียว

HR : เมื่อคำนวณเงินเดือนเสร็จจึงส่งให้เจ้าของกิจการตรวจสอบและยืนยัน

เจ้าของกิจการ : ตรวจสอบและยืนยันการโอนเงินเดือนตามปกติ

นาย ก. : เมื่อเงินเดือนเข้าถึงทราบว่า มีความผิดพลาดเกิดขึ้น จึงแจ้งไปที่ HR

HR : หาเอกสารของนาย ก. ไม่พบ จึงให้นาย ก. ยื่นเอกสารอีกครั้ง

นาย ก. : ยื่นเอกสารอีกครั้งด้วยความไม่พอใจ

HR : ดำเนินการแก้ไขให้เจ้าของกิจการตรวจสอบและโอนเงินอีกครั้ง

เจ้าของกิจการ : ตรวจสอบและยืนยันโอนเงินอีกครั้ง

เมื่องานเอกสารเป็นงานที่มีขั้นตอนมากมาย ทั้งเรื่องการรับ-ส่งเอกสาร การจัดเก็บเอกสาร ทำให้ HR ต้องใช้เวลาและพลังงานในการทำงานมาก โอกาสในการเกิดความผิดพลาดก็มีมากด้วยเช่นกัน โปรแกรมบริหารงานบุคคล สามารถช่วยจัดการงานเอกสารได้อย่างสะดวก ทำให้ระบบการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM) ขององค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น



โปรแกรมบริหารงานบุคคลช่วยเรื่องเอกสารได้อย่างไรบ้าง

โปรแกรมบริหารงานบุคคล เป็นหนึ่งในเทคโนโลยีที่เข้ามาเปลี่ยนโลกของการบริหารงานในองค์กร เพื่อจัดการงาน HR ให้เป็นระบบและเดินหน้าต่อไปได้โดยไม่สะดุด ไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เข้ามา โดยมีข้อดีดังเช่น


1. ลดภาระงาน

เชื่อว่างานเอกสารเป็นเรื่องที่ใช้พลังงานและยุ่งยากมากที่สุดของ HR เพราะมีกระบวกการและขั้นตอนซับซ้อนมากมายให้จัดการ ซึ่งโปรแกรมบริหารงานบุคคลสามารถช่วยให้การจัดการเอกสารของ HR นั้นเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเอกสารการลงเวลาทำงาน เอกสารการทำโอที เอกสารการลางานและเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องอีกมากมาย ด้วยฟังก์ชั่นโปรแกรมบริหารงานบุคคลที่ครอบคลุมและหลากหลายเช่น ระบบลงเวลาการทำงานออนไลน์ การยื่น-อนุมัติเอกสารออนไลน์ อีกทั้งยังสามารถบันทึกข้อมูลอัตโนมัติพร้อมการอัปเดตแบบ Real Time ทำให้ HR ลดขั้นตอนการทำงานและไม่ต้องยุ่งยากกับเรื่องเอกสารอีกต่อไป


2. ลดความผิดพลาด

โอกาสในการผิดพลาดของ HR นั้นส่วนใหญ่มาจากภาระงานและขั้นตอนการจัดการเอกสารที่มากมาย เมื่อโปรแกรมบริหารงานบุคคลสามารถช่วยการจัดการเอกสารและลดภาระงานของ HR ได้ ก็สามารถลดโอกาสในการเกิดความผิดพลาดไปได้ด้วยเช่นกัน


3. ประหยัดเวลา

การจัดการเอกสารของ HR ไม่ว่าจะเป็นเอกสารการลางาน การทำโอที หรือการลงเวลาทำงานนั้น เป็นขั้นตอนที่นอกจากจะใช้พลังงานในการทำงานมากแล้ว ยังใช้เวลาในการทำมากด้วยเช่นกัน ฟังก์ชั่นจากโปรแกรมบริหารงานบุคคลที่สามารถจัดการเอกสารหรือข้อมูลต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและReal Time อีกทั้งยังใช้งานได้อย่างง่ายดาย ไม่ยุ่งยากซับซ้อน จึงทำให้การทำงานของ HR และการบริหารการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM) ในองค์กรนั้น ประหยัดเวลาไปได้อย่างมากเลยทีเดียว


4. ลดต้นทุน

โปรแกรมบริหารงานบุคคล ที่นอกจากจะลดภาระงาน ลดความผิดพลาดและประหยัดเวลาได้นั้น ยังสามารถลดต้นทุนให้กับองค์กรได้อีกด้วย เพราะองค์กรสามารถจัดการงาน HR และการบริหารการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ต้องจ้าง HR เพิ่มเลย องค์กรจึงสามารถลดต้นทุนในส่วนนี้ไปได้เลย



สรุปโปรแกรมบริหารงานบุคคลสำคัญอย่างไรกับการแก้ปัญหาเอกสารงาน HR ตกหล่น

ในยุคที่โลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ทุกอย่างในชีวิตประจำวันจึงต้องอาศัยเทคโนโลยีในการแก้ปัญหา ในโลกของการทำงานก็เช่นกัน การใช้ โปรแกรมบริหารงานบุคคล HumanSoft นอกจากจะสามารถรองรับปัญหาการจัดการเอกสารของ HR ดังที่กล่าวมาได้แล้ว ยังมีข้อดีเพิ่มเติมอีกมากมาย ดังเช่น

• ระบบมีความยืดหยุ่น ตอบโจทย์ได้ในทุกๆ องค์กร

• มีฟังก์ชั่นหลากหลาย ครอบคลุมการทำงานของ HR

• ติดตั้งระบบและอัพเกรดได้ง่าย

• ข้อมูลมีความปลอดภัย

• คำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ

• มีระบบการแจ้งเตือนอัจฉริยะ

• ระบบลงเวลาการทำงานออนไลน์ ถึง 14 แบบ

• ออกรายงานสำหรับผู้บริหารได้อย่างสะดวก

ดังนั้น โปรแกรมบริหารงานบุคคล HumanSoft จึงสำคัญกับการแก้ปัญหางานเอกสารของ HR ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

โปรแกรมเงินเดือน HumanSoft
ทดลองใช้ฟรี 30 วันครบทุกฟังก์ชัน
  • บริการขึ้นระบบ ฟรี
  • ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น
  • ยกเลิกเมื่อไหร่ก็ได้