การทำ Slip เงินเดือนอย่างง่ายๆ สำหรับ HR มือใหม่ มีวิธีการอย่างไรบ้างนั้น มาดูกันในบทความนี้เลย

ว่าด้วยเรื่อง Slip เงินเดือน

    อย่างที่ทุกคนรู้กันดีว่า Slip เงินเดือนเป็นเอกสารสำคัญที่ช่วยในกระบวนการคิดเงินเดือนของบริษัทและยังช่วยให้พนักงานทราบถึงสถานะการจ่ายเงินเดือนและรายละเอียดเกี่ยวกับค่าจ้างงานในแต่ละเดือนด้วย เพราะพนักงานจะใช้ slip เงินเดือนเพื่อตรวจสอบว่าจำนวนเงินที่ได้รับถูกต้องตามคำสั่งจ่ายเงินเดือน และเพื่อทราบถึงรายละเอียดของการหักเงินต่าง ๆ ที่มีผลต่อยอดเงินเดือนที่ได้รับจริง ๆ ในแต่ละเดือน ซึ่งการทำ Slip เงินเดือนในแต่ละเดือนนั้น เป็นหน้าที่ของฝ่ายบุคคล หรือ HR โดยมีวิธีการทำ Slip เงินเดือน อย่างง่ายๆ ด้วยโปรแกรม Microsoft Excel ตามขั้นตอนดังนี้

Tips! อ่านเพิ่มเติม >> สลิปเงินเดือนคืออะไร

วีธีทำ Slip เงินเดือน ง่ายๆ ด้วย Excel

    "Slip เงินเดือน" เป็นเอกสารที่บริษัทหรือองค์กรให้แก่พนักงานเพื่อแสดงรายละเอียดของการจ่ายเงินเดือนและประกอบด้วยข้อมูลต่าง ๆ เช่น ชื่อพนักงาน รหัสพนักงาน วันที่จ่ายเงินเดือนข้อมูลเกี่ยวกับการหักเงิน เช่น หักภาษี สวัสดิการต่าง ๆ และยอดรวมเงินเดือนที่จ่ายให้พนักงานในเดือนนั้น ๆ โดยขั้นตอนแรกในการสร้างเอกสารคือ

1.  เตรียมข้อมูลเงินเดือนและการหักเงินต่าง ๆ

    ก่อนที่จะสร้างสลิปเงินเดือน  HR ต้องเตรียมข้อมูลที่จำเป็น เช่น จำนวนเงินเดือนที่จ่าย, การหักภาษีเงินเดือน, การหักเงินสวัสดิการ, การโอนเงิน, และสิ่งอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเงินและค่าจ้างงานของพนักงาน โดยใส่รายการต่างๆ ลงไปในไฟล์ Excel ดังเช่นตัวอย่าง

2. ใช้โปรแกรม Excel ในการสร้าง Slip เงินเดือน

    ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปเช่น Microsoft Excel เพื่อสร้าง Slip เงินเดือน โดยการใช้คำสั่งต่างๆ ดังต่อไปนี้

    2.1 การทำ List ข้อมูลพนักงาน

• ตั้งชื่อข้อมูลที่ต้องการใช้ จากไฟล์ข้อมูลพนักงานที่เตรียมไว้ โดยการเลือกเซลล์ที่ต้องการใช้ เช่น รหัสพนักงาน แล้วขึ้นไปตั้งชื่อที่ช่องด้านซ้ายบนดังภาพ

• จากนั้นมาที่หน้า Slip เงินเดือน แล้วเลือกเมนู Data Validation > Data Validation
• จะมีหน้าต่างขึ้นมา ที่ช่อง Allow เลือก List ดังภาพตัวอย่าง
• จากนั้น ให้เลือกข้อมูลรหัสพนักงานที่เราได้ตั้งชื่อไว้ หรือข้อมูลอื่นๆ ที่ต้องการนำมาใช้



• จากนั้นกดปุ่ม OK ก็จะได้เมนู Dropdown สำหรับไว้เลือกพนักงานที่เราต้องการทำ Slip เงินเดือน

    2.2 ดึงข้อมูลพนักงานมาที่ Slip เงินเดือน

• ใช้คำสั่ง Vlookup เพื่อค้นหาข้อมูลของพนักงานใน Sheet อื่นๆ โดยการพิมพ์สูตร =vlookup(   แล้วเลือกช่องรหัสพนักงาน

• จากนั้นใส่ , ตามด้วยเลือกช่องข้อมูลทั้งหมดของพนักงานที่ต้องการใช้ แล้ว Copy ตัวหนังสือด้านบนมาว่างหลัง ,จากนั้นพิมพ์ ,2, แล้วเลือกค่า False แล้ว Enter

• เมื่อได้ข้อมูล 1 ช่องแล้ว ก็ทำตามสูตรเดิมในช่องอื่นๆ แต่เปลี่ยนตรงค่าที่ใส่ ,2, เป็นเลขอื่นตามคอลัมป์ที่ต้องการแสดงข้อมูล เช่น ,5, เมื่อต้องการแสดงข้อมูลเงินเดือน และ ,3, เมื่อต้องการแสดงข้อมูลแผนก

    2.3  ปรับแต่งสลิปเงินเดือน

    ใส่ข้อมูลเงินเดือน รายได้และการหักเงินต่าง ๆ ลงในเทมเพลตของ Slip เงินเดือน แต่ละองค์กรหรือบริษัทอาจมีเทมเพลตที่แตกต่างกัน คุณสามารถปรับแต่งรูปแบบ, สี, ตาราง, และข้อมูลอื่น ๆ ตามที่เหมาะสมได้เลย

    2.4 ตรวจสอบความถูกต้อง

    ก่อนที่จะส่ง Slip เงินเดือน ให้แก่พนักงาน คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดที่ป้อนเข้าไปถูกต้องและครบถ้วน เพื่อป้องกันความขัดแย้งหรือความสับสน

    2.5 ส่งสลิปเงินเดือน

    เมื่อตรวจสอบและยืนยันว่า Slip เงินเดือน ถูกต้องและพร้อมสำหรับการจัดส่ง คุณสามารถส่ง Slip ผ่านทางอีเมล์หรือส่งออกเป็นไฟล์ pdf เพื่อจัดพิมพ์เป็นเอกสาร

    2.6 เก็บสำเนาและบันทึก

    ควรเก็บสำเนาของ Slip เงินเดือน ส่งให้แก่พนักงานไว้เพื่อเป็นหลักฐานในอนาคต นอกจากนี้คุณควรทำการบันทึกสำเนาในทะเบียนการจ่ายเงินเดือนของบริษัทหรือองค์กรด้วย

    ซึ่งขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณสร้าง Slip เงินเดือน ได้อย่างง่ายดายด้วยตัวเอง พร้อมทั้งสามารถตกแต่งให้มีความสวยงามและครบถ้วนด้วยโปรแกรม Excel ที่มีความสามารถในการคำนวณและจัดรูปแบบข้อมูลเป็นอย่างดี

Slip เงินเดือน ออนไลน์ในยุคปัจจุบัน

    ในยุคปัจจุบัน การสร้าง Slip เงินเดือน สามารถทำได้หลากหลายแบบ หลากหลายโปรแกรม และส่วนมากนิยมใช้โปรแกรมสลิปเงินเดือน ที่ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น เนื่องจากความสะดวกสบายและประหยัดเวลาในการจัดทำและส่ง Slip เงินเดือน ให้แก่พนักงาน ซึ่งในปัจจุบันก็มีให้เลือกอย่างมากมาย ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมสลิปเงินเดือนออนไลน์ฟรี หรือไม่ฟรี ล้วนมีข้อดีและข้อเสียกันทั้งสิ้น ดังนั้น HR จึงควรศึกษาข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูลและเปรียบเทียบความคุ้มค่าของแต่ละโปรแกรมให้เป็นอย่างดี

สรุปวิธีทำ  Slip เงินเดือนง่ายๆ ด้วย Excel

    หลังจากได้ทราบวิธีการทำ Slip เงินเดือน แล้ว ทำให้ตระหนักถึงขั้นตอนที่มีความซ้ำซาก จำเจ อยู่หลายขั้นตอน อาจทำให้มีโอกาสเกิดความผิดพลาดได้อย่างง่ายดาย การสร้าง Slip เงินเดือน ด้วยโปรแกรมออนไลน์ต่างๆ เช่น โปรแกรมบริหารงานบุคคล จะช่วยลดภาระการจัดทำเอกสารและเพิ่มความสะดวกสบายให้แก่ทั้งบริษัทและพนักงานได้อย่างมาก และยังมีความปลอดภัยของข้อมูล ลดโอกาสเกิดความผิดพลาดได้อย่างดีอีกด้วย

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ "วิธีทำ Slip เงินเดือน"

ถาม : การสร้างสลิปเงินเดือนด้วย Excel ต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง?

ตอบ : มีส่วนที่สำคัญ 2 ส่วน คือ

• ข้อมูลพนักงาน เช่น ชื่อ-นามสกุล, รหัสพนักงาน, แผนก, ตำแหน่ง
• ข้อมูลเงินเดือน เช่น เงินเดือน รายรับรายจ่ายของพนักงาน

ถาม : การทำสลิปด้วย Excel เหมาะกับธุรกิจแบบไหน?

ตอบ : เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็ก หรือ SME ที่มีจำนวนพนักงานไม่มาก และต้องการประหยัดค่าใช้จ่าย

ถาม : ข้อจำกัดของการใช้ Excel ในการทำสลิปเงินเดือนมีอะไรบ้าง?

ตอบ : ข้อมูลไม่เชื่อมโยงกับระบบลงเวลาการทำงานอัตโนมัติ และอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย หากสูตรคลาดเคลื่อนหรือมีการแก้ไขไฟล์

เรื่องเกี่ยวกับ Slip เงินเดือน ที่คุณอาจสนใจ

• สลิปเงินเดือนคืออะไร ใช้ทำอะไร ต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง
• โปรแกรมสลิปเงินเดือนคืออะไรและมีบทบาทอย่างไรในองค์กร?
• สลิปเงินเดือนออนไลน์ฟรี ตรวจสอบเงินเดือนง่าย ๆ เพียงปลายนิ้ว

สำหรับผู้ประกอบการที่สนใจโปรแกรม HR สำหรับคำนวณเงินเดือนให้แก่พนักงาน