การลางานในองค์กรปัจจุบัน มีปัญหาหลากหลายเกิดขึ้น ซึ่งส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานด้านต่าง ๆ ระบบลางานออนไลน์ จึงเป็นตัวช่วยสำคัญให้กับฝ่ายบุคคลหรือ HR โดยสามารถช่วยอะไรได้บ้างนั้น ติดตามได้ในบทความนี้เลย

ทำความรู้จักระบบลางานออนไลน์คืออะไร

ระบบลางานออนไลน์ คือ ระบบที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้บริษัทหรือองค์กรสามารถจัดการกระบวนการลางานของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพผ่านทางออนไลน์ โดยใช้ Application หรือ Web Browser ระบบนี้มักจะมีคุณสมบัติหลายอย่างที่สามารถปรับแต่งตามความต้องการขององค์กร โดยภาพรวมระบบลางานออนไลน์มักมีคุณสมบัติดังนี้

คุณสมบัติของระบบลางานออนไลน์ที่ดีต้องมีอะไรบ้าง

คุณสมบัติของระบบลางานออนไลน์ที่ดี สามารถยื่น-อนุมัติการลาได้ ตรวจสอบโควตาการลาได้

ยื่นขอลางาน

พนักงานสามารถยื่นขอลางานผ่านระบบออนไลน์ โดยระบุวันลาและประเภทของการลา เช่น ลาป่วย, ลาพักร้อน, หรือลากิจ

อนุมัติการลา

ผู้จัดการหรือผู้รับผิดชอบสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอลางานจากพนักงานผ่านระบบออนไลน์

ตารางการลา

ระบบจะแสดงตารางการลาที่แสดงรายละเอียดของการลาของพนักงานในระบบ เพื่อให้ผู้จัดการและพนักงานสามารถตรวจสอบได้ง่าย

ตรวจสอบโควตาการลา

ระบบสามารถแสดงข้อมูลภาพรวมโควต้าการลาของพนักงานในระบบ เพื่อให้พนักงานสามารถตรวจสอบด้วยตนเองได้อย่างสะดวก

แจ้งเตือน

ระบบสามารถส่งแจ้งเตือนถึงพนักงานและผู้จัดการเมื่อมีการลางานหรือเหตุการณ์สำคัญอื่น ๆ เกิดขึ้น

การบันทึกข้อมูล

ระบบจะบันทึกข้อมูลการลาของพนักงานแบบอัตโนมัติ เพื่อเป็นประวัติและการเรียกดูข้อมูลสำหรับการตรวจสอบในอนาคต

รายงาน

ระบบสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับการลาของพนักงานเพื่อใช้ในการวิเคราะห์และการวางแผนงานต่อไป

ความปลอดภัยตามมาตราฐาน ISO

ระบบจะต้องมีมาตรการความปลอดภัยที่เหมาะสมตามมาตรา ISO เพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลสำคัญขององค์กร

ความสอดคล้องกับกฎหมาย

ระบบควรสอดคล้องกับกฎหมายและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับการลางานในพื้นที่ที่องค์กรของคุณตั้งอยู่

การอัพเดทและพัฒนา

ระบบควรมีการอัพเดทและพัฒนาต่อเนื่องเพื่อให้เหมาะสมกับการเปลี่ยนแปลงและความต้องการใหม่ขององค์กรของคุณ

ราคาและค่าใช้จ่าย

ควรพิจารณาตรงนี้ให้ถูกต้องเพื่อให้ระบบเหมาะสมกับงบประมาณขององค์กรของคุณ

วิธีใช้ระบบลางานออนไลน์ จาก App HumanSoft

หลังจากที่รู้แล้วว่าระบบลางานออนไลน์คืออะไร ควรมีคุณสมบัติอะไรบ้าง ก็มาถึงตัวอย่างขั้นตอนการใช้งานจาก App HumanSoft

1. ขั้นตอนการยื่นเอกสาร

การยื่นเอกสารลางานออนไลน์ผ่านแอป HumanSoft

เปิด App HumanSoft แล้วเข้าไปที่เมนู “ยื่นเอกสาร” จะพบกับเมนูย่อยสำหรับการยื่นเอกสารส่งหัวหน้างาน และ การยื่นเอกสารส่งฝ่ายบุคคล ซึ่งแต่ละเมนูย่อย สามารถยื่นเอกสารต่างๆ ได้ ดังนี้

ยื่นเอกสารส่งหัวหน้างาน

• ขอลางาน

• ขอเปลี่ยนกะการทำงาน

• ขอเปลี่ยนวันหยุด

• ขอเพิ่มเวลา

• ขอโอที

ยื่นเอกสารส่งฝ่ายบุคคล

• ขอเบิกล่วงหน้า

• เอกสารรับรองเงินเดือน

• เอกสารรับรองการทำงาน

• เบิกเงินสดย่อย

• สวัสดิการ

• ร้องเรียน

จากนั้นเลือกยื่นเอกสารในแต่ละเมนูย่อย โดยเลือกประเภทการลาหรือประเภทการขอเอกสาร แล้วเลือกวันที่เริ่ม และวันที่สิ้นสุดการลา พร้อมกับใส่รายละเอียดอธิบายเพิ่มเติม แนบไฟล์รูปภาพเพื่อเป็นหลักฐานและเพื่อประกอบการตัดสินใจของหัวหน้างานหรือ HR ได้

นอกจากนี้ ในแต่ละเมนูการลางาน หลังจากเลือกประเภทการลาแล้ว ระบบจะแสดงโควต้าการลาที่เหลือ ว่าใช้โควต้าไปแล้วเท่าไร เหลือโควต้าอยู่เท่าไร เพื่อให้พนักงานสามารถบริหารจัดการวันลางานของตนเองได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

2. ขั้นตอนการอนุมัติเอกสาร

ขั้นตอนการอนุมัติเอกสารนี้ เป็นระบบบริหารจัดการสำหรับหัวหน้างาน ซึ่งสามารถอนุมัติได้เฉพาะลูกทีมที่อยู่ในสายงานเท่านั้น โดยเข้าไปที่เมนู “อนุมัติเอกสาร” เลือกปี และเดือนที่ต้องการดูเอกสาร แล้วเอกสารที่รอดำเนินการจะแสดงขึ้นมาที่หน้านี้ อีกทั้งยังสามารถเลือกการค้นหาแบบละเอียดได้ โดยการเลือกสถานะเอกสาร ประเภทเอกสาร เลือกบริษัท และเลือกชื่อพนักงานที่ต้องการค้นหาเอกสารได้เลย

3. ขั้นตอนการตรวจสอบโควตาการลา

ขั้นตอนนี้พนักงานสามารถตรวจสอบโควตาการลางานทั้งหมดได้ด้วยตนเอง โดยเข้าไปที่เมนู “โควต้าการลา” ระบบจะแสดงโควตาการลาทั้งหมดของตนเอง ว่าลาไปเท่าไร และเหลืออีกกีวัน และยังสามารถเลือกดูโควต้าการลางานของปีก่อนๆ ได้อีกด้วย

นอกจากนี้ ระบบลางานออนไลน์ HumanSoft นั้น ยังมีฟังก์ชันอื่นๆ สำหรับช่วยการจัดการงาน HR ได้อย่างครอบคลุม ไม่ว่าจะเป็น การคำนวณเงินเดือน การบริหาจัดการเวลาทำงานของพนักงาน การลงเวลาเข้า-ออกพนักงาน ภาษี การประเมิน KPI เป็นต้น ทำให้ HR สามารถบริหารจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การเลือกระบบลางานออนไลน์ที่ดีควรต้องมีอะไรบ้าง?

การเลือกระบบลางานออนไลน์ที่เหมาะสมคือหัวใจสำคัญในการบริหารองค์กร ซึ่ง ระบบลางานออนไลน์จาก HumanSoft ถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ความต้องการของ HR อย่างครบถ้วน ด้วยคุณสมบัติที่โดดเด่น ดังนี้:

ทำงานด้วยระบบอัตโนมัติ : ข้อมูลการลาจะเชื่อมโยงกันทั้งระบบโดยอัตโนมัติ ลดความซ้ำซ้อนในการจัดการเอกสาร
ตรวจสอบข้อมูลแบบ Real-time : HR และหัวหน้างานสามารถติดตามสถานะการลาและการทำงานของพนักงานได้ทันที
ประหยัดเวลาและลดขั้นตอนการทำงาน : ช่วยให้กระบวนการขออนุมัติลางานสะดวกรวดเร็วขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารบุคลากร
รองรับการใช้งานแบบ Multi-Platform : พนักงานและ HR สามารถเข้าถึงระบบได้อย่างสะดวก ทั้งผ่าน Application บนมือถือ และ Web Browser

สรุป ระบบลางานออนไลน์ ง่ายๆ ผ่าน App HumanSoft

ระบบการลาออนไลน์ช่วยให้พนักงานกดลาผ่านมือถือได้ทันที อนุมัติไวตามสายบังคับบัญชา พร้อมคำนวณวันลาคงเหลือและอัปเดตเข้าสู่ระบบคิดเงินเดือนอัตโนมัติ ลดงานเอกสารของ HR และป้องกันความผิดพลาด

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ "ระบบลางานออนไลน์"

ถาม : ระบบลางานออนไลน์ผ่าน App ดีกว่าการเขียนใบลาแบบกระดาษยังไง

ตอบ : ช่วยลดขั้นตอนยุ่งยากและประหยัดเวลา พนักงานสามารถกดขอลางานผ่านแอปได้ทุกที่ หัวหน้ากดอนุมัติได้ทันที และข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์ ทำให้เอกสารไม่สูญหายและตรวจสอบง่ายกว่าแบบเดิม

ถาม : เวลาพนักงานกดลางาน หัวหน้าจะรู้และกดอนุมัติผ่านมือถือได้เลยหรือเปล่า?

ตอบ : หัวหน้างานจะได้รับการแจ้งเตือน (Notification) ทันทีที่มีพนักงานส่งคำขอลา และสามารถตรวจสอบรายละเอียดพร้อมกด "อนุมัติ" หรือ "ไม่อนุมัติ" ผ่านแอปพลิเคชันบนมือถือได้เลย

ถาม : ถ้าลาป่วยติดต่อกัน 3 วัน ต้องแนบใบรับรองแพทย์ สามารถแนบผ่านระบบลางานได้ไหม?

ตอบ : สามารถแนบรูปภาพผ่านระบบลางานออนไลน์ได้ค่ะ โดยพนักงานสามารถกดอัปโหลดรูปภาพใบรับรองแพทย์ไปพร้อมกับการยื่นเอกสารลาบนระบบลางานออนไลน์ผ่าน App ได้ทันที

ถาม : พนักงานอยากดูประวัติการลางานย้อนหลังของตัวเอง ต้องไปขอข้อมูลที่ HR ไหม?

ตอบ : ไม่ต้องขอจาก HR ค่ะ พนักงานสามารถกดเข้าไปดูประวัติการลางานย้อนหลังของตนเองทั้งหมดผ่านระบบลางานออนไลน์บน App ได้ตลอดเวลา

บทความเกี่ยวกับการลางานที่คุณอาจสนใจ :