ขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือน HR ต้องทำอะไรบ้าง?

โดยทั่วไปกระบวนการ Payroll สามารถแบ่งได้เป็น 7 ขั้นตอนหลัก ได้แก่ รวบรวมเวลาทำงาน รวบรวมรายรับ–รายหัก คำนวณเงินเดือน ตรวจสอบผล จ่ายเงินเดือน จัดทำข้อมูลภาษี และจัดทำข้อมูลประกันสังคม หากองค์กรมีพนักงานหลายประเภท หลายกะ หรือมีข้อมูลอยู่หลายไฟล์ การใช้โปรแกรม Payroll หรือบริการ Payroll Outsourcing สามารถช่วยลดขั้นตอนการรวบรวมและคีย์ข้อมูลซ้ำได้

 

การทำ Payroll คืออะไร

การทำ Payroll หรือ การทำเงินเดือนให้พนักงาน คือกระบวนการจัดการและคำนวณเงินเดือนที่นายจ้างหรือฝ่าย HR ต้องดำเนินการในแต่ละเดือน ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบและประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ เช่น

 

• เวลาการทำงาน
• ค่าโอที
• ภาษี
• ประกันสังคม
• จัดทำสลิปเงินเดือน
• รายรับและรายจ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

 

ข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำมาคำนวณเพื่อให้ได้ยอดเงินเดือนที่ถูกต้อง และจ่ายเงินเดือนให้พนักงานอย่างครบถ้วนในทุก ๆ เดือน

 

ขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือนต้องทำอะไรบ้าง

การทำ Payroll ในแต่ละเดือนมีขั้นตอนการดำเนินการดังนี้

 

 

1. รวบรวมข้อมูลการทำงานของพนักงานในองค์กร

ขั้นตอนแรกของการทำ Payroll คือการรวบรวมข้อมูลการทำงานของพนักงาน เช่น การลงเวลาการทำงาน เพื่อเช็กสถานะการขาด ลา มาสาย รวมถึงจำนวนชั่วโมงทำงานล่วงเวลา (OT) เนื่องจากบางกิจการอาจมีการใช้เครื่องสแกนลายนิ้วมือ เครื่องตอกบัตร หรือการเซ็นชื่อเข้างาน จึงจำเป็นต้องทำการเก็บรวบรวมข้อมูลการทำงานของพนักงาน ซึ่งข้อมูลการทำงานเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะเป็นพื้นฐานสำหรับการคำนวณเงินเดือนอย่างถูกต้องและแม่นยำ

 

2. รวบรวมเอกสารรายรับรายจ่ายของพนักงาน

ขั้นตอนถัดไปคือการรวบรวมเอกสารเกี่ยวกับรายรับ-รายจ่ายของพนักงาน กรณีที่บริษัทมอบสวัสดิการให้พนักงาน เช่น ค่าเดินทาง ค่าโทรศัพท์ หรือค่าอาหาร เมื่อถึงสิ้นเดือน นายจ้างหรือฝ่าย HR จะต้องตรวจสอบและรวบรวมหลักฐานการเบิกสวัสดิการเหล่านี้ เพื่อใช้ในการคำนวณและจ่ายเงินเดือนอย่างถูกต้อง

 

3. คำนวณเงินเดือนให้พนักงาน

ขั้นตอนถัดไปของการทำ Payroll ซึ่งถือว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด คือการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงาน โดยเริ่มคิดจากข้อมูลที่เราได้รวบรวมมาทั้งข้อมูลการทำงาน เช่น เงินเดือน โอที  และข้อมูลรายรับรายจ่ายของพนักงาน (ถ้ามี) เมื่อคิดเงินเดือนให้พนักงานอย่างถูกต้องแล้ว ถัดไปคือการคำนวณเพื่อหักประกันสังคม และภาษี ตามที่กฎหมายกำหนด จากนั้นจะได้ ยอดเงินเดือนสุทธิ ซึ่งเป็นจำนวนที่บริษัทต้องจ่ายให้แก่พนักงาน

 

4. ตรวจสอบความถูกต้อง

ขั้นตอนนี้เราจะทำการตรวจสอบความถูกต้องของผลการคำนวณเงินเดือนพนักงานอย่างละเอียดอีกครั้ง เพื่อตรวจสอบว่าไม่มีข้อมูลผิดพลาดหรือมียอดเงินที่ขาดหรือเกิน

 

5. จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน

หลังจากคิดเงินเดือนพนักงานถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ต่อมาคือการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน ซึ่งแต่ละบริษัทก็มีวิธีการจ่ายเงินเดือนให้พนักงานที่ต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับนโยบายและความสะดวกของแต่ละองค์กร บางบริษัทก็อาจจ่ายเงินเดือนให้พนักงานด้วยวิธีการจ่ายเป็นเงินสดให้พนักงานโดยตรง หรือบางบริษัทก็ใช้วิธีการจ่ายเงินเดือนให้พนักงานด้วยการโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร

 

6. ทำรายงานภาษีและยื่นภาษี

จัดทำรายงานภาษีประจำเดือนหรือภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) และทำการยื่นภาษีภายใน 7 วันของเดือนถัดไป นับตั้งแต่สิ้นเดือนที่จ่ายเงิน กรณียื่นแบบกระดาษ และขยายเป็นภายใน 15 วัน กรณียื่นแบบออนไลน์

 

7. ทำรายงานประกันสังคมและยื่นประกันสังคม

จัดทำรายงานประกันสังคมและยื่นประกันสังคมภายใน 15 วันของเดือนถัดไป โดยนายจ้างจะต้องทำการหักเงินเดือนพนักงาน และนำส่งเงินสมทบประกันสังคม

 

ทำ Payroll เอง กับใช้บริการ Payroll Outsourcing แบบไหนดีกว่า?

ประเด็น	ทำเอง / Excel	Payroll Outsourcing
ผู้คำนวณ	HR คำนวณเอง	มีทีมผู้เชี่ยวชาญด้านการคำนวณเงินเดือนช่วยดำเนินการ
ข้อมูลเวลาและ OT	รวบรวมจากไฟล์เอง	ดำเนินการตามขอบเขตบริการ
วิธีคำนวณเงินเดือน	HR สร้างและตรวจเอง	ผู้เชี่ยวชาญช่วยดูแล โดยใช้เครื่องมือที่มีมาตรฐาน เชื่อถือได้ และมีความแม่นยำสูง
ภาระ HR	HR รับภาระหน้าที่หลักในการดำเนินการ	มีผู้เชี่ยวชาญดูแล ลดภาระงานของ HR
การตรวจสอบข้อมูล	ทีมภายใน	องค์กรและผู้ให้บริการตรวจสอบร่วมกัน

 

ดังนั้น หากทีมต้องใช้เวลาหลายวันในการรวบรวม ตรวจสอบ และจัดทำเอกสารทุกเดือน การใช้ Payroll Outsourcing อาจช่วยลดภาระได้มากกว่า

 

ไม่อยากปวดหัวกับการทำ Payroll ลองใช้บริการรับทำเงินเดือน HumanSoft

การทำ Payroll หรือการทำเงินเดือนให้พนักงานในแต่ละเดือนอาจเป็นงานที่ซับซ้อนและเต็มไปด้วยรายละเอียดต่าง ๆ มากมายที่ชวนให้ปวดหัว หากไม่จัดการอย่างเป็นระบบหรือไม่มีความรู้ความเชี่ยวชาญด้านการคิดเงินเดือนพนักงาน อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดที่ส่งผลต่อทั้งองค์กรและพนักงาน

 

แต่ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการใช้บริการรับทำเงินเดือนจาก HumanSoft ผู้ช่วยสำคัญที่มาช่วยจัดการเรื่องการทำ Payroll ให้เป็นเรื่องง่าย และลดความซับซ้อนในการทำ Payroll ด้วยบริการแบบครบวงจรตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน คำนวณภาษี ประกันสังคม จัดทำรายงานภาษี รายงานประกันสังคม และอื่น ๆ ที่ช่วยให้การทำ Payroll ง่ายขึ้น ประหยัดเวลา และลดความยุ่งยากในการทำ Payroll

 

สรุป มัดรวมขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือนต้องทำอะไรบ้าง

การทำ Payroll หรือการคำนวณเงินเดือนพนักงานในแต่ละเดือน เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและมีรายละเอียดมากตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลการทำงานของพนักงานในองค์กร, รวบรวมเอกสารรายรับรายจ่ายของพนักงาน, คำนวณเงินเดือนให้พนักงาน, ตรวจสอบความถูกต้อง, จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน, ทำรายงานภาษีและยื่นภาษี และทำรายงานประกันสังคมและยื่นประกันสังคม โดยขั้นตอนเหล่านี้ต้องอาศัยความรู้และความชำนาญเป็นอย่างสูง

 

เพราะการทำ Payroll ไม่ใช่เรื่องง่าย หากท่านต้องการผู้เชี่ยวชาญด้านการคำนวณเงินเดือน สามารถใช้บริการรับทำเงินเดือนจาก HumanSoft ที่ช่วยดูแลทุกขั้นตอนของการทำ Payroll อย่างครบวงจร ตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน ภาษี และประกันสังคม โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญมืออาชีพจาก HumanSoft ช่วยให้คุณประหยัดเวลา ลดความซับซ้อน มั่นใจได้ว่าการทำ Payroll เป็นไปอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ สามารถปรึกษาฟรีได้เลย

 

FAQ : คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำ Payroll

ถาม :  ก่อนคำนวณ Payroll ต้องเตรียมข้อมูลอะไร?

ตอบ : ควรเตรียมข้อมูลพนักงาน ฐานเงินเดือน เวลาเข้า–ออก กะ การลา OT โบนัส ค่าคอมมิชชัน สวัสดิการ รายการหัก ภาษี ประกันสังคม และข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงในงวดนั้น

 

ถาม : โปรแกรม Payroll ต่างจาก Payroll Outsourcing อย่างไร?

ตอบ : โปรแกรม Payroll เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมภายในคำนวณและบริหารเงินเดือนด้วยตนเอง ส่วน Payroll Outsourcing คือการให้ผู้ให้บริการภายนอกช่วยดำเนินงานตามขอบเขตที่ตกลงกัน โดยองค์กรยังต้องตรวจสอบและอนุมัติผลลัพธ์

 

ถาม : บริษัทแบบไหนควรใช้ Payroll Outsourcing?

ตอบ : เหมาะกับองค์กรที่ไม่มีทีม Payroll โดยเฉพาะ มีข้อมูลเงินเดือนซับซ้อน มีหลายกะหรือหลายสาขา หรือทีม HR ใช้เวลากับการรวบรวมและตรวจสอบ Payroll มากจนกระทบงานด้านอื่น

 

อ่านบทความที่คุณอาจสนใจเพิ่มเติม

• ไม่มี HR Payroll ก็คิดเงินเดือนได้ ด้วยบริการรับทำเงินเดือน
• Payroll Outsource คืออะไร? คำตอบสำหรับธุรกิจที่กำลังมองหา
• เลือกใช้ Payroll Outsource กับ HumanSoft ต้องเตรียมอะไรบ้าง
• HR Payroll คืออะไร ทำหน้าที่อะไร ต้องมีทักษะที่จำเป็นด้านใด
• Q&A ถามตอบข้อสงสัยเกี่ยวกับ Payroll Service