ขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือน HR ต้องทำอะไรบ้าง?
โดยทั่วไปกระบวนการ Payroll สามารถแบ่งได้เป็น 7 ขั้นตอนหลัก ได้แก่ รวบรวมเวลาทำงาน รวบรวมรายรับ–รายหัก คำนวณเงินเดือน ตรวจสอบผล จ่ายเงินเดือน จัดทำข้อมูลภาษี และจัดทำข้อมูลประกันสังคม หากองค์กรมีพนักงานหลายประเภท หลายกะ หรือมีข้อมูลอยู่หลายไฟล์ การใช้โปรแกรม Payroll หรือบริการ Payroll Outsourcing สามารถช่วยลดขั้นตอนการรวบรวมและคีย์ข้อมูลซ้ำได้
Table of Contents:
- ขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือน HR ต้องทำอะไรบ้าง?
- การทำ Payroll คืออะไร
- ขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือนต้องทำอะไรบ้าง
- ทำ Payroll เอง กับใช้บริการ Payroll Outsourcing แบบไหนดีกว่า?
- ไม่อยากปวดหัวกับการทำ Payroll ลองใช้บริการรับทำเงินเดือน HumanSoft
- สรุป มัดรวมขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือนต้องทำอะไรบ้าง
- FAQ : คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำ Payroll
การทำ Payroll คืออะไร
การทำ Payroll หรือ การทำเงินเดือนให้พนักงาน คือกระบวนการจัดการและคำนวณเงินเดือนที่นายจ้างหรือฝ่าย HR ต้องดำเนินการในแต่ละเดือน ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบและประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ เช่น
- เวลาการทำงาน
- ค่าโอที
- ภาษี
- ประกันสังคม
- จัดทำสลิปเงินเดือน
- รายรับและรายจ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
ข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำมาคำนวณเพื่อให้ได้ยอดเงินเดือนที่ถูกต้อง และจ่ายเงินเดือนให้พนักงานอย่างครบถ้วนในทุก ๆ เดือน
ขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือนต้องทำอะไรบ้าง
การทำ Payroll ในแต่ละเดือนมีขั้นตอนการดำเนินการดังนี้
1. รวบรวมข้อมูลการทำงานของพนักงานในองค์กร
ขั้นตอนแรกของการทำ Payroll คือการรวบรวมข้อมูลการทำงานของพนักงาน เช่น การลงเวลาการทำงาน เพื่อเช็กสถานะการขาด ลา มาสาย รวมถึงจำนวนชั่วโมงทำงานล่วงเวลา (OT) เนื่องจากบางกิจการอาจมีการใช้เครื่องสแกนลายนิ้วมือ เครื่องตอกบัตร หรือการเซ็นชื่อเข้างาน จึงจำเป็นต้องทำการเก็บรวบรวมข้อมูลการทำงานของพนักงาน ซึ่งข้อมูลการทำงานเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะเป็นพื้นฐานสำหรับการคำนวณเงินเดือนอย่างถูกต้องและแม่นยำ
2. รวบรวมเอกสารรายรับรายจ่ายของพนักงาน
ขั้นตอนถัดไปคือการรวบรวมเอกสารเกี่ยวกับรายรับ-รายจ่ายของพนักงาน กรณีที่บริษัทมอบสวัสดิการให้พนักงาน เช่น ค่าเดินทาง ค่าโทรศัพท์ หรือค่าอาหาร เมื่อถึงสิ้นเดือน นายจ้างหรือฝ่าย HR จะต้องตรวจสอบและรวบรวมหลักฐานการเบิกสวัสดิการเหล่านี้ เพื่อใช้ในการคำนวณและจ่ายเงินเดือนอย่างถูกต้อง
3. คำนวณเงินเดือนให้พนักงาน
ขั้นตอนถัดไปของการทำ Payroll ซึ่งถือว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด คือการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงาน โดยเริ่มคิดจากข้อมูลที่เราได้รวบรวมมาทั้งข้อมูลการทำงาน เช่น เงินเดือน โอที และข้อมูลรายรับรายจ่ายของพนักงาน (ถ้ามี) เมื่อคิดเงินเดือนให้พนักงานอย่างถูกต้องแล้ว ถัดไปคือการคำนวณเพื่อหักประกันสังคม และภาษี ตามที่กฎหมายกำหนด จากนั้นจะได้ ยอดเงินเดือนสุทธิ ซึ่งเป็นจำนวนที่บริษัทต้องจ่ายให้แก่พนักงาน
4. ตรวจสอบความถูกต้อง
ขั้นตอนนี้เราจะทำการตรวจสอบความถูกต้องของผลการคำนวณเงินเดือนพนักงานอย่างละเอียดอีกครั้ง เพื่อตรวจสอบว่าไม่มีข้อมูลผิดพลาดหรือมียอดเงินที่ขาดหรือเกิน
5. จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน
หลังจากคิดเงินเดือนพนักงานถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ต่อมาคือการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน ซึ่งแต่ละบริษัทก็มีวิธีการจ่ายเงินเดือนให้พนักงานที่ต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับนโยบายและความสะดวกของแต่ละองค์กร บางบริษัทก็อาจจ่ายเงินเดือนให้พนักงานด้วยวิธีการจ่ายเป็นเงินสดให้พนักงานโดยตรง หรือบางบริษัทก็ใช้วิธีการจ่ายเงินเดือนให้พนักงานด้วยการโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร
6. ทำรายงานภาษีและยื่นภาษี
จัดทำรายงานภาษีประจำเดือนหรือภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) และทำการยื่นภาษีภายใน 7 วันของเดือนถัดไป นับตั้งแต่สิ้นเดือนที่จ่ายเงิน กรณียื่นแบบกระดาษ และขยายเป็นภายใน 15 วัน กรณียื่นแบบออนไลน์
7. ทำรายงานประกันสังคมและยื่นประกันสังคม
จัดทำรายงานประกันสังคมและยื่นประกันสังคมภายใน 15 วันของเดือนถัดไป โดยนายจ้างจะต้องทำการหักเงินเดือนพนักงาน และนำส่งเงินสมทบประกันสังคม
ทำ Payroll เอง กับใช้บริการ Payroll Outsourcing แบบไหนดีกว่า?
| ประเด็น | ทำเอง / Excel | Payroll Outsourcing |
|---|---|---|
| ผู้คำนวณ | HR คำนวณเอง | มีทีมผู้เชี่ยวชาญด้านการคำนวณเงินเดือนช่วยดำเนินการ |
| ข้อมูลเวลาและ OT | รวบรวมจากไฟล์เอง | ดำเนินการตามขอบเขตบริการ |
| วิธีคำนวณเงินเดือน | HR สร้างและตรวจเอง | ผู้เชี่ยวชาญช่วยดูแล โดยใช้เครื่องมือที่มีมาตรฐาน เชื่อถือได้ และมีความแม่นยำสูง |
| ภาระ HR | HR รับภาระหน้าที่หลักในการดำเนินการ | มีผู้เชี่ยวชาญดูแล ลดภาระงานของ HR |
| การตรวจสอบข้อมูล | ทีมภายใน | องค์กรและผู้ให้บริการตรวจสอบร่วมกัน |
ดังนั้น หากทีมต้องใช้เวลาหลายวันในการรวบรวม ตรวจสอบ และจัดทำเอกสารทุกเดือน การใช้ Payroll Outsourcing อาจช่วยลดภาระได้มากกว่า
ไม่อยากปวดหัวกับการทำ Payroll ลองใช้บริการรับทำเงินเดือน HumanSoft
การทำ Payroll หรือการทำเงินเดือนให้พนักงานในแต่ละเดือนอาจเป็นงานที่ซับซ้อนและเต็มไปด้วยรายละเอียดต่าง ๆ มากมายที่ชวนให้ปวดหัว หากไม่จัดการอย่างเป็นระบบหรือไม่มีความรู้ความเชี่ยวชาญด้านการคิดเงินเดือนพนักงาน อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดที่ส่งผลต่อทั้งองค์กรและพนักงาน
แต่ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการใช้บริการรับทำเงินเดือนจาก HumanSoft ผู้ช่วยสำคัญที่มาช่วยจัดการเรื่องการทำ Payroll ให้เป็นเรื่องง่าย และลดความซับซ้อนในการทำ Payroll ด้วยบริการแบบครบวงจรตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน คำนวณภาษี ประกันสังคม จัดทำรายงานภาษี รายงานประกันสังคม และอื่น ๆ ที่ช่วยให้การทำ Payroll ง่ายขึ้น ประหยัดเวลา และลดความยุ่งยากในการทำ Payroll
สรุป มัดรวมขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือนต้องทำอะไรบ้าง
การทำ Payroll หรือการคำนวณเงินเดือนพนักงานในแต่ละเดือน เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและมีรายละเอียดมากตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลการทำงานของพนักงานในองค์กร, รวบรวมเอกสารรายรับรายจ่ายของพนักงาน, คำนวณเงินเดือนให้พนักงาน, ตรวจสอบความถูกต้อง, จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน, ทำรายงานภาษีและยื่นภาษี และทำรายงานประกันสังคมและยื่นประกันสังคม โดยขั้นตอนเหล่านี้ต้องอาศัยความรู้และความชำนาญเป็นอย่างสูง
เพราะการทำ Payroll ไม่ใช่เรื่องง่าย หากท่านต้องการผู้เชี่ยวชาญด้านการคำนวณเงินเดือน สามารถใช้บริการรับทำเงินเดือนจาก HumanSoft ที่ช่วยดูแลทุกขั้นตอนของการทำ Payroll อย่างครบวงจร ตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน ภาษี และประกันสังคม โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญมืออาชีพจาก HumanSoft ช่วยให้คุณประหยัดเวลา ลดความซับซ้อน มั่นใจได้ว่าการทำ Payroll เป็นไปอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ สามารถปรึกษาฟรีได้เลย
FAQ : คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำ Payroll
ถาม : ก่อนคำนวณ Payroll ต้องเตรียมข้อมูลอะไร?
ตอบ : ควรเตรียมข้อมูลพนักงาน ฐานเงินเดือน เวลาเข้า–ออก กะ การลา OT โบนัส ค่าคอมมิชชัน สวัสดิการ รายการหัก ภาษี ประกันสังคม และข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงในงวดนั้น
ถาม : โปรแกรม Payroll ต่างจาก Payroll Outsourcing อย่างไร?
ตอบ : โปรแกรม Payroll เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมภายในคำนวณและบริหารเงินเดือนด้วยตนเอง ส่วน Payroll Outsourcing คือการให้ผู้ให้บริการภายนอกช่วยดำเนินงานตามขอบเขตที่ตกลงกัน โดยองค์กรยังต้องตรวจสอบและอนุมัติผลลัพธ์
ถาม : บริษัทแบบไหนควรใช้ Payroll Outsourcing?
ตอบ : เหมาะกับองค์กรที่ไม่มีทีม Payroll โดยเฉพาะ มีข้อมูลเงินเดือนซับซ้อน มีหลายกะหรือหลายสาขา หรือทีม HR ใช้เวลากับการรวบรวมและตรวจสอบ Payroll มากจนกระทบงานด้านอื่น
อ่านบทความที่คุณอาจสนใจเพิ่มเติม
