การเพิ่มและแก้ไขข้อมูลพนักงาน

การจัดการข้อมูลพนักงาน คือกระบวนการสร้างและปรับปรุงฐานข้อมูลบุคลากรในระบบให้เป็นปัจจุบัน ครอบคลุมตั้งแต่การรับพนักงานใหม่เข้าทำงาน (Onboarding) ไปจนถึงการอัปเดตข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลการทำงาน เพื่อให้ระบบสามารถนำข้อมูลไปใช้ประมวลผลเงินเดือน สวัสดิการ และสิทธิ์การเข้าใช้งานได้อย่างแม่นยำ

เงื่อนไขในการใช้งาน

• ผู้ใช้งานต้องมีสิทธิ์ระดับ ผู้ดูแลระบบ (Admin) หรือ ฝ่ายบุคคล (HR) ที่สามารถเข้าถึงเมนู "ข้อมูลองค์กร"
• เตรียมข้อมูลสำคัญของพนักงาน เช่น เลขบัตรประจำตัวประชาชน, รหัสพนักงาน, ข้อมูลที่อยู่, ตำแหน่ง และเงินเดือน

1. การเพิ่มข้อมูลพนักงานใหม่

สามารถดำเนินการได้ 2 รูปแบบตามความละเอียดของข้อมูล:

รูปแบบที่ 1: การเพิ่มข้อมูลพนักงานแบบครบถ้วน

1. ไปที่เมนู "ข้อมูลองค์กร"

2. เลือกเมนู "ข้อมูลพนักงาน"

3. ในแถบ Dashboard และคลิกปุ่ม "เพิ่มพนักงาน"

4. ระบุรายละเอียดพนักงานในทุกหมวดหมู่ให้ครบถ้วน

5. คลิก "บันทึก"

รูปแบบที่ 2: การเพิ่มข้อมูลพนักงานพื้นฐาน

1. ไปที่เมนู "ข้อมูลองค์กร"

2. เลือกเมนู "ข้อมูลพนักงานพื้นฐาน"

3. คลิกปุ่ม "เพิ่มพนักงาน"

4. ระบุเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นเบื้องต้น เพื่อให้พนักงานสามารถลงทะเบียนในระบบได้ก่อน

5. คลิก "บันทึก"

2. การแก้ไขข้อมูลพนักงาน

1. ไปที่เมนู "ข้อมูลองค์กร"

2. เลือกเมนู "ข้อมูลพนักงาน"

3. กดปุ่มเลือก "เลือกพนักงาน"

4. คลิกสัญลักษณ์ "ตัวกรอง" (ไอคอนรูปกรวย) เพื่อค้นหาพนักงาน

5. ระบุสถานะพนักงานที่ต้องการ (เช่น เฉพาะที่ Active) และกด "ค้นหา"

6. เลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องการปรับปรุงข้อมูล

7. ดำเนินการแก้ไขข้อมูลในส่วนต่าง ๆ ให้ถูกต้อง

8. คลิก "บันทึก" เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง

การจัดการข้อมูล

• เครื่องหมายดอกจันสีแดง (*): คือข้อมูลที่ "บังคับกรอก" หากไม่ระบุจะไม่สามารถบันทึกข้อมูลได้
• สถานะพนักงานในตัวกรอง:

Active: พนักงานที่ยังปฏิบัติงานอยู่

ลาออกไปแล้ว: พนักงานที่พ้นสภาพงาน (ข้อมูลจะถูกเก็บไว้เป็นประวัติ)

เลือกทั้งหมด: แสดงพนักงานทุกสถานะที่มีในระบบ

คำแนะนำ:

• ในขั้นตอนเพิ่มพนักงานใหม่ สามารถเลือกคอร์สเรียนเพื่อให้พนักงานเรียนรู้วัฒนธรรมองค์กรหรือวิธีการใช้งานระบบผ่านแอปพลิเคชันได้ทันที
• ควรตรวจสอบรหัสพนักงานและเลขบัตรประชาชนให้ถูกต้อง เพราะเป็นข้อมูลสำคัญที่ใช้เชื่อมโยงกับระบบภาษีและประกันสังคม

ข้อมูลพนักงานจะถูกบันทึกเข้าสู่ฐานข้อมูลกลางอย่างปลอดภัย พนักงานใหม่จะได้รับสิทธิ์เข้าใช้งานแอปพลิเคชันตามที่กำหนด และ HR สามารถนำข้อมูลไปใช้ในการวางแผนกำลังคน หรือคำนวณเงินเดือนได้ทันที

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

Q: ทำไมหาชื่อพนักงานที่ต้องการแก้ไขไม่เจอ?

• A: ตรวจสอบที่ "ตัวกรอง" ว่าเลือกสถานะเป็น "เฉพาะที่ Active" หรือไม่ หากพนักงานลาออกไปแล้วต้องเลือกสถานะ "ลาออกไปแล้ว" จึงจะพบชื่อ

Q: ข้อมูลพนักงานพื้นฐาน ต่างจาก ข้อมูลพนักงานปกติอย่างไร?

A: ข้อมูลพนักงานพื้นฐานเน้นความรวดเร็วในการลงทะเบียน ส่วนข้อมูลปกติจะเป็นการบันทึกประวัติโดยละเอียด เช่น ประวัติการศึกษา ประสบการณ์ทำงาน และบุคคลติดต่อฉุกเฉิน

Q: ลบรายชื่อพนักงานออกจากระบบได้ไหม?

• A: แนะนำให้ใช้การเปลี่ยนสถานะเป็น "ลาออก" เพื่อเก็บประวัติการทำงานและรายได้ไว้ตรวจสอบย้อนหลังตามกฎหมายแรงงาน