การส่งข้อมูลเงินเดือนอัตโนมัติ (การเชื่อมต่อ K CASH CONNECT PLUS)

HumanSoft ได้เชื่อมต่อระบบกับ K CASH CONNECT PLUS (ธนาคารกสิกรไทย) เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถโอนย้ายข้อมูลการจ่ายเงินเดือน และดึงรายงานความเคลื่อนไหวทางบัญชีได้โดยอัตโนมัติ ช่วยลดขั้นตอนการทำงาน ลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ (Manual) และยกระดับความปลอดภัยของข้อมูลทางการเงินตามมาตรฐานสากล

เงื่อนไขในการใช้งาน

• ผู้ใช้งานต้องมีสิทธิ์ระดับ แอดมิน (Admin) หรือ HR ผู้ดูแลระบบ ที่มีสิทธิ์จัดการข้อมูลองค์กรและปิดงวดบัญชีเท่านั้น

• ในกรณีที่ต้องการสมัครใช้งานใหม่ บริษัทต้องจดทะเบียนเปิดบัญชีกับธนาคารกสิกรไทยเรียบร้อยแล้ว

• จะสามารถส่งข้อมูลไปยัง K CASH CONNECT PLUS ได้ หลังจากที่ทำการปิดงวดบัญชีแล้วเท่านั้น

ขั้นตอนการสมัครหรือการเชื่อมต่อบริการ

ผู้ใช้สามารถดำเนินการได้จาก 2 ช่องทาง คือ หน้าข้อมูลองค์กร หรือ หน้าการประมวลผลเงินเดือน (แท็บเมนูปิดงวดบัญชี) โดยแยกตาม 2 กรณีดังนี้:

กรณีที่ 1: เป็นลูกค้า K CASH CONNECT PLUS อยู่แล้ว

1. เข้าไปที่หน้า "ข้อมูลองค์กร" หรือ หน้า "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือกเมนู "โครงสร้างองค์กร" หรือ เมนู "คำนวณเงินเดือน"
3. คลิกที่ไอคอน "รูปปากกา" บริเวณลำดับขั้นของบริษัท หรือ เลือกแท็บเมนู "ปิดงวดบัญชี"
4. คลิกปุ่ม "สมัครใช้บริการ"
5. กรอกข้อมูลสำคัญของบริษัทให้ครบถ้วนทุกช่อง จากนั้นกด "ถัดไป" (ระบบจะดึงข้อมูลบริษัทที่มีอยู่แล้วมาเติมให้อัตโนมัติบางส่วน ส่วนที่เหลือผู้ใช้งานต้องกรอกเอง)
6. เลือกสถานะเงื่อนไขการใช้บริการ โดยระบบจะแสดงช่องข้อมูลให้ระบุตามเงื่อนไขที่เลือก ดังนี้:
   • เลือก "ใช่": ให้ระบุข้อมูล Company ID, Client Code, Company Name, จุดประสงค์ในการใช้งาน, ประเภทบริการ และ Package ที่ต้องการใช้บริการ
7. กดส่งข้อมูล "สมัครใช้บริการ" ระบบจะส่งข้อมูลไปยังธนาคารกสิกรไทยโดยอัตโนมัติ

กรณีที่ 2: ยังไม่เคยใช้บริการ K CASH CONNECT PLUS

1. เข้าไปที่หน้า "ข้อมูลองค์กร" หรือ หน้า "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือกเมนู "โครงสร้างองค์กร" หรือ เมนู "คำนวณเงินเดือน"
3. คลิกที่ไอคอน "รูปปากกา" บริเวณลำดับขั้นของบริษัท หรือ เลือกแท็บเมนู "ปิดงวดบัญชี"
4. คลิกปุ่ม "สมัครใช้บริการ"
5. กรอกข้อมูลสำคัญของบริษัทให้ครบถ้วนทุกช่อง จากนั้นกด "ถัดไป" (ระบบจะดึงข้อมูลบริษัทที่มีอยู่แล้วมาเติมให้อัตโนมัติบางส่วน ส่วนที่เหลือผู้ใช้งานต้องกรอกเอง)
6. เลือกสถานะเงื่อนไขการใช้บริการ โดยระบบจะแสดงช่องข้อมูลให้ระบุตามเงื่อนไขที่เลือก ดังนี้:
   • เลือก "ไม่ใช่": ให้ระบุข้อมูล จุดประสงค์ในการใช้งาน, ประเภทบริการ และ Package ที่ต้องการใช้บริการ
7. กดส่งข้อมูล "สมัครใช้บริการ" ระบบจะส่งข้อมูลไปยังธนาคารกสิกรไทยโดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ: หลังจากสมัครใช้บริการเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่จาก K CASH CONNECT PLUS จะติดต่อกลับมาหาลูกค้าเพื่อยืนยันการสมัคร

ขั้นตอนการตั้งค่าพาร์ทเนอร์

หลังจากผ่านขั้นตอนการสมัครหรือได้รับอนุมัติจากธนาคารแล้ว ต้องทำการตั้งค่าพาร์ทเนอร์ในระบบ HumanSoft เพื่อผูกระบบเข้าด้วยกันดังนี้:

1. ไปที่เมนู "ตั้งค่า"
2. เลือก "ตั้งค่าอื่นๆ" > เลือกเมนู "ตั้งค่าการเชื่อมต่อภายนอก"
3. เลือก K CASH CONNECT PLUS แล้ว คลิกที่ไอคอนรูป "ปากกา" เพื่อเข้าสู่หน้าตั้งค่าการเชื่อมต่อ
4. กรอกข้อมูลยืนยันการตั้งค่าให้เรียบร้อย แล้วกด "บันทึก"

[คลิกที่นี่] เพื่ออ่านคู่มือการตั้งค่าพาร์ทเนอร์ K CASH CONNECT PLUS อย่างละเอียด

ขั้นตอนการส่งข้อมูลจ่ายเงินเดือน

เมื่อถึงกำหนดจ่ายเงินเดือนและตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้ดำเนินการดังนี้:

1. เข้าไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือกเมนู "การคำนวณเงินเดือน" และเลือกเมนู "คำนวณเงินเดือน"
3. เลือกแท็บเมนู "ปิดงวดบัญชี"
4. กดคำสั่ง "ส่งข้อมูล" จ่ายเงินเดือนผ่านระบบ K CASH CONNECT PLUS ได้ทันที
   •  ช่วงเวลาปิดระบบของธนาคาร: ระบบ K CASH CONNECT PLUS จะมีการปิดปรับปรุงระบบประจำวัน 2 ช่วงเวลา ดังนี้ 21:00 น. - 22:14 น. และ 00:20 น. - 01:44 น. 
5. เมื่อกดส่งข้อมูลการจ่ายเงินเดือนแล้ว ผู้ใช้สามารถติดตามผลได้จากสถานะ จาก "ประวัติการดำเนินการ" ซึ่งมี 3 สถานะหลัก ดังนี้:
   • รอผลตอบกลับ:  (ระบบส่งข้อมูลไปแล้ว กำลังรอปลายทาง (K Cash) ตอบกลับว่าทำรายการสำเร็จหรือไม่ )
   • นำจ่ายสำเร็จ: ธนาคารได้รับข้อมูลและดำเนินการโอนเงินเดือนเข้าบัญชีพนักงานเรียบร้อยแล้ว

• • นำจ่ายไม่สำเร็จ: การส่งข้อมูลล้มเหลว (เกิดจากข้อมูลผิดพลาด หรือติดปัญหาทางเทคนิค) 

การตรวจสอบรายงานผลการจ่ายเงินเดือน ผ่าน K CASH CONNECT PLUS

1. เข้าไปที่เมนู "รายงาน"
2. เลือก "กลุ่มการคำนวณเงินเดือน" > เลือกเมนูย่อย "รายงานผลการจ่ายเงินเดือนผ่าน K CASH CONNECT PLUS"
3. ระบุเงื่อนไขที่ต้องการตรวจสอบ จากนั้นกดปุ่ม "ค้นหา"

นอกจากนี้ในหน้า รายงานผลการจ่ายเงินเดือนผ่าน K CASH CONNECT PLUS ระบบจะแสดงรายละเอียดครบถ้วน และผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดไฟล์ออกมาใช้งานได้ทั้งรูปแบบ PDF, Excel และ Text file

การจัดการข้อมูล

• การกรอกข้อมูลสมัคร: ข้อมูลที่ระบบดึงมาให้อัตโนมัติและข้อมูลที่ต้องกรอกเอง ต้องใส่ให้ครบทุกช่อง หากเว้นว่างไว้ระบบจะไม่สามารถกดบันทึกหรือส่งใบสมัครได้
• การตั้งค่าพาร์ทเนอร์: ข้อมูลที่ระบุในหน้าตั้งค่าพาร์ทเนอร์ ต้องตรงกัน กับข้อมูลที่ลงทะเบียนไว้กับทางธนาคารกสิกรไทย มิฉะนั้นสถานะจะขึ้น "เชื่อมต่อไม่สำเร็จ"

คำแนะนำ:

การส่งข้อมูลนอกเวลาทำการ / ช่วงปิดระบบ หากกดส่งข้อมูลในช่วงเวลาดังกล่าว ระบบยังคงสามารถส่งข้อมูลได้ตามปกติ โดยข้อมูลจะไปแสดงผลในระบบหลังจากสิ้นสุดช่วงเวลาปิดระบบของธนาคาร

ระบบเชื่อมต่อ K CASH CONNECT PLUS บน HumanSoft ช่วยให้ HR ส่งข้อมูลจ่ายเงินเดือนพนักงานและดึงรายงานผลการจ่ายเงินเดือนผ่าน K CASH CONNECT PLUS ได้อย่างปลอดภัยหลังปิดงวดบัญชี พร้อมระบุสถานะการโอนเงินแบบเรียลไทม์และเลือกดาวน์โหลดรายงานได้หลากหลายรูปแบบ ช่วยลดขั้นตอนการทำงานและลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

Q: ปุ่มสมัครหรือเชื่อมต่อ K CASH CONNECT PLUS อยู่ที่เมนูไหน?

• A: สามารถเข้าได้จาก 2 ช่องทาง คือ หน้าข้อมูลองค์กร หรือ หน้าการประมวลผลเงินเดือน (แท็บเมนูปิดงวดบัญชี) โดยระบบจะมีปุ่มให้กดตามสถานะ หากเป็นลูกค้าเก่าจะขึ้น "เชื่อมต่อบริการ" หากเป็นลูกค้าใหม่จะขึ้นให้กรอกข้อมูลเพื่อ "สมัครใช้บริการ" 

Q: จำเป็นต้องปิดงวดบัญชีก่อนส่งข้อมูลเงินเดือนไหม?

• A: จำเป็น เงื่อนไขของระบบคือต้องทำการปิดงวดบัญชีในระบบ HumanSoft ให้เรียบร้อยก่อน จึงจะสามารถกดคำสั่ง "ส่งข้อมูล" เพื่อโอนเงินเดือนผ่าน K CASH CONNECT PLUS ได้

Q: ถ้าเผลอกดส่งข้อมูลเงินเดือนในช่วงเวลาที่ธนาคารปิดระบบ (เช่น ช่วง 21:00 - 22:14 น. หรือ 00:20 - 01:44 น.) ข้อมูลจะหายไหม?

• A: ข้อมูลไม่หายและยังสามารถกดส่งได้ตามปกติ โดยรายการดังกล่าวจะถูกส่งไปประมวลผลและแสดงผลลัพธ์ในระบบหลังจากพ้นช่วงเวลาปิดระบบของธนาคารเรียบร้อยแล้ว