การส่งข้อมูลเงินเดือนอัตโนมัติ (การเชื่อมต่อ K Cash Connect Plus)

HumanSoft ได้เชื่อมต่อระบบกับ K Cash Connect Plus (ธนาคารกสิกรไทย) เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถโอนย้ายข้อมูลการจ่ายเงินเดือน และดึงรายงานความเคลื่อนไหวทางบัญชีได้โดยอัตโนมัติ ช่วยลดขั้นตอนการทำงาน ลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ (Manual) และยกระดับความปลอดภัยของข้อมูลทางการเงินตามมาตรฐานสากล

เงื่อนไขในการใช้งาน

• ผู้ใช้งานต้องมีสิทธิ์ระดับ แอดมิน (Admin) หรือ HR ผู้ดูแลระบบ ที่มีสิทธิ์จัดการข้อมูลองค์กรและปิดงวดบัญชีเท่านั้น

• ในกรณีที่ต้องการสมัครใช้งานใหม่ บริษัทต้องจดทะเบียนเปิดบัญชีกับธนาคารกสิกรไทยเรียบร้อยแล้ว

• จะสามารถส่งข้อมูลไปยัง K Cash Connect Plus ได้ หลังจากที่ทำการปิดงวดบัญชีแล้วเท่านั้น

ขั้นตอนการสมัครหรือการเชื่อมต่อบริการ

ผู้ใช้สามารถดำเนินการได้จาก 2 ช่องทาง คือ หน้าข้อมูลองค์กร หรือ หน้าการประมวลผลเงินเดือน (แท็บเมนูปิดงวดบัญชี) โดยแยกตาม 2 กรณีดังนี้:

กรณีที่ 1: เป็นลูกค้า K Cash Connect Plus อยู่แล้ว

1. เข้าไปที่หน้า "ข้อมูลองค์กร" หรือ หน้า "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือกเมนู "โครงสร้างองค์กร" หรือ เมนู "คำนวณเงินเดือน"
3. คลิกที่ไอคอน "รูปปากกา" บริเวณลำดับขั้นของบริษัท หรือ เลือกแท็บเมนู "ปิดงวดบัญชี"
4. คลิกปุ่ม "เชื่อมต่อบริการ" เพื่อเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป
5. เนื่องจากเป็นการเชื่อมต่อกับระบบภายนอก ผู้ใช้งานจำเป็นต้องติดต่อเจ้าหน้าที่ธนาคารกสิกรไทยเพื่อเปิดใช้บริการ

กรณีที่ 2: ยังไม่เคยใช้บริการ K Cash Connect Plus

1. เข้าไปที่หน้า "ข้อมูลองค์กร" หรือ หน้า "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือกเมนู "โครงสร้างองค์กร" หรือ เมนู "คำนวณเงินเดือน"
3. คลิกที่ไอคอน "รูปปากกา" บริเวณลำดับขั้นของบริษัท หรือ เลือกแท็บเมนู "ปิดงวดบัญชี"
4. คลิกปุ่ม "สมัครใช้บริการ"
5. กรอกข้อมูลสำคัญของบริษัทให้ครบถ้วนทุกช่อง จากนั้นกด "ถัดไป" (ระบบจะดึงข้อมูลบริษัทที่มีอยู่แล้วมาเติมให้อัตโนมัติบางส่วน ส่วนที่เหลือผู้ใช้งานต้องกรอกเอง)
6. เลือกสถานะเงื่อนไขการใช้บริการ โดยระบบจะแสดงช่องข้อมูลให้ระบุตามเงื่อนไขที่เลือก ดังนี้:
   • กรณีเลือก "ใช่": ให้ระบุข้อมูล Company ID, Client Code, Company Name, จุดประสงค์ในการใช้งาน, ประเภทบริการ และ Package ที่ต้องการใช้บริการ
   • กรณีเลือก "ไม่ใช่": ให้ระบุข้อมูล จุดประสงค์ในการใช้งาน, ประเภทบริการ และ Package ที่ต้องการใช้บริการ
7. กดส่งข้อมูล "สมัครใช้บริการ" ระบบจะส่งข้อมูลไปยังธนาคารกสิกรไทยโดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ: หลังจากสมัครใช้บริการเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่จาก K Cash Connect Plus จะติดต่อกลับมาหาลูกค้าเพื่อยืนยันการสมัคร

ขั้นตอนการตั้งค่าพาร์ทเนอร์

หลังจากผ่านขั้นตอนการสมัครหรือได้รับอนุมัติจากธนาคารแล้ว ต้องทำการตั้งค่าพาร์ทเนอร์ในระบบ HumanSoft เพื่อผูกระบบเข้าด้วยกันดังนี้:

1. ไปที่เมนู "ตั้งค่า"
2. เลือก "ตั้งค่าอื่นๆ" > เลือกเมนู "ตั้งค่าการเชื่อมต่อภายนอก"
3. เลือก K Cash Connect Plus แล้ว คลิกที่ไอคอนรูป "ปากกา" เพื่อเข้าสู่หน้าตั้งค่าการเชื่อมต่อ
4. กรอกข้อมูลยืนยันการตั้งค่าให้เรียบร้อย แล้วกด "บันทึก"

[คลิกที่นี่] เพื่ออ่านคู่มือการตั้งค่าพาร์ทเนอร์ K Cash Connect Plus อย่างละเอียด

ขั้นตอนการส่งข้อมูลจ่ายเงินเดือน

เมื่อถึงกำหนดจ่ายเงินเดือนและตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้ดำเนินการดังนี้:

1. เข้าไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือกเมนู "การคำนวณเงินเดือน" และเลือกเมนู "คำนวณเงินเดือน"
3. เลือกแท็บเมนู "ปิดงวดบัญชี"
4. กดคำสั่ง "ส่งข้อมูล" จ่ายเงินเดือนผ่านระบบ K Cash Connect Plus ได้ทันที
   •  ช่วงเวลาปิดระบบของธนาคาร: ระบบ K Cash Connect Plus จะมีการปิดปรับปรุงระบบประจำวัน 2 ช่วงเวลา ดังนี้ 21:00 น. - 22:14 น. และ 00:20 น. - 01:44 น. 
5. เมื่อกดส่งข้อมูลการจ่ายเงินเดือนแล้ว ผู้ใช้สามารถติดตามผลได้จากสถานะ จาก “ประวัติการดำเนินการ” ซึ่งมี 3 สถานะหลัก ดังนี้:
   • รอผลตอบกลับ:  (ระบบส่งข้อมูลไปแล้ว กำลังรอปลายทาง (K Cash) ตอบกลับว่าทำรายการสำเร็จหรือไม่ )
   • นำจ่ายสำเร็จ: ธนาคารได้รับข้อมูลและดำเนินการโอนเงินเดือนเข้าบัญชีพนักงานเรียบร้อยแล้ว

• • นำจ่ายไม่สำเร็จ: การส่งข้อมูลล้มเหลว (เกิดจากข้อมูลผิดพลาด หรือติดปัญหาทางเทคนิค) 

การตรวจสอบรายงานผลการจ่ายเงินเดือน ผ่าน K Cash Connect Plus

1. เข้าไปที่เมนู "รายงาน"
2. เลือก "กลุ่มการคำนวณเงินเดือน" > เลือกเมนูย่อย "รายงานผลการจ่ายเงินเดือนผ่าน K Cash Connect Plus"
3. ระบุเงื่อนไขที่ต้องการตรวจสอบ จากนั้นกดปุ่ม "ค้นหา"

นอกจากนี้ในหน้า รายงานผลการจ่ายเงินเดือนผ่าน K Cash Connect Plus ระบบจะแสดงรายละเอียดครบถ้วน และผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดไฟล์ออกมาใช้งานได้ทั้งรูปแบบ PDF, Excel และ Text file

การจัดการข้อมูล

• การกรอกข้อมูลสมัคร: ข้อมูลที่ระบบดึงมาให้อัตโนมัติและข้อมูลที่ต้องกรอกเอง ต้องใส่ให้ครบทุกช่อง หากเว้นว่างไว้ระบบจะไม่สามารถกดบันทึกหรือส่งใบสมัครได้
• การตั้งค่าพาร์ทเนอร์: ข้อมูลที่ระบุในหน้าตั้งค่าพาร์ทเนอร์ ต้องตรงกัน กับข้อมูลที่ลงทะเบียนไว้กับทางธนาคารกสิกรไทย มิฉะนั้นสถานะจะขึ้น "เชื่อมต่อไม่สำเร็จ"

คำแนะนำ:

การส่งข้อมูลนอกเวลาทำการ / ช่วงปิดระบบ หากกดส่งข้อมูลในช่วงเวลาดังกล่าว ระบบยังคงสามารถส่งข้อมูลได้ตามปกติ โดยข้อมูลจะไปแสดงผลในระบบหลังจากสิ้นสุดช่วงเวลาปิดระบบของธนาคาร

ระบบเชื่อมต่อ K Cash Connect Plus บน HumanSoft ช่วยให้ HR ส่งข้อมูลจ่ายเงินเดือนพนักงานและดึงรายงานผลการจ่ายเงินเดือนผ่าน K Cash Connect Plus ได้อย่างปลอดภัยหลังปิดงวดบัญชี พร้อมระบุสถานะการโอนเงินแบบเรียลไทม์และเลือกดาวน์โหลดรายงานได้หลากหลายรูปแบบ ช่วยลดขั้นตอนการทำงานและลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

FAQ (คำถามที่พบบ่อย)

Q: ปุ่มสมัครหรือเชื่อมต่อ K Cash Connect Plus อยู่ที่เมนูไหน?

• A: สามารถเข้าได้จาก 2 ช่องทาง คือ หน้าข้อมูลองค์กร หรือ หน้าการประมวลผลเงินเดือน (แท็บเมนูปิดงวดบัญชี) โดยระบบจะมีปุ่มให้กดตามสถานะ หากเป็นลูกค้าเก่าจะขึ้น "เชื่อมต่อบริการ" หากเป็นลูกค้าใหม่จะขึ้นให้กรอกข้อมูลเพื่อ "สมัครใช้บริการ" 

Q: จำเป็นต้องปิดงวดบัญชีก่อนส่งข้อมูลเงินเดือนไหม?

• A: จำเป็น เงื่อนไขของระบบคือต้องทำการปิดงวดบัญชีในระบบ HumanSoft ให้เรียบร้อยก่อน จึงจะสามารถกดคำสั่ง "ส่งข้อมูล" เพื่อโอนเงินเดือนผ่าน K Cash Connect Plus ได้

Q: ถ้าเผลอกดส่งข้อมูลเงินเดือนในช่วงเวลาที่ธนาคารปิดระบบ (เช่น ช่วง 21:00 - 22:14 น. หรือ 00:20 - 01:44 น.) ข้อมูลจะหายไหม?

• A: ข้อมูลไม่หายและยังสามารถกดส่งได้ตามปกติ โดยรายการดังกล่าวจะถูกส่งไปประมวลผลและแสดงผลลัพธ์ในระบบหลังจากพ้นช่วงเวลาปิดระบบของธนาคารเรียบร้อยแล้ว