หลายคนอาจมีคำถามว่า หนังสือเตือนพนักงานมีผลทางกฎหมายอย่างไร? นำไปเลิกจ้างได้หรือเปล่า? มาดูกันว่าในมุมของกฎหมายแรงงาน ใบเตือนมีผลยังไง? และใช้เลิกจ้างได้ไหม?

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

ใบเตือนพนักงาน คืออะไร?

ใบเตือนพนักงาน คือ หนังสือที่นายจ้างหรือตัวแทนที่มีอำนาจ เช่น ผู้จัดการ ผู้บังคับบัญชา หรือฝ่าย HR ใช้ออกเพื่อแจ้งตักเตือนพนักงานอย่างเป็นทางการในกรณีที่มีการกระทำผิดระเบียบการทำงาน ใบเตือนหรือหนังสือเตือนนี้มีอายุไม่เกิน 1 ปี นับจากวันที่พนักงานทำผิดครั้งแรก โดยทั่วไป หากเป็นความผิดเล็กน้อย มักเตือนด้วยวาจาก่อน แต่ถ้าเป็นความผิดร้ายแรง หรือพนักงานทำผิดซ้ำ นายจ้างสามารถออกใบเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้พนักงานตระหนักและปรับปรุงพฤติกรรมให้เหมาะสม

ซึ่งใบเตือนพนักงานจะมีผลทางกฎหมาย และสามารถนำมาเลิกจ้างพนักงานโดยไม่จำต้องจ่ายเงินชดเชยได้นั้น ต้องเป็นกรณีที่นายจ้างงออกหนังสือเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรภายใต้ระเบียบและข้อบังคับของกฎหมายแรงงาน และลูกจ้างทำผิดซ้ำภายในระยะเวลาที่กำหนดในหนังสือ

Tips : อ่านบทความเกี่ยวกับใบเตือนพนักงานเพิ่มเติมได้ที่ >>> องค์ประกอบสำคัญบนใบเตือนพนักงาน และข้อควรระวังที่ HR ควรรู้

ใบเตือนพนักงาน ที่มีผลทางกฎหมายสามารถนำมาเลิกจ้างได้มีลักษณะอย่างไร?

เมื่อพนักงานกระทำผิดตามระเบียบหรือเงื่อนไขที่บริษัทกำหนด บริษัทมีสิทธิ์ออกใบเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรได้ตามขั้นตอนทางวินัย ทั้งนี้ การออกหนังสือต้องอยู่ภายใต้กฎหมายคุ้มครองแรงงาน ใบเตือนจะมีผลถึงขั้นเลิกจ้างโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย ต้องเป็นใบเตือนที่จัดทำเป็นลายลักษณ์อักษร และมีลักษณะดังต่อไปนี้

นายจ้างจัดทำใบเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร

หมายความว่า ต้องเป็นเอกสารลายลักษณ์อักษร ซึ่งไม่ใช่แค่การเตือนด้วยวาจา เพื่อใช้เป็นหลักฐานว่าผู้ถูกตักเตือนได้รับการแจ้งอย่างเป็นทางการแล้ว ควรลงวันที่ชัดเจน ระบุชื่อ-นามสกุล/ตำแหน่งผู้ถูกตักเตือน และลงลายมือชื่อของผู้มีอำนาจออกหนังสือ พร้อมตำแหน่งและวันที่ลงนาม

ต้องระบุรายละเอียดของการกระทำและผู้กระทำความผิดให้ชัดเจน

ในหนังสือตักเตือนต้องเขียนข้อเท็จจริงอย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็น วันที่และเวลาที่เกิดเหตุ สถานที่ ไปจนถึงลักษณะการกระทำที่ละเมิด โดยอ้างถึงข้อบังคับ ข้อกฎหมาย หรือคำสั่งใดของบริษัทที่ถูกฝ่าฝืน พร้อมบอกถึงผลกระทบที่เกิดขึ้นกับงานหรือองค์กร หลีกเลี่ยงถ้อยคำทั่วไปหรือกำกวม เพราะรายละเอียดที่ชัดเจนจะช่วยยืนยัน “เหตุผลชอบธรรม” ของนายจ้างเมื่อมีการพิพากษา

ต้องมีข้อความ “ห้ามไม่ให้ลูกจ้างกระทำความผิดซ้ำ” อีก

ใบเตือนควรระบุชัดเจนว่า “ห้ามไม่ให้กระทำความผิดเช่นนี้อีก” และแจ้งผลทางวินัยหากทำซ้ำ ควรระบุระยะเวลาที่หนังสือมีผล เช่น หนังสือนี้มีผลใช้บังคับต่อการพิจารณาวินัยเป็นเวลา 1 ปี นับจากวันที่พนักงานกระทำผิด เพื่อให้สอดคล้องกับหลักกฎหมาย

การส่งมอบใบเตือนควรมีพยานหลักฐานที่เชื่อถือได้

ควรส่งมอบใบเตือนด้วยวิธีที่มีหลักฐานการรับ เช่น เซ็นรับสำเนา ต่อหน้า HR หรือพยาน และเก็บสำเนาในแฟ้มพนักงานอย่างเป็นระบบ อ้างข้อบังคับหรือคำสั่งของบริษัทที่ชัดเจน โดยระบุว่าเป็นการละเมิดข้อไหนของข้อบังคับบริษัทที่ได้ประกาศหรือแจ้งพนักงานแล้ว เพื่อยืนยันว่าเป็นการฝ่าฝืนข้อที่พนักงานควรทราบ เก็บเอกสารประกอบไว้เป็นหลักฐานเสริม เผื่อมีข้อพิพาทในภายหลัง

HR ควรทำอย่างไร เมื่อต้องส่งใบเตือนให้กับพนักงาน?

การส่งใบเตือนพนักงานถือเป็นขั้นตอนสำคัญ ดังนั้น ในกระบวนการดำเนินการดังกล่าวจึงมีแนวทางการปฏิบัติดังนี้

การตักเตือนหรือการส่งใบตักเตือนควรดำเนินการเป็นการส่วนตัว
ควรดำเนินการส่งใบเตือนให้เร็วที่สุดหลังจากเกิดเหตุ
ควรกล่าวเน้นย้ำถึงผลลัพธ์หากพนักงานไม่ปรับปรุง
ให้พนักงานลงลายมือรับทราบถึงการการตักเตือน
ควรดำเนินการตักเตือนโดยใช้ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง
ควรให้ความสำคัญเรื่องของความถูกต้องของหนังสือ
ควรดำเนินการโดยมีการปรึกษาฝ่ายกฎหมายร่วมด้วย

สรุป ใบเตือนพนักงานมีผลทางกฎหมายหรือไม่ นำมาเลิกจ้างได้หรือเปล่า?

ใบเตือนพนักงานถือเป็นเอกสารทางวินัยที่สำคัญ เพราะสามารถใช้เป็นเหตุในการเลิกจ้างโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยได้ หากจัดทำอย่างถูกต้องตามกฎหมายแรงงานและข้อบังคับของบริษัท โดยต้องเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุรายละเอียดการกระทำผิด วัน เวลา เหตุการณ์ และข้อความเตือนห้ามทำซ้ำ การจัดทำอย่างรอบคอบนี้ช่วยให้การเลิกจ้างมีความชอบธรรม ป้องกันข้อพิพาท และสามารถอ้างอิงเป็นหลักฐานทางกฎหมายได้ในกรณีที่เกิดข้อโต้แย้งได้