เช็กลิสต์งาน Payroll ต้นปีที่ HR ต้องรู้ เคลียร์รายได้และภาษีปีเก่า ส่งเงินสมทบ พร้อมอัปเดตฐานเงินเดือนปีใหม่ กฎหมาย และจัดการงานได้อย่างเป็นระบบ

เช็กลิสต์ HR มือใหม่ เริ่มต้นงาน Payroll ช่วงต้นปีต้องทำอะไรบ้าง?

สำหรับคนทำงานทั่วไป “เดือนมกราคม” คือช่วงเวลาแห่งการเริ่มต้นใหม่ที่สดใส แต่สำหรับ HR โดยเฉพาะสาย Payroll มันคือช่วงเวลาแห่งการหัวหมุนเลยก็ว่าได้ เพราะต้องรับบทหนักทั้งปิดจ็อบปีก่อนหน้าและเซตระบบปีใหม่ไปพร้อม ๆ กัน

บทความนี้จะพาไล่ทีละขั้นว่าต้นปี HR ควรเริ่มงาน Payroll จากอะไรก่อน แบบเข้าใจง่ายเพื่อให้คุณจัดการงานเอกสารภาษี ประกันสังคม และเงินเดือนช่วงต้นปีได้อย่างราบรื่น

เช็กลิสต์ HR มือใหม่ จัดการงาน Payroll แบบมือโปร

เคลียร์งานเก่า สรุปยอดรายได้และภาษีของปีก่อนหน้า

ภารกิจแรกคือการปิดจ็อบปีที่ผ่านมาให้เรียบร้อย ส่วนนี้สำคัญมากเพราะมีเดดไลน์ทางกฎหมายบังคับ ถ้าพลาดอาจเสี่ยงค่าปรับหรือปัญหาใหญ่ตามมา จะมีอะไรที่จำเป็นต้องเคลียร์บ้างมาดูกัน

การจัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)

เอกสารสำคัญสำหรับพนักงานที่สรุปว่าตลอดทั้งปีเขามีรายได้เท่าไหร่และถูกหักภาษีไปเท่าไหร่แล้ว เพื่อให้พนักงานนำไปยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

สิ่งที่ต้องทำ : รวบรวมข้อมูลเงินได้ทั้งปี (ม.ค. - ธ.ค.) ของพนักงานทุกคน (รวมถึงคนที่ลาออกไปแล้วระหว่างปีด้วย)
ข้อมูลสำคัญ : เงินเดือน, โบนัส, ค่าล่วงเวลา, ค่าคอมมิชชัน และภาษีที่หักไว้
เดดไลน์ : ต้องออกให้พนักงานภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ของปีถัดจากปีภาษี

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ >> นายจ้างควรรู้!! ใบ 50 ทวิ คืออะไร ต้องออกเมื่อไหร่?

การยื่นแบบ ภ.ง.ด.1ก (สรุปรายได้พนักงานประจำปี)

ภ.ง.ด.1 ก คือ แบบยื่นรายการภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ใช้สำหรับแสดงรายการเกี่ยวกับเงินได้ ของพนักงานเป็นรายปี มือใหม่อาจสับสนระหว่าง ภ.ง.ด.1 (ที่ยื่นทุกเดือน) กับ ภ.ง.ด.1ก

ใครบ้างที่ต้องมีชื่อ : พนักงานทุกคนที่มีรายได้ ถึงแม้รายได้จะไม่ถึงเกณฑ์เสียภาษี ก็ต้องใส่ชื่อลงไปในแบบด้วย
เดดไลน์ : นายจ้างต้องยื่นภายในสิ้นเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ >> รู้จัก ภ.ง.ด.1 และภ.ง.ด.1ก ต่างกันอย่างไร? ต้องยื่นเมื่อไหร่

การส่งเงินสมทบกองทุนเงินทดแทน (กท.20 ก)

กท.20 ก คือ แบบแสดงเงินค่าจ้างประจำปีกองทุนเงินทดแทน นายจ้างมีหน้าที่ต้องยื่นแบบนี้เพื่อรายงานค่าจ้างที่จ่ายให้ลูกจ้างตลอดปีที่ผ่านมา

ขั้นตอน : รอรับแบบแจ้งการประเมินเงินสมทบ (กท.26 ก) ที่สำนักงานประกันสังคมจะส่งมาให้ช่วงต้นปี จากนั้นนายจ้างเป็นผู้จัดทำแบบ กท.20 ก และยื่นด้วยตนเอง โดยใช้ข้อมูลค่าจ้างจริงของลูกจ้างในรอบปี
เดดไลน์ : นายจ้างต้องยื่นภายในสิ้นเดือนกุมภาพันธ์ของทุกปี

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ >> สรุปครบเอกสารกองทุนเงินทดแทน กท.26ก กท.20ก กท.25ค คืออะไร

เตรียมงานใหม่ อัปเดตฐานข้อมูลและแผนงาน Payroll สำหรับปีนี้

การปรับฐานเงินเดือนและโบนัส

ช่วงต้นปีมักเป็นช่วงเวลาแห่งข่าวดี (การปรับเงินเดือน) HR ต้องแม่นยำเรื่องตัวเลข

อัปเดตระบบ : ป้อนฐานเงินเดือนใหม่เข้าไปในระบบ Payroll ให้ทันก่อนรอบการจ่ายเงินเดือนงวดแรก
คำนวณประกันสังคม : เช็กให้ชัวร์ว่าเมื่อเงินเดือนขึ้นแล้ว ยอดหักประกันสังคมต้องเปลี่ยนไหม?
โบนัส: หากมีการจ่ายโบนัสช่วงต้นปี อย่าลืมนำมารวมคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายด้วย

อัปเดตสิทธิลดหย่อนภาษีของพนักงานใหม่

ชีวิตพนักงานเปลี่ยน ภาษีก็เปลี่ยน! HR ควรแจ้งให้พนักงานส่งแบบแจ้งรายการเพื่อการหักลดหย่อน

เช็กสถานะ : ใครแต่งงานใหม่? ใครเพิ่งมีลูก? หรือใครซื้อประกัน/กองทุนเพิ่ม?
เป้าหมาย : เพื่อให้การคำนวณหักภาษี ณ ที่จ่ายรายเดือนได้ใกล้เคียงความเป็นจริงที่สุด พนักงานจะได้ไม่ต้องไปจ่ายภาษีเพิ่มเยอะ ๆ ตอนปลายปี

เช็กความเปลี่ยนแปลงทางกฎหมาย

งาน Payroll แปรผันตามกฎหมาย HR ยุคใหม่ต้องหูตากว้างไกล เช็กข่าวสารต้นปีเสมอ

อัตราเงินสมทบประกันสังคม : เช็กแต่ละปีว่ามีการปรับอัตราส่งสมทบหรือไม่
มาตรการภาษี : มีโครงการช้อปดีมีคืน (Easy E-Receipt) หรือกองทุนใหม่ ๆ ที่พนักงานสามารถนำมาใช้ลดหย่อนภาษีได้หรือไม่
ค่าแรงขั้นต่ำ: มีการปรับขึ้นค่าแรงขั้นต่ำในจังหวัดที่บริษัทตั้งอยู่หรือไม่

สรุป HR มือใหม่ต้องรู้ ช่วงต้นปีต้องเริ่มงาน Payroll จากอะไรก่อน

ช่วงต้นปีอาจเป็นช่วงเวลาที่งาน Payroll ถาโถมเข้ามาพร้อมกัน ทั้งการปิดข้อมูลปีเก่า ยื่นเอกสารภาษี และเตรียมระบบปีใหม่ ซึ่งสำหรับ HR มือใหม่อาจรู้สึกหนักและกดดันเป็นพิเศษ แต่ถ้ามีเช็กลิสต์ที่ชัดเจน รู้ว่าอะไรต้องทำก่อน–หลัง และค่อย ๆ ไล่จัดการทีละขั้น งานที่ดูซับซ้อนก็จะกลายเป็นเรื่องที่ควบคุมได้ แล้วคุณจะผ่านช่วงต้นปีไปได้อย่างมั่นใจและไม่พลาดแน่นอน

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม