หน้าพรีวิวเมื่อนำเข้าข้อมูลพนักงาน มีไว้ใช้งานอย่างไร และสามารถแก้ไขข้อมูลได้หรือไม่

หน้าพรีวิวข้อมูล เป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถ ทบทวนและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมด จากไฟล์ Excel ก่อนที่จะทำการบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบอย่างถาวร

การตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลพนักงาน ก่อนการนำเข้าสู่ระบบผ่านหน้าพรีวิว

1.หน้าข้อมูลครบ

ระบบจะแสดงข้อมูลพนักงานจากไฟล์เพื่อสามารถตรวจสอบ หรือแก้ไขข้อมูลอีกครั้งก่อนนำเข้า

2.หน้าข้อมูลไม่สมบูรณ์

หน้าพรีวิวมีไว้เพื่อ ตรวจเช็กข้อมูลพนักงานที่ไม่สมบูรณ์หรือผิดพลาด จากไฟล์อัปโหลด โดยคุณ "สามารถแก้ไขได้ทันที" เพียงกดที่ "ไอคอนรูปดินสอ" ข้างรายการนั้นๆ เพื่อกรอกข้อมูลที่ถูกต้อง โดยไม่ต้องกลับไปแก้ไขในไฟล์ Excel แล้วอัปโหลดใหม่

2.1 เลขประจำตัวประชาชน / ผู้เสียภาษีซ้ำ:

ระบบจะแจ้งเตือนเมื่อข้อมูลในไฟล์ซ้ำกับพนักงานที่มีอยู่แล้วในระบบ โดยคุณสามารถเลือกจัดการได้ 2 รูปแบบ:

• อัปเดตข้อมูลพนักงาน: นำข้อมูลใหม่ไปทับ/อัปเดตบนโปรไฟล์เดิม
• สร้างเป็นพนักงานใหม่: ใช้กรณีพนักงานเก่าที่เคยลาออกไปแล้วกลับมาทำงานใหม่ และต้องการสร้างประวัติแยก (ตัวตนใหม่)

2.2 ข้อมูลพื้นฐาน:

แจ้งเตือนเมื่อข้อมูลจำเป็นขาดหายหรือผิดฟอร์แมต เช่น รูปแบบคำนำหน้าไม่ถูกต้อง, ไม่มีชื่อ-นามสกุล หรือเลขบัตรประชาชนซ้ำ

2.3 ข้อมูลการจ้างงาน:

แจ้งเตือนเมื่อข้อมูลสำคัญสำหรับการทำงวดงานไม่ครบถ้วน เช่น ลืมใส่ข้อมูลเงินเดือน หรือไม่ได้ระบุวันที่เริ่มงาน

2.4 การตั้งค่าเบื้องต้น:

แจ้งเตือนเมื่อระบบหาข้อมูลโครงสร้างไม่เจอ เช่น กรอกชื่อโครงสร้างองค์กร หรือโครงสร้างตำแหน่งไม่ตรงกับที่ตั้งค่าไว้ในระบบ

2.5 Re-Active:

ใช้สำหรับกรณีพนักงานลาออกแล้วกลับมาเริ่มงานใหม่ โดยมีเงื่อนไขดังนี้:

• กรณีเข้าเงื่อนไข Re-Active และต้องการดำเนินการ Re-Active ข้อมูลพนักงานเดิม รหัสพนักงานต้องตรงกับข้อมูลในระบบ หากไม่ตรงหรือไม่มีระบบจะไม่ดำเนินการใดๆ
• กรณีเข้าเงื่อนไข Re-Active และต้องการดำเนินการ Re-Active สร้างพนักงานใหม่ หากรหัสพนักงานซ้ำหรือไม่มี ระบบจะล้างค่าและสร้างรหัสใหม่ให้อัตโนมัติ