ไม่สามารถเลือกวันที่ลาออกของพนักงานย้อนหลังได้เกิดจากสาเหตุใด
กรณีที่ระบบไม่สามารถเลือกวันที่ลาออกของพนักงานย้อนหลัง สามารถเกิดขึ้นได้จาก 2 สาเหตุหลักที่เกี่ยวข้องกับสถานะของรอบการจ่ายเงินเดือน ดังนี้
- รอบการจ่ายเงินเดือนก่อนหน้าถูกเปิดเกิน 2 รอบเดือน
- รอบการจ่ายเงินเดือนที่ต้องการบันทึกการลาออกถูกปิดไปแล้ว
1.รอบการจ่ายเงินเดือนก่อนหน้าถูกเปิดเกิน 2 รอบเดือน
- ตัวอย่างเช่น ต้องการบันทึกพนักงานลาออกในรอบเดือน มิถุนายน แต่สถานะของรอบเดือน เมษายน และ พฤษภาคม ยังคงเป็น "เปิด" อยู่ แนะนำให้ ปิดรอบเดือนก่อนหน้าทุกรอบเดือนก่อน และเว้นรอบเดือนที่ต้องการทำลาออกไว้ เพื่อทำลาออกพนักงาน หลังทำลาออกพนักงานเรียบร้อย สามารถปิดรอบเดือนได้เลย
รอบเดือนก่อนหน้าที่ยังเปิดรอบเดือนอยู่ หน้าปิดงวดบัญชี จะแสดงปุ่ม “ ปิดงวดบัญชี ” โดยตรวจสอบดังนี้
- ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
- เลือกที่เมนู "การคำนวณเงินเดือน"
- เลือกที่เมนูย่อย "คำนวณเงินเดือน"
- เลือกรอบเดือนก่อนหน้าที่ถูกเปิด
- เลือกเมนู "ปิดงวดบัญชี"
- กด "ปิดงวดบัญชี" ให้เหลือเพียงรอบเดือนที่ต้องการบันทึกการลาออกที่ยังเปิดอยู่
- หลังจากบันทึกการลาออกของพนักงานเรียบร้อยแล้ว สามารถกลับมาปิดรอบเดือนปัจจุบันได้ตามปกติ
2.รอบการจ่ายเงินเดือนที่ต้องการบันทึกการลาออกถูกปิดไปแล้ว
- ตัวอย่างเช่น ต้องการบันทึกพนักงานลาออกในรอบเดือน มิถุนายน แต่สถานะของรอบเดือนมิถุนายนเป็น "ปิด" แล้ว แนะนำให้ เปิดรอบเดือนก่อนจากนั้นทำลาออกพนักงาน เมื่อทำลาออกเรียบร้อย สามารถปิดรอบเดือนได้อีกครั้ง
การเปิดรอบเดือน สามารถกด “ปลดล็อก” เพื่อเปิดรอบเดือน ได้ดังนี้
- ไปที่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
- เลือกที่เมนู "การคำนวณเงินเดือน"
- เลือกที่เมนูย่อย "คำนวณเงินเดือน"
- เลือกรอบเดือนก่อนหน้าที่ถูกปิดไปแล้ว
- เลือกเมนู "ปิดงวดบัญชี"
- กด "ปลดล็อก" เพื่อเปิดรอบเดือน
- เมื่อระบบเปิดรอบเดือนแล้ว ให้ดำเนินการบันทึกการลาออกของพนักงาน
- หลังจากดำเนินการเรียบร้อยแล้ว ให้กลับมาปิดรอบเดือนอีกครั้งตามขั้นตอนปกติ
ข้อควรระวัง : การ "ปลดล็อก" เพื่อเปิดงวดบัญชีที่ปิดไปแล้วสำหรับแก้ไขข้อมูลหรือคำนวณเงินเดือนใหม่ อาจส่งผลกระทบทำให้ ยอดเงินเดือนสุทธิของพนักงาน หรือ ข้อมูลในรายงานต่างๆ ที่เคยจัดทำไว้แล้วเกิดการเปลี่ยนแปลงได้
ดังนั้น จึงควรดำเนินการด้วยความระมัดระวังเป็นอย่างยิ่ง และโปรดตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมดอย่างละเอียดอีกครั้ง ก่อนที่จะดำเนินการปิดงวดบัญชีใหม่
