งานล่าช้าเพราะพนักงานลืมยื่นเอกสารเกี่ยวกับการลงเวลา หรือเสียเวลาตรวจสอบข้อผิดพลาดการลงเวลา ไม่ว่าจะกี่ปัญหาที่คุณพบ จบได้ด้วย HRMS มาดูกันเลยว่าทำได้อย่างไร

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

ว่าด้วยเรื่องสารพัดปัญหาการลงเวลาเข้างานของพนักงาน

เพราะพนักงานต้องลงเวลาเข้างานทุกวัน แม้ว่าจะลงเวลาผ่านเครื่องมือหรือแอปพลิเคชันที่ทันสมัยแต่ก็ยังสามารถเกิดข้อผิดพลาดในการลงเวลาได้ ไม่ว่าจะเป็น การลืมลงเวลา ลงเวลาไม่ครบคู่ การขาด ลา มาสาย หรือทำงานเกินเวลา (OT) แต่ลืมยื่นเอกสาร ส่งผลให้ HR ต้องติดตามตรวจสอบ ยิ่งพนักงานมีจำนวนมาก ภาระงานในการตรวจสอบก็มากตามไปด้วย ซึ่งปัญหาการลงเข้างานเหล่านี้ของพนักงาน ที่นอกจากจะเพิ่มภาระงานให้ HR แล้ว ยังส่งผลให้อาจเกิดข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน งานล่าช้า และเกิดข้อผิดพลาด ๆ ขึ้นได้

แล้ว HR จะทำอย่างไรกับปัญหาที่นับไม่ถ้วนเรื่องการลงเวลาเข้างานของพนักงาน?

เมื่อเกิดปัญหาการลงเวลาเข้างานของพนักงานในรูปแบบต่าง ๆ HR ก็จะต้องมีการรับมือและแก้ไขปัญหา เพื่อให้งานสามารถดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่น ซึ่งวิธีการรับมือของ HR ส่วนใหญ่ มีดังนี้

ใช้ระบบบันทึก ที่ทำง่ายแต่ “เป็นระบบ”

การใช้ไฟล์ Excel, Google Sheet หรือเอกสารลงเวลา ถือเป็นวิธีเริ่มต้นที่ช่วยให้ข้อมูลไม่กระจัดกระจาย และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย

ตรวจสอบการลงเวลาเข้างานอย่างละเอียด

ติดตามและตรวจสอบข้อมูลเวลาทำงานของพนักงานทุกขั้นตอนอย่างรอบคอบ ตั้งแต่เวลาเข้า-ออก ชั่วโมงทำงาน กะประจำวัน และชั่วโมงล่วงเวลา รวมถึงการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารแก้ไขหรือคำขอแก้เวลา เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่บันทึกตรงกับความจริง

กำหนดการยื่นเอกสารและแจ้งแก้ไขเวลา

ให้พนักงานกรอกฟอร์มเมื่อเกิดความผิดพลาด พร้อมเหตุผลประกอบการแก้ไข และลายเซ็นหรือชื่อผู้ยื่นคำขอ ซึ่งจะช่วยให้ HR มีหลักฐานรองรับ สำหรับตรวจสอบและอนุมัติข้อมูล

ใช้ HRMS ที่มาพร้อมกับระบบการแจ้งเตือนเมื่อมีการลงเวลาผิดปกติ

ช่วยลดความผิดพลาดจากการบันทึกด้วยมือ และซิงก์ข้อมูลเวลาทำงานของพนักงานแบบเรียลไทม์ ทำให้ HR ตรวจสอบและอนุมัติได้อย่างรวดเร็ว

HRMS ของ HumanSoft มีระบบช่วยแก้ปัญหาการลงเวลาผิดพลาดของพนักงานได้อย่างไร

HumanSoft หนึ่งใน HRMS ที่ตอบโจทย์การทำงานของ HR ในด้านต่าง ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการจัดการปัญหาข้อมูลการลงเวลาของพนักงาน เพราะ HRMS ของ HumanSoft มาพร้อมกับฟังก์ชั่น Suggesstion (การแจ้งเตือนอัจฉริยะ) ที่จบทุกปัญหาเรื่องการลงเวลา ดังนี้

แจ้งเตือนการลงเวลาผิดปกติบน Mobile Application ของพนักงาน

เมื่อพบความผิดปกติของการลงเวลาของพนักงาน บน Mobile Application จะปรากฏแจ้งเตือนบนหน้าข้อมูลประจำวัน ตารางเวลาและปฏิทินของพนักงาน ทำให้พนักงานสามารถตรวจสอบและดำเนินการยื่นเอกสารเกี่ยวกับการลงเวลาต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที อีกทั้งยังช่วยให้ HR ติดตามความถูกต้องของข้อมูลแบบเรียลไทม์ ลดข้อผิดพลาด และสร้างความโปร่งใสในระบบการลงเวลาขององค์กรอย่างเต็มประสิทธิภาพ การแจ้งเตือนครอบคลุมการลงเวลาที่ผิดปกติ ไก้แก่

วันทำงาน แต่ไม่มาทำงาน
ลงเวลาไม่ครบคู่
ชั่วโมงการทำงานขาดมากกว่า 1 ชั่วโมง
เข้างานก่อนเวลา มากกว่าครึ่งชั่วโมง
ออกงานหลังเวลาเลิกงาน มากกว่าครึ่งชั่วโมง
มาทำงานในวันหยุด

แสดงสถานะการลงเวลาผิดปกติของพนักงานบนโปรแกรม HRMS ของ HR โดยตรง

เมื่อพนักงานมีการลงเวลาผิดปกติ ไม่ว่าจะ ลืมลงเวลาเข้า-ออกงาน ทำงานเกินชั่วโมงการทำงาน ไม่มาทำงาน แล้วลืมยื่นเอกสารระบบจะแสดงเครื่องหมายเตือนบนโปรแกรมของฝ่าย HR ทำให้ผู้ดูแลระบบสามารถเห็นข้อผิดพลาดได้อย่างชัดเจน เครื่องหมายเหล่านี้ช่วยให้ HR ตรวจสอบ ปรับแก้ หรือสื่อสารกับพนักงานได้รวดเร็ว ลดความซับซ้อน และเพิ่มความแม่นยำในการบริหารจัดการเวลาทำงานของพนักงานทุกคน

Tips: อ่านบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบแจ้งเตือนอัจฉริยะได้ที่ >>> https://www.humansoft.co.th/th/blog/notification-system

สรุป จบทุกปัญหาการลงเวลาเข้างานของพนักงานง่าย ๆ ด้วย HRMS

การลงเวลาเข้างานของพนักงานเป็นเรื่องสำคัญที่ส่งผลต่อความถูกต้องของการคำนวณเงินเดือนและประสิทธิภาพงานของ HR ปัญหาต่าง ๆ เช่น ลืมลงเวลา ข้อมูลไม่ครบคู่ ขาด ลา มาสาย หรือทำงานเกินเวลา ล้วนสร้างภาระงานให้ฝ่ายบุคคล การแก้ไขด้วยวิธีดั้งเดิม เช่น ใช้เอกสารหรือไฟล์ Excel แม้ช่วยจัดระเบียบข้อมูลได้ แต่ก็ยังต้องใช้เวลาและแรงงานมาก

ซึ่งการนำ HRMS โดยเฉพาะ โปรแกรมจาก HumanSoft เข้ามาใช้ จะช่วยจัดการปัญหาการลงเวลาได้ครบวงจร ด้วยฟังก์ชันแจ้งเตือนอัจฉริยะทั้งบน Mobile Application และโปรแกรมของ HR ทำให้พนักงานและ HR ตรวจสอบแก้ไขข้อมูลได้ทันที ลดข้อผิดพลาด สร้างความโปร่งใส และทำให้การบริหารเวลาของพนักงานมีประสิทธิภาพสูงสุด พร้อมเพิ่มความสะดวก ประหยัดเวลา และยกระดับการทำงาน HR ขององค์กรไปอีกขั้น