HR มือใหม่ที่ยังไม่แน่ใจว่าจะจ่ายเงินเดือนให้พนักงานอย่างไร และต้องจ่ายภายในกี่วัน เรามีคำแนะนำครบทุกขั้นตอนให้คุณทำ Payroll ได้อย่างถูกต้องและตรงเวลา
ความสำคัญของการจ่ายเงินเดือนตรงเวลา
การจ่ายเงินเดือนพนักงานไม่ใช่แค่การการโอนเงินเข้าบัญชี แต่เป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยความแม่นยำ รอบคอบ และปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายอย่างเคร่งครัด เนื่องจากเรื่องการจ่ายเงินเดือนเกี่ยวข้องกับความพึงพอใจของพนักงานและภาพลักษณ์ความน่าเชื่อถือขององค์กร เพื่อให้งาน Payroll เป็นไปอย่างราบรื่น
วิธีการทำเงินเดือนที่ HR ต้องทำทุกเดือน
การจ่ายเงินเดือนพนักงานเป็นหน้าที่สำคัญของ HR ที่ต้องแม่นยำและตรงเวลา มาดูกันว่าขั้นตอนและวิธีการทำเงินเดือนที่ HR ต้องทำทุกเดือนมีอะไรบ้าง?
ตรวจสอบข้อมูลการทำงานของพนักงาน
เริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลการมาทำงานจากระบบลงเวลา (Time Attendance) หรือเครื่องสแกนบัตร ซึ่งควรมีรายละเอียดครบถ้วน เช่น เวลาเข้า-ออกงาน การขาด ลา มาสาย รวมถึงการทำงานล่วงเวลา (OT) ข้อมูลเหล่านี้มีผลโดยตรงต่อการคิดค่าจ้างและโอที จึงต้องตรวจสอบให้ถูกต้องตั้งแต่ต้นทาง เพื่อป้องกันปัญหาการจ่ายค่าจ้างผิดพลาด
รวบรวมข้อมูลรายรับ-รายจ่ายอื่น ๆ ของพนักงาน
ในแต่ละเดือน พนักงานบางคนอาจมีการเบิกค่าใช้จ่ายส่วนอื่น เช่น ค่าที่พัก ค่าเดินทาง หรือค่าเบี้ยเลี้ยง รวมถึงสิทธิประโยชน์อื่น ๆ ตามนโยบายองค์กร HR จึงต้องรวบรวมหลักฐานการเบิกจ่ายเหล่านี้เพื่อนำไปรวมเข้ากับข้อมูลเงินเดือนพนักงานในรอบปัจจุบัน
คำนวณเงินเดือนสุทธิ
เมื่อได้ข้อมูลครบถ้วนทั้งเวลาการทำงานและค่าใช้จ่ายเสริมอื่น ๆ ขั้นตอนต่อมาคือการคำนวณเงินเดือน โดยต้องรวมรายได้ประจำ เช่น เงินเดือนพื้นฐาน ค่าล่วงเวลา โบนัส และรายได้อื่น ๆ จากนั้นหักรายการต่าง ๆ เช่น ภาษี เงินสมทบประกันสังคม หรือค่าปรับ (ถ้ามี) เพื่อให้ได้ยอดเงินสุทธิที่พนักงานจะได้รับจริง
จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน
องค์กรสามารถเลือกวิธีจ่ายเงินเดือนได้ตามความเหมาะสม เช่น จ่ายเป็นเงินสด หรือโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร ซึ่งวิธีโอนเงินจะเป็นที่นิยมเพราะสะดวก ปลอดภัย และสามารถเก็บหลักฐานการโอนเงินไว้เพื่อนำไปตรวจสอบย้อนหลังได้
ยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (ภงด.1)
หลังจากจ่ายเงินเดือนเรียบร้อยแล้ว HR ต้องยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้กับกรมสรรพากร พร้อมแนบข้อมูลพนักงานและจำนวนเงินที่หักภาษีจากแต่ละคน โดยมีกำหนดยื่นภาษีคือภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (หรือภายในวันที่ 15 หากยื่นผ่านระบบออนไลน์) เพื่อหลีกเลี่ยงค่าปรับและดอกเบี้ยกรณียื่นล่าช้า
ยื่นรายงานประกันสังคม (สปส.1-10)
ขั้นตอนสุดท้ายของการจ่ายเงินเดือน คือการยื่นแบบนำส่งเงินสมทบประกันสังคม โดยระบุเงินเดือนของพนักงานและจำนวนเงินสมทบที่นายจ้างและลูกจ้างต้องจ่าย พร้อมแนบหลักฐานการโอนเงินให้ครบถ้วน โดยมีกำหนดยื่นคือไม่เกินวันที่ 15 ของเดือนถัดไปตามข้อกำหนดของสำนักงานประกันสังคม
3 ทางเลือกช่วยจ่ายเงินเดือนเร็วและแม่นยำ สำหรับ HR ยุคใหม่ มีอะไรบ้าง?
“การทำเงินเดือน” หากผิดพลาดเพียงเล็กน้อยส่งผลต่อความเชื่อมั่นของพนักงานและองค์กรได้ทันที แทนที่จะปล่อยให้ช่วงปิดรอบเงินเดือนเป็นเวลาที่เต็มไปด้วยความกดดัน ลองเลือกใช้ 3 วิธีนี้ เพื่อให้ขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนง่ายขึ้นกว่าเดิม
1. จัดทำ Template และ Workflow ที่เป็นระบบ
การทำเงินเดือนจะง่ายและแม่นยำขึ้น หากองค์กรมี Template มาตรฐาน และ Workflow ชัดเจน ครอบคลุมทุกขั้นตอน เช่น แบบฟอร์มบันทึกเข้า-ออกงาน ใบลา รายงาน OT และเอกสารหักเงิน พร้อม ปฏิทินงาน HR ล่วงหน้า กำหนดวันปิดรอบ OT ส่งข้อมูลหักเงิน คำนวณ และโอนเงินเดือนชัดเจน วิธีนี้ช่วยลดความสับสน ลดข้อผิดพลาด และทำให้จ่ายเงินเดือนได้ตรงเวลาเสมอ
2. ใช้โปรแกรม HR
โปรแกรม HR คือ โปรแกรมที่ถูกออกแบบมาเพื่อจัดการบริหารงานบุคคล ตั้งแต่การเก็บรวบรวมข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน ไปจนถึงการออกรายงานต่าง ๆ โดยโปรแกรม HR สมัยใหม่ อย่าง HumanSoft ช่วยลดความยุ่งยากจากการทำเงินเดือนแบบเดิม ๆด้วยระบบอัตโนมัติที่สามารถคำนวณได้ถูกต้อง รวดเร็ว ปลอดภัย และครอบคลุมตั้งแต่เงินเดือน สวัสดิการ เอกสาร ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากร ทำให้ทีม HR ลดข้อผิดพลาด ประหยัดเวลามากยิ่งขึ้น
3. เลือกใช้บริการ Payroll Outsourcing
บริการรับทำเงินเดือน คือ บริการที่บริษัทภายนอกเข้ามาดูแลเรื่องการจัดการเงินเดือน โดยบริการรับทำเงินเดือน (Payroll Outsourcing Services) จาก HumanSoft เหมาะสำหรับองค์กรที่ไม่มีฝ่ายบุคคลหรือขาดความเชี่ยวชาญด้านนี้ เพราะเรามีผู้เชี่ยวชาญคอยดูแลให้คำปรึกษา ตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน จัดทำรายงาน จนถึงการตรวจสอบความถูกต้อง ช่วยให้ธุรกิจ โดยเฉพาะ SME ได้งานที่รวดเร็ว แม่นยำ ลดความเสี่ยง ทำให้ HR มีเวลาโฟกัสกับการพัฒนาบุคลากรและกลยุทธ์องค์กรมากยิ่งขึ้น
นายจ้างต้องจ่ายเงินเดือนให้พนักงานภายในกี่วัน
นายจ้างต้องจ่ายค่าจ้างให้พนักงานอย่างน้อยเดือนละครั้ง และต้องจ่ายภายใน 7 วันนับจากวันครบกำหนดจ่าย ตามที่ตกลงไว้ในสัญญาจ้างหรือประกาศของบริษัท
ตัวอย่าง:
หากเงินเดือนกำหนดจ่ายทุกวันที่ 30 ของเดือน นายจ้างต้องจ่ายภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป
หากบริษัทตกลงจ่ายทุกสัปดาห์ ต้องจ่ายภายใน 7 วันนับจากวันสิ้นสุดสัปดาห์นั้น
สรุปวิธีจ่ายเงินเดือนพนักงานให้เร็วสำหรับ HR และเจ้าของธุรกิจ
การจ่ายเงินเดือนให้ถูกต้องและตรงเวลาต้องอาศัยความรอบคอบและระบบที่มีประสิทธิภาพ HR ควรตรวจสอบข้อมูลการทำงานและรายรับ-รายจ่ายของพนักงานให้ครบถ้วน คำนวณเงินเดือนสุทธิอย่างแม่นยำ จ่ายเงินและยื่นภาษี-ประกันสังคมตามกำหนด พร้อมใช้วิธีสำคัญ 3 ทางเลือก ได้แก่ 1.จัดทำ Template และ Workflow ที่ชัดเจน 2.ใช้โปรแกรม HR และ3.เลือกใช้บริการ Payroll Outsourcing เทคนิคเหล่านี้ช่วยลดความซับซ้อน ลดความผิดพลาด ทำให้งาน Payroll รวดเร็ว แม่นยำ และสร้างความเชื่อมั่นให้แก่องค์กรได้เป็นอย่างดี
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
