HR คนเดียวดูแลทั้งบริษัทควรจ้าง Payroll Outsource หรือไม่? บทความนี้จะช่วยวิเคราะห์ว่าควรจ้าง Payroll Outsource เมื่อไหร่ คุ้มค่าไหม และลดความเสี่ยงได้อย่างไร
HR คนเดียวดูแลทั้งบริษัท ต้องจ้าง Payroll Outsource ไหม? เจาะลึกความคุ้มค่าที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้
ในธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก (SMEs) เรามักจะเห็นภาพ "HR ตัวตึง" ที่ทำหน้าที่เป็นทุกอย่างให้องค์กร ตั้งแต่สรรหาพนักงาน วางแผนสวัสดิการ ไปจนถึงงานธุรการจุกจิก ปัญหาที่มักตามมาคือ HR ต้องจมกองเอกสาร จนไม่มีเวลาไปดูแลเรื่องการพัฒนาคนหรือวางกลยุทธ์องค์กร แล้วปัญหานี้จะมีทางออกอย่างไร?
คำตอบที่ชัดเจนที่สุดคือ หากบริษัทของคุณมีพนักงานเกิน 20-30 คนขึ้นไป หรือเริ่มมีโครงสร้างค่าตอบแทนที่ซับซ้อน การจ้าง Payroll Outsource คือทางออกที่คุ้มค่ากว่ามาก เพราะจะช่วยลดความเสี่ยงเรื่องข้อผิดพลาดทางกฎหมาย และคืนเวลาให้ HR ได้ไปโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์ที่สร้างกำไรให้บริษัทได้จริง
5 สัญญาณเตือนว่า HR คนเดียวของคุณเริ่มแบกงานไม่ไหวแล้ว
ก่อนจะตัดสินใจ ลองเช็กดูว่าบริษัทของคุณกำลังเผชิญกับ Pain Points เหล่านี้อยู่หรือไม่
- จมกองเอกสารช่วงสิ้นเดือน: HR เริ่มปฏิเสธการนัดหมาย หรือไม่มีเวลาสัมภาษณ์พนักงานใหม่ในช่วงสัปดาห์สุดท้ายของเดือน เพราะต้องรีบปั่นตัวเลขเงินเดือน
- เกิดความผิดพลาดในสลิปเงินเดือน: พนักงานเริ่มท้วงติงเรื่องการคำนวณภาษี ประกันสังคม หรือค่าล่วงเวลาที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งส่งผลต่อความเชื่อมั่นในองค์กร
- อัปเดตกฎหมายไม่ทัน: มีการส่งแบบฟอร์มภาษีผิดประเภท หรือไม่ทราบข้อกำหนดใหม่ๆ จากประกันสังคมและกรมสรรพากร จนบริษัทเสี่ยงโดนค่าปรับ
- งานพัฒนาคนหยุดชะงัก: ไม่มีเวลาทำ Training, วางโครงสร้างประเมินผล (KPI) หรือกิจกรรมสร้างสัมพันธ์ในองค์กร เพราะมัวแต่ทำเรื่องเบิกจ่าย
- ความลับเงินเดือนรั่วไหล: ในบริษัทที่ HR ทำงานใกล้ชิดกับพนักงานคนอื่นเกินไป มักเกิดปัญหาข้อมูลเงินเดือนหลุด ซึ่งเป็นชนวนเหตุของความขัดแย้งภายใน
จ้าง Payroll Outsource คุ้มค่ากว่าปล่อยให้ HR ดูแลงานคนเดียวอย่างไร
หลายคนมองว่าการจ้าง Payroll Outsource คือค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น แต่ในมุมมองธุรกิจ นี่คือการ "ลงทุนเพื่อลดความเสี่ยง" และเพิ่มประสิทธิภาพ ดังนี้
- ประหยัดต้นทุนระยะยาว : คุณไม่จำเป็นต้องซื้อซอฟต์แวร์บริหารงานบุคคลราคาแพง หรือจ้างพนักงานบัญชีเงินเดือนเพิ่มอีกคน แค่จ่ายค่าบริการตามจำนวนพนักงานจริง
- ความถูกต้องแม่นยำ : Outsource มืออาชีพมีระบบที่อัปเดตตามกฎหมายภาษีและแรงงานล่าสุดเสมอ ลดโอกาสความผิดพลาดที่นำไปสู่ค่าปรับย้อนหลัง
- ความปลอดภัยและเป็นกลาง : ข้อมูลเงินเดือนถูกเก็บเป็นความลับสูงสุดในระบบที่มีมาตรฐานความปลอดภัยระดับสากล ลดปัญหาเรื่องการเปรียบเทียบเงินเดือนภายใน
- HR มีเวลาทำงานที่สร้างมูลค่า : เมื่อยกภาระงาน Admin ออกไป HR จะสามารถโฟกัสเรื่องการสรรหาคนเก่ง (Talent Acquisition) และการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อกำไรของบริษัท
สรุป HR คนเดียวดูแลทั้งบริษัท ต้องจ้าง Payroll Outsource ไหม
การมี HR คนเดียวดูแลทั้งบริษัทไม่ใช่เรื่องผิด แต่การปล่อยให้เขาจมอยู่กับงานรูทีนอย่างการคำนวณเงินเดือน คือการใช้ทรัพยากรบุคคลที่ไม่คุ้มค่าที่สุด การเลือกใช้ Payroll Outsource จึงเป็นทางออกที่ตอบโจทย์สำหรับเจ้าของธุรกิจที่ต้องการระบบงานที่แม่นยำ และต้องการให้ HR เป็น "พาร์ทเนอร์" ในการขับเคลื่อนธุรกิจอย่างแท้จริง ไม่ใช่แค่พนักงานคีย์ข้อมูล
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม