การทำจ่ายเงินเดือนพนักงานและการตรวจสอบรายงานสรุป
ฟังก์ชันการทำจ่ายเงินเดือน ใช้สำหรับส่งออกข้อมูลเงินเดือนที่คำนวณเสร็จสิ้นแล้ว เพื่อนำส่งธนาคารหรือจัดเตรียมเงินสด โดยรองรับรูปแบบไฟล์มากกว่า 10 รูปแบบตามเงื่อนไขของแต่ละธนาคาร รวมถึงการออกรายงานสรุปเพื่อตรวจสอบความถูกต้องก่อนจ่ายจริง
เงื่อนไขการใช้งาน
- ต้องทำการ "คำนวณเงินเดือน" ของพนักงานในงวดนั้นๆ ให้เรียบร้อยแล้ว
- ต้องทำการ "ปิดงวดบัญชี" ก่อน จึงจะสามารถตรวจสอบรายงานสรุปและดาวน์โหลดไฟล์นำส่งได้
ขั้นตอนการตรวจสอบและดาวน์โหลดไฟล์
1. ไปที่ "การประมวลผลเงินเดือน"
2. เลือก "การคำนวณเงินเดือน" > "คำนวณเงินเดือน"
3. เลือกรอบการจ่าย ที่ต้องการดำเนินการ
4. คลิกปุ่ม "ปิดงวดบัญชี" บนแถบเมนูด้านบน
5. คลิกที่ "รายงานสรุปเงินที่ต้องจ่าย" จากนั้นเลือกรูปแบบไฟล์ (PDF, Excel, หรือ Text File) ตามต้องการ
รูปแบบไฟล์ที่รองรับ
1. รูปแบบ PDF
- Cash: รายงานสำหรับพนักงานที่รับเงินสด (แสดงรายละเอียดจำนวนธนบัตรและเหรียญที่ต้องเตรียม)
- Transfer: รายงานสำหรับพนักงานที่รับเงินผ่านการโอน
- Sign: เอกสารใบลงชื่อรับเงินสำหรับให้พนักงานเซ็นชื่อ
2. รูปแบบ Excel
- Normal: ข้อมูลพนักงานทั้งหมด (ทั้งเงินสดและเงินโอน)
- Cash: ข้อมูลเฉพาะพนักงานที่รับเงินสด
- Transfer: ข้อมูลเฉพาะพนักงานที่รับเงินโอน (รองรับทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ)
3. รูปแบบ Text File (Payroll)
- ไฟล์สำหรับอัปโหลดเข้าสู่ระบบธนาคาร (iPayer / Corporate Banking) โดยสามารถเลือกรูปแบบตาม Format เฉพาะของแต่ละธนาคารได้ [คลิกที่นี่ สำหรับขั้นตอนการกรอกข้อมูลธนาคารของบริษัท]
คำแนะนำ:
- สำคัญ: หากยังไม่กด "ปิดงวดบัญชี" ระบบจะไม่แสดงเมนูรายงานสรุปเงินที่ต้องจ่าย
- การตั้งค่าข้อมูลธนาคารของบริษัทต้องถูกต้องตามเงื่อนไขของธนาคารนั้นๆ เพื่อให้ Text File นำไปใช้งานได้ทันที
ผู้ใช้จะได้ไฟล์ข้อมูลสรุปเงินเดือน (PDF/Excel) เพื่อการตรวจสอบภายใน และไฟล์นำส่งธนาคาร (Text File) ที่พร้อมใช้งานตามรูปแบบที่ธนาคารกำหนด ช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำจ่ายมือ
FAQ (คำถามที่พบบ่อย)
Q: ทำไมถึงดาวน์โหลดรายงานสรุปไม่ได้?
- A: ตรวจสอบว่าได้ทำการ "ปิดงวดบัญชี" ในขั้นตอนที่ 4 แล้วหรือไม่ เนื่องจากระบบจะล็อกข้อมูลให้ตรวจสอบได้หลังปิดงวดเท่านั้น
Q: สามารถส่งออกไฟล์ Text File ของธนาคารกสิกรไทยหรือไทยพาณิชย์ได้ไหม?
- A: ได้ ระบบรองรับรูปแบบไฟล์มากกว่า 10 ธนาคารชั้นนำ โดยเลือกดาวน์โหลดได้ตามธนาคารที่บริษัทใช้งาน
Q: รายงาน PDF แบบ Cash ต่างกับ Sign อย่างไร?
- A: แบบ Cash จะเน้นรายละเอียดการแตกเศษเหรียญ/ธนบัตรเพื่อไปเบิกเงิน ส่วนแบบ Sign จะเป็นช่องเซ็นชื่อเพื่อเป็นหลักฐานการรับเงิน
