การคำนวณเงินเดือนรายบุคคล

เมนู "คำนวณเงินเดือนรายบุคคล" เป็นศูนย์กลางในการตรวจสอบและบริหารจัดการข้อมูลการทำเงินเดือนของพนักงานเป็นรายบุคคลอย่างละเอียด ไม่ว่าจะเป็นตารางเวลาปฏิบัติงาน การจัดการเอกสาร ตรวจสอบผลการคำนวณ ไปจนถึงการปรับแต่งเงื่อนไขเฉพาะบุคคล เพื่อให้ผู้ดูแลระบบ (HR/Admin) มั่นใจว่าข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำสูงสุดก่อนที่จะทำการปิดงวดบัญชีขององค์กร โดยหน้าจอจะถูกแบ่งออกเป็น 2 แท็บหลักเพื่อรองรับนโยบายงวดการจ่ายเงินที่แตกต่างกัน

เงื่อนไขในการใช้งาน

ก่อนเริ่มใช้งานคำนวณเงินเดือนรายบุคคล ผู้ดูแลระบบต้องตรวจสอบเงื่อนไขดังนี้:

พนักงานต้องมีรายชื่อและข้อมูลการลงเวลาทำงานอยู่ในฐานข้อมูลหลักเรียบร้อยแล้ว
ในกรณีพนักงานแบ่งงวดจ่าย:

1. ต้องเปิดใช้งานฟังก์ชัน "แบ่งงวดจ่าย" ที่เมนูตั้งค่าทั่วไปของระบบก่อน

2. ต้องเข้าไปตั้งค่าในโปรไฟล์พนักงานรายบุคคลท่านนั้น เพื่อเปิดสิทธิ์การแบ่งงวดจ่ายด้วย

3. หากไม่ได้เปิดสิทธิ์ รายชื่อพนักงานจะแสดงผลเฉพาะในแท็บ "งวดเต็ม" เท่านั้น

ขั้นตอนการดำเนินการแบ่งตามแท็บหลัก

โครงสร้างหน้าจอจะถูกแบ่งออกเป็น 2 แท็บหลัก โดยมีขั้นตอนและการทำงานที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน ดังนี้:

แท็บที่ 1: แท็บ "งวดเต็ม"

(ใช้สำหรับพนักงานที่จ่ายงวดเต็ม หรือใช้ปรับแต่งค่าเฉพาะบุคคลเชิงลึกผ่าน 9 แถบเมนูย่อย)

1. ปุ่ม "เลือกพนักงาน"

คลิกปุ่ม "เลือกพนักงาน" เพื่อค้นหารายชื่อพนักงานที่ต้องการคำนวณเงินเดือน

2. ระบบจะแสดง "ข้อมูลเบื้องต้น" ทันที (ชื่อ-นามสกุล, แผนก, ตำแหน่ง และฐานเงินเดือน)

3. ปุ่ม "คำนวณ" (เลือกปุ่มคำนวณตามต้องการ)

คำนวณวันนี้: คำนวณตั้งแต่วันแรกของรอบจนถึงวันปัจจุบัน
คำนวณทั้งเดือน: คำนวณตั้งแต่วันแรกจนถึงวันสิ้นสุดรอบเงินเดือน

4. ปุ่ม "รีเซ็ต"

รีเซ็ตค่าตั้งต้น: คืนค่ากะ, วันหยุด หรือกรณีแก้ วันเริ่ม/ลาออก ที่ข้อมูลพื้นฐานพนักงาน
รีเซ็ตค่าตั้งต้นเฉพาะวันหยุด: ดึงค่าตามที่ตั้งต้นเฉพาะวันหยุดของพนักงานทั้งองค์กรให้เป็นไปตามการตั้งค่าที่ข้อมูลพนักงาน
รีเซ็ตค่าตั้งต้นเฉพาะกะการทำงาน: ดึงค่าตามที่ตั้งต้นเฉพาะกะการทำงานของพนักงานทั้งองค์กรให้เป็นไปตามการตั้งค่าที่ข้อมูลพนักงาน
จัดการเวลาการทำงาน: ใช้กรณีพนักงานลงเวลามาแล้ว แต่ HR มาเปลี่ยนกะทีหลัง เพื่อให้เวลาวิ่งเข้ากะใหม่
ซ่อมเวลาเฉพาะวันที่ควบกะการทำงาน: แก้ไขปัญหาเวลาของพนักงานที่ทำงานควบกะระหว่างรอบ
ปรับปรุงข้อมูลพนักงาน: ต้องกดทุกครั้งหากมีการแก้ไขเงื่อนไขในข้อมูลส่วนตัวพนักงาน
โหลดข้อมูลการตั้งค่าใหม่: ต้องกดทุกครั้งหากมีการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขโครงสร้างการคำนวณเงินเดือนทั้งหมดของระบบ

5. การตรวจสอบและการแก้ไข (ผ่าน 9 แถบเมนูย่อย) ดังนี้:

ตารางเวลาการทำงาน: แสดงรายละเอียดวันทำงาน, วันหยุด, กะงาน, เวลาเข้า-ออก และสถานะเอกสาร

- แก้ไขวันที่/กะงาน: คลิก "รูปปากกา" ในช่องวันที่หรือกะงานเพื่อปรับเปลี่ยนสถานะหรือกะงานในวันนั้น ๆ

- จัดการเอกสาร (โอที / ลางาน / เพิ่มเวลา): คลิก "รูปปากกา" เพื่อยื่นแทนพนักงาน หรือคลิก "รูปแว่นขยาย" เพื่อตรวจรายละเอียด อนุมัติ หรือแก้ไขเอกสารที่มีอยู่แล้ว

- หมายเหตุ: ระบุข้อความเพิ่มเติมในแต่ละวันเพื่อบันทึกประวัติย้อนหลังได้

- Suggestion: เปิดใช้งานเพื่อให้ระบบวิเคราะห์ความผิดปกติอัตโนมัติ (เช่น เวลาไม่ครบ)

- จำลองเวลาการทำงาน: ระบบจะเติมเวลาทำงานให้อัตโนมัติตามกะงานพื้นฐานเพื่อทดลองคำนวณ

- ดาวน์โหลดข้อมูล: สามารถดาวน์โหลดตารางเวลาการทำงานในรูปแบบ PDF ได้

ยื่นเอกสาร: ตรวจสอบและจัดการเอกสารทั้งหมดในรอบนั้น โดยสามารถกด "อนุมัติทั้งหมด" ได้ในครั้งเดียว
รายรับรายจ่าย: บันทึกเงินเพิ่ม (Income) หรือเงินหัก (Expense) เพิ่มเติมเฉพาะเดือน แล้วกด "บันทึก"
เบิกล่วงหน้า: ทำเรื่องเบิกเงินล่วงหน้าโดยระบุวันที่และยอดเงิน (ระบบจะคุมตามสิทธิ์วงเงินสูงสุด และคาดการณ์สัดส่วนเงินเดือนที่พนักงานทำได้จริง ณ ปัจจุบันให้ตรวจสอบด้วย)
สรุปผลการคำนวณ: แสดงผลลัพธ์ยอดสุทธิหลังประมวลผล (เงินเดือน, เวลาทำงาน, รายรับ-รายจ่าย, เงินสุทธิที่จะได้รับ) และสามารถดาวน์โหลด "สลิปเงินเดือน" มาตรวจสอบได้
ภาษี: แสดงรายละเอียดการคิดภาษีรายได้/รายหักที่คิดภาษี, ค่าลดหย่อน, ภาษีทั้งปี และภาษีงวดปัจจุบัน
ประกันสังคม: แสดงยอดเงินได้ที่นำไปคิด, อัตราเปอร์เซ็นต์ (%) และยอดเงินประกันสังคมที่หักในเดือนนี้
ประวัติการแก้ไข: บันทึก Log ทุกการเปลี่ยนแปลงข้อมูล (วันเวลา, แก้ไขของ, แก้ไขโดย, หมายเหตุ) เพื่อความโปร่งใส
ตั้งค่ารายบุคคล: ใช้ตั้งเงื่อนไขพิเศษเฉพาะพนักงานรายนี้โดยเฉพาะ (เช่น กะงาน, รายรับรายจ่ายคงที่/อัตโนมัติ, ภาษี, หนี้สิน) ซึ่งจะแยกเป็นอิสระและไม่ส่งผลกระทบต่อส่วนกลาง

แท็บที่ 2: แท็บ "แบ่งงวดจ่าย"

(ใช้สำหรับตรวจสอบพนักงานที่มีนโยบายแบ่งจ่ายเงินเดือนมากกว่า 1 งวดต่อเดือน โดยสามารถเลือกดูงวดที่ 1 หรืองวดที่ 2 ได้)

1. คลิกปุ่ม "เลือกพนักงาน" (ระบบจะแสดงเฉพาะรายชื่อพนักงานที่ถูกตั้งค่าแบ่งงวดจ่ายไว้)

2. ตรวจสอบ ข้อมูลพื้นฐาน ของพนักงาน

3. กดปุ่ม "คำนวณ" (มี 2 รูปแบบคำนวณย่อยเหมือนแท็บงวดเต็ม)

4. กดปุ่ม "รีเซ็ต" (มี 7 รูปแบบคำนวณย่อยเหมือนแท็บงวดเต็ม เพื่อปรับปรุงเวลาให้ถูกต้อง)

5. ตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลผ่าน 5 แถบเมนูย่อย (ที่จำเป็นสำหรับงวดแยก) ประกอบไปด้วย:

แถบเมนู: ตารางเวลาการทำงาน
แถบเมนู: ยื่นเอกสาร
แถบเมนู: รายรับรายจ่าย
แถบเมนู: เบิกล่วงหน้า
แถบเมนู: สรุปผลการคำนวณ

การจัดการข้อมูล

ตรรกะการคำนวณสำหรับพนักงานแบ่งงวดจ่าย: ระบบจะคำนวณจากงวดเต็มแล้วหักลบยอดงวดแรกออกเพื่อผลลัพธ์งวดที่สอง ดังสมการ

ยอดเงินสุทธิในงวดที่ 2 = ยอดเงินงวดเต็ม - ยอดเงินงวดที่ 1

การคํานวณเงินเดือนของพนักงานแบ่งงวดจ่าย จะประกอบไปด้วย

1. การที่จะคํานวณแบ่งงวดจ่ายจะต้องตั้งค่าการแบ่งงวดจ่าย ที่ตั้งค่าทั่วไปก่อน

2. เมื่อตั้งค่าทั่วไปแล้ว ต้องไปตั้งค่าที่พนักงานเป็นรายบุคคลด้วยว่าพนักงานท่านใดบ้างที่ต้องการให้คำนวณโดยการแบ่งงวดจ่าย

3. พนักงานที่ไม่ได้ตั้งค่าแบ่งงวดจ่าย รายชื่อจะแสดงแค่ในเมนู "งวดเต็ม" เท่านั้น

หมายเหตุ: สำหรับพนักงานแบ่งงวดจ่าย จะมีรายชื่ออยู่ในงวดแต็ม และแบ่งงวดจ่ายเสมอ ไม่สามารถลบรายชื่อพนักงาน ออกจากงวดใดงวดหนึ่งได้

วิธีการนับจํานวนวันในการคำนวณ ของการตั้งค่าแบ่งงวดจ่าย

แบ่ง 2 งวด: งวดแรกคำนวณ 15 วันแรก | งวดสองคำนวณวันที่เหลือ
แบ่ง 3 งวด: งวดแรกและงวดสองคำนวณงวดละ 10 วันแรก | งวดสามคำนวณวันที่เหลือ
แบ่ง 4 งวด: งวดที่ 1, 2 และ 3 คำนวณงวดละ 7 วันแรก | งวดสี่คำนวณวันที่เหลือ

คำแนะนำ: ทุกครั้งที่มีการแก้ไขประวัติ ข้อมูลโปรไฟล์ หรือโครงสร้างเงินเดือนส่วนกลาง ควรกดปุ่มกลุ่ม "รีเซ็ต" (เช่น ปรับปรุงข้อมูลพนักงาน หรือ โหลดข้อมูลการตั้งค่าใหม่) เพื่อให้ระบบอัปเดตสูตรคำนวณในหน้าจอนี้ให้เป็นปัจจุบัน

ผู้ดูแลระบบจะสามารถตรวจสอบ แก้ไขสิทธิ์ และประมวลผลเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม กองทุน ของพนักงานรายบุคคลได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์ พร้อมทั้งสามารถส่งออกไฟล์ตารางเวลาเป็น PDF หรือดาวน์โหลดสลิปเงินเดือน ประจำงวดได้อย่างแม่นยำ พร้อมบันทึกประวัติการแก้ไขอย่างโปร่งใส