2. เมนู คำนวณเงินเดือนรายบุคคล
เมนูการคำนวณเงินเดือนรายบุคคลใช้สำหรับตรวจสอบข้อมูลอย่างละเอียดเป็นรายบุคคล ทั้งในส่วนของตารางเวลาปฏิบัติงาน การจัดการเอกสาร ตรวจสอบผลการคำนวณ ไปจนถึงการตั้งค่าเฉพาะบุคคล เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำที่สุดก่อนการปิดงวดบัญชี
การเข้าสู่หน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคล
1. การเลือกพนักงาน: ค้นหาและเลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องการตรวจสอบจากฐานข้อมูลพนักงาน
2. การเลือกงวดการจ่าย (กรณีแบ่งงวด): หากพนักงานมีการตั้งค่าแบ่งงวดจ่าย ท่านสามารถเลือกตรวจสอบได้ทั้ง งวดเต็ม, งวดที่ 1 หรือ งวดที่ 2
- ข้อมูลพื้นฐาน: ระบบจะแสดงข้อมูลเบื้องต้นของพนักงาน เช่น (ชื่อ, แผนก, ตำแหน่ง, ฐานเงินเดือน) ซึ่งอ้างอิงจากการตั้งค่าในฐานข้อมูลหลัก
รายละเอียดแถบเมนูในหน้าคำนวณเงินเดือนรายบุคคล
แถบเมนู: ตารางเวลาการทำงานของพนักงาน
- แสดงรายละเอียดวันทำงาน, วันหยุด, กะการทำงาน และเวลาเข้า-ออกงาน รวมถึงสถานะเอกสารต่าง ๆ
1. การแก้ไขข้อมูลวันที่: คลิกสัญลักษณ์ "รูปปากกา" ในช่องวันที่ เพื่อปรับเปลี่ยนสถานะ (วันทำงาน, วันหยุดนักขัตฤกษ์, วันหยุดประจำสัปดาห์ หรือวันหยุดพิเศษ)
2. การเปลี่ยนกะการทำงาน: คลิกสัญลักษณ์ "รูปปากกา" ในช่องกะงาน เพื่อแก้ไขหรือเปลี่ยนกะปฏิบัติงานในวันนั้น ๆ
3. การจัดการเอกสารโอที
- คลิก "รูปปากกา" เพื่อยื่นเอกสารแทนพนักงาน
- คลิก "รูปแว่นขยาย" เพื่อตรวจสอบรายละเอียด อนุมัติ หรือแก้ไขเอกสารที่มีอยู่แล้ว
4. การจัดการเอกสารลางาน
- คลิก "รูปปากกา" เพื่อยื่นเอกสารแทนพนักงาน
- คลิก "รูปแว่นขยาย" เพื่อตรวจสอบรายละเอียด อนุมัติ หรือแก้ไขเอกสารที่มีอยู่แล้ว
5. การจัดการเอกสารเพิ่มเวลา
- คลิก "รูปปากกา" เพื่อยื่นเอกสารแทนพนักงาน
- คลิก "รูปแว่นขยาย" เพื่อตรวจสอบรายละเอียด อนุมัติ หรือแก้ไขเอกสารที่มีอยู่แล้ว
6. หมายเหตุ: สามารถระบุข้อความเพิ่มเติมในแต่ละวันเพื่อใช้ในการตรวจสอบย้อนหลังได้
7. การเปิดใช้งาน "Suggestion (วิเคราะห์ข้อมูล)": ระบบวิเคราะห์ความผิดปกติอัตโนมัติ เช่น เวลาทำงานไม่ครบ เพื่อให้ HR แก้ไขได้ทันท่วงที
8. การ "จำลองเวลาการทำงาน": ระบบจะทำการเพิ่มเวลาการทำงานให้กับพนักงานโดยอัตโนมัติตามข้อมูลกะงานพื้นฐาน
แถบเมนู: ยื่นเอกสาร
- ใช้ตรวจสอบและจัดการเอกสารทั้งหมดของพนักงานในรอบการคำนวณนั้น ๆ โดยสามารถ "อนุมัติทั้งหมด" ได้ในครั้งเดียว เพื่อความรวดเร็วโดยไม่ต้องตรวจสอบแยกตามวันในตารางเวลา
แถบเมนู: รายรับรายจ่าย
- ใช้สำหรับบันทึกรายการเงินเพิ่ม (Income) หรือรายการเงินหัก (Expense) เพิ่มเติมเฉพาะเดือนนั้น ๆ เมื่อระบุจำนวนเงินเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก "บันทึก" เพื่อนำยอดไปคำนวณ
แถบเมนู: เบิกล่วงหน้า
- HR สามารถดำเนินการขอเบิกเงินล่วงหน้าให้พนักงานได้ โดยระบุวันที่และจำนวนเงิน
- การแก้ไขยอดเงิน: หากระบุยอดเงินผิด ให้ใส่ค่าเป็น "ติดลบ" (เช่น -500) เพื่อหักล้างยอดเดิมและบันทึกใหม่
- กำหนดเบิกตามวงเงิน: ตรวจสอบสิทธิ์วงเงินสูงสุดที่พนักงานสามารถเบิกได้ต่อเดือน
- คาดการณ์การเบิกล่วงหน้า: ระบบจะคำนวณสัดส่วนเงินเดือนที่พนักงานทำได้จริง ณ ปัจจุบัน เพื่อประเมินยอดคงเหลือที่สามารถเบิกได้
แถบเมนู: สรุปผลการคำนวณ
- แสดงผลลัพธ์สุทธิหลังการประมวลผล ประกอบด้วย ข้อมูลเงินเดือน, ผลการคำนวณเวลาการทำงาน, รายรับรายจ่าย รวมไปถึงยอดเงินสุทธิที่พนักงานจะได้รับ และยังสามารถดาวน์โหลด "สลิปเงินเดือน" เพื่อตรวจสอบได้อีกด้วย
แถบเมนู: ภาษี
แสดงรายละเอียดการคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาแบบรายเดือน
- แสดงรายได้และรายหักที่นำมาคิดภาษี
- แสดงสิทธิประโยชน์และค่าลดหย่อนต่าง ๆ
- ระบุยอดภาษีที่ต้องชำระทั้งปี และภาษีที่ต้องหักในงวดปัจจุบัน
แถบเมนู: ประวัติการแก้ไข
- บันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลงข้อมูลทั้งหมดในหน้าคำนวณรายบุคคล โดยระบุวันเวลาที่แก้ไข, ผู้ดำเนินการ และหมายเหตุ เพื่อความโปร่งใสในการตรวจสอบ
แถบเมนู: ตั้งค่ารายบุคล
- ใช้สำหรับตั้งค่าเงื่อนไขการคำนวณพิเศษเฉพาะพนักงานรายนี้ โดยแยกอิสระจากการตั้งค่าส่วนกลางขององค์กร ประกอบด้วย ตั้งค่าทั่วไป, ตั้งค่าเวลาการทำงาน, จัดการกะการทำงาน-วันหยุด, รายรับรายจ่ายคงที่, รายรับรายจ่ายอัตโนมัติ, กองทุน, ภาษี และจัดการหนี้สินพนักงาน
การคำนวณเงินเดือนรายบุคคล ของพนักงานแบ่งงวดจ่าย
กรณีที่บริษัทมีการจ่ายเงินเดือนมากกว่า 1 งวดต่อเดือน โดยกดที่งวดที่ 1 หรืองวดที่ 2 เพื่อทำการตรวจสอบข้อมูลของพนักงาน และระบบจะใช้หลักการดังนี้
- ตรรกะการคำนวณ: ยอดเงินงวดเต็ม - ยอดเงินงวดที่ 1 = ยอดเงินสุทธิในงวดที่ 2
การคํานวณเงินเดือนของพนักงานแบ่งงวดจ่าย จะประกอบไปด้วย
1. การที่จะคํานวณแบ่งงวดจ่ายจะต้องตั้งค่าการแบ่งงวดจ่าย ที่ตั้งค่าทั่วไปก่อน
2. เมื่อตั้งค่าทั่วไปแล้ว ต้องไปตั้งค่าที่พนักงานเป็นรายบุคคลด้วยว่าพนักงานท่านใดบ้างที่ต้องการให้คำนวณโดยการแบ่งงวดจ่าย
3. พนักงานที่ไม่ได้ตั้งค่าแบ่งงวดจ่าย รายชื่อจะแสดงแค่ในเมนู "งวดเต็ม" เท่านั้น
หมายเหตุ: สำหรับพนักงานแบ่งงวดจ่าย จะมีรายชื่ออยู่ในงวดแต็ม และแบ่งงวดจ่ายเสมอ ไม่สามารถลบรายชื่อพนักงาน ออกจากงวดใดงวดหนึ่งได้
วิธีการนับจํานวนวันในการคำนวณ ของการตั้งค่าแบ่งงวดจ่าย
- แบ่ง 2 งวด: งวดแรกคำนวณ 15 วันแรก | งวดสองคำนวณวันที่เหลือ
- แบ่ง 3 งวด: งวดแรกและงวดสองคำนวณงวดละ 10 วันแรก | งวดสามคำนวณวันที่เหลือ
- แบ่ง 4 งวด: งวดที่ 1, 2 และ 3 คำนวณงวดละ 7 วันแรก | งวดสี่คำนวณวันที่เหลือ
