การปิดงวดบัญชี
การปิดงวดบัญชี คือ ขั้นตอนสุดท้ายของการประมวลผลเงินเดือนในแต่ละรอบ เพื่อทำการสรุปยอดเงินรวมสุทธิทั้งบริษัท ภาษี และประกันสังคมให้เสร็จสมบูรณ์ พร้อมล็อกข้อมูลไม่ให้เกิดการเปลี่ยนแปลง
เงื่อนไขในการใช้งาน
ก่อนทำการปิดงวดบัญชี HR ต้องตรวจสอบ 4 จุดสำคัญ ดังนี้
- ตรวจสอบเวลาทำงานผิดพลาด
- ตรวจสอบการอนุมัติเอกสาร
- ตรวจสอบการกดคำนวณเงินเดือน กดปุ่มคำนวณเงินเดือนอีกครั้งก่อนปิดงวด เพื่อให้ระบบอัปเดตข้อมูลเป็นล่าสุด
- เตรียมข้อมูล "วันที่จ่ายเงินเดือน" และ "วันที่จ่ายภาษี"
กรณีการปิดงวดบัญชีแบบงวดเต็ม
- เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
- เลือก "การคำนวณเงินเดือน" และเลือก "คำนวณเงินเดือน"
- คลิกเลือก "ปิดงวดบัญชี"
- ระบุ "วันที่จ่าย" และ "วันที่จ่ายภาษี"
- กดปุ่ม "บันทึก"
- แล้วกดปุ่ม "ปิดงวดบัญชี"
กรณีการปิดงวดบัญชีแบบแบ่งงวดจ่าย
- เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
- เลือก "การคำนวณเงินเดือน" และเลือก "คำนวณเงินเดือน"
- คลิกเลือก "คำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร"
- แล้วเลือก "งวดที่ต้องการปิด" (เช่น งวดที่ 1 งวดที่ 2)
- คลิก "ปิดงวดบัญชี" ที่แท็บด้านล่าง
- ระบุ "วันที่จ่าย"
- กดปุ่ม "บันทึก"
- แล้วคลิกปุ่ม "ปิดงวดบัญชี"
ข้อควรระวัง: หากมีการนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิผ่านไฟล์ Excel สำเร็จแล้ว ห้ามทำการเปิดงวดบัญชีใหม่ หรือกดคำนวณเงินเดือนซ้ำโดยเด็ดขาด เนื่องจากระบบจะล้างค่าและคำนวณใหม่ตามสูตรตั้งต้นของโปรแกรม ซึ่งจะส่งผลให้ข้อมูลที่คุณนำเข้าจากไฟล์ Excel ถูกเขียนทับและทำให้ยอดเงินผิดพลาดไปจากที่ต้องการทันที
หลังจากปิดงวดบัญชี ระบบจะแสดงเครื่องหมายถูกที่งวดบัญชี และจะแสดงเมนูเพิ่มเติมสำหรับการจัดการข้อมูลและดาวน์โหลดรายงาน ดังนี้
การดาวน์โหลดรายงาน: ระบบจะเปิดให้ดาวน์โหลดรายงานสำคัญเพื่อนำไปใช้งานต่อ ดังนี้
- รายงานเงินเดือน
- รายงานภาษี ประกันสังคม
การนำเข้าข้อมูลย้อนหลัง: ในหน้าปิดงวดบัญชีจะมีปุ่มให้ดาวน์โหลดเทมเพลต เพื่อกรอกข้อมูลภายนอกและอัปโหลดกลับเข้าสู่ระบบ ดังนี้
- นำเข้าข้อมูลกองทุน: คู่มือวิธีการนำเข้าข้อมูลกองทุนอย่างละเอียด
- นำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ: คู่มือวิธีการนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิอย่างละเอียด
- นำเข้าข้อมูลเวลาการทำงาน: คู่มือวิธีการนำเข้าข้อมูลเวลาการทำงานอย่างละเอียด
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับการนำจ่าย
สามารถศึกษารายละเอียดขั้นตอนการทำจ่ายอย่างละเอียดได้ผ่านลิงก์ด้านล่างนี้
FAQ (คำถามที่พบบ่อย)
- Q: หากมีการนำเข้าข้อมูลเงินเดือนไปแล้ว สามารถกดเปิดงวดบัญชีและคำนวณซ้ำอีกครั้งได้หรือไม่
- Q: ต้องการดึงรายงานสรุปเงินที่ต้องจ่าย "ที่หน้าปิดงวดบัญชี" สามารถเลือกเฉพาะที่จ่ายเป็นเงินสดได้หรือไม่
- Q: หากไม่ปิดงวดบัญชีจะมีผลกระทบอะไรบ้าง
