การปิดงวดบัญชี

การปิดงวดบัญชี คือ ขั้นตอนสุดท้ายของการประมวลผลเงินเดือนในแต่ละรอบ เพื่อทำการสรุปยอดเงินรวมสุทธิทั้งบริษัท ภาษี และประกันสังคมให้เสร็จสมบูรณ์ พร้อมล็อกข้อมูลไม่ให้เกิดการเปลี่ยนแปลง

เงื่อนไขในการใช้งาน

ก่อนทำการปิดงวดบัญชี HR ต้องตรวจสอบ 4 จุดสำคัญ ดังนี้

ตรวจสอบเวลาทำงานผิดพลาด
ตรวจสอบการอนุมัติเอกสาร
ตรวจสอบการกดคำนวณเงินเดือน กดปุ่มคำนวณเงินเดือนอีกครั้งก่อนปิดงวด เพื่อให้ระบบอัปเดตข้อมูลเป็นล่าสุด
เตรียมข้อมูล "วันที่จ่ายเงินเดือน" และ "วันที่จ่ายภาษี"

กรณีการปิดงวดบัญชีแบบงวดเต็ม

เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
เลือก "การคำนวณเงินเดือน" และเลือก "คำนวณเงินเดือน"
คลิกเลือก "ปิดงวดบัญชี"
ระบุ "วันที่จ่าย" และ "วันที่จ่ายภาษี"
กดปุ่ม "บันทึก"
แล้วกดปุ่ม "ปิดงวดบัญชี"

กรณีการปิดงวดบัญชีแบบแบ่งงวดจ่าย

เข้าสู่เมนู "การประมวลผลเงินเดือน"
เลือก "การคำนวณเงินเดือน" และเลือก "คำนวณเงินเดือน"
คลิกเลือก "คำนวณเงินเดือนทั้งองค์กร"
แล้วเลือก "งวดที่ต้องการปิด" (เช่น งวดที่ 1 งวดที่ 2)
คลิก "ปิดงวดบัญชี" ที่แท็บด้านล่าง
ระบุ "วันที่จ่าย"
กดปุ่ม "บันทึก"
แล้วคลิกปุ่ม "ปิดงวดบัญชี"

ข้อควรระวัง: หากมีการนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิผ่านไฟล์ Excel สำเร็จแล้ว ห้ามทำการเปิดงวดบัญชีใหม่ หรือกดคำนวณเงินเดือนซ้ำโดยเด็ดขาด เนื่องจากระบบจะล้างค่าและคำนวณใหม่ตามสูตรตั้งต้นของโปรแกรม ซึ่งจะส่งผลให้ข้อมูลที่คุณนำเข้าจากไฟล์ Excel ถูกเขียนทับและทำให้ยอดเงินผิดพลาดไปจากที่ต้องการทันที

หลังจากปิดงวดบัญชี ระบบจะแสดงเครื่องหมายถูกที่งวดบัญชี และจะแสดงเมนูเพิ่มเติมสำหรับการจัดการข้อมูลและดาวน์โหลดรายงาน ดังนี้

การดาวน์โหลดรายงาน: ระบบจะเปิดให้ดาวน์โหลดรายงานสำคัญเพื่อนำไปใช้งานต่อ ดังนี้

รายงานเงินเดือน
รายงานภาษี ประกันสังคม

การนำเข้าข้อมูลย้อนหลัง: ในหน้าปิดงวดบัญชีจะมีปุ่มให้ดาวน์โหลดเทมเพลต เพื่อกรอกข้อมูลภายนอกและอัปโหลดกลับเข้าสู่ระบบ ดังนี้

นำเข้าข้อมูลกองทุน: คู่มือวิธีการนำเข้าข้อมูลกองทุนอย่างละเอียด
นำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิ: คู่มือวิธีการนำเข้าข้อมูลเงินเดือนสุทธิอย่างละเอียด
นำเข้าข้อมูลเวลาการทำงาน: คู่มือวิธีการนำเข้าข้อมูลเวลาการทำงานอย่างละเอียด

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับการนำจ่าย

สามารถศึกษารายละเอียดขั้นตอนการทำจ่ายอย่างละเอียดได้ผ่านลิงก์ด้านล่างนี้