การจัดการกะการทำงาน

การจัดการกะการทำงาน คือ เมนูสำหรับเจ้าหน้าที่ HR ใช้ตรวจสอบและแก้ไขกะ ประเภทวันทำงานหรือวันหยุด รวมถึงเวลาเข้า-ออกงานของพนักงานเป็นรายวัน เข้าใช้งานได้ที่แท็บ "กะการทำงาน" บนแถบเมนูด้านล่างของแอป HumanSoft for HR และเลือกดูข้อมูลได้ 3 มุมมอง คือ "วัน" "สัปดาห์" และ "เดือน"

จุดเข้าใช้งาน — แท็บ "กะการทำงาน" บนแถบเมนูด้านล่าง

สิ่งที่ทำได้จากคู่มือนี้

• ดูตารางกะการทำงาน — เลือกได้ 3 มุมมอง คือ "วัน" "สัปดาห์" และ "เดือน" แล้วเจาะลงไปดูรายชื่อพนักงานของวันที่ต้องการ
• ค้นหาและกรองพนักงาน — ตามชื่อ รหัสพนักงาน รหัสกะ หรือโครงสร้างองค์กร
• แก้กะการทำงานรายวัน — เปลี่ยนกะ หรือเปลี่ยนประเภทวันจากวันทำงานเป็นวันหยุดและกลับกัน
• ลงเวลาให้พนักงาน — เพิ่มหรือแก้เวลาเข้า-ออกงานของวันที่ยังไม่มีการลงเวลา

หมายเหตุ: มุมมอง "วัน" แสดงพนักงานเป็นรายการทีละคน จึงเป็นมุมมองเดียวที่กดแก้ข้อมูลได้จากรายการโดยตรง ส่วนมุมมอง "สัปดาห์" และ "เดือน" ใช้ดูภาพรวมก่อน แล้วกดเข้าไปที่วันที่ต้องการเพื่อแก้ต่อ

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งาน

สิ่งที่จำเป็น

• เข้าสู่ระบบแอปพลิเคชัน HumanSoft for HR เรียบร้อยแล้ว
• มีสิทธิ์เข้าถึงเมนูกะการทำงาน หากไม่มีสิทธิ์ ระบบจะเปิดหน้าจอได้แต่ไม่แสดงข้อมูลพนักงาน
• การเปิดหน้าจอแก้กะการทำงาน ต้องมีสิทธิ์ "แก้ไขกะการทำงาน" เพิ่มจากสิทธิ์เข้าถึงเมนู
• การแก้เวลาเข้า-ออกงานในหน้าจอนั้น ต้องมีสิทธิ์ "จัดการเวลา" เพิ่มอีกตัวหนึ่ง
• วันที่ที่ต้องการแก้ต้องอยู่ในรอบเดือนที่ยังไม่ปิดงวดบัญชี

สิ่งที่แนะนำ

• ทราบชื่อหรือรหัสพนักงานที่ต้องการแก้ไว้ล่วงหน้า จะค้นหาได้เร็วกว่าการเลื่อนหาจากรายชื่อทั้งหมด

หมายเหตุ: สิทธิ์ 3 ตัวนี้แยกกัน ไม่ได้มาพร้อมกัน มีสิทธิ์เข้าถึงเมนูจะเห็นข้อมูลได้แต่แก้ไม่ได้ · เพิ่มสิทธิ์ "แก้ไขกะการทำงาน" จึงจะเปิดหน้าจอแก้ได้ · เพิ่มสิทธิ์ "จัดการเวลา" จึงจะแก้เวลาเข้า-ออกงานได้ ผู้ดูแลระบบขององค์กรเป็นผู้กำหนดให้

ขั้นตอนการเปิดเมนูและสลับมุมมอง

เริ่มจากหน้าหลักของแอป กดแท็บ "กะการทำงาน" แล้วเลือกมุมมองและวันที่ที่ต้องการดู

1. กดแท็บ "กะการทำงาน" บนแถบเมนูด้านล่าง
2. เลือกมุมมอง "วัน" "สัปดาห์" หรือ "เดือน" จากแถบด้านบน
3. เลือกเดือนด้วยปุ่มลูกศรซ้าย-ขวา แล้วเลือกวันที่จากปฏิทินแนวนอน

แท็บ "กะการทำงาน" อยู่ตำแหน่งที่ 4 จากทั้งหมด 6 แท็บ เมื่อกดแล้วระบบจะเปิดหน้า "จัดการกะการทำงาน" (จอขวาในภาพ)

หมายเลข 1–3 ในภาพ ตรงกับขั้นตอนที่ 1–3 ด้านบน

มุมมองวัน

แสดงพนักงานเป็นรายการทีละคนของวันที่เลือก ใช้เมื่อต้องการดูหรือแก้ข้อมูลของพนักงานรายบุคคล

1. ชิปรหัสกะ — อยู่ใต้ช่องค้นหา แสดงกะที่พบในวันนั้น พร้อมจำนวนพนักงานในวงเล็บ
2. รหัสกะและเวลาของกะ — กะที่พนักงานคนนั้นถูกกำหนดไว้สำหรับวันที่เลือก
3. บรรทัด "ลงเวลา" — เวลาที่พนักงานลงจริง ทั้ง "(เข้า)" และ "(ออก)" หากยังไม่มีการลงเวลา ระบบจะแสดงเครื่องหมาย "—"

กดที่ชื่อพนักงานในรายการ เพื่อเปิดหน้าจอแก้กะการทำงานของคนนั้น (จอขวาในภาพ)

หมายเลข 1–3 ในภาพ ตรงกับ 3 ส่วนที่อธิบายด้านบน

มุมมองสัปดาห์

แสดงทั้งสัปดาห์ โดยแยกแต่ละวันออกเป็นกลุ่มตามกะการทำงาน ใช้เมื่อต้องการดูภาพรวมกำลังคนต่อกะในแต่ละวัน

1. แถบช่วงวันที่ — เลื่อนสัปดาห์ด้วยปุ่มลูกศรซ้าย-ขวา
2. ชิปรหัสกะ — กะทั้งหมดที่พบในสัปดาห์นั้น
3. ข้อมูลของแต่ละวัน — แยกเป็นกลุ่มตามกะการทำงาน แต่ละกลุ่มแสดงเวลาของกะ จำนวน "รวม" "เข้างาน" และ "ไม่เข้างาน" กดที่แถวนี้เพื่อเปิดรายชื่อพนักงานของวันนั้น

เข้ามุมมองนี้ด้วยการกด "สัปดาห์" ที่แถบเลือกมุมมอง หนึ่งวันอาจมีหลายกะ ระบบจะแสดงแยกเป็นกลุ่มตามจำนวนกะที่ใช้ในวันนั้น

รายชื่อที่เปิดขึ้น (จอขวาในภาพ) แสดงหัวข้อ "พนักงาน" พร้อมจำนวนคนและวันที่ที่กำลังดูอยู่ ใช้ช่อง "ค้นหา" ไอคอนตัวกรอง และชิปรหัสกะได้เหมือนมุมมองวัน และกดที่ชื่อพนักงานในรายการ เพื่อเปิดหน้าจอแก้กะการทำงานต่อได้

หมายเลข 1–3 ในภาพ ตรงกับ 3 ส่วนที่อธิบายด้านบน

มุมมองเดือน

แสดงปฏิทินทั้งเดือน ใช้เมื่อต้องการหาวันที่มีปัญหาก่อนเจาะลงไปดูรายละเอียด

1. สีกำกับเหนือปฏิทิน — บอกว่าตัวเลขไหนคือ "เข้างาน" และตัวเลขไหนคือ "ไม่เข้างาน"
2. ปฏิทินรายเดือน — แต่ละวันแสดงจำนวนพนักงานสองตัวเลข กดวันที่เพื่อเปิดรายการของสัปดาห์ที่มีวันนั้นอยู่
3. แถวของวันในรายการรายสัปดาห์ — กดเพื่อเปิดรายชื่อพนักงานของวันนั้น

เข้ามุมมองนี้ด้วยการกด "เดือน" ที่แถบเลือกมุมมอง แล้วเลื่อนเดือนด้วยปุ่มลูกศรซ้าย-ขวาที่แถบเดือนด้านบน

มุมมองนี้เจาะข้อมูลลง 2 ชั้น จากปฏิทินไปรายการรายสัปดาห์ แล้วไปรายชื่อพนักงานของวันที่เลือก (จอขวาในภาพ) รายชื่อที่เปิดขึ้นเป็นหน้าจอเดียวกับที่เปิดจากมุมมองสัปดาห์ และกดที่ชื่อพนักงานในรายการ เพื่อเปิดหน้าจอแก้กะการทำงานต่อได้

หมายเลข 1–3 ในภาพ ตรงกับ 3 ส่วนที่อธิบายด้านบน

ขั้นตอนการค้นหาและกรองพนักงาน

1. พิมพ์ชื่อหรือรหัสพนักงานในช่อง "ค้นหา"
2. กดชิปรหัสกะใต้ช่องค้นหา เพื่อดูเฉพาะพนักงานในกะนั้น
3. กดไอคอนตัวกรองด้านขวาของช่อง "ค้นหา"
4. เลือกเงื่อนไขที่ต้องการในหน้าจอ "โครงสร้างองค์กร"
   • ช่องค้นหา "ชื่อ-นามสกุล , รหัสพนักงาน"
   • ระดับโครงสร้างองค์กรตามที่องค์กรตั้งค่าไว้ เช่น "สำนักงานสาขา" "แผนก" "ฝ่ายงาน" และ "ตำแหน่ง"
   • "สถานะพนักงาน": "ปฏิบัติงานอยู่" หรือ "สิ้นสุดการทำงาน"
   • "สถานะวันทำงาน": เช่น "วันทำงาน" "วันหยุดนักขัตฤกษ์" "วันหยุดพนักงาน" "วันหยุดพิเศษ"
   • "รอบการคำนวณเงินเดือน": "เต็มเดือน" หรือ "แบ่งงวดจ่าย"
5. กดปุ่ม "ค้นหา"

กดชิปรหัสกะเดิมซ้ำเพื่อยกเลิกการกรอง หากต้องการล้างเงื่อนไขทั้งหมดในหน้าจอตัวกรอง ให้กดปุ่ม "ล้างค่า"

ขั้นตอนทั้งหมดในหัวข้อนี้ใช้ได้ทั้งบนมุมมอง "วัน" และในรายชื่อพนักงานที่เปิดขึ้นจากมุมมอง "สัปดาห์" กับ "เดือน" เพราะเป็นช่อง "ค้นหา" ไอคอนตัวกรอง และชิปรหัสกะชุดเดียวกัน

กรอบที่ไม่มีหมายเลขในจอขวาสุด คือกลุ่มเงื่อนไขที่เหลือของขั้นตอนที่ 4 ได้แก่ "สถานะพนักงาน" "สถานะวันทำงาน" และ "รอบการคำนวณเงินเดือน"

หมายเลข 1–5 ในภาพ ตรงกับขั้นตอนที่ 1–5 ด้านบน

ขั้นตอนการแก้กะการทำงานรายวัน

1. กดที่ชื่อพนักงานในรายการ ของวันที่ต้องการแก้
2. กดช่องใต้หัวข้อ "กะการทำงาน" แล้วเลือกกะจากรายการ "เลือกกะวันทำงาน"
3. กดช่องใต้หัวข้อ "เปลี่ยนเป็นวัน" แล้วเลือกประเภทวันที่ต้องการ
4. กดปุ่ม "บันทึก"

เมื่อกดที่ชื่อพนักงาน ระบบจะเปิดหน้าจอ "จัดการกะการทำงาน" พร้อมแสดงวันที่ที่เลือกไว้มุมขวาบน รายการ "เลือกกะวันทำงาน" แสดงกะที่เลือกได้เป็น "รหัสกะ : เวลาของกะ" และรายการ "เปลี่ยนเป็นวัน" มีให้เลือก 4 ประเภท คือ "วันทำงาน" "วันหยุดนักขัตฤกษ์" "วันหยุดพนักงาน" และ "วันหยุดพิเศษ" ให้เลือกเฉพาะเมื่อต้องการเปลี่ยนประเภทวัน

กรอบที่ไม่มีหมายเลขในสองจอขวา คือรายการ "เลือกกะวันทำงาน" และรายการ "เปลี่ยนเป็นวัน" ที่เปิดขึ้นหลังกดช่องของขั้นตอนที่ 2 และ 3 ตามลำดับ

ข้อควรระวัง: ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องก่อนกดปุ่ม "บันทึก" หลังบันทึกสำเร็จ ระบบจะแสดงข้อความ "บันทึกสำเร็จ" ให้กดปุ่ม "ตกลง" เพื่อกลับไปดูตารางกะการทำงานที่อัปเดตแล้ว แต่หากไม่ต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลง ให้กดปุ่ม "ยกเลิก"

หมายเลข 1–4 ในภาพ ตรงกับขั้นตอนที่ 1–4 ด้านบน

ขั้นตอนการลงเวลาให้พนักงาน

1. เปิดหน้าจอ "จัดการกะการทำงาน" ของพนักงานและวันที่ที่ต้องการ แล้วดูที่หัวข้อ "ลงเวลา"
2. กดปุ่ม "เพิ่มเวลา" ใต้หัวข้อ "ลงเวลา"
3. เลือกวันที่และเวลาของแถวที่เพิ่มขึ้นมา
4. กดปุ่ม "บันทึก"

หากวันนั้นยังไม่มีการลงเวลา หัวข้อ "ลงเวลา" จะแสดงข้อความ "ยังไม่มีการลงเวลา" ทุกครั้งที่กดปุ่ม "เพิ่มเวลา" ระบบจะเพิ่มแถวใหม่หนึ่งแถว ตั้งชื่อสลับกันเป็น "เข้างาน" และ "ออกงาน" ตามลำดับที่เพิ่ม แถวแรกเติมเวลาเริ่มกะและแถวที่สองเติมเวลาจบกะของวันนั้นให้ ตรวจสอบและแก้เวลาได้ก่อนบันทึก ลบแถวได้ด้วยไอคอนถังขยะท้ายแถว

ข้อควรระวัง: ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องก่อนกดปุ่ม "บันทึก" หลังบันทึกสำเร็จ ระบบจะแสดงข้อความ "บันทึกสำเร็จ" ให้กดปุ่ม "ตกลง" เพื่อกลับไปดูตารางกะการทำงานที่อัปเดตแล้ว แต่หากไม่ต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลง ให้กดปุ่ม "ยกเลิก"

หมายเลข 1–4 ในภาพ ตรงกับขั้นตอนที่ 1–4 ด้านบน

ผลลัพธ์เมื่อบันทึกสำเร็จ

หลังกดปุ่ม "บันทึก" ระบบจะยืนยันผลทันที และอัปเดตตารางกะการทำงานให้เห็นการเปลี่ยนแปลงในหน้าเดิม

1. ข้อความยืนยัน — ระบบแสดง "บันทึกสำเร็จ" พร้อมรายละเอียด "บันทึกการเปลี่ยนแปลงเรียบร้อยแล้ว"
2. กลับสู่ตาราง — กดปุ่ม "ตกลง" ระบบจะปิดหน้าจอแก้ไขและโหลดตารางกะการทำงานใหม่
3. ข้อมูลที่อัปเดต — รายการของพนักงานคนนั้นจะแสดงรหัสกะ เวลาของกะ ประเภทวัน และเวลาเข้า-ออกงานตามที่แก้ไว้

สามารถสลับมุมมอง "วัน" "สัปดาห์" หรือ "เดือน" เพื่อตรวจสอบภาพรวมกะการทำงานของพนักงานต่อได้ทันที โดยไม่ต้องออกจากเมนู

ข้อควรรู้และข้อจำกัด

กฎที่ระบบบังคับใช้เมื่อแก้กะการทำงานและลงเวลา

ข้อควรระวัง: สิทธิ์ "แก้ไขกะการทำงาน" คุมทั้งการเปลี่ยนกะการทำงานและการเปลี่ยนวันหยุด ไม่มีสิทธิ์แยกเฉพาะการเปลี่ยนวันหยุด

คำแนะนำเพิ่มเติม

รายละเอียดการใช้งานที่ควรรู้

• ช่อง "ค้นหา" และไอคอนตัวกรองบนหน้าจอมีเฉพาะมุมมอง "วัน" ส่วนมุมมอง "สัปดาห์" และ "เดือน" ต้องกดที่แถวของวันเพื่อเปิดรายชื่อพนักงานก่อน แล้วใช้ช่อง "ค้นหา" และไอคอนตัวกรองที่อยู่ในรายชื่อนั้น
• แถบเดือนและปฏิทินแนวนอนจะเลื่อนหายเมื่อเลื่อนหน้าจอลงไปดูรายชื่อพนักงาน ให้เลื่อนหน้าจอขึ้นบนสุดเพื่อให้แถบเดือนและปฏิทินแสดงอีกครั้ง
• การกรองด้วยชิปรหัสกะเป็นการกรองรายชื่อที่โหลดมาแล้วบนเครื่อง ไม่ได้ดึงข้อมูลใหม่จากระบบ
• ในรายการ "เลือกกะวันทำงาน" กะบางกะแสดงเป็นช่วงเวลา เช่น "08:30 - 12:00 - 13:00 - 17:30" และบางกะแสดงเป็นจำนวนชั่วโมง เช่น "8 ชั่วโมงต่อวัน / มีการหยุดพัก" ขึ้นกับรูปแบบที่ตั้งค่ากะนั้นไว้
• สามารถดึงหน้าจอลงบนรายชื่อพนักงานเพื่อโหลดข้อมูลใหม่จากระบบได้
• ชื่อระดับในหัวข้อ "โครงสร้างองค์กร" มาจากโครงสร้างองค์กรที่แต่ละองค์กรตั้งค่าไว้ จึงอาจแสดงชื่อระดับต่างจากตัวอย่างในคู่มือนี้
• ปุ่ม "จัดการหลายคน" ที่มุมขวาบนของหน้าจอ ใช้กำหนดกะการทำงานหรือวันหยุดให้พนักงานหลายคนพร้อมกันเป็นช่วงวันที่ ซึ่งอยู่นอกขอบเขตของคู่มือนี้
• วันที่ทุกจุดในแอปพลิเคชันแสดงเป็นปีคริสต์ศักราช (ค.ศ.)

เคล็ดลับการใช้งาน

คำแนะนำ: ตรวจสอบวันที่และมุมมองที่เลือกให้ถูกต้องก่อนกดแก้กะการทำงาน เพราะการเปลี่ยนกะมีผลต่อการคำนวณเวลาทำงานและโอทีของวันนั้นโดยตรง

คำแนะนำ: หากต้องกำหนดกะการทำงานให้พนักงานจำนวนมากในช่วงวันที่เดียวกัน ให้ใช้ปุ่ม "จัดการหลายคน" จะเร็วกว่าการแก้ทีละวัน

สรุป: เจ้าหน้าที่ HR ตรวจสอบและแก้กะการทำงาน ประเภทวัน และเวลาเข้า-ออกงานของพนักงานได้เองจากแอปในมือ ไม่ต้องเปิดหน้าเว็บ และเห็นผลการแก้ไขในตารางทันทีที่บันทึก

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ถาม: เปิดเมนูกะการทำงานแล้วไม่เห็นข้อมูลพนักงานเลย เกิดจากอะไร?

ตอบ: กรณีนี้เกิดจากผู้ใช้งานไม่มีสิทธิ์เข้าถึงเมนูกะการทำงาน ระบบจะเปิดหน้าจอได้แต่ไม่แสดงข้อมูล กรุณาติดต่อผู้ดูแลระบบขององค์กรเพื่อขอสิทธิ์เข้าถึงเมนูนี้

ถาม: กดที่ชื่อพนักงานแล้วระบบแจ้งว่าไม่มีสิทธิ์แก้ไขกะการทำงาน ต้องทำอย่างไร?

ตอบ: การแก้กะการทำงานต้องมีสิทธิ์ "แก้ไขกะการทำงาน" ซึ่งเป็นสิทธิ์แยกจากสิทธิ์เข้าถึงเมนู กรุณาติดต่อผู้ดูแลระบบขององค์กรเพื่อขอเพิ่มสิทธิ์นี้

ถาม: ทำไมแก้กะการทำงานของบางวันไม่ได้?

ตอบ: วันที่ที่อยู่ในรอบเดือนที่ปิดงวดบัญชีแล้วจะแก้ไขไม่ได้ ระบบจะแจ้งว่า "วันที่นี้ปิดงวดบัญชีแล้ว ไม่สามารถเปลี่ยนกะ/สถานะวันได้" หากต้องแก้ไขข้อมูลของงวดที่ปิดแล้ว ต้องให้ผู้ดูแลระบบเปิดงวดบัญชีนั้นก่อน

ถาม: ในมุมมองสัปดาห์และเดือนไม่มีช่องค้นหา จะค้นหาพนักงานได้อย่างไร?

ตอบ: มุมมอง "สัปดาห์" และ "เดือน" ไม่แสดงรายชื่อพนักงานบนหน้าจอ จึงไม่มีช่อง "ค้นหา" ให้กดที่แถวของวันที่ต้องการเพื่อเปิดรายชื่อพนักงานของวันนั้นก่อน แล้วใช้ช่อง "ค้นหา" ไอคอนตัวกรอง หรือชิปรหัสกะที่อยู่ในรายชื่อนั้น สำหรับมุมมอง "เดือน" ต้องกดวันที่ในปฏิทินเพื่อเปิดรายการรายสัปดาห์ก่อน แล้วจึงกดที่แถวของวัน

ถาม: สลับบริษัทแล้วข้อมูลกะการทำงานที่ดูอยู่หายไป เป็นปัญหาหรือไม่?

ตอบ: ไม่ใช่ปัญหา เมื่อสลับบริษัท ระบบจะล้างวันที่ มุมมอง คำค้น และตัวกรองหน่วยงานที่เลือกไว้ แล้วโหลดตารางกะการทำงานของบริษัทใหม่ทั้งหมด เพราะข้อมูลกะการทำงานผูกกับบริษัทที่เลือกอยู่