การจัดการโควตา

ภาพรวม

การจัดการโควตา คือ การตรวจสอบและปรับโควตาการลาประจำปีของพนักงานเป็นรายคน แยกตามประเภทการลา ทำได้ที่เมนู "โควตาการลา" ในแอปพลิเคชัน HumanSoft for HR ทั้งการดูยอดคงเหลือ แก้จำนวนโควตา จัดการรายการลา และสั่งคำนวณโควตาใหม่ คู่มือนี้สำหรับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล (HR)

สิ่งที่ทำได้จากคู่มือนี้

• ค้นหาโควตาการลาของพนักงาน — เลือกปีและกรองตามสาขาหรือแผนก เพื่อหาพนักงานที่ต้องการ
• ดูโควตาการลาของพนักงาน — ดูโควตารวม ยอดที่ใช้ไป และยอดคงเหลือของแต่ละประเภทการลาในปีนั้น
• แก้ไขจำนวนโควตา — ปรับจำนวนโควตาของปีนั้นเป็นรายประเภท หรือคืนค่าเป็นจำนวนตั้งต้นตามการตั้งค่าประเภทการลา
• จัดการรายการลาที่นับเข้าโควตา — ดู เพิ่ม ย้ายปีโควตา หรือลบรายการลาของแต่ละประเภท
• คำนวณโควตาการลาใหม่ — สั่งให้ระบบนับวันลาจากผลการคำนวณเงินเดือนมาหักโควตา และจัดรายการลาเข้าปีโควตาใหม่

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งาน

สิ่งที่จำเป็น

• เข้าสู่ระบบแอปพลิเคชัน HumanSoft for HR เรียบร้อยแล้ว
• มีสิทธิ์เข้าใช้เมนู "โควตาการลา" หากไม่มีสิทธิ์ ระบบจะแสดงข้อความ "คุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงเมนูนี้"
• มีสิทธิ์ "แก้ไขโควตาการลา" ในหมวดสิทธิ์โควตาการลา สำหรับการเห็นปุ่ม "จัดการ" ปุ่ม "เพิ่มรายการลา" และการแก้ไขหรือลบรายการลา
• มีสิทธิ์ "คำนวณโควตาการลา" ในหมวดสิทธิ์โควตาการลา สำหรับการเห็นปุ่ม "ปรับปรุงปีโควตา" และปุ่ม "คำนวณโควตาการลา"
• ประเภทการลาที่ต้องการดูต้องเปิดใช้งานอยู่ในระบบเว็บ ประเภทการลาที่ปิดใช้งานแล้วจะไม่แสดงในแอปพลิเคชัน

สิ่งที่แนะนำ

• คำนวณเงินเดือนของเดือนที่พนักงานลาให้เรียบร้อยก่อนกดปุ่ม "คำนวณโควตาการลา" เพราะระบบนับวันลาจากผลการคำนวณเงินเดือน
• เตรียมวันที่ลา ประเภทการลา และจำนวนวันหรือชั่วโมงให้พร้อมก่อนเพิ่มรายการลาเอง

ขั้นตอนการค้นหาโควตาการลาของพนักงาน

1. กดเมนู "โควตาการลา" ที่หน้าหลัก
2. กดช่องปี แล้วเลือกปีโควตาที่ต้องการ ระบบเลือกปีปัจจุบันไว้ให้ก่อน
3. กดปุ่มตัวกรองข้างช่องปี หากต้องการดูเฉพาะบางกลุ่ม
4. เลือก "สำนักงานสาขา" ที่ต้องการ แล้วเลือก "แผนก" เพิ่มได้หากต้องการ
5. กดปุ่ม "ค้นหา"
6. กดที่รายชื่อพนักงานที่ต้องการ

เมื่อเปิดเมนู ระบบจะแสดงรายชื่อพนักงานทั้งหมด โดยแต่ละรายการมีรหัสพนักงาน ชื่อ สาขา แผนก ตำแหน่ง และประเภทพนักงาน เลือกปีได้ตั้งแต่ 10 ปีย้อนหลังจนถึงปีถัดไป 1 ปี และลากรายการลงเพื่อโหลดข้อมูลใหม่ได้

ช่อง "แผนก" เลือกได้หลังเลือกสำนักงานสาขาแล้ว หากต้องการกลับไปดูพนักงานทั้งหมด ให้เปิดตัวกรองแล้วกด "ล้างค่า"

ขั้นตอนการดูโควตาการลาของพนักงาน

หลังกดรายชื่อพนักงาน ระบบจะเปิดหน้า "จัดการโควตาการลา" ของปีที่เลือกไว้ในหน้าค้นหา

ส่วนประกอบของหน้าจัดการโควตาการลา

1. ข้อมูลพนักงาน — ชื่อ สาขา แผนก ตำแหน่ง พร้อม "วันที่เริ่มงาน" "วันที่บรรจุ" และอายุงาน หากพนักงานลาออกแล้วจะแสดง "วันลาออก" เพิ่ม
2. ปีโควตา — ปีที่กำลังดู และช่วงเวลาของรอบโควตาในวงเล็บ
3. ปุ่ม "จัดการ" — เปิดหน้าต่างแก้ไขจำนวนโควตาของปีนั้น
4. กรอบประเภทการลา — ชื่อประเภทการลาและจำนวนโควตารวม ใต้ชื่อแสดง "ใช้โควตา" และ "คงเหลือ" หน่วยเป็นวันหรือชั่วโมงตามการตั้งค่าประเภทการลา กดที่กรอบเพื่อดูรายการลาของประเภทนั้น
5. ปุ่ม "ปรับปรุงปีโควตา" และปุ่ม "คำนวณโควตาการลา" — สั่งคำนวณโควตาใหม่

ขั้นตอนการแก้ไขจำนวนโควตา

1. กดปุ่ม "จัดการ" ระบบจะเปิดหน้าต่าง "โควตาการลา" ที่แสดงประเภทการลาทุกประเภทพร้อมจำนวนโควตาของปีนั้น
2. กดที่ช่องจำนวนของประเภทการลาที่ต้องการ แล้วพิมพ์จำนวนใหม่
3. กดไอคอนคืนค่าท้ายช่อง หากต้องการใช้จำนวนตั้งต้นตามการตั้งค่าประเภทการลาแทน
4. กดปุ่ม "บันทึก"

จำนวนในหน้าต่างนี้คือโควตาที่พนักงานได้รับเฉพาะปีนั้น ไม่รวมยอดที่ยกมาจากปีก่อน ส่วนจำนวนบนกรอบในหน้า "จัดการโควตาการลา" คือโควตารวมที่ใช้ได้จริง จึงอาจมากกว่าจำนวนในหน้าต่างนี้

ตรวจสอบจำนวนให้ถูกต้องก่อนกดปุ่ม "บันทึก" หลังบันทึกสำเร็จ ระบบจะปิดหน้าต่างและโหลดโควตาของพนักงานใหม่ให้เอง แต่หากไม่ต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลง ให้กดปุ่ม "ยกเลิก"

ภาพด้านขวาสุดคือหน้า "จัดการโควตาการลา" หลังบันทึก กรอบลาพักร้อนเปลี่ยนจาก 10.00 วัน เป็น 12.00 วัน

ขั้นตอนการดูรายการลาของแต่ละประเภท

กดที่กรอบประเภทการลาที่ต้องการในหน้า "จัดการโควตาการลา" ระบบจะเปิดหน้าที่มีชื่อประเภทการลาเป็นหัวข้อ และแสดงรายการลาที่นับเข้าโควตาของปีนั้น แต่ละรายการมี 4 ข้อมูล

1. วันที่ยื่นขอ — วันที่ลา
2. ช่องทาง — ที่มาของรายการ "Manual" คือรายการที่เจ้าหน้าที่ HR เพิ่มเอง "Calculation" คือรายการที่ระบบนับจากผลการคำนวณเงินเดือน
3. หมายเหตุ — รายละเอียดที่บันทึกไว้กับรายการ
4. ชั่วโมงการลา — จำนวนที่ลา เป็นวันหรือชั่วโมงตามหน่วยของประเภทการลา ประเภทที่ใช้หน่วยวันแสดงทศนิยม 4 ตำแหน่ง เช่น "1.0000 วัน"

หากประเภทนั้นยังไม่มีรายการลา ระบบจะแสดงข้อความ "ไม่มีรายการลา"

ภาพด้านซ้ายคือกรอบที่กดเพื่อเปิดรายการลา ภาพด้านขวาคือหน้ารายการลาของประเภทนั้น

ขั้นตอนการเพิ่มรายการลา

1. กดปุ่ม "+ เพิ่มรายการลา" ที่ด้านล่างของหน้ารายการลา
2. กดช่อง "วันที่" แล้วเลือกวันที่ลา ระบบเลือกวันนี้ไว้ให้ก่อน
3. กดช่อง "ปี" แล้วเลือกปีโควตาที่ต้องการให้นับรายการนี้
4. กดช่อง "หน่วยการลา" แล้วเลือก "รายวัน" หรือ "รายชั่วโมง"
5. กรอกช่อง "ผลรวมเวลา" หากเลือกรายวัน ให้พิมพ์จำนวนวันไม่เกิน 1 วัน หากเลือกรายชั่วโมง ให้กดช่องแล้วเลือกจำนวนชั่วโมงและนาที
6. กรอกช่อง "รายละเอียด" หากต้องการบันทึกหมายเหตุ
7. กดปุ่ม "บันทึก"

ช่อง "พนักงาน" และช่อง "ประเภทการลา" ระบบกรอกไว้ให้ตามหน้าที่เปิดมาและแก้ไขไม่ได้ ปุ่ม "บันทึก" จะกดได้เมื่อกรอกช่องที่มีเครื่องหมาย * ครบและผลรวมเวลาถูกต้องแล้ว

ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องก่อนกดปุ่ม "บันทึก" หลังบันทึกสำเร็จ ระบบจะปิดหน้าต่างและแสดงรายการใหม่ในหน้ารายการลา แต่หากไม่ต้องการบันทึกรายการ ให้กดปุ่ม "ยกเลิก"

ขั้นตอนการย้ายปีโควตาหรือลบรายการลา

การย้ายปีโควตาของรายการลา

1. กดที่รายการลาที่ต้องการในหน้ารายการลา ระบบจะเปิดหน้าต่าง "แก้ไขรายการลา"
2. กดช่อง "ปี" แล้วเลือกปีโควตาใหม่ที่ต้องการให้นับรายการนี้
3. กดปุ่ม "บันทึก"

หน้าต่าง "แก้ไขรายการลา" แก้ได้เฉพาะช่อง "ปี" ช่องอื่นแสดงเพื่ออ่านอย่างเดียว ช่อง "หน่วยการลา" ใช้สลับการแสดงผลรวมเวลาเป็นวันหรือชั่วโมงเท่านั้น ไม่เปลี่ยนข้อมูลของรายการ เมื่อเปิดหน้าต่างนี้ รายการแบบรายวันจะแสดงเป็นรายชั่วโมง เช่น ลา 1 วันแสดงเป็น 08:00

การลบรายการลา

1. กดที่รายการลาที่ต้องการในหน้ารายการลา
2. กดปุ่ม "ลบ" ที่มุมขวาบนของหน้าต่าง "แก้ไขรายการลา"
3. กดปุ่ม "ตกลง" เมื่อระบบถามว่า "ยืนยันการลบรายการนี้?"

หลังลบสำเร็จ ระบบจะปิดหน้าต่างและนำรายการออกจากหน้ารายการลา หากไม่ต้องการลบ ให้กดปุ่ม "ยกเลิก" ในหน้าต่างยืนยัน

ขั้นตอนการคำนวณโควตาการลา

ด้านล่างของหน้า "จัดการโควตาการลา" มีปุ่มคำนวณ 2 ปุ่ม ทำงานต่างกัน

• ปุ่ม "คำนวณโควตาการลา" — นับวันลาของพนักงานคนนี้จากผลการคำนวณเงินเดือนของปีนั้น มาสร้างเป็นรายการลาช่องทาง "Calculation" แล้วสรุปยอดใช้ไปและคงเหลือใหม่
• ปุ่ม "ปรับปรุงปีโควตา" — จัดรายการลาทุกรายการของปีนั้นเข้าปีโควตาใหม่ตามวันที่ลาและรอบโควตา แล้วสรุปยอดใหม่ ในแอปพลิเคชันเวอร์ชัน 1.41.1 ปุ่มนี้ทำกับพนักงานทุกคนในบริษัท ไม่ใช่เฉพาะพนักงานที่กำลังดู

วิธีกดทั้ง 2 ปุ่มเหมือนกัน

1. กดปุ่ม "คำนวณโควตาการลา" หรือปุ่ม "ปรับปรุงปีโควตา"
2. กดปุ่ม "ตกลง" ในหน้าต่าง "คำเตือน"

ระบบจะแสดงหน้าต่าง "สำเร็จ" เมื่อคำนวณเสร็จ ให้กดปุ่ม "ตกลง" แล้วระบบจะโหลดโควตาของพนักงานใหม่ให้เอง รายการลาที่เจ้าหน้าที่ HR เพิ่มเองยังอยู่ครบหลังกดปุ่ม "คำนวณโควตาการลา"

ผลลัพธ์เมื่อจัดการโควตาสำเร็จ

หลังแก้จำนวนโควตา เพิ่มหรือลบรายการลา หรือสั่งคำนวณ ระบบจะโหลดหน้า "จัดการโควตาการลา" ใหม่ให้เอง ตรวจผลได้ 3 จุดบนกรอบประเภทการลา

1. จำนวนโควตารวมที่มุมขวาของกรอบเปลี่ยนตามจำนวนที่แก้
2. ยอด "ใช้โควตา" เพิ่มหรือลดตามรายการลาที่เพิ่ม ลบ หรือย้ายปี
3. ยอด "คงเหลือ" เท่ากับโควตารวมลบยอดที่ใช้ไป

ภาพด้านซ้ายคือหน้า "จัดการโควตาการลา" ก่อนแก้ไข ภาพด้านขวาคือหลังแก้โควตาลาพักร้อนจาก 10 เป็น 12 วัน และเพิ่มรายการลา 1 วัน ยอด "คงเหลือ" จึงเป็น 11.00 วัน

ข้อควรรู้และข้อจำกัด

กฎที่ระบบบังคับใช้ในเมนูโควตาการลา

ข้อควรระวัง: ในแอปพลิเคชันเวอร์ชัน 1.41.1 ปุ่ม "ปรับปรุงปีโควตา" จะปรับปรุงปีโควตาให้พนักงานทุกคนในบริษัท ไม่ใช่เฉพาะพนักงานที่กำลังดู ปีโควตาที่เจ้าหน้าที่ HR ย้ายไว้เองจากหน้าต่าง "แก้ไขรายการลา" ของพนักงานทุกคนจะถูกจัดใหม่ตามวันที่ลาด้วย หากต้องการสรุปยอดใหม่ของพนักงานคนเดียว ให้ใช้ปุ่ม "คำนวณโควตาการลา"

คำแนะนำเพิ่มเติม

รายละเอียดการใช้งานที่ควรรู้

• เปิดหน้า "จัดการโควตาการลา" จากเมนูพนักงานได้อีกทาง โดยกดปุ่ม "จัดการ" ที่ส่วน "โควตาการลา" ในข้อมูลพนักงาน ทางนี้จะเปิดโควตาของปีปัจจุบัน
• หน้า "จัดการโควตาการลา" ไม่มีช่องเปลี่ยนปี หากต้องการดูปีอื่น ให้กลับไปเลือกปีที่หน้าค้นหาก่อน
• โควตารวมบนกรอบรวมยอดที่ยกมาจากปีก่อนแล้ว ส่วนจำนวนที่แก้ในหน้าต่าง "โควตาการลา" เป็นโควตาเฉพาะปีนั้น
• รายการลาแบบรายวัน 1 รายการบันทึกได้ไม่เกิน 1 วัน หากพนักงานลาหลายวัน ให้เพิ่มรายการแยกวันละ 1 รายการ
• วันที่ทุกจุดในแอปพลิเคชันแสดงเป็นปีคริสต์ศักราช (ค.ศ.)

เคล็ดลับการใช้งาน

คำแนะนำ: เมื่อยอด "ใช้โควตา" ไม่ตรงกับใบลาที่อนุมัติแล้ว ให้คำนวณเงินเดือนของเดือนนั้นก่อน แล้วกดปุ่ม "คำนวณโควตาการลา" ของพนักงานคนนั้น ระบบจะนับวันลาจากผลการคำนวณล่าสุด

สรุป: เจ้าหน้าที่ HR ตรวจโควตาการลาของพนักงานได้จากแอปในมือ ทั้งโควตารวม ยอดที่ใช้ และยอดคงเหลือ และแก้จำนวนโควตาหรือรายการลาได้จากแอปพลิเคชันโดยไม่ต้องเปิดระบบเว็บ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ถาม: ไม่เห็นปุ่ม "จัดการ" หรือปุ่ม "+ เพิ่มรายการลา" เกิดจากอะไร?

ตอบ: ปุ่มทั้งสองแสดงเฉพาะผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์ "แก้ไขโควตาการลา" ในหมวดสิทธิ์โควตาการลา กรุณาติดต่อผู้ดูแลระบบขององค์กรเพื่อตรวจสอบสิทธิ์

ถาม: ทำไมกดกรอบประเภทการลาบางประเภทแล้วไม่เปิดรายการลา?

ตอบ: ประเภทการลานั้นได้โควตาจากวันหยุดพิเศษตามประเภทพนักงาน ระบบจึงไม่เปิดให้จัดการรายการลาและแก้จำนวนโควตาของประเภทนั้นจากเมนูโควตาการลา

ถาม: ทำไมจำนวนโควตาบนกรอบไม่ตรงกับจำนวนในหน้าต่างแก้ไข?

ตอบ: จำนวนบนกรอบคือโควตารวมที่ใช้ได้จริง ซึ่งรวมยอดที่ยกมาจากปีก่อนแล้ว ส่วนจำนวนในหน้าต่าง "โควตาการลา" คือโควตาที่ได้รับเฉพาะปีนั้น

ถาม: ปุ่ม "คำนวณโควตาการลา" กับปุ่ม "ปรับปรุงปีโควตา" ต่างกันอย่างไร?

ตอบ: ปุ่ม "คำนวณโควตาการลา" นับวันลาจากผลการคำนวณเงินเดือนมาหักโควตาของพนักงานที่กำลังดูคนเดียว ส่วนปุ่ม "ปรับปรุงปีโควตา" จัดรายการลาเข้าปีโควตาใหม่ตามวันที่ลา ซึ่งในแอปพลิเคชันเวอร์ชัน 1.41.1 ทำให้พนักงานทุกคนในบริษัท

ถาม: พนักงานลา 3 วัน ต้องเพิ่มรายการลาอย่างไร?

ตอบ: รายการลาแบบรายวัน 1 รายการบันทึกได้ไม่เกิน 1 วัน ให้เพิ่มรายการลา 3 รายการ แต่ละรายการบันทึก 1 วัน โดยเลือกวันที่ลาของแต่ละวัน