รีวิวที่จริงใจ บอกต่อประสบการณ์จริงก่อนและหลังใช้โปรแกรม HR Online จากผู้ใช้จริง มาดูกันว่าก่อนใช้กับหลังใช้ต่างกันอย่างไร? แบบไหนดีกว่ากัน?
ก่อนใช้โปรแกรม HR Online องค์กรของคุณเคยเจอปัญหาเหล่านี้ไหม
เชื่อว่าหลาย ๆ องค์กรจะต้องเจอความจริงที่น่าปวดหัวกับการบริหารงานบุคคล ทั้งการคิดเงินเดือนให้พนักงานที่ต้องเจอกับจำนวนตัวเลขมหาศาล ทั้งตัวเลขของเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม รายรับรายจ่ายของพนักงาน แถมยังต้องมานั่งเช็กเอกสารการขาด ลา มาสายของพนักงานอีกว่าในรอบเดือนนั้นใครไปไหนบ้าง ยิ่งพนักงานมาก HR ก็ยิ่งต้องตรวจสอบข้อมูลมาก เรียกได้ว่าช่วงสิ้นเดือนถึงกับหัวหมุนเลยทีเดียว
การทำเงินเดือนพนักงานก็มักจะใช้เวลาประมาณ 3-5 วันเต็ม ๆ เนื่องจากต้องรวบรวมข้อมูล OT จากหลายแหล่ง ซึ่งความเสี่ยงในการคำนวณเงินเดือนผิดพลาดสูง และต้องเสียเวลาทำเรื่องปรับปรุงแก้ไข
รีวิวประสบการณ์จริงก่อนใช้โปรแกรม HR Online
แน่นอนว่าโปรแกรม HR Online มีฟังก์ชันหลักสำหรับช่วยจัดการงาน HR เพราะเห็นถึงความยุ่งยากและซ้ำซ้อนในงานบริหารงานบุคคล ดังนั้น มาดูว่าจากประสบการณ์จริงก่อนใช้โปรแกรม HR Online งาน HR เป็นอย่างไร
ประสบการณ์จากพนักงาน
หากมองจากมุมมองของพนักงานก่อนที่จะใช้โปรแกรม HR Online และแอปพลิเคชันสำหรับพนักงาน (Employee Self Service) มักพบปัญหาเหล่านี้
- ปัญหาการลงเวลาเข้า-ออกงาน : วิธีการลงเวลาพนักงานหลัก ๆ มีดังนี้ เครื่องตอกบัตรลงเวลาทำงานเช้า-เย็น, เซ็นชื่อเพื่อลงเวลาการทำงานด้วยตนเองบนสมุดลงเวลา, หัวหน้างานเป็นคนจดชื่อพนักงานที่มาทำงาน วิธีการเหล่านี้แม้จะดูเป็นวิธีการที่คลาสสิกและดูทำง่าย แต่ก็แฝงมาด้วยปัญหาต่าง ๆ มากมาย ไม่ว่าจะเป็นการลงเวลาหรือเซ็นชื่อแทนกัน การปลอมแปลงเวลาเข้า-ออกงาน เป็นต้น
- ปัญหาการยื่นเอกสาร : พนักงานมักประสบปัญหาความยุ่งยากในการส่งเอกสาร เช่น ใบลากิจ ใบลาป่วย หรือเอกสารประกอบอื่น ๆ ทำให้ขั้นตอนล่าช้าและเกิดความสับสนได้ง่าย
- ปัญหาการได้รับเงินเดือนล่าช้า หรือไม่ตรงวัน : พนักงานหลายคนมักได้รับเงินเดือนช้ากว่ากำหนด หรือบางครั้งเลื่อนวันจ่ายโดยไม่แจ้งล่วงหน้า ทำให้เกิดความกังวลด้านการเงินและกระทบต่อการวางแผนค่าใช้จ่ายในชีวิตประจำวัน
ประสบการณ์จาก HR
ในส่วนของมุมมอง HR ก่อนที่จะใช้โปรแกรม HR Online มักพบปัญหาเหล่านี้
- ใช้การจัดการแบบแมนนวล : HR ต้องทำทุกอย่างด้วยตัวเอง ทั้งการจัดเก็บข้อมูลพนักงาน เงินเดือน และเอกสารต่าง ๆ ภายในองค์กร ทำให้เสียเวลาและไม่สามารถโฟกัสไปที่การวางแผนหรือพัฒนากลยุทธ์ได้
- การคำนวณเงินเดือน (Payroll) ที่ซับซ้อน : การทำเงินเดือนเป็นงานหนัก เพราะ HR ต้องทำหลายขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็นการรวบรวมข้อมูลการลงเวลาทำงานของพนักงาน การคำนวณเวลาทำงานรวม OT และวันลา การคำนวณเงินเดือนรวมการหักภาษี ประกันสังคม และรายการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน พร้อมออกสลิปเงินเดือน
ประสบการณ์จากเจ้าของกิจการ
ในมุมของเจ้าของกิจการที่ต้องจัดการบริหารงานเองทุกอย่าง มีกพบปัญหาเหล่านี้
- งานเอกสารล้นมือ : ต้องจัดการทั้งเอกสารพนักงาน เอกสารลา เอกสารเงินเดือน รวมถึงเอกสารด้านกฎหมาย ทำให้ใช้เวลามากและเสี่ยงต่อการตกหล่น
- ข้อมูลเข้า-ออกงาน ของพนักงานไม่ตรง : เวลาเข้า–ออกของพนักงานไม่แม่นยำ เพราะใช้วิธีบันทึกแบบแมนนวล ทำให้เช็กข้อมูลย้อนหลังลำบากและเกิดความคลาดเคลื่อนบ่อยครั้ง
- ทำงานเงินเดือนไม่ทัน : เมื่อข้อมูลไม่ครบหรือไม่เป็นระบบ จะทำให้การคำนวณเงินเดือนล่าช้า ส่งผลต่อการจ่ายเงินเดือนไม่ตรงกำหนด
- เกิดข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน : เจ้าของกิจการต้องคำนวณเอง ทำให้มีโอกาสผิดพลาดสูง เช่น คิดเวลาผิด คิดโอทีผิด หรือคำนวณยอดสุทธิไม่ตรง
- ความยุ่งยากในการคิดโอที ภาษี และประกันสังคม : แต่ละรายการมีเงื่อนไขและอัตราที่ต้องคำนวณอย่างถูกต้อง หากไม่มีระบบช่วยตรวจสอบ จะเสียเวลาและเสี่ยงผิดกฎหมายได้ง่าย
รีวิวจริงหลังใช้โปรแกรม HR Online
การนำโปรแกรม HR Online เข้ามาใช้งานองค์กร ถือเป็นการ “แก้เกม” การบริหารงานบุคคลที่ดีทั้งในมุมมองของพนักงาน HR เจ้าของกิจการ และการเชื่อมต่อโปรแกรม ดังนี้
มุมมองของพนักงาน
- จัดการปัญหาการลงเวลาเข้า-ออกงาน : พนักงานสามารถบันทึกเวลาเข้า-ออกงานผ่านแอปพลิเคชันบนมือถือง่าย ๆ โดยใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที ลดปัญหาเวลาไม่ตรงหรือข้อมูลหาย
- ยื่นเอกสารสะดวก : ไม่ต้องใช้กระดาษหรือส่งเอกสารผ่านหลายขั้นตอน สามารถยื่นลาป่วย ลากิจ หรือเอกสารอื่น ๆ ผ่านระบบได้ทันที
- ได้รับเงินเดือนตรงเวลา : ข้อมูลครบและถูกต้อง ทำให้ฝ่าย HR คำนวณเงินเดือนเร็วขึ้นและลดความผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือน
มุมมองของ HR
- ลดภาระงานด้านเอกสาร : ระบบช่วยจัดเก็บข้อมูลพนักงาน เอกสารลางาน และข้อมูลต่าง ๆ ไว้ในที่เดียว ทำให้ไม่ต้องจัดการเอกสารกระดาษจำนวนมาก และลดโอกาสข้อมูลตกหล่น
- การคำนวณเงินเดือน (Payroll) ง่ายขึ้น : ระบบสามารถดึงข้อมูลเวลาเข้า–ออกงาน คำนวณโอที หักภาษีและประกันสังคมให้แบบอัตโนมัติ ทำให้กระบวนการทำเงินเดือนเร็วขึ้นและลดความผิดพลาดได้มาก
มุมมองของเจ้าของกิจการ
- ช่วยลดภาระงานเอกสาร : ระบบช่วยจัดเก็บและจัดการข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบดิจิทัล ทำให้ไม่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมากเหมือนเดิม
- ข้อมูลเข้า-ออกงาน ของพนักงานถูกต้องแม่นยำด้วยระบบลงเวลา : การลงเวลาแบบดิจิทัลช่วยให้เจ้าของกิจการตรวจสอบเวลาเข้า–ออกงานของพนักงานได้ชัดเจน ลดความคลาดเคลื่อนจากการบันทึกด้วยมือ
- ช่วยให้การคำนวณเงินเดือนถูกต้อง แม่นำมากขึ้น : ระบบดึงข้อมูลจากการลงเวลาและนำไปคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ ทำให้ลดข้อผิดพลาดในการคิดยอดรายได้สุทธิ
- ลดความยุ่งยากในการคิดโอ ภาษี และประกันสังคม : ระบบช่วยคำนวณตามอัตราและกฎหมายที่กำหนด ทำให้เจ้าของกิจการไม่ต้องคำนวณเองทีละรายการ และประหยัดเวลาอย่างมาก
สรุป เปิดรีวิวจริงก่อนและหลังใช้โปรแกรม HR Online แบบไหนดีกว่า?
ก่อนใช้โปรแกรม HR Online องค์กรมักเจอปัญหางานเอกสารล้นมือ ข้อมูลลงเวลาไม่แม่นยำ และการทำเงินเดือนที่ซับซ้อน แต่เมื่อเปลี่ยนมาใช้ระบบออนไลน์ ทุกขั้นตอนตั้งแต่ลงเวลา ยื่นเอกสาร ไปจนถึงคำนวณเงินเดือนถูกจัดการให้อัตโนมัติ ทำให้การทำงานของ HR เจ้าของกิจการ และพนักงานง่ายขึ้น แม่นยำขึ้น และใช้เวลาน้อยลง เห็นชัดว่าการใช้ HR Online ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้มากกว่าเดิมอย่างจริงจัง
อ่านบทความที่คุณอาจสนใจเพิ่มเติม
