โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ ต่างจากโปรแกรมติดตั้งบนเครื่องอย่างไร
โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์คือโปรแกรมที่ทำงานบนคลาวด์ ไม่ต้องติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่ง เข้าใช้งานผ่านเบราว์เซอร์หรือมือถือได้จากทุกที่ และผู้ให้บริการเป็นคนดูแลการอัปเดตระบบและอัปเดตกฎหมายให้
ความต่างที่ชัดที่สุดจากโปรแกรมที่ติดตั้งบนเครื่องมีสามข้อ คือข้อมูลไม่ผูกกับเครื่องเดียว การอัปเดตอัตราภาษีและประกันสังคมไม่ต้องรอใครมาลงเวอร์ชันใหม่ และการทำเงินเดือนหลายสาขาไม่ต้องรวมไฟล์จากหลายที่
บทความนี้เทียบสองรูปแบบตามงานจริงที่ต้องทำทุกเดือน และบอกเกณฑ์ว่าองค์กรแบบไหนควรย้ายขึ้นคลาวด์ แบบไหนยังใช้ระบบเดิมต่อได้
สารบัญ:
- โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ ต่างจากโปรแกรมติดตั้งบนเครื่องอย่างไร
- โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์คืออะไร ทำงานอย่างไร
- ออนไลน์บนคลาวด์ กับ ติดตั้งบนเครื่อง ต่างกันอย่างไร
- ข้อมูลเงินเดือนบนคลาวด์ปลอดภัยแค่ไหน
- องค์กรแบบไหนควรย้ายขึ้นคลาวด์ แบบไหนยังไม่ต้อง
- ตารางเปรียบเทียบโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ที่ใช้ในไทย
- ย้ายจากโปรแกรมเดิมมาเป็นโปรแกรมเงินเดือนคลาวด์ ต้องเตรียมอะไร
- สรุป โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ ต่างจากติดตั้งบนเครื่องอย่างไร
- FAQ: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์
โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์คืออะไร ทำงานอย่างไร
โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ คือระบบคำนวณเงินเดือนที่ทำงานบนคลาวด์ และรวมงานบุคคลไว้ในที่เดียว ตั้งแต่คำนวณเงินเดือน หักภาษี ณ ที่จ่าย คำนวณประกันสังคม ไปจนถึงจัดการวันลา บันทึกเวลา และออกสลิปเงินเดือนอิเล็กทรอนิกส์ โดยข้อมูลต่าง ๆ จะเก็บไว้บนคลาวด์เซิร์ฟเวอร์แทนที่จะอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่งขององค์กร
หลักการทำงานโดยทั่วไปของโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์มี 5 ขั้นตอน:
- ผู้ใช้งานล็อกอินเข้าระบบผ่านเว็บเบราว์เซอร์จากที่ไหนก็ได้ที่มีอินเทอร์เน็ต
- พนักงานลงเวลาหรือขอลางานได้ผ่านแอปมือถือ โดยข้อมูลจะเข้าไปที่โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ของ HR ได้ทันที
- HR คำนวณเงินเดือน ภาษี และประกันสังคมจากข้อมูลที่รวมอยู่ในระบบเดียว
- พนักงานสามารถตรวจสอบสลิปเงินเดือนและข้อมูลของตัวเองได้ผ่านระบบ Employee Self Service
- โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์อัปเดตอัตราภาษีและอัตราประกันสังคมให้อัตโนมัติเมื่อกฎหมายเปลี่ยน โดยที่ไม่ต้องรอลงเวอร์ชันใหม่
ออนไลน์บนคลาวด์ กับ ติดตั้งบนเครื่อง ต่างกันอย่างไร
| เรื่อง | ออนไลน์บนคลาวด์ | ติดตั้งบนเครื่องหรือเซิร์ฟเวอร์องค์กร |
|---|---|---|
| เข้าใช้งานจากที่ไหน | ทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต ทั้งคอมพิวเตอร์และมือถือ | เฉพาะเครื่องที่ติดตั้งไว้หรือผ่านระบบเชื่อมต่อภายในองค์กร |
| อัปเดตอัตราภาษีและประกันสังคม | ผู้ให้บริการอัปเดตให้ ใช้ได้ทันที | ต้องลงเวอร์ชันใหม่เอง หรือรอผู้ขายเข้ามาทำ |
| หลายสาขา | ข้อมูลรวมอยู่ที่เดียว ดูภาพรวมได้ทันที | มักต้องรวมไฟล์จากแต่ละสาขามาทำที่ส่วนกลาง |
| คนทำเงินเดือนลาป่วยหรือลาออก | คนอื่นเข้าระบบทำต่อได้ตามสิทธิ์ที่กำหนด | ถ้าไฟล์หรือโปรแกรมอยู่ที่เครื่องคนนั้น งานหยุด |
| ค่าใช้จ่ายตั้งต้น | ค่าบริการรายเดือนหรือรายปี ไม่ต้องลงทุนเซิร์ฟเวอร์ | มักมีค่าลิขสิทธิ์ตั้งต้นและค่าดูแลเซิร์ฟเวอร์ |
| การสำรองข้อมูล | ผู้ให้บริการดูแลให้ | องค์กรต้องจัดการเอง |
| ทำงานตอนอินเทอร์เน็ตล่ม | ต้องดูว่าระบบมีโหมดใช้งานแบบออฟไลน์หรือไม่ | ทำงานได้ถ้าเครื่องนั้นยังใช้ได้ |
ข้อมูลเงินเดือนบนคลาวด์ปลอดภัยแค่ไหน
ข้อมูลเงินเดือนเป็นข้อมูลสำคัญที่หลายองค์กรกังวลเมื่อต้องย้ายขึ้นระบบคลาวด์ ก่อนเลือกใช้บริการ ควรตรวจสอบความปลอดภัย 4 ด้าน ดังนี้
- มาตรฐานความปลอดภัยของผู้ให้บริการ : ควรเลือกผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรองมาตรฐาน เช่น ISO 27001 ซึ่งครอบคลุมการจัดการความปลอดภัยของข้อมูลอย่างเป็นระบบ
- การกำหนดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล : ระบบควรกำหนดสิทธิ์ได้อย่างชัดเจน เช่น HR ดูข้อมูลได้ทั้งหมด หัวหน้าดูได้เฉพาะลูกทีม และพนักงานดูได้เฉพาะข้อมูลของตนเอง
- การสำรองข้อมูล : ผู้ให้บริการควรมีระบบสำรองและกู้คืนข้อมูล เพื่อลดความเสี่ยงจากข้อมูลสูญหาย ซึ่งปลอดภัยกว่าการเก็บไฟล์ไว้ในคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียว
โดยสรุป ระบบคลาวด์ที่ได้มาตรฐานและมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม มักปลอดภัยกว่าการเก็บไฟล์ Excel ไว้ในคอมพิวเตอร์ทั่วไปซึ่งอาจไม่มีการเข้ารหัสและระบบสำรองข้อมูล อย่างไรก็ตาม ควรตรวจสอบมาตรฐานและนโยบายของผู้ให้บริการแต่ละรายก่อนตัดสินใจใช้งาน
องค์กรแบบไหนควรย้ายขึ้นคลาวด์ แบบไหนยังไม่ต้อง
ควรย้ายขึ้นคลาวด์เมื่อ
- มีมากกว่าหนึ่งสาขา หรือมีพนักงานที่ไม่ได้เข้าออฟฟิศทุกวัน
- คนทำเงินเดือนมีคนเดียว และไม่มีใครทำแทนได้เวลาลา
- ต้องให้ผู้บริหารหรือหัวหน้างานอนุมัติเอกสารจากที่ไหนก็ได้
- ไม่มีทีม IT ดูแลเซิร์ฟเวอร์และการสำรองข้อมูล
- อยากให้อัตราภาษีและประกันสังคมอัปเดตเองโดยไม่ต้องตามลงเวอร์ชัน
ยังใช้ระบบเดิมต่อได้เมื่อ
- องค์กรมีข้อกำหนดให้ข้อมูลพนักงานอยู่ในเครือข่ายภายในเท่านั้น
- มีทีม IT ที่ดูแลเซิร์ฟเวอร์และการสำรองข้อมูลอยู่แล้ว
- ระบบเดิมถูกปรับแต่งเฉพาะทางไว้มาก และยังไม่มีเหตุให้เปลี่ยน
ถ้ากำลังเลือกโปรแกรมเงินเดือนให้ธุรกิจขนาดเล็กและอยากดูเรื่องราคาและเกณฑ์เลือกโดยเฉพาะ อ่านได้ที่ โปรแกรมเงินเดือน SME ไหนดี เลือกอย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็ก
ตารางเปรียบเทียบโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ที่ใช้ในไทย
| โปรแกรม |
รูปแบบ (คลาวด์หรือติดตั้ง) |
ใช้บนมือถือได้ไหม |
ลงเวลาออฟไลน์ | รองรับหลายสาขา |
ผู้ให้บริการอัปเดตกฎหมายให้ |
|---|---|---|---|---|---|
| HumanSoft | Cloud | ✓ มี Mobile Application |
✓ |
✓ |
✓ |
| Tiger OpenSpace | Cloud | ✓ |
ติดต่อสอบถามผู้ให้บริการ |
ติดต่อสอบถามผู้ให้บริการ |
ติดต่อสอบถามผู้ให้บริการ |
| Bplus HRM | On-premise / Cloud | ✓ |
ติดต่อสอบถามผู้ให้บริการ |
ติดต่อสอบถามผู้ให้บริการ |
ติดต่อสอบถามผู้ให้บริการ |
| Prosoft HRMI | On-premise | ✓ |
ติดต่อสอบถามผู้ให้บริการ |
ติดต่อสอบถามผู้ให้บริการ |
ติดต่อสอบถามผู้ให้บริการ |
* ข้อมูล ณ สิงหาคม 2569 | ข้อมูลอาจแตกต่างกันตามแพ็กเกจหรือรุ่นของโปรแกรม แนะนำตรวจสอบรายละเอียดกับผู้ให้บริการก่อนตัดสินใจ
ย้ายจากโปรแกรมเดิมมาเป็นโปรแกรมเงินเดือนคลาวด์ ต้องเตรียมอะไร
การย้ายจากโปรแกรมเดิมมาเป็นโปรแกรมเงินเดือนคลาวด์ควรทำเป็นขั้นตอน เพื่อไม่ให้กระทบรอบจ่ายเงินเดือนจริง
- รวบรวมข้อมูลพนักงานและประวัติเงินเดือนย้อนหลัง : ข้อมูลเงินเดือนสะสม วันลาคงเหลือ และข้อมูลภาษีสะสมระหว่างปี ต้องนำเข้าระบบใหม่ให้ครบก่อนเริ่มใช้งานจริง
- เลือกช่วงเวลาย้ายที่ไม่ชนกับรอบปิดเงินเดือน : เช่น เริ่มต้นรอบเดือนถัดไป แทนที่จะย้ายกลางรอบที่กำลังคำนวณอยู่
- ทดสอบคำนวณคู่กันอย่างน้อย 1 งวด : คำนวณด้วยระบบเดิมและระบบใหม่พร้อมกัน เทียบผลลัพธ์ให้ตรงกันก่อนตัดขาดระบบเดิม
- อบรมทีม HR และพนักงานให้ใช้งานเป็นก่อนเปลี่ยนระบบจริง : โดยเฉพาะฟังก์ชันที่พนักงานต้องใช้เอง เช่น ขอลา ดูสลิป หรือลงเวลาผ่านแอป
ระยะเวลาที่ใช้จริงขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานและความซับซ้อนของข้อมูลเดิม ควรให้ผู้ให้บริการประเมินระยะเวลาให้ก่อนตัดสินใจกำหนดวันย้ายระบบ
สรุป โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ ต่างจากติดตั้งบนเครื่องอย่างไร
โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์เหมาะกับองค์กรที่มีหลายสาขา มีพนักงานทำงานนอกออฟฟิศ หรือไม่มีทีม IT ดูแลระบบเอง เพราะผู้ให้บริการดูแลการอัปเดตกฎหมายและการสำรองข้อมูลให้ ส่วนองค์กรที่มีข้อกำหนดด้าน Data Residency หรือมีทีม IT ดูแลอยู่แล้วอาจยังไม่จำเป็นต้องย้าย ทั้งนี้ การตัดสินใจควรดูจากลักษณะการทำงานจริงขององค์กร
FAQ: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์
ถาม : โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ต่างจากโปรแกรมที่ติดตั้งบนเครื่องอย่างไร?
ตอบ : ต่างกันหลักที่การเข้าถึงและการอัปเดต โปรแกรมออนไลน์เข้าใช้งานได้จากทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต และผู้ให้บริการอัปเดตอัตราภาษี-ประกันสังคมให้อัตโนมัติ ส่วนโปรแกรมที่ติดตั้งบนเครื่องต้องใช้งานจากเครื่องที่ติดตั้งไว้ และต้องลงเวอร์ชันใหม่เองเมื่อกฎหมายเปลี่ยน
ถาม : ข้อมูลเงินเดือนเก็บไว้ที่ไหน ใครเข้าถึงได้?
ตอบ : ข้อมูลถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการ ซึ่งควรได้มาตรฐาน ISO 27001 และกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามตำแหน่งงานได้ เช่น HR เห็นข้อมูลทั้งหมด หัวหน้าทีมเห็นเฉพาะลูกทีม พนักงานเห็นเฉพาะของตัวเอง
ถาม : อินเทอร์เน็ตล่มแล้วทำเงินเดือนไม่ได้เลยไหม?
ตอบ : ขึ้นกับว่าระบบมีโหมดออฟไลน์รองรับหรือไม่ อย่าง HumanSoft รองรับการลงเวลาแบบออฟไลน์ ทำให้พนักงานยังบันทึกเวลาต่อได้ แต่การคำนวณเงินเดือนต้องทำผ่านระบบออนไลน์เมื่อเน็ตกลับมาใช้งานได้
ถาม : ย้ายข้อมูลจากโปรแกรมเดิมขึ้นคลาวด์ใช้เวลานานแค่ไหน?
ตอบ : ขึ้นกับจำนวนพนักงานและความซับซ้อนของข้อมูลเดิม ควรให้ผู้ให้บริการประเมินระยะเวลาให้ก่อนกำหนดวันย้ายระบบจริง และควรทดสอบคำนวณคู่ขนานอย่างน้อย 1 งวดก่อนตัดขาดระบบเดิม
ถาม : ทำเงินเดือนหลายสาขาในระบบเดียวได้ไหม?
ตอบ : ได้ ระบบคลาวด์รวมข้อมูลของทุกสาขาไว้ที่เดียว ทำให้ HR ส่วนกลางดูภาพรวมและปิดงวดได้โดยไม่ต้องรวมไฟล์จากแต่ละสาขาเอง
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
