การทำเงินเดือน (Payroll) ถือเป็นบทบาทสำคัญของฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ต้องดำเนินการอย่างละเอียดถูกต้อง ซึ่งกระบวนการนี้จะมีส่วนประกอบอะไรบ้างนั้น มาดูกันเลย

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

ความสำคัญของการทำเงินเดือน (Payroll)

การทำเงินเดือน (Payroll) นอกจากจะเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายค่าตอบแทนให้แก่พนักงานอย่างถูกต้องแล้ว ยังสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพ ความโปร่งใส และการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและกฎหมายภาษีของภาครัฐอีกด้วย ดังนั้นการจัดการเงินเดือนอย่างเป็นระบบและรัดกุมถือเป็นรากฐานสำคัญของการบริหารองค์กรอย่างยั่งยืน ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือทั้งภายในและภายนอก ตลอดจนเสริมสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่องค์กรในระยะยาว ซึ่งความสำคัญของการทำเงินเดือน (Payroll) มีดังนี้

ความสำคัญต่อองค์กร การทำเงินเดือนอย่างเป็นระบบช่วยในการบริหารงานในองค์กร ส่งเสริมให้องค์กรมีความน่าเชื่อถือและมีการดำเนินการอย่างมีระบบ ทั้งนี้การทำเงินเดือนอย่างถูกต้องตามกฎหมายจะช่วยลดความเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดที่อาจนำไปสู่ข้อพิพาททางกฎหมาย
ความสำคัญต่อพนักงาน การทำเงินเดือนอย่างโปร่งใสและเป็นธรรม จะสามารถสร้างความพึงพอใจและความเชื่อมั่นให้กับพนักงานในองค์กร เพราะการทำเงินเดือนอย่างเป็นระบบจะทำให้เกิดความมั่นใจว่าได้รับค่าตอบแทนอย่างถูกต้องและเป็นธรรมตามสิทธิ์ที่ควรได้รับ

ส่วนประกอบของการทำเงินเดือน (Payroll)

การทำเงินเดือน (Payroll) เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินเดือนให้กับพนักงานในองค์กร ที่จำเป็นต้องใส่ใจในทุกขั้นตอนและทุกส่วนประกอบของการทำเงินเดือน ซึ่งมีส่วนประกอบดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลพนักงาน

ส่วนประกอบสำคัญอย่างแรกในการทำเงินเดือน (Payroll) คือ ข้อมูลพนักงาน ที่ประกอบไปด้วย ชื่อ-นามสกุล ตำแหน่งงาน อัตราเงินเดือน ประเภทการจ้างงาน เลขประจำตัวประชาชน หรือ เลขผู้เสียภาษี ของพนักงานแต่ละคนที่จะนำมาคำนวณเงินเดือน

2. ข้อมูลการทำงานของพนักงานในองค์กร

ส่วนประกอบสำคัญต่อมาที่ถือได้ว่ามีความจำเป็นในการคำนวณเงินเดือน คือ ข้อมูลการทำงานของพนักงานในองค์กร ประกอบไปด้วย ชั่วโมงการทำงานจริง การขาด ลา มาสาย และการทำงานล่วงเวลา (OT) ซึ่งข้อมูลเหล่านี้เป็นพื้นฐานสำหรับการคำนวณเงินเดือนเพื่อให้ดำเนินการได้อย่างถูกต้องตามข้อมูลจริงในแต่ละเดือน

3.ข้อมูลรายรับของพนักงานในองค์กร

ข้อมูลส่วนนี้เป็นกรณีที่บริษัทมอบสวัสดิการให้พนักงาน ซึ่งจะเป็นข้อมูลที่นำไปประกอบการคำนวณเงินเดือน เช่น ค่าเดินทาง สวัสดิการเบี้ยเลี้ยงค้างคืน สวัสดิการค่าอาหาร ค่าคอมมิชชัน

โบนัส เบี้ยขยัน และค่าตอบแทนพิเศษ เป็นต้น ข้อมูลส่วนนี้จำเป็นต้องมีการตรวจสอบและรวบรวมหลักฐานการเบิกสวัสดิการเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง

4. ข้อมูลรายจ่ายของพนักงานในองค์กร

ข้อมูลการหักเงินของพนักงานเป็นอีกหนึ่งในส่วนประกอบสำคัญของการทำเงินเดือน เพราะผู้ทำเงินเดือนต้องนำข้อมูลส่วนนี้ไปคำนวณในของแต่ละเดือน เช่น ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย เงินสมทบประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพกองทุนกู้ยืมเพื่อการศึกษา (กยศ.) หรือเงินหักอื่น ๆ เช่น ค่าขาด ลา มาสาย เป็นต้น

ตัวช่วยการทำเงินเดือน (Payroll) ให้เป็นเรื่องง่าย

เพื่อการทำเงินเดือนที่ง่ายขึ้นและช่วยลดภาระงานของ HR จึงต้องมีตัวช่วยในการทำเงินเดือนให้เป็นเรื่องง่ายขึ้น ดังต่อไปนี้

1. ระบบจัดการเงินเดือน (Payroll System)

เครื่องมือช่วยการทำเงินเดือนให้ง่ายขึ้น คือ การใช้ระบบจัดการเงินเดือน ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ที่ช่วยคำนวณและจัดการเงินเดือนอย่างเป็นระบบ เช่น โปรแกรมบัญชีหรือ HR Software เป็นต้น จะช่วยให้การทำเงินเดือนมีความสะดวกและเพิ่มความแม่นยำได้มากขึ้น ทั้งนี้หากเลือกใช้ระบบที่มีประสิทธิภาพและมีความน่าเชื่อถือ นอกจากจะช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของผู้ทำเงินเดือนแล้ว ยังเพิ่มประสิทธิภาพของการทำเงินเดือนด้วย

2. บริการรับทำเงินเดือน (Payroll Outsource)

บริการรับทำเงินเดือน ถือเป็นตัวช่วยสำคัญที่ช่วยให้ฝ่าย HR ทำงานได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะมีผู้เชี่ยวชาญคอยดูแลและจัดการเรื่องเงินเดือนอย่างมืออาชีพ นอกจากจะช่วยลดภาระงานในด้านนี้แล้ว ยังช่วยให้ HR สามารถนำเวลาไปโฟกัสกับงานด้านอื่น ๆ เช่น การพัฒนาบุคลากร หรือการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ได้อย่างเต็มที่มากขึ้น

สรุปการทำเงินเดือน Payroll จำเป็นต้องมีส่วนประกอบอะไรบ้าง

การทำเงินเดือน (Payroll) เป็นกระบวนการจัดการเงินเดือนอย่างเป็นระบบ ถือเป็นรากฐานสำคัญของการบริหารองค์กรอย่างยั่งยืน ซึ่งมีความสำคัญทั้งต่อภาพลักษณ์ขององค์กร และสิทธิประโยชน์ของพนักงาน โดยกระบวนการดังกล่าว มีส่วนประกอบสำคัญ คือ ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลการทำงานของพนักงานในองค์กร ข้อมูลเอกสารรายรับรายจ่ายของพนักงานในองค์กร ข้อมูลการหักเงินของพนักงานในองค์กร และระบบจัดการเงินเดือน (Payroll System)

อย่างไรก็ตามการทำเงินเดือน (Payroll) ต้องใส่ใจในทุกส่วนประกอบและทุกขั้นตอน เพื่อให้กระบวนการจัดทำเงินเดือนเป็นไปด้วยความถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ทั้งยังส่งเสริมให้องค์กรมีความโปร่งใส ลดข้อผิดพลาด ตลอดจนสร้างความพึงพอใจให้พนักงานในองค์กรด้วย