การนำเข้าเวลาการทำงาน

  การนำเข้าเวลาการทำงาน คือการนำเข้าเวลาการทำงานของพนักงาน โดยสามารถนำเข้าไฟล์ Excel. (xlsx), ไฟล์ Text (.txt) หรือ.dat

เพื่อเพิ่มเวลาเข้ามาในระบบได้ กรณีหากมีการเข้ามาใช้งานโปรแกรม HumanSoft ระหว่างเดือนแล้วไม่สะดวกคีย์เวลาการเข้างาน-ออกงาน ของพนักงานทีละเวลา ก็สามารถนำข้อมูลเวลาที่มีอยู่แล้ว นำเข้ามาเพื่อให้ระบบประมวลผลได้

การนำเข้าเวลาการทำงาน

ไปที่เมนูการประมวลผลเงินเดือน เลือกจัดการเวลา และมาที่ “ปรับปรุงเวลาการทำงาน” เลือก “นำเข้าเวลาทำงาน” กด “ดาวน์โหลด” เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลทที่ใช้นำเข้าข้อมูล จะได้รับเป็นไฟล์ .xlsx (Excel)

ข้อควรรู้ และข้อควรระวัง

ห้ามแก้ไข/ลบ หัวแถว หรือคอลัม ส่วนในไฟล์เทมเพลทที่ดาวน์โหลดออกไปและรูปแบบของวันที่ต้องเป็น ค.ศ. เท่านั้น

1. รหัสลายนิ้วมือ คือ ข้อมูลรหัสลายนิ้วมือที่ได้กรอกไว้ในข้อมูลพนักงาน สำหรับการนำเข้าเวลาการทำงานระบบจะจับจาก “รหัสลายนิ้วมือ” ไม่ใช่ “รหัสพนักงาน”

2. วันที่ คือ วันที่ ที่ต้องการนำเข้าเวลา

3. เวลา คือ เวลาที่ต้องการนำเข้า

4. เวลาที่ต้องการนำเข้าระบบ คือ ช่องสูตรที่จะนำข้อมูล “วันที่” และ “เวลา” มาแปลงในการนำเข้าให้ และห้ามแก้ไขข้อมูลในช่องนี้ เนื่องจากมีการกรอกข้อมูลสูตรแปลงวันที่ และเวลาไว้

กรณีมีข้อมูลเวลาที่จะนำเข้าจำนวนมากแต่ในไฟล์ Excel มีแถวข้อมูลไม่เพียงพอ

สามารถทำการลากสูตรข้อมูลหรือแถวข้อมูลได้ดังนี้

1.คลิกซ้ายลากคลุมแถวที่ 4 ตั้งแต่คอลัมน์ A จนถึง คอลัมน์ D ดังภาพ

2.นำเมาส์มาชี้ที่บริเวณมุมขวาล่างของแถวที่ 4 คอลัมน์ D หลังจากนำเมาส์มาชี้แล้วเคอร์เซอร์เมาส์จะกลายเป็น +

3.คลิกซ้ายมุมขวาล่างคอลัมน์ D แถวที่ 4 ที่เคอร์เซอร์เมาส์แสดงเป็น + แล้วทำการคลิกซ้ายลากลงตามจำนวนข้อมูลแถวที่ต้องการ

4.หลังจากนั้นจะได้แถวข้อมูลที่มีสูตรการแปลงเวลาผูกมาด้วยดังภาพ

กรณีหากต้องการแก้ไขเวลาแนะนำให้แก้ไขคอลัมน์ “C” ให้เป็นรูปแบบ “ข้อความ” เพื่อป้องกันไม่ให้ตัว Excel ทำการแปลงข้อมูลจาก HH:MM เป็น HH:MM:SS โดยมีขั้นตอนดังนี้

1.คลิกซ้ายคลุมทั้งคอลัมน์ C

2.คลิกเลือกประเภทข้อมูลรูปแบบเซลล์

3.เลือกรูปแบบ “ข้อความ”

ตัวอย่างของข้อมูลที่ถูกต้องในการกรอกข้อมูลนำเข้าเวลาการทำงาน

หลังจากกรอกข้อมูลเวลาที่ต้องการนำเข้าเสร็จเรียบร้อยสามารถดำเนินการนำเข้าได้ดังนี้ ไปที่เมนู “ปรับปรุงเวลาการทำงาน” และเลือก “นำเข้าเวลาทำงาน” เลือกไฟล์หลังจากนั้นกด “อัพโหลด”

หมายเหตุ : ในการนำเข้าข้อมูลด้วยไฟล์ Excel จะแบ่งข้อมูลการนำเข้าเป็น 2 รูปแบบดังนี้

1.ดาวน์โหลด Template Excel จากระบบ HumanSoft ในขั้นตอนการนำเข้านี้ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าคอลัมน์ในการนำเข้าข้อมูล

2. มีข้อมูล Excel เวลาการทำงานที่ต้องการนำเข้าเอง หรือ ได้รับไฟล์ Template Excel จากเจ้าหน้าที่ HumanSoft จะต้องทำการตั้งค่าคอลัมน์ในการนำเข้าข้อมูลจากเมนู “ตั้งค่า > ตั้งค่าทั่วไป” หลังจากนั้นกำหนดข้อมูลที่ต้องการนำเข้าแต่ละรายการว่าอยู่ในคอลัมน์ใด

การตั้งค่าคอลัมน์ Excel ในการนำเข้า รูปแบบที่ 2

เข้ามาที่ “ตั้งค่าทั่วไป” หลังจากนั้นกำหนด คอลัมน์สำหรับการนำเข้าเวลาการทำงานด้วย Excel ตามคอลัมน์ใน Excel

ขั้นตอนการตรวจสอบเวลาในการนำเข้า

หลังจากนำเข้าเสร็จเรียบร้อย สามารถตรวจสอบไฟล์ที่นำเข้าได้ว่า นำเข้าไปทั้งหมดสำเร็จกี่รายการ ผิดพลาดกี่รายการ

โดยจะมีรายละเอียดแสดงข้อมูลดังนี้

วันที่ คือ วัน/เดือน/ปี และช่วงเวลา ที่มีการนำเข้า

จำนวนข้อมูล คือ จำนวนข้อมูลในไฟล์ที่ได้มีการนำเข้าทั้งหมดกี่แถว

นำเข้าสำเร็จ คือ จำนวนข้อมูลที่นำเข้าสำเร็จทั้งหมดกี่แถว

ข้อมูลผิดพลาด คือ จำนวนข้อมูลที่นำเข้าไม่สำเร็จทั้งหมดกี่แถว (จะรวมทุกรายการที่ผิดพลาด)

เวลาผิด คือ ข้อมูลที่นำเข้า แล้วรูปแบบของข้อมูลไม่ถูกต้อง

รหัสนิ้วผิด คือ รหัสลายนิ้วมือบนระบบ กับในไฟล์นำเข้าไม่ถูกต้อง หรือไม่มีรหัสลายนิ้วมือนี้ในระบบ

ข้อมูลซ้ำ คือ ข้อมูลที่นำเข้ามาแล้วซ้ำกับที่มีอยู่แล้วในระบบ

ข้อมูลเวลาเป็นศูนย์ คือ ข้อมูลเวลาที่นำเข้ามาแล้วแต่ไม่พบข้อมูลเวลาที่นำเข้า

รายละเอียดแถวที่ผิดพลาด คือ แสดงรายการข้อมูลแถวที่ผิดพลาด และแจ้งว่าผิดพลาดจาก ข้อมูลซ้ำ (Error Duplicated) หรือรหัสนิ้วผิด (Error FingerID)

File คือ ดาวน์โหลดไฟล์เวลาที่นำเข้าไปเพื่อนำมาตรวจสอบ หรือแก้ไขแล้วทำการนำเข้าไปใหม่อีกครั้ง

ตัวอย่างข้อมูล รายละเอียดแถวที่ผิดพลาดจะแสดงรายการดังนี้

Error Duplicated > Record No.4 หมายถึง ข้อมูลเวลาแถวที่ 4 ในไฟล์ Excel ซ้ำกับที่มีอยู่แล้วในระบบ

Error FingerID > Record No.6 หมายถึง ข้อมูลรหัสลายนิ้วมือแถวที่ 6 ในไฟล์ Excel นำเข้าไม่ถูกต้อง หรือไม่มีรหัสลายนิ้วมือนี้ในระบบ

หลังจากนำเข้าเสร็จเรียบร้อยจะได้ข้อมูลเวลาที่นำเข้าดังนี้

  สรุปได้ว่า การนำเข้าเวลาการทำงาน คือ การนำเข้าเวลาการทำงานของพนักงาน โดยสามารถนำเข้าไฟล์ Excel. (xlsx), ไฟล์ Text (.txt) หรือ.dat เพื่อเพิ่มเวลาเข้ามาในระบบได้ กรณีที่ต้องการใช้งานเช่น มีการเข้ามาใช้ระบบ HumanSoft ระหว่างเดือนและต้องการนำข้อมูลเวลาช่วงก่อนหน้ามาประมวลผล และคำนวณเงินเดือนด้วย โดยในไฟล์ Excel ที่จะทำการนำเข้าหากเป็นไฟล์ที่ดาวน์โหลดบนระบบสามารถทำการนำเข้าได้เลย แต่หากเป็นไฟล์ Excel ที่มีจากภายนอก หรือ ทางเจ้าหน้าที่ HumanSoft ส่งให้จะต้องทำการตั้งค่าคอลัมน์ในการนำเข้าเวลาให้ถูกต้องก่อนทำการนำเข้า