การนำเข้าเวลาการทำงาน

การนำเข้าเวลาการทำงาน เป็นการนำเข้าเวลาการทำงานของพนักงานโดยสามารถนำเข้าทั้งไฟล์ Excel. xlsx หรือไฟล์ Text *.txt ,*.dat เพื่อเพิ่มเวลาเข้ามาในระบบ กรณีหากมีการเข้ามาใช้งานโปรแกรม HumanSoft แล้วไม่สะดวกคีย์เวลาการเข้างาน-ออกงานพนักงานทีละเวลา จะสามารถนำข้อมูลเวลาที่มีอยู่แล้วเข้ามาในระบบได้ โดยการนำเข้าเวลาการทำงานนั่นเอง

วิธีการนำเข้าเวลาการทำงาน

โดยการนำเข้าเวลาการทำงาน สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท และการนำเข้าไฟล์ข้อมูล ดังนี้

ขั้นตอนการดาวน์โหลดเทมเพลท “นำเข้าเวลาการทำงาน”

1.เข้าสู่เมนูการประมวลผลเงินเดือน

2.ไปที่เมนู “จัดการเวลา” และเลือกที่ “ปรับปรุงเวลาการทำงาน”

3.เมื่อเข้าสู่หน้าปรับปรุงเวลาการทำงาน ให้เลือกที่ “นำเข้าข้อมูลเวลาทำงาน”

4.หลังจากนั้นเลือก “ดาวน์โหลด” เพื่อนำไฟล์มากรอกข้อมูล

ข้อควรทราบ และข้อควรระวังในการกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel สำหรับการนำเข้าเวลาการทำงาน

หลังจากดาวน์โหลดไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วในการกรอกข้อมูลเพื่อนำเข้า ข้อควรทราบและข้อควรระวังจากการนำเข้าข้อมูลเวลาการทำงาน ดังนี้

1.ห้ามแก้ไข/ลบ หัวแถวหรือคอลัมน์ในไฟล์เทมเพลทที่ดาวน์โหลดออกไป และรูปแบบของวันที่ต้องเป็น ค.ศ. เท่านั้น เนื่องจากมีการกรอกข้อมูลสูตรแปลงวันที่และเวลาไว้แล้ว

2.รหัสลายนิ้วมือ คือ ข้อมูลรหัสลายนิ้วมือที่ได้กรอกไว้ในข้อมูลพนักงานในการนำเข้าเวลาการทำงานระบบของ HumanSoft จะยึดข้อมูลจาก “รหัสลายนิ้วมือ” ไม่ใช่ “รหัสพนักงาน”

3.วันที่ คือ วันที่ ที่ต้องการนำเข้าเวลา

4.เวลา คือ เวลาที่ต้องการนำเข้า

5.เวลาที่ต้องการนำเข้าระบบ คือ ช่องสูตรที่จะนำข้อมูล “วันที่” และ “เวลา” มาแปลงในการนำเข้าให้

6.กรณีมีข้อมูลเวลาที่จะนำเข้าจำนวนมากแต่ในไฟล์ Excel มีแถวข้อมูลไม่เพียงพอสามารถทำการลากสูตรข้อมูลหรือแถวข้อมูลได้ดังนี้

6.1 คลิกซ้ายลากคลุมแถวที่ 4 ตั้งแต่คอลัมน์ A จนถึง คอลัมน์ D ดังภาพ

6.2 นำเมาส์มาชี้ที่บริเวณมุมขวาล่างของแถวที่ 4 หรือคอลัมน์ D หลังจากนำเมาส์มาชี้แล้วเคอร์เซอร์เมาส์จะกลายเป็น +

6.3 คลิกซ้ายมุมขวาล่างคอลัมน์ D แถวที่ 4 ที่เคอร์เซอร์เมาส์แสดงเป็น + แล้วทำการคลิกซ้ายลากลงตามจำนวนข้อมูลแถวที่ต้องการได้เลย

6.4 หลังจากนั้นจะได้แถวข้อมูลที่มีสูตรการแปลงเวลาผูกมาด้วยดังภาพ

7.กรณีหากต้องการแก้ไขเวลาแนะนำให้แก้ไขคอลัมน์ “C” ให้เป็นรูปแบบ “ข้อความ” เพื่อป้องกันไม่ให้ตัว Excel ทำการแปลงข้อมูลจาก HH:MM เป็น HH:MM:SS โดยมีขั้นตอนดังนี้

7.1 คลิกซ้ายคลุมทั้งคอลัมน์ C

7.2 คลิกเลือกประเภทข้อมูลรูปแบบเซลล์

7.3 เลือกรูปแบบเป็น “General หรือ ข้อความ”

ตัวอย่างของข้อมูลที่ถูกต้อง ในการกรอกข้อมูลนำเข้าเวลาการทำงาน

การนำเข้าไฟล์ข้อมูลเวลาการทำงาน เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

วิธีการนำเข้าไฟล์ข้อมูลเวลาการทำงาน เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลเวลาการทำงาน หลังจากนั้นให้เลือก “นำเข้าข้อมูลเวลาการทำงาน”

2.เลือก “เลือกไฟล์” เพื่อนำเข้าข้อมูล

3.เลือก “อัพโหลดไฟล์” เพื่อนำเข้าไฟล์ข้อมูลเวลาการทำงาน

หมายเหตุ: ในการนำเข้าข้อมูลด้วยไฟล์ Excel จะแบ่งข้อมูลการนำเข้าเป็น 2 รูปแบบดังนี้

รูปแบบที่ 1 การดาวน์โหลด Template Excel จากระบบ HumanSoft ในขั้นตอนการนำเข้า ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าคอลัมน์ในการนำเข้าข้อมูล

รูปแบบที่ 2 ถ้ามีข้อมูล Excel เวลาการทำงานที่ต้องการนำเข้าเอง หรือ ได้รับไฟล์ Template Excel จาก HumanSoft จะต้องทำการตั้งค่าคอลัมน์ในการนำเข้าข้อมูลโดยไปที่

-เมนู “ตั้งค่า”

-เลือก“ตั้งค่าทั่วไป”

-หลังจากนั้นกำหนดข้อมูลในหัวข้อ คอลัมสำหรับการนำเข้าเวลาการทำงานด้วย Excel ที่ต้องการนำเข้าแต่ละรายการว่าอยู่ในคอลัมน์ใด

วิธีการตั้งค่าคอลัมน์ Excel ในการนำเข้ารูปแบบที่ 2

วิธีการตั้งค่าคอลัมน์ Excel ในการนำเข้าเวลาการทำงานรูปแบบที่ 2 สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอน ดังนี้

-เมนูตั้งค่า “ตั้งค่า”

-เลือกที่ “ตั้งค่าไป”

-หลังจากนั้นกำหนดข้อมูลในหัวข้อคอลัมสำหรับการนำเข้าเวลาการทำงานด้วย Excel ที่ต้องการนำเข้าแต่ละรายการว่าอยู่ในคอลัมน์ใด เช่น

1.คอลัมที่เป็น รหัสลายนิ้วมือ =  อยู่ในคอลัม A

2.คอลัมที่เป็น เวลาเข้าออก =  อยู่ในคอลัม E

3.คอลัมที่เป็น รหัสเครื่อง =  อยู่ในคอลัม D เป็นต้น

การตรวจสอบข้อมูลเวลาการทำงาน ในการนำเข้า

วิธีการตรวจสอบข้อมูลเวลาการทำงานในการนำเข้า สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.เข้าสู่เมนู “การประมวลผลเงินเดือน” เหมือนวิธีการดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลทนำเข้าข้อมูลเวลาการทำงาน เมื่อดำเนินการนำเข้าข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว สามารถตรวจสอบไฟล์ที่นำเข้าข้อมูลได้ว่าข้อมูลที่นำเข้าไปทั้งหมดนั้นนำเข้าสำเร็จกี่รายการ และข้อมูลผิดพลาดกี่รายการ

2.เมื่อเลือกที่ สัญลักษณ์รูปดินสอจะปรากฎหน้าต่าง รายอะเอียดของการนำเข้าข้อมูลดังนี้

• วันที่ = วัน/เดือน/ปีและช่วงเวลาที่มีการนำเข้า
• จำนวนข้อมูล =จำนวนข้อมูลในไฟล์ที่ได้มีการนำเข้าทั้งหมดกี่แถว
• นำเข้าสำเร็จ = จำนวนข้อมูลที่นำเข้าสำเร็จทั้งหมดกี่แถว
• ข้อมูลผิดพลาด = จำนวนข้อมูลที่นำเข้าไม่สำเร็จทั้งหมดกี่แถว (จะรวมทุกรายการที่ผิดพลาด)
• เวลาผิด = ข้อมูลที่นำเข้า แล้วรูปแบบของข้อมูลไม่ถูกต้อง
• รหัสนิ้วผิด = รหัสลายนิ้วมือบนระบบ กับในไฟล์นำเข้าไม่ถูกต้อง หรือไม่มีรหัสลายนิ้วมือนี้ในระบบ
• ข้อมูลซ้ำ = ข้อมูลที่นำเข้ามาแล้วซ้ำกับที่มีอยู่แล้วในระบบ
• ข้อมูลเวลาเป็นศูนย์ = ข้อมูลเวลาที่นำเข้ามาแล้วแต่ไม่พบข้อมูลเวลาที่นำเข้า
• รายละเอียดแถวที่ผิดพลาด = แสดงรายการข้อมูลแถวที่ผิดพลาด และแจ้งว่าผิดพลาดจาก ข้อมูลซ้ำ (Error Duplicated) หรือรหัสนิ้วผิด (Error FingerID)
• File = ดาวน์โหลดไฟล์เวลาที่นำเข้าไปเพื่อนำมาตรวจสอบ หรือแก้ไขแล้วทำการนำเข้าไปใหม่อีกครั้ง

3.เมื่อเลือกที่ลิงก์รายละเอียกแถวที่ผิดพลาด จะแสดงรายดังนี้

• Error Duplicated = หมายถึง ข้อมูลเวลาแถวในไฟล์ Excel ซ้ำกับที่มีอยู่แล้วในระบบ
• Error FingerID = หมายถึง ข้อมูลรหัสลายนิ้วมือแถวที่ 6 ในไฟล์ Excel นำเข้าไม่ถูกต้อง หรือไม่มีรหัสลายนิ้วมือนี้ในระบบ

หลังจากนำเข้าข้อมูลเวลาการทำงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว ระบบของ HumanSoft จะแสดงข้อมูลเวลาการทำงานดังภาพด้านล่าง