การนำเข้าสินทรัพย์ถือครอง
การนำเข้าสินทรัพย์ถือครอง คือฟังก์ชันที่ช่วยให้ HR สามารถบันทึกรายการทรัพย์สินของบริษัท (เช่น โน้ตบุ๊ก, ยานพาหนะ, ชุดยูนิฟอร์ม, บัตรพนักงาน) ให้กับพนักงานหลายคนพร้อมกันในครั้งเดียวผ่านไฟล์ Excel ช่วยลดเวลาในการคีย์ข้อมูลทีละรายคน และทำให้บริษัทสามารถติดตามได้ว่า "ใครถืออะไรอยู่" และ "ต้องเรียกคืนเมื่อไหร่" ได้อย่างแม่นยำ
เงื่อนไขในการใช้งาน
- พนักงานที่จะระบุในไฟล์ต้องมีรายชื่อและรหัสพนักงานอยู่ในระบบเรียบร้อยแล้ว
- ต้องใช้ไฟล์รูปแบบ Excel (.xlsx) ที่ดาวน์โหลดจากระบบเท่านั้น เพื่อป้องกันโครงสร้างข้อมูลผิดพลาด
ขั้นตอนการนำเข้าสินทรัพย์ถือครอง
1. ไปที่เมนู "ข้อมูลองค์กร"
2. เลือกเมนู "ข้อมูลพนักงาน"
3. เลือกเมนูย่อย "นำเข้าสินทรัพย์ถือครอง"
4. กดปุ่ม "เทมเพลตมีรายชื่อพนักงาน" (ระบบจะสร้างไฟล์ที่มีข้อมูลพื้นฐาน เช่น รหัสพนักงาน, ตำแหน่ง และชื่อ-นามสกุล มาให้โดยอัตโนมัติ)
5. ระบุรายละเอียดสินทรัพย์ที่พนักงานแต่ละคนถือครองในช่องที่กำหนด:
- วันที่: วันที่พนักงานได้รับสินทรัพย์
- สินทรัพย์: ชื่อหรือรายละเอียดของอุปกรณ์
- มูลค่า: ราคาหรือมูลค่าของสินทรัพย์นั้น ๆ
6. กลับมาที่หน้าจอเดิมในระบบ คลิก "เลือกไฟล์" ที่กรอกข้อมูลเสร็จแล้ว
7. กดปุ่ม "อัปโหลดไฟล์"
8. ตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูลพนักงาน หากตรวจสอบแล้วไม่มีข้อผิดพลาด ให้กด "ยืนยัน" เพื่อบันทึกเข้าฐานข้อมูล
การจัดการข้อมูล
- ต้องถูกต้องตรงกับฐานข้อมูลในระบบ 100% (ห้ามแก้ไขรหัสที่ระบบเจนมาให้ในเทมเพลต)
- ต้องระบุตามรูปแบบที่ระบบกำหนด (เช่น ปปปป/ดด/วว)
คำแนะนำ: เมื่อบันทึกแล้ว หากพนักงานลาออก ระบบจะแสดงรายการสินทรัพย์เหล่านี้แจ้งเตือนในหน้า "จัดการเรื่องลาออก" ทันที เพื่อป้องกัน HR ลืมเรียกคืนของ
ข้อมูลสินทรัพย์จะไปปรากฏในหน้าโปรไฟล์พนักงานแต่ละคนภายใต้หัวข้อ "สินทรัพย์ถือครอง" ทันที เพื่อลดความเสี่ยงทรัพย์สินสูญหาย และสะดวกต่อการตรวจสอบยอดรวมสินทรัพย์ทั้งหมดในบริษัท
